大原则

分发资料也大有学问

对我们战略顾问来说，为客户提供的不是有形的商品，而是无形的服务，在提供服务的过程中，分发给顾客的资料是唯一的有形物品。PPT的内容如何先不说，如果里面出现错字、漏字现象，无疑会让顾客怀疑我们的服务水平。所以，在PPT做好之后，必须进行仔细检查。

PPT做好后，要在打印之前花30分钟到1小时进行最后检查，而且，不能一个人检查，而是需要多人重复检查。一般企业也许不会花这么大的力气检查PPT内容，但至少也要检查几个主要方面，以降低出错的概率。

检查完成之后，就要把PPT打印出来。打印PPT也有一些窍门。我曾看过很多优秀的PPT，但遗憾的是打印出了问题，让PPT的质量大打折扣。所以，我认为商务人士必须掌握打印资料的技巧。

在检查之前，我们可以先制作一份“检查清单”，然后按照清单中的项目逐一检查。打印的时候，我们要站在读者的角度，思考怎样打印才能更便于阅读理解。接下来我就按顺序给大家介绍检查、打印的方法。

PPT做好之后，一定要进行最后的检查。制作PPT的过程中，不管我们多么认真仔细，也难以百分之百杜绝错字、漏字的出现。所以，最后进行整体检查的工序，绝对不可以省略。

另外，不能只是作者自己检查，还要请同部门的同事或团队成员一起检查。作者本人检查，难以客观地看待自己制作的PPT，漏掉错误的概率很高。而请其他人帮忙检查，就会客观很多。

而且，最后检查不能对着电脑检查电子版，而应该先打印出来，这叫测试打印。要对着测试打印出来的资料进行检查。

对PPT进行检查的时候，不能只是从头到尾读一遍。应该先制作一份检查清单，然后逐一对照清单中的项目对PPT进行检查。下面给大家介绍我常用的检查清单，但大家没必要照搬，可以根据自己的实际情况，制作一份适合自己的检查清单。

PPT的检查清单10项

标题幻灯片中客户的名称是否正确

报价金额是否正确

标题幻灯片的日期是否正确

幻灯片标题、副标题有没有遗漏

图表的单位是否正确

图表中的图例说明是否正确

文字的字体是否一致

出处是否有误，是否遗漏

幻灯片编号是否遗漏

是否残留公司内部意见

像这样事先明确检查的要点，检查起来就更有针对性，也不容易漏掉错误。在检查清单中，最重要的有两点。第一点是客户的名称。有些PPT是重复使用的，或者是根据以前的PPT改编的，如果保留了原来客户的名称，对新客户就十分不礼貌了，也会失去客户的信任，所以一定要仔细检查标题幻灯片中客户的名称。

第二点是报价金额。我刚参加工作的时候，公司请了一家广告公司帮我们做宣传方案。他们提供的策划书中，就把报价少写了一个零。我的上司责问广告公司负责人说：“这个报价你们真的能做吗？”结果我亲眼看到对方脸上都冒出了冷汗。为了防止这种情况的发生，一定要仔细检查报价金额，出错的话会给公司带来不可估量的损失。

在打印PPT的时候，如果一页纸只打印一页幻灯片，就会字太大，反而不好看。只有对自家公司管理层进行汇报、说明的PPT，可以一页纸打印一页幻灯片，因为这种PPT一般页数都不多，而且更重视PPT的框架线索。但是，面向客户的PPT一般页数比较多，所以更适合一页纸打印两页幻灯片。

一页纸打印两页幻灯片的时候，不要使用PowerPoint自带的打印功能。那样打印出来，幻灯片在纸张上所占面积小，字也就相应很小，不容易阅读。应该使用自定义打印。

使用自定义打印之前，先要把PPT保存为PDF格式。

然后进行自定义打印。在PDF文件打印页面，

（1）在“缩放类型”中选择“每张纸多个页面”；

（2）在“每张纸页数”中选择“自定义”，填入“1”×“2”。

这时如果双面打印的话，还要（3）勾选“双面打印”，（4）“长边翻转”。

如果不用彩墨打印PPT的话，请选用“灰阶”打印。PowerPoint中可以选择纯黑白打印，这样打印出来的PPT只有黑白两种颜色，看不出浓淡的变化，而且还会打印出原本没有的边框线，视觉上很不美观。

所以，打印的时候要选择“灰阶”，颜色的浓淡可以通过不同浓度的灰色表现出来，达到接近彩色打印的效果。

灰阶打印的具体操作方法是：点击“文件”“打印”，在“打印选项”中选择“打印为灰阶”，然后点击“确定”就行了。