｜1｜算式当中不可以手动输入数字

有关法则一的“只做简单易懂的计算”，这里再稍微深入地了解一下吧。想要尽量简化计算，最重要的是把手动输入的数字和算式明确区分开来。

图2-2是一张预估销售量的表格，每年的销售量都比前一年增加五百个。若说上表和下表哪一张比较清楚，明显是下表比较清楚，对吧？

虽然上表也看得出来销售量在逐年增长，但完全看不出计算的依据从何而来。有可能是用每年增加五百个来计算的，也有可能是用50%的增长率来计算的。如此难以理解的原因，正是算式中包含了手动输入的数字。

图2-2 计算式当中不可以有“手动输入的数字”

相对于此，下表把销售量和本年度增加量明确区分开来，所以可以很清楚地知道，两项相加即可得到第2年的销售量。

另外，把算式和手动输入的数字分开，也比较容易进行模拟工作。如果像下表这样把算式和手动输入的数字分开，之后只要更改本年度增加量，便可模拟销售量。然而，上表却必须更改算式中的数字才行。

再者，把算式和手动输入的数字分开，也比较容易发现输入错误的数字。举例来说，表格中第3年那一栏的本年度增加量是“500”，假设不小心输入成“600”好了，在这个情况下，下表也比上表更容易发现错误。如果是上表的话，只要没有显示出算式，就不会注意到增加量的数字有误。

我在第一章建议把手动输入的数字设定为“蓝色”，把算式设定为“黑色”，其实就是为了避免发生像上表那样的情况。如果我们脑海中一直记得“手动输入为蓝”“算式为黑”，那么当手动输入的数字和算式混在一起的时候，自然就会发现：“啊，这样不行！”

为了培养“手动输入的数字和算式分开”的意识，也请养成区分文字色彩的习惯吧。

｜2｜避免使用太长的算式

何谓太长的算式？就是在一个单元格内，一口气完成复杂的计算。通常头脑越好的人越容易这么做，但这也有可能成为失误的原因。比方说，像图2-3的单元格“G13”的算式即为一例。

图2-3 不可以使用太长的算式

如果使用这么长的算式，第一眼看到的人完全无法理解这在算什么，想要检查也很不容易。制作Excel最重要的一点，就是要让任何人都看得懂，所以只要其中有任何一道太长的算式，都算是失败的Excel。基本上，计算的每个步骤都要很清楚，总之越简单越好。图中“G13”的算式，除了制表者本人以外，没有人看得懂。这种独善其身的计算可是大忌。

算式越简单越好，就是“这个单元格加这个单元格，等于这个单元格”，或“这个单元格乘以这个单元格，等于这个单元格”，像这样一步一步仔细计算，才是简单易懂的计算。

专栏　这个Excel太恐怖了，我不敢碰！

在投资银行有一句常说的话：“这个Excel太恐怖了，我不敢碰！”比方说，当我用Excel完成计算，交给上司或同事看的时候，要是计算太过复杂或太难理解的话，上司或同事就无法修正Excel。因为一旦更改算式，就有可能牵动整张表格，导致误算。在这种时候，他们就会说：“这个Excel太恐怖了，我不敢碰，你能不能把它改得更清楚、更简单一点？”

这是“只做简单易懂的计算”这种观念根深蒂固的投资银行特有的说法。

｜3｜制作出工作表的架构图

在举办企业训练活动的过程中，我发现经常有人因为无法掌握工作表的架构，而难以全盘理解Excel的内容。当制表者未依照逻辑顺序排列工作表时，就有可能发生这种事情。

一个Excel文件里面可能有多张工作表。我们通常都会看工作表的索引标签，来了解哪张工作表在计算什么，或工作表与工作表之间有什么关联。因此，当工作表索引标签的排列顺序杂乱无章时，就会变得非常难以理解各张工作表究竟在做些什么。

为了避免这样的情况发生，最好在Excel最前面的工作表中制作一张架构图，明确标示出这份文件里有哪些工作表，哪张工作表又是哪张工作表的计算依据。图2-4的架构图即为一例。

图2-4 绘制简单易懂的工作表架构图

工作表的数量很少的时候，即使不制作架构图，或许还是看得懂的，但当工作表的数量多到一定程度时，架构图就显得不可或缺了。有了工作表的架构图，即使是第一次看到文件的人，也能迅速理解那个Excel的计算程序。

此外，一旦养成制作架构图的习惯，当我们展开Excel的作业时，就会在每次制作新的工作表前，思考工作表的用途：“这张工作表要做什么呢？”如此一来，也就不会浪费太多时间在制作多余的工作表上。

那么，关于工作表的架构，应该注意些什么呢？这也有三大法则。

1.工作表“由左向右”计算。

2.工作表用颜色分类。

3.不可以隐藏工作表。

｜4｜工作表“由左向右”计算

首先，要随时提醒自己注意工作表的排列顺序。思考排列顺序时，最重要的是要配合计算的程序。因为计算的方向是由左向右，所以工作表的排列也应该由左向右。基本上都应该从左侧的工作表向右侧的工作表进行，如此一来，也比较容易记住工作表的每一个程序。

有不少人认为，把计算的汇总表放在最左边，当成第一张工作表，比放在最右边来得好。确实，如果放在最左边的话，一打开Excel就可以看见汇总表了。不过，我不建议这样做。因为这样一来，计算的方向就颠倒过来了。明明计算是由左向右，最后的汇总却跑到最左边来了，这样的排列不符合计算的程序，很容易让人感到混乱。

理解Excel的计算程序是一件相当费神的事，通常只能依靠工作表索引标签的顺序去理解。正因为如此，我们才要让工作表的顺序配合计算方向，制作出一张能让阅读者快速理解的Excel。

｜5｜把工作表标上颜色

在工作表的架构图中，把工作表分类并标上不同的颜色，这样一来，每张工作表属于什么类型就能一目了然了。比方说，与营业收入有关的工作表，包括A事业的营业收入表、B事业的营业收入表和营业收入统计表，将这三张表标上同样的颜色。这样一来，就能清楚地知道这三张工作表都属于营业收入了。

除此之外，还要把架构图中的颜色设定成和各工作表索引标签一样的颜色，见图2-5。换句话说，如果在架构图中把营业收入相关的工作表设定为水蓝色的话，那些工作表的索引标签就应该同样设定为水蓝色。如此一来，就能很快地找到对应的工作表。

此时，也会有一些无法分类的工作表，这些工作表不必设定颜色也没关系。

图2-5 设定工作表索引标签色彩的方法

｜6｜不可以隐藏工作表

用不到的工作表可以直接删除，不过，有时也会碰到一些暂时用不到，但之后可能会有用，所以不想删除的工作表。碰到这种情况，不少人会选择隐藏未使用的工作表，但是，请改掉这个习惯。

正如前一节所述，理解Excel的计算程序，最主要的依据就是索引标签的顺序。若将未使用的工作表隐藏起来，浏览文件的人并不会注意到还有其他工作表。这有可能给后续工作造成很大的麻烦。比如说，在没注意到有隐藏工作表的情况下，把Excel的文件寄给客户，结果在隐藏的工作表上，竟然有不能给客户看到的信息……有可能会发生这样的事。

那么，暂时用不到的工作表究竟该如何处理呢？如图2-6所示，此时应该把工作表移到最右边，并且把索引标签改成比较不显眼的灰色。架构图上同样设定为灰色，并统一置于最右侧。

此外，把工作表隐藏起来，以制表者的心理来说，可能会觉得：“隐藏起来别人就看不到，所以大概计算一下就好。”有不少人会因为这样的心态而松懈，当然也就容易发生误算的情况。因此，不隐藏工作表，完整保留计算过程，才是比较好的做法。

图2-6 暂时用不到的工作表设定为灰色

｜7｜工作表的数量越少越好

如前所述，理解工作表之间的关联是一件相当费时的事，在这样的压力之下，自然很容易造成误算。换句话说，工作表越多，越容易造成混淆，风险当然也就越大，所以工作表应尽可能精简。

举例而言，假设A事业有营业收入、费用和营业净利，B事业也有营业收入、费用和营业净利，此时，工作表的数量最多可达到六张。在此先不考虑计算量，六张工作表数量上似乎就太多了一些。可以的话，应该尽量汇总成“A事业”和“B事业”两张工作表，在各自的工作表中计算营业收入、费用和营业净利。

汇总工作表还有一个好处，就是可以减少工作表之间互相参照的情况。工作表越分散，工作表之间互相参照的情况就越多，检查起来也就越麻烦。从这一点来看，工作表应该也是越少越好。

｜8｜明确标记出数字的出处

各位在用Excel做计算的时候，应该会从各种不同的地方引用数字，例如公司内部的数据或企业的财报数据，甚至也会引用网络上的数字。

在引用数字的时候，希望各位一定要养成习惯，明确标记数字的来源，也就是尽可能详细地列出数字的出处，以免日后检查时，因为不知道数字的出处而无法进行确认。如果无法确定数字是否正确的话，Excel数据的可靠性也会受到质疑，所以请务必清楚标记出数字的出处。

标记出处的位置，如图2-7所示，在项目名称右侧设一栏“出处”，并记录在此栏内。如果是从网站上引用的话，为了避免网址太长，可以如图中标记“网站（1）”那样，利用上标功能，然后在表格下方列出网址。

图2-7 将文字设定为上标的方法

专栏　越优秀的银行家，附注越多

我刚进摩根士丹利时，上司经常对我耳提面命：“数字的来源一定要清清楚楚地写在Excel或PowerPoint上。”这是为什么呢？因为如果不知道数字是从哪儿来的，就没有人能够确认数字的正确性，这就等于是一个黑盒子。

误算不是什么好事，如果清楚地列出数字的出处，还可以在出现误算时加以确认和修正。如果连数字的出处都不知道，那究竟是数字本身有误，还是计算过程出了差错，也都不得而知了。因此，数字的出处一定要清楚标明才行。

此外，这位上司也经常跟我说：“评价越优秀的人，附注写得越多。”观察周围的人，似乎确实是这样。工作谨慎的人，无论再忙都会仔细标示附注；工作马虎的人，计算也马虎，当然也不写附注。

该标示附注的时候，如果一直拖拖拉拉，想着等一下再写的话，最后通常会搞不清楚数字的出处，到头来还要再查一遍，反而更浪费时间。所以，养成每次输入数字都标记出处的习惯，工作效率自然也会提升。