危险2：进入超光速紧凑生活

收发电子邮件，进行主题演讲，应对媒体采访，出席各类会议，负责公司筹款，参加各种晚会，制定大大小小的决策，接收新信息，履行各种责任——天啊！就连单纯的去趟洗手间现在都是一个即席的见面会（也是重要的时间投入）。凯文·考克斯（Kevin Cox），美国运通公司（American Express）的CHRO，同时在好几个公司的董事会兼任董事，经常有人向他寻求关于领导能力的建议。考克斯喜欢把初次任职的CEO比作一个新秀四分卫：“在菜鸟四分卫看来，一场美式橄榄球比赛的节奏太快了！而优秀的教练会试图简化比赛让它慢下来。同样，新手CEO眼中的工作节奏也非常之快。他们迅速就被各种工作淹没了。他们只需要将工作节奏放到足够慢就可以发挥出色。这点非常重要。你只有这么多的机会，不然就会坐到替补席。”

虽然这种时间危机对CEO来说尤其严峻，但是对任何刚刚转变身份、开始领导更大规模的组织的领导者来说，或多或少都会遇到同样的问题。

我们询问过多位CEO当他们达到职业顶峰时关注的焦点会如何转移。对销售部门以外的非CEO企业高管们来说，他们平均花费80%的时间关注企业内部事务。而对CEO来说，他们花费在企业内部事务的时间降到了55%。他们花费在企业外部事务的时间从20%上涨逾一倍至45%。大量新的利益相关者需要CEO给予关注：你要和董事会、大小股东、监管部门、政府机关、广大客户、合作伙伴打交道，向外延伸至整个行业、媒体以及更为广阔的世界。换句话说，你将要必须承担生命中最具挑战性的工作——经营一家企业，但是相较于你在之前的岗位上经营生意所投入的时间，你现在能够利用的时间大幅减少。你能够想象只用之前三分之二的时间来完成你目前的工作吗？如何才能让这道看似不可能的数学题成立？你如何能延长时间？

首先不是要改变你关注的内容，而是改变你关注的时间。时间疾驰如箭，所以要向前看。其次设定未来的坐标，这样超光速引擎将带你前往你想要的目的地。目光长远的CEO们更能成功地引领公司顺势而动。非CEO的企业高管通常花费将近80%的时间专注于在未来12个月里产生影响的问题，CEO们则将超过40%的注意力专注于一年之后的未来。这种做法迅速为CEO们建立了一个筛选程序，他们可以据此为接下来的工作规划时间：这件事在未来一年或两年里会有重要影响吗？这样的筛选程序是新任CEO应对沉重的认知过载的关键。

第二个重要筛选程序是你的行政助理。一位CEO通过配置人员、时间和资金来实现业绩。你的助理操纵着一个关键性的控制杆——你的时间。当玛德琳·贝尔成为CEO时，她带上了过去的助理。在玛德琳担任COO时，这位助理表现得非常称职，给她提供了巨大的支持。玛德琳刚被任命为CEO，周遭的一切都陷入混乱之中，这时她欣然接受这个地位不高但又极为重要的岗位能够帮助玛德琳保持稳定。不幸的是，尽管玛德琳的角色和优先事项都发生了急剧转变，但是她的助理仍然按照过去数年里形成的老习惯来管理日程：日程安排优先考虑与医院内部人员的一对一会面。她认为董事会和其他外部委托人的请求会分散玛德琳的精力。玛德琳不得不把助理找来并告诉她：“作为一名CEO，我需要和以前不同的时间安排。董事会和外部委托人现在是我要优先考虑的。相应地，许多过去长期和我打交道的人现在需要去找我的COO了。”

玛德琳作为一名新任CEO展现出了极强的可靠性。她指导助理训练其他每一个人与她互动的方式。举例来说，过去作为COO，她有充足的时间阅读一份并购协议全文并向法律总顾问提出自己的意见。而现在她需要的是归纳好的要点。“我必须从零开始建立一套制度，在这个制度下，工作人员通过某种方式将传递给我的信息进行过滤和打包。”玛德琳说道。如果提交过来的文件没有准备好，她的助理会直接把它退回去。所有提交给玛德琳的文件都需要进行概述。

当你开始担负起更高职位的责任时，你通常都需要训练周围的人如何与你合作。一位CEO让他的助理公布了一份关于他和直接下属进行一对一会谈的结构化模板。会谈的议程可以涵盖6个事先规定的优先领域或者其中任意几个，包括关键举措的进展、实质后果问题和职业满意度。在会议开始的前两个工作日，他要求会面的直接下属必须提交会议议程的事项提纲。

这种程度的程式化是否让人觉得过于苛刻和迂腐？少部分人会因为新的规矩感到恼火，但多数人会对这种关于如何与你进行有效合作的清晰告知持赞赏态度。即使你领导的是一家市值2000万美元的公司，提前两天做好准备看起来无异于痴人说梦，那么请扪心自问，你能采取什么步骤把大部分的时间和注意力分配到最优先的事项呢？很简单，只需要委派一位助理负责你的日程安排，就可以为你腾出大量的时间和精力。但这在实际中可能又很困难，尤其对一名企业家而言。罗伯·温格，一家处于快速发展期的小型软件公司CEO告诉我们：“当你一直以来习惯对所有事情亲力亲为，你很难放权给一位助理，但是生活是在不断变化的。获得帮助改变了我的生活，我的日程很有效率，时间投入与我的目标联系在一起，而不是应付找上门的问题。”

我们曾对数十位CEO就关于如何快速在商业竞争中生存进行了辅导和访谈。在此基础上，我们为你提炼出了一些掌握“超光速”的策略：

量体裁衣：不论你默认的会议时间窗口是15分钟还是30分钟，你都要主动管理你的日程，以确保你根据议题的优先等级和复杂程度合理分配时间和注意力。就会议和谈话养成严格的习惯，做到进入、直奔主题、结束会议和谈话。与金共事过的一位CEO在给她打电话时从不会超过15分钟，除非遇到一个重要的议题，因为太过复杂和重要而无法在15分钟解决。一次，他在清早6点钟从加利福尼亚给金打来电话并进行了从容而透彻的交谈。原来，清早6点钟是这位CEO每天带着自家宠物狗散步的时间。他会专门留出这段时间用于需要更多空间和时间思考的重大决策和谈话。

核对实际日程：我们引导许多CEO以及他们的助理对日程安排进行复核，得到的结果却让他们都震惊了。这些领导者都知道他们的优先事项是什么。他们也都相信他们一直积极地把注意力集中在他们的优先事项上，而且他们也自信地认为自己很清楚时间都花在哪些方面。可他们的日程安排往往反映出截然不同的情况。我们对每项预约、每幅路线图进行了细致的分析，以找出哪些利益相关者和优先事项得到了最多的时间和关注或者相反。

通过这些检查得到的结果总是让人大开眼界。以我们最近遇到的一位CEO为例。她告诉我们她当年的首要任务是进军中国市场。结果显示她只投入了3%的时间在这项“第一要务”上。因此这家公司距离目标仍然十万八千里（同样也是字面上的意思）也就不足为奇了。不论你处于哪一阶段，复核日程都是一种非常有益的做法，通过揭示日程安排上存在的问题确保时间、注意力和行动与你设定的优先事项保持一致。首先，问问你自己，如果有可能的话，你会如何让你的时间规划同优先事项保持一致？然后请你的助理将你的目标和你实际花费的时间进行比较。我们建议你在第一年进行两次复核，之后保持每年一次。在复核过程中，请记住下列4个问题：

1）你的时间分配能否反映你的工作和生活中的优先事项？

2）你的时间分配能否反映你在人际关系上的优先事项？

3）你在短期议题和长期议题上分别花了多少时间？

4）你在内部事务和外部事务上分别花了多少时间？

礼貌性地说“不”：当安迪·希尔福奈尔成为IDEX公司的CEO时，一位已经70多岁的睿智导师邀请他一起共进午餐以示祝贺。“我见过很多像你这样的成功当上CEO的年轻人，所以我想告诉你一些我的人生经验，接受与否取决于你自己，”他告诉安迪，“CEO的角色和你以前的职位处于截然不同的两个世界。这个职位对人非常苛求，但同时又极具吸引力。要做好CEO，你只需要理解两件事。第一件是，没有任何事情比你的团队更重要。但是第二件则是，你要知道什么时候需要现身，什么时候不需要。”

从你被任命为CEO的那一刻起，你的人气指数就会瞬间爆发。全新的商业和社会精英圈子会接纳你；充满诱惑的社交活动会给你发来烫金的邀请函；各种理事会会邀请你加入；各种会议会邀请你发言。而就在昨天，你还坐在后排记录着其他行业CEO分享的智慧。所以，当你被邀请加入他们，完全会很容易经不住诱惑而身陷其中。感谢他的导师，安迪比大多数人更快地学会了以老手CEO挑剔的目光、不带任何感情色彩地过滤这些邀请，而不是像菜鸟CEO那样饥不择食般地热情泛滥。昨天还看上去遥不可及的诱人玩意，今天很可能是你无法承受的让人分心之物。太多的新手CEO，在面对新建立的人际关系圈时把他们说“是”的门槛设得太低了。我们经常指导初次任职的CEO在决定对什么说“是”对什么说“不”之前，摆脱像“街区新来的孩子”一样考虑问题的视角，把自己想象成已经是行业内顶尖CEO。这样才能让他们把宝贵的时间和精力从低水平的约会应酬重新引向兑现结果，进而真正让他们成为顶尖CEO。

在你被纷繁的社交邀约淹没并身陷其中无法自拔之前，你要明确你的目标。你真正想要的是什么？发展你的业务？向最棒的人学习经验？提升你的地位？最近有一位新任CEO受到董事会的严厉斥责。他担任CEO不到几个月的时间，就坐上公司的飞机前往白宫进行访问。而他的公司此时正处于艰难的转型过程当中，公司的现金流处于一种失血状态。在这节骨眼上，这位CEO接受如此高调的邀约看上去更像是借机实现个人目的而非帮助公司。每个人的情况和筛选条件都会略有不同。但在第一年，如果你只接受能够推动具体目标或让你成为一个更好的CEO这样的邀请，你会处于安全区域内。安迪·希尔福奈尔在坚持这些原则之外，还额外加了一条个人的筛选条件：他选择对家庭时间影响最小的机会。