第12章

资料分发、演示的大原则

在第11章中，我们对PPT的整体流程进行了整理，基本上已经完成PPT的制作。不过最后还剩一步，就是资料的分发和演示。具体工作内容有检查、打印、PPT说明、发送PPT文件。

一份PPT不是制作完成就万事大吉了，后续的工作也非常重要。我刚参加工作的时候，完成一份PPT后，上司还会仔细叮嘱我文件大小、发送方式等非常细节的事宜。细节决定成败，所以，作为一名专业商务人士，细节一定要做到位。

给大家讲一个真实的故事，我刚参加工作的时候，有一次给客户发送了一份Excel文件。发送之前，我仔细检查了很多遍，自认为没有任何问题了。可是事后，上司针对那个文件对我进行了严厉批评，说我检查十分不到位。

我挨批评的原因主要有两个。第一，我没有指明打印范围。上司对我说：“不能把识别打印范围的工作留给客户去做，没准客户不会指定打印范围呢。这样一来，你想传达给客户的主要内容，客户可能都不知道在哪里。”第二，Excel文件各个工作表中选择单元格的位置没有放在A1。而且，不同工作表中，选择单元格的位置也不统一，上司说这会给客户造成很大的麻烦。

当初，我制作的PPT打印出来后，如果上司发现幻灯片的边缘没有对齐，哪怕只差1毫米，也会让我重新调整后再打印。我当时很不理解，心想，PPT都做好了，还死抠那些细节干什么？可上司告诉我：“正是因为制作PPT付出了很多心血和时间，就更应该把后续工作做完美。如果很不认真地打印出来，随便跟客户说明一下，再漫不经心地把文件发给客户，就会让客户对资料产生不好的印象，实在得不偿失。”所以，我们一定要认真打印资料、详细说明、正式递交，让客户在阅读之前就为我们认真的工作态度所折服。