4.改变数字或背景的颜色

4.改变数字或背景的颜色

｜1｜改变数字的颜色

想让Excel的表格看起来更简单易懂，色彩是非常重要的要素。因为如果只是单纯地罗列出数字，对阅读者来说还是很难理解。利用色彩来强调，才能让人明白哪些是重要的数字。但同时，如果使用太复杂的色彩，又很容易让人看得眼花缭乱。所以重要的是如何在适当的范围内运用色彩，简单而明确地标示出需要强调的重点。以下将介绍三种具体的方法，包括设计数字的颜色、背景的颜色和隐藏框线。

一般在Excel表格中使用的数字，可分为三大类型。第一类是直接在单元格里输入（手动输入）的数字，第二类是公式计算出来的数字，第三类是参照其他工作表而来的数字。这三种类型的数字，必须用不同的颜色加以区别，好让任何人看了都能一目了然。

在Excel的表格中，有时我们会反复输入不同的数字，以进行各式各样的演算。例如“假如增长率增加10个百分点的话，销货收入会增加多少呢？”或：“假如员工人数增加两人的话，营业净利会增加还是减少呢？”这些都可以用Excel来计算。

像这种时候，我们可以自行调整的部分，只有一开始直接输入（手动输入）的数字而已。因此，如何才能简单区别可以更改和不可以更改的数字，便成为一件很重要的事。这就是我们需要用颜色区分数字的原因。因为如此一来，演算时才能够迅速判断哪些数字可以更改（图1-28）。改变文字色彩的方式见图1-29。

但在设定颜色的时候，如果每个人都随心所欲地使用不同的颜色，还是会让其他人看不懂表格的内容，因此对于数字色彩的设定，也必须制定一套原则。本书的原则如图1-27所示。

图1-27 数字的颜色分成三种（很重要！）

然而，在各位制作的表格里面，有没有像图1-27的④这种“=40+B3”的数学式呢？

在“=40+B3”的数学式里，混合了手动输入的数字“40”和单元格参照的“B3”。其中的“40”可以手动更改，但“B3”却不行。像这样把直接输入的数字和计算公式混在一起，不但会让别人不容易理解，也很容易造成误算。若能严格遵守数字的色彩区分原则，表格中就会越来越少出现“=40+B3”这种无法用颜色区分的算式，也有助于避免误算。

专栏　同是投资银行，不同的公司也有不同的格式原则

数字的颜色（手动输入为蓝、计算公式为黑）已成为投资银行界共通的原则。然而，其他业界似乎有不同的做法，根据我某位在大型会计师事务所任职的友人所述，他们的原则跟投资银行正好相反，也就是手动输入是黑色，计算公式是蓝色。不过只要可以区别手动输入和计算公式的颜色就好，所以我想这个原则也没什么问题。

顺带一提，哈佛商学院传授的数字色彩原则，似乎跟投资银行使用的一模一样（手动输入为蓝、计算公式为黑）。我想这可能是因为传授此原则的培训公司位于美国，而且培训的对象也包括大型投资银行和商学院，所以才会成为共通的原则吧。

不过在背景色的部分，即使同是投资银行界，不同公司之间也有很大的差异。我想这其中主要的理由，大概是各家企业在选择背景色时，都会搭配各自公司的代表色。

图1-28 用“蓝色”清楚标示出可以更改的数字

图1-29 改变文字色彩的方式

｜2｜改变背景的颜色

一张色彩太过鲜艳的表格或许看起来眼花缭乱，但完全没使用任何色彩的表格也不见得比较好。因为毫无色彩的表格看起来相当呆板。相对地，如果能在重要的部分填上色彩，就很容易凸显该处的重要性。对比效果见图1-30。想让表格看起来更美观，色彩的运用也是很重要的一门功课。

那么，究竟要使用什么颜色比较好呢？其实这个问题并没有一定的答案。在选择色彩的时候，若能配合企业标准色（商标的颜色等）去做，可使数据显得更有整体感。我在投资银行的时候也是，通常都会配合公司的色彩做选择。所以在用色方面，请依据您所属的组织经常使用的颜色来决定。有一点要注意的是，请尽量避免使用太过浓烈的色彩。如果为了凸显单元格而选用浓烈、鲜艳的色彩，反而会使数字看不清楚。数字才是真正的主角，所以选用淡色是基本原则。

顺便提供一些信息以供参考，水蓝色是经常会用到的颜色。此外，在想要强调的项目背景色上，淡粉红色是经常会用到的颜色。

颜色的种类最多设定三种即可。使用太多色彩的话，反而会使表格看起来太过复杂。

图1-30 善用背景色凸显重点