大原则

“PPT的流程”要清晰

如果一份PPT的内容量很大、页数很多的话，读者在阅读的过程中就容易迷失，不知道自己读到了哪个部分，也不知道现在读的部分与其他部分有什么关系。如果是宣传某种商品的广告性演示资料，只要向读者传达商品的特性就可以了，但如果是需要上司或客户做决定的策划性、建议性资料，那么就得让读者随时把握PPT的整体内容，进而才能做出综合性的判断。

我们可以通过给每一个部分添加小目录、插入流程清单、在幻灯片之间重复小标题等方法，让整个PPT的流程看起来清晰明确。这些都是我们战略顾问日常制作PPT时最常用的技巧。掌握这些技巧之后，您不仅能制作出脉络清晰、易读易懂的PPT，还能大大提高工作效率。

接下来，我就按顺序为大家介绍这些技巧。

原则132 给每个部分添加“小目录幻灯片”

在每个部分的开头，添加小目录幻灯片" class="reference-link">在每个部分的开头，添加小目录幻灯片

为帮助读者在阅读PPT的过程中更好地把握PPT的结构，在每个部分前添加小目录是非常有效的方法。所谓“PPT的部分”，就相当于书的篇章。PPT各部分，一般由多页幻灯片组成，起码五页。

PPT的开头需要一个目录幻灯片，那是整个PPT的大目录。同样的道理，每个部分的开头，也应该添加一个小目录幻灯片。这样，读者在读到中间的时候，看到小目录，就知道自己在PPT的哪个位置。

在每一部分开头插入的小目录中，应该用背景色强调这一部分（章节）的标题。使用小目录的目的不仅是让读者看到这一部分的标题，还要让读者看到其他各部分的标题，以及本部分所处的位置。下一页有在“背景”“课题”“解决方案”各部分前加入小目录幻灯片的例子。“背景”部分前面的小目录中，“背景”标题用背景色加以强调，其他部分的小目录同理。在小目录中，其他各部分的标题也要展示出来。

像这样，在每一部分的开头插入一页小目录，不管是读者还是PPT演示者，都能很好地把握当前的位置及PPT的整体结构。

原则133 通过“流程清单”显示整体流程

流程清单设置在幻灯片的右上角" class="reference-link">流程清单设置在幻灯片的右上角

显示PPT流程的另一个有效方法是在幻灯片右上角添加流程清单。所谓流程清单，就是显示当前幻灯片在整个PPT中所处位置的清单。通过流程清单，读者可以清晰地把握自己当前所处的位置。

若要使用流程清单，需要在这一部分的开头用一页幻灯片展示项目的整体流程。在这页整体流程幻灯片的基础上，才能在后面具体展开的每页幻灯片的右上角设置流程清单。像前一页的那个例子，流程清单包括“准备”“实施”“推广”三方面。

活用快捷键制作流程清单" class="reference-link">活用快捷键制作流程清单

流程清单的制作方法并不难，尤其是会用快捷键的话，很快就能做好。（1）插入“形状”，输入文字，制作一个模型；（2）将模型中的图片和文字缩放到合适的尺寸；（3）给需要的地方填充合适的颜色，然后进行格式的复制、粘贴，最后将流程清单粘贴到幻灯片合适的位置即可。

原则134 用一页幻灯片展示PPT的概要

对PPT的内容进行概括" class="reference-link">对PPT的内容进行概括

小目录和流程清单显示的是PPT的构成，换句话说就是PPT的框架。但如果能用一页幻灯片对PPT的整体内容进行一个概括，那就更有助于读者从整体上把握PPT的全貌。我建议大家使用一页幻灯片，以矩阵型图解的形式对PPT的内容进行概括、评价。

评价主要分为“内容评价”和“进度状况”两大类。对内容的评价，常用于定性、定量的综合性评价幻灯片及摘要幻灯片。具体评价方法有Harvey Ball、○△×、高中低等等级评价。另一方面，进度状况主要表现的是任务的完成进度或目标的实现进度，常用Traffic Light Chart（交通信号灯图）或天气图来表示。

使用矩阵型图解对PPT内容进行概括" class="reference-link">使用矩阵型图解对PPT内容进行概括

对PPT的内容进行概括之后，为了让读者用很短的时间看明白概要，我建议使用矩阵型图解展示内容概要。矩阵型图解可以记录较多数据和内容，而且，如果合理灵活地使用前面介绍的评价方法，就可以让内容概要显得生动活泼又浅显易懂。通常来说，用矩阵型图解概括的内容，要插在摘要幻灯片之后、结论幻灯片之前。这样可以让读者在阅读PPT正文之前把握PPT的大体情况，或者在读完正文之后整体回顾一下全文。下面的例子对中国大陆、台湾、香港赴日游客的数量变化情况进行了概括，并用哈维球进行评价。

原则135 幻灯片之间的“颜色”和“顺序”要统一

幻灯片之间的颜色和顺序必须统一" class="reference-link">幻灯片之间的颜色和顺序必须统一

使用PowerPoint的时候，一定要注意幻灯片之间的衔接问题。如果不注意这个问题，各个幻灯片使用不同的格式、颜色，就会让PPT看起来非常凌乱，根本没有统一感。所以，我们一定要协调各个幻灯片的颜色和数据的排列顺序，将它们统一起来。

（1）统一颜色

在多个幻灯片中，如果要展示相同的企业或数据，一定要用一样的颜色。颜色统一的话，读者通过颜色就能直观地判断出这是同一家企业、同一种数据。

小标题也是一样，要用同样的形状、背景色，才不容易产生误解。

（2）统一顺序

在多个幻灯片中，相同要素的顺序也要保持一致，不能随意变动。举例来说，对日本事业、美洲事业、欧洲事业进行比较说明的时候，某页幻灯片按照日本、美洲、欧洲的顺序排列，下一页则按照美洲、日本、欧洲的顺序排列，读者就容易误读数据。所以，不同幻灯片页面一定要统一顺序，让读者可以对下一页的内容进行预判，无须花费额外的思考和精力。

小标题也是一样，在不同的幻灯片中，顺序要保持统一。

原则136 幻灯片之间，“小标题”要重复出现

课题和解决方案的小标题要对应" class="reference-link">课题和解决方案的小标题要对应

在制作PPT框架的时候，我已经介绍过背景、课题、解决方案、效果是一个固定的顺序。但是，在实际工作中也会遇到同时处理多个课题的情况，读者在阅读PPT的时候，一定要让他们清楚地知道哪个课题对应哪个解决方案，否则就乱了。

我们可以让课题的小标题重复出现在解决方案幻灯片中，以便让读者看清它们的对应关系。如果是现场演示PPT的话，演示者可以通过语言告诉听众页与页之间的联系。但如果PPT是给读者自己阅读的，那就需要在不加说明的情况下让读者明白其中的对应关系。

▼健身中心案例：调整流程

“我”为了让读者明白背景、课题、解决方案、效果的流程，为每个幻灯片添加了流程清单。没加流程清单的时候，读者在读一页幻灯片的时候，不知道它在整个PPT中处于什么位置。但加了流程清单后，这个问题就迎刃而解了。在下面的例子中，读者通过流程清单，一眼就知道自己正在读“解决方案”页。

另外，解决方案幻灯片和解决方案的评价幻灯片是连续的两个页面，为了让这两页幻灯片具有统一性、连贯性，三个促销方案的排列顺序在两个幻灯片中是一样的。