大原则

“调整”图表的要素

图表的选择、表现、强调已经完成，最后一步就是对图表中的重要因素进行调整。调整的都是一些细节的地方，但细节决定成败，千万不能忽视。一般情况下，图表中需要调整的地方主要有“数据标签”“坐标轴刻度”“图例说明”等。很多朋友在制作图表的时候常会遗漏这些地方，经过我的提醒，您只要多花一点时间调整好这些细微的地方，就能让您的图表更加便于读者阅读。下面就为您介绍调整的注意事项和具体操作方法。

最后我还会为您介绍制作图表时必须遵守的规则。好不容易制作的图表，如果数据没有单位，读者读不懂，那就太可惜了。这些细节原本是理所当然应该注意的，但反而最容易被忽视。我在工作中读过无数的PPT，细节上的缺失实在令人触目惊心。

在我们战略顾问的工作中，如果制作PPT的时候没有遵守这些最基本、最细节的规则，上司根本就不会细看我们的PPT。而且，即使PPT的内容再翔实、再精彩，如果图表的细节出了问题，读者对PPT的信任度也会大打折扣。还是应了那句话，细节决定成败，所以我们一定不能忽视图表中的各种细节。

原则128 消除“刻度线”，正确添加“数据标签”

消除刻度线，让数据标签小数点后位数相同" class="reference-link">消除刻度线，让数据标签小数点后位数相同

如果您读过大量有图表的PPT，您可能会发现，其中很多都有刻度线。但实际上，我们在读图表的时候，很少会看着刻度线去比较各个数据的大小。因此，刻度线可有可无，没有刻度线会让整个图表看起来更加整洁、美观。但是，不用刻度线的话，就要添加数据标签，坐标轴的刻度也要设置完整。

我们先来看纵向柱形图和横向柱形图，数据标签一定不要放在柱形内部，而要放在外部，即柱形的顶端。对面积图来说，数据标签应该放在图表内部。另外，数据标签小数点后的位数应该和坐标轴刻度保持一致。如果坐标轴刻度用整数表示，而数据标签用小数表示的话，看起来就很不协调。最后，数据标签和坐标轴刻度的字号必须保持一致。

消除刻度线的操作很简单，只需选中刻度线，然后按Delete键就可以消除了。

调整数据标签的方法：（1）选中图表；（2）点击页面右上角的“图表元素”；（3）选择“数据标签”；（4）选择配置的位置。

调整小数点后位数的具体操作方法：（1）右键点击数据标签；（2）“设置数据标签格式”；（3）“数字”；（4）在“类别”中选择“数字”；（5）输入“小数位数”。

原则129 比较多个图表的时候，坐标轴刻度一定要统一

坐标轴刻度统一，才能对多个图表进行比较" class="reference-link">坐标轴刻度统一，才能对多个图表进行比较

坐标轴刻度的最大值，可以让读者瞬间看清数据的规模，是图表中非常重要的一个要素。坐标轴的刻度就好比地图中的比例尺。在PowerPoint中，会根据图表数据的大小自动决定坐标轴的最大值。

但是，对多个数据进行比较的时候，就需要我们对坐标轴的刻度进行调整，保证多个数据共用一个坐标轴，才能进行公平的比较。例如，在比较日本和美国同一行业多家公司的销售额规模时，如果美国和日本的图表坐标轴刻度不一致，那么两国企业就没有统一的比较标准，从图表上很难进行客观的比较。

将美、日两国的坐标轴刻度统一之后，两国企业的销售额规模一下子就显出了差距。总而言之，在做比较的时候，一定要先设置统一的标准。

调整坐标轴刻度的具体方法是：（1）用右键点击图表的纵轴；（2）选择“设置坐标轴格式”；（3）在“最大值”中输入合适的数字。

原则130 图例说明要用“文本框”重新制作

花点时间让图例说明更清楚，图表更明白" class="reference-link">花点时间让图例说明更清楚，图表更明白

用折线图或面积图展示多个数据的时候，常会让读者感到头晕，其原因就是PPT设定的图例说明方式不太便于读者理解。大家看，下面的例子用折线图展示了七个数据，看起来就很杂乱，但关键问题是图例竟然放在了距离图表较远的地方。这就给读者造成了麻烦，让人很难一下子看清哪条折线代表哪种数据。

为了让折线图和面积图更清楚，我们需要花点时间调整一下图例说明。PowerPoint是可以自动生成图例的，但就会像上面的例子一样，把所有图例放在一起，而且离图表有一定的距离。如果数据较多的话，这样的图例就不便于阅读、理解。所以，我建议大家用插入文本框的方式，在每个数据旁边直接添加图例。也就是说，让图例和图表一一对应。以折线图为例，在各个数据的折线最右端，直接注明图例。这种情况下，插入的文本框要设置成“无轮廓”，不要让轮廓抢了图例的风头。

对面积图来说，应该将图例显示在各段数据的右侧。这样一来，在柱形面积图中，哪一段代表哪种数据就可以一目了然。文字还是用文本框来输入，连接文字与图表的直线，通过“插入”“形状”“直线”来插入。

原则131 制作图表的“五个注意点”

制作图表时需要检查的五个注意点" class="reference-link">制作图表时需要检查的五个注意点

最后，我再给大家讲讲制作图表时必须检查的五个注意点。先给大家看一组对比例子，左边是改善前，右边是改善后，哪一个更好，看了之后您心里就有数了。

（1）坐标轴要加单位

虽说给图表的坐标轴加单位是一个最基本的要求，但很多朋友还是容易忘记。没有单位的话，这个坐标轴就没有任何意义。单位可以通过插入文本框，在文本框中输入。

（2）显示数据的时间

图表中展示的是哪个时期的数据？如果没有时间，那数据就没有意义，没有可比性。以针对消费者的问卷调查数据为例，到底是10年前的数据、5年前的数据还是今年的数据？因为很多数据有时效性，过了一定的时间数据就没有参考意义了，所以我们在通过图表展示数据的时候，一定要把时间标注清楚。

（3）坐标轴的刻度不要太细

很多朋友制作PPT的时候，图表坐标轴的刻度都分得非常细，他们认为这样可以更精确地比较数据。但从另一方面说，这样也会给读者的阅读带来一定的麻烦，所以没有必要把坐标轴刻度分得太细。坐标轴刻度的数字，应该控制在五个以内，然后通过数据标签来标注数据的具体数量。改变坐标轴刻度的具体操作方法是：（1）右键点击坐标轴；（2）“设置坐标轴格式”；（3）在“单位”的“大”中输入数值。

（4）不要省略数据

图表中还有一种常见的错误就是省略一部分数值，虽然作者此举的目的是让读者看到数据更大的变化或差异，但我认为这是一个致命的错误。只有让读者看到全部数据，才有比较的意义。同样的道理，坐标轴的刻度不要从中间某个数值开始，而一定要从0开始（比例和指数的情况除外）。

（5）注明出处

只要在PPT中使用了数据，就一定要注明数据的出处。没有说明数据出处的话，读者就无法验证数据的真伪，让PPT的可信度大打折扣。出处可以用文本框插入。

专栏 PPT中的图表一定要用PowerPoint制作

PPT中出现的图表，一定要用PowerPoint自带的图表功能制作。我常会遇到一些朋友喜欢用Excel软件制作图表，再将图表变成图片的格式，插入PPT页面。这种方式很不好，因为图片化的图表在PPT中不能修改。就算不以图片的形式而是以文件的形式插入PPT，也会使PPT文件变得很大，开启时占用更多计算空间。而且，那样插入的Excel图表会成为数据链接，结果，我们在使用PPT的同时还要管理Excel文件，增加了工作量，也就降低了工作效率。

所以，在制作PPT的时候，如果需要制作图表，没必要用Excel专门制作图表，PowerPoint自带的图表功能完全可以胜任制作图表的工作。插入图表的操作也不难。（1）“插入”；（2）“图表”；（3）选择合适的图表形式；（4）图表模型被插入的同时，还会显示图表工作表。

图表中所使用的数据，可以事先用Excel文件制作好。如前一页使用的图表插入方法，插入图表模型的同时，会在PPT页面弹出一个工作表，把事先用Excel文件整理好的数据复制、粘贴到这个工作表即可。制作源数据的Excel文件要和PPT文件保存在同一个文件夹中进行管理，并且文件名要和PPT文件保持一致。