大原则

PPT需要“统一感”

我们在制作PPT的时候，是一页一页制作的。所以，即使事先设定了规则，并且在制作过程中遵守了规则，也难免出现页面之间字体不统一、形状格式各异、表达方式不一的情况。

制作PPT的时候，我们战略顾问公司对数字是半角还是全角、空格是半角还是全角、语言表达方式是否一致都有严格要求。如果有一点错误，上司根本就不会看PPT的内容，而是打回来让我们重做。

在制作PPT的最后，我就要教您对PPT中不整齐的地方进行调整、修正，让PPT保持统一感。我刚从事战略顾问工作的时候，审核、校对PPT是上司给我的一项主要工作。当时我每天的精神都很紧张，生怕出一点点错误，就会被上司批评。但如果一页一页人工寻找错误，那实在是太费神了，还容易漏掉错误。尤其是长达好几十页的PPT，靠人工检查不知要花多少时间。

所以，不要完全依靠人工来检查错误，要充分利用PowerPoint自带的功能，最高效地修正PPT。具体操作例如：字体可以统一调整，形状格式可以统一调整，通过替换功能可以调整文字表达方式，不一致的形状格式也可以通过替换功能来调整。

原则137 字体可以整体替换

字体可以整体替换" class="reference-link">字体可以整体替换

PPT中使用的字体我们已经在制作PPT的“规则”（请参考原则049）中介绍过。但一个团队协作制作一份PPT，每个人负责一部分的时候，就难免出现字体不统一的情况。

一份PPT的不同页面出现不同字体，虽然不影响意思理解，但读者总会感到别扭，从而产生不好的印象，甚至降低信任度。所以，一份PPT最基本的就是要做到字体统一。一页一页检查字体，太费时间和精力，我们可以使用PowerPoint自带的替换功能统一字体。

（1）“开始”“替换”“替换字体”

（2）选择“替换”和“替换为”的字体，点击“替换”即可全文替换字体

原则138 通过“格式复制”来统一格式

使用Ctrl+Shift+C、V来调整格式" class="reference-link">使用Ctrl+Shift+C、V来调整格式

对于形状，我们可以设置形状的颜色、轮廓的粗细、文字的样式、文字的装饰等各种各样的格式。PPT页数多了或者多人合做一份PPT，很容易出现形状、文字格式不统一的情况，想把这些格式一下子统一起来，我推荐使用格式复制（Ctrl+Shift+C）和格式粘贴（Ctrl+Shift+V）命令。从下面的例子中我们能看出，想调整格式的地方一下子就可以调整好。在“开始”菜单中使用“格式刷”指令也可以调整格式，但我觉得还是使用快捷键组合更快一点。

具体操作方法如下：

原则139 使用“替换”功能，统一PPT的文字表达方式

使用Ctrl+H统一文字表达方式" class="reference-link">使用Ctrl+H统一文字表达方式

在制作PPT的过程中，一页幻灯片内或不同幻灯片中，常会出现文字表达不一致的情况。例如，有的页面说“A事业部的改革计划”，有的页面又叫“A事业部的改革PLAN”。还有出现错别字的情况，比如原本应该是“经理”，有的地方错打成了“经历”“精力”。在检查的时候，就要改掉错别字，统一表达方式。

如果难以一下子找到所有不统一的文字，可以使用替换功能（Ctrl+H）寻找并替换可能出现的不统一的文字。在前一页的例子中，就可以用替换功能把错别字“经历”全部替换为“经理”。

打开替换功能，先在“查找内容”中输入“经历”，在“替换为”中输入“经理”，然后按Alt+F组合键进行搜索，搜到一处，就按Alt+R组合键替换一处。虽然按Alt+A组合键可以一下子全部替换，但这样容易“误伤无辜”，所以我还是建议大家使用Alt+F、R的组合键，逐一替换。对数字或空格的全角、半角，也可以通过替换功能进行统一。

原则140 使用“更改形状”来调整形状的格式

改变形状其实很简单" class="reference-link">改变形状其实很简单

在一份PPT中，形状的使用一定要统一。举例来说，一页幻灯片中的小标题使用了常规矩形包围，而另一页幻灯片的小标题又用圆角矩形包围，就是非常不合适的。为了不发生这种情况，我们可以使用“更改形状”的指令，对形状的格式加以统一。

在前一页的例子中，第一页幻灯片用椭圆形表示消费者，第二页则用圆角矩形表示消费者，这就很容易引起混乱，让读者误认为两种消费者还存在某种区别。同一个内容，在不同幻灯片中要用相同的形状来表示。使用相同形状表示同一内容的话，读者看到这个形状，就能迅速想到它们是相同的内容。

遇到各个页面形状不统一的情况，如果逐一删除再添加新的形状，要花大量的时间和精力，效率极低。实际上PowerPoint带有更改形状的功能。不过，这种功能无法同时修改多个形状，而是需要逐一更改，但比删除再插入要省时省力。