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当文件变成邮件……文书工作杂乱无章的陷阱

■邮件会打断专注力

20世纪的文书工作是模拟性质的工作：用笔写字，用计算器算数，把文件装到信封里。如果说有什么事情会打断工作，就是主管、同事叫你做事，或者有人打电话来。

现代办公室几乎每张桌子上都有电脑，无论写字、计算、邮件往来，都在电脑屏幕上解决，乍看之下真是方便。

但是电脑也有许多陷阱，让你变得散漫、缺乏专注力。

比如邮件就经常破坏人们念书与工作的专注力。工作到一半突然看到邮箱有新邮件通知，就忍不住要回信。如果邮件的内容可以马上回复倒也还好，但如果需要向他人确认才能回复，或是当下无法立刻回复，这件事就会在脑袋里挥之不去，破坏好不容易激发出来的专注力。

然而身处网络时代难免要处理邮件，如果觉得一时不能回复就暂时放着不管，雪片般飞来的邮件会把自己压垮。我就有些患者被邮件压垮，挖苦自己是个“邮件抑郁症患者”。

脸书和推特属于专用网，比较容易公私分明，但是邮件通常都是要事，难免破坏你的专注力。

后面会详细说明处理邮件的技巧，比较实际的做法是设定一个时段，统一处理所有邮件。逐一回复雪片般的邮件，绝对无法维持你的专注力。

■这种桌面逼你不断执行文书工作

危险的不仅是邮件。严格来说，几乎所有工作都可以在电脑上完成，包括制作文件、电子表格、ppT，以及上网、调整行程、安排工作、看影片、听音乐等。或许有人会用随身携带的移动设备连接云端，但大多数人都还是会用电脑主机。

有人会用电脑进行我没提到的其他工作，造成多任务，但是前面已经说过，不断切换工作项目的多任务行为会使专注力涣散。

模拟信号时代要切换工作项目比较费时，要从架上找出文件，找到文件还要找文具。如果又要写文件，又要算数字，又要准备其他文件，办公桌的空间就不够用了。

但是电脑桌面要开多少文件都行，文件夹、电子表格、ppT、浏览器、邮件、行程表、待办清单……我想肯定有人在工作时，打开了很多程序。同时开启许多程序，不仅会消耗过多内存，影响电脑运转，还可能降低电脑用户本身的处理能力。

模拟时代切换工作项目很麻烦，但是电脑只要点个鼠标就好，结果反而引诱人不断切换工作项目，造成专注力涣散。

桌面上有一大堆图标的人，请先试着减少桌面图标。习惯同时开一大堆文件与程序的人，请一次只开一个要用到的程序。

专注力要领

一件事情告一段落后再换另一件

□整理桌面的图标

□不要同时开启多个文件

□邮件不要来一封回一封，找个时段统一回复

□只开当下要用的程序