大原则

制作骨架时，“幻灯片母版”是个好帮手

在为PPT制作骨架的时候，应该先为幻灯片设计版式。所谓版式，就是所有幻灯片页面统一显示的要素（logo、幻灯片编号等），包括幻灯片标题和副标题的位置、样式（字体、字号等），这些都要预先设置好。我们可以通过PowerPoint自带的“幻灯片母版”功能实现。

预先设置好幻灯片版式有三个好处。第一，可以帮助读者更快理解幻灯片内容。统一版式之后，读者就可以清楚地知道标题在哪里、副标题在哪里，从而更容易理解PPT的内容。第二，提高制作PPT的速度。预先设置好幻灯片版式，我们就知道什么地方应写什么内容，不会为此浪费时间，所以可以提高制作PPT的速度。第三，使PPT的整合、共享更加方便。假如一份PPT是我们和其他人共同制作的，比如我做前半部分，其他人做后半部分，那么事先不统一版式的话，前后两部分资料整合到一起的时候，就会出现很多麻烦。为了提高团队协作的工作效率，我们在制作PPT之前，应该设置统一的排版格式。为了享受这些好处，我们应该学会“幻灯片母版”功能的使用方法，先把幻灯片的版式确定好。

原则040 “幻灯片版式”只需保留两页

准备“幻灯片版式”" class="reference-link">准备“幻灯片版式”

首先，我们学习使用“幻灯片母版”功能，进行最低限度的必要设置。启动PowerPoint，点击工具栏中的“视图”，然后点击“幻灯片母版”，就打开了“幻灯片母版”画面。有一点要提醒大家，在设置完成，即将关闭幻灯片母版画面时，需要点击“关闭母版视图”才能关闭。

打开“幻灯片母版”视图后，我们可以看到，在画面的左上方有一页最大的幻灯片，这页就是“幻灯片母版”，修改这一页的设置，可以通用于其他所有幻灯片页。

在“幻灯片母版”之下还有很多相对小一点的幻灯片页面，这些页面叫作“幻灯片版式”，是软件为我们预设的各种版式模板。但是，一般情况下，我们不会使用软件预设的版式模板，所以只需保留前两页“幻灯片版式”，其他的全部删除。单击需要删除的“幻灯片版式”页，然后按Delete键，即可删除这一页。

这样一来，就只剩下一页“幻灯片母版”和两页“幻灯片版式”。我把留下来的第一页“幻灯片版式”称为“标题幻灯片”，第二页“幻灯片版式”称为“内容幻灯片”。“标题幻灯片”只有在制作整个PPT的大标题页时，才会使用。而“内容幻灯片”则是除了大标题页之外的所有页面，都会通用这一页的版式。

我们只要在PPT操作页面，新建一页幻灯片，然后在新建页点击右键，在弹出的对话框中选择“版式”，就可以看到之前留下的两页“幻灯片版式”了。左键点击其中一种版式，新建页就会变成那个版式。

将幻灯片尺寸设置为A4" class="reference-link">将幻灯片尺寸设置为A4

接下来我们设置幻灯片尺寸。关于幻灯片的尺寸，如果用于演示，一般会选择“标准（4:3）”或“宽屏（16:9）”。但如果需要打印出来分发给读者的话，就适合用A4纸打印，所以最好将页面设置成A4大小。

原则041 添加“幻灯片标题”和“幻灯片副标题”

三个步骤制作“幻灯片标题”栏和“幻灯片副标题”栏

现在我要介绍“幻灯片标题”和“幻灯片副标题”的版式设计。我们先来复习一下幻灯片标题和副标题的定义。“幻灯片标题”是对本页幻灯片内容进行高度概括的一个提示语，在战略顾问的日常工作中，我们将其简称为“T1”。“幻灯片副标题”是对本页内容进行说明并表明主张的一句话，我们称之为“T2”。我们举例来看：

·幻灯片标题（T1）：鲁伯特健身中心的事业拓展计划→内容

·幻灯片副标题（T2）：鲁伯特健身中心计划在东京新开6家分店→主张

关于“幻灯片标题”和“幻灯片副标题”的设定，我们已经做好了准备（请参考第4章第二条大原则）。现在我们要来为它们进行版式设计。我们使用“幻灯片母版”的“内容幻灯片”页进行排版，一共需要三个步骤。

（1）制作“幻灯片标题”栏

在“幻灯片母版”页面，从左侧留下的两页“幻灯片版式”中选择第二页“内容幻灯片”。选择已有的“单击此处编辑母版标题样式”文本框，为文本框中的文字设置合适的字体、字号。文本框中文字位置选择“文本左对齐”“底端对齐”。然后，将标题文本框的左端、右端、上端都移动到幻灯片的边缘。文本框下端，移动到参考线（请参考原则043）7.0的位置。

（2）插入分隔线

接下来，我们在“幻灯片标题”和“幻灯片副标题”之间插入一条分隔线。点击“插入”，从“形状”中选择“线条”，选用其中的“直线”即可。将这条“直线”插入参考线7.0的位置（“幻灯片标题”下方）。分隔线的左端和右端分别延伸到幻灯片的最左端和最右端。分隔线的粗细设置为2.25磅，颜色和该PPT的基本色保持一致。

在插入“直线”的时候，只要按住Shift键并拖拽，就可以插入一条和幻灯片底边平行的直线。

（3）制作“幻灯片副标题”栏

最后，我们来制作“幻灯片副标题”栏。“幻灯片副标题”栏用文本框来做。

战略顾问的工作现场

在工作中，我发现有些公司，甚至是战略顾问同行制作的PPT只有“幻灯片标题”或“幻灯片副标题”中的一个。不过，为了把幻灯片内容阐述得更加清晰，在这本书中，我推荐大家在制作PPT的时候，每页幻灯片既要有“幻灯片标题”，又要有“幻灯片副标题”。

另外，我还遇到过一些人在制作PPT的时候，喜欢把“幻灯片副标题”放在页面的最下方。但我推荐把“幻灯片副标题”和“幻灯片标题”放在一起，两者都放在页面的最上方，可以让读者一下就看清这页幻灯片的主题和主张。

原则042 添加“logo”“出处”“幻灯片编号”

“logo”“出处”“幻灯片编号”让PPT更容易理解" class="reference-link">“logo”“出处”“幻灯片编号”让PPT更容易理解

在“内容幻灯片”中，除了主要信息之外，还要添加企业logo、信息出处等次要信息。在这一小节，我教大家添加企业“logo”和信息“出处”。另外，为了便于读者阅读和查询，还要添加“幻灯片编号”。

原则043 活用“参考线”，明确幻灯片的使用范围

利用“参考线”，确定幻灯片的使用范围" class="reference-link">利用“参考线”，确定幻灯片的使用范围

我在为企业客户提供战略顾问服务的时候，见过各种各样的PPT。我发现很多PPT制作不规范，即使是同一份PPT，各个页面的图片、文本左端或右端也没有对齐。在我们战略顾问领域，如果在一份PPT中各页图片、文本一端的位置偏差超过1毫米，上司都会责令我们重新修改PPT格式。虽说对一般企业而言，没有必要对PPT格式要求这么严格，但如果能让每页幻灯片的四边都保持一致的话，起码会让这份PPT看起来更整洁，让这家公司看起来更专业，对公司形象有很大的提升作用。为了让各页幻灯片中的要素统一、整齐，我们应该预先统一设置各页幻灯片的使用范围。

在PowerPoint中，统一各页幻灯片使用范围的工具叫作“参考线”。预先使用“参考线”对各页幻灯片的使用范围进行统一设置之后，每页插入的形状、文本位置就不会杂乱无章了。其基本原则是，图形的左端与最左端的“参考线”对齐，图形的右端与最右端的“参考线”对齐。

一开始，幻灯片页面中只会显示横竖各一条“参考线”，但我们可以复制出新的“参考线”。我们在幻灯片页面中单击鼠标右键，在弹出的对话框中点击“网格线和参考线”，在弹出的下一级对话框中勾选“屏幕上显示绘图参考线”，然后点击“确定”，页面中就会显示横竖各一条“参考线”。“参考线”可以用鼠标任意拖动。另外，在按住Ctrl键的同时拖动“参考线”，就可以复制出新的“参考线”。

在拖动“参考线”的同时，会有数字显示，我们可以根据数字，并参考页面左边或上边的“标尺”调整“参考线”的位置。如果幻灯片的尺寸设定为A4的话，那么左右两端的“参考线”应设置在12.4，上端设置在5.0，下端设置在8.0。我们就在“参考线”框起来的这个区域内添加形状、图表、文本。

接下来，我们要用“参考线”来找到使用范围的中心。找到中心点，对于我们上下左右均匀地插入形状、图表非常有用。我们再纵向复制一条“参考线”，将其设置在0.0位置；横向复制一条“参考线”，设置在1.5位置。这两条“参考线”的交点，就是幻灯片使用范围的中心点。

原则044 用“大纲”功能添加Word中的内容

用“大纲”功能添加在Word中写好的内容" class="reference-link">用“大纲”功能添加在Word中写好的内容

在前一小节中，内容幻灯片的版式已经完成了。接下来，我们要把在第4章中为幻灯片编写的框架（“幻灯片标题”和“幻灯片副标题”）添加到PPT中来。PowerPoint带有支持添加Word内容的“大纲”功能。使用“大纲”功能，就可以把第4章编写的内容轻松添加到PPT中。

（1）将编写的框架复制到Word中

如果您之前编写PPT框架（“幻灯片标题”和“幻灯片副标题”）的时候使用的是Excel或记事本软件，那就需要把内容复制到Word软件中。记得“幻灯片标题”和“幻灯片副标题”要换行。然后使用Word中“引用”的“添加文字”功能，把“幻灯片标题”设置为“1级”，把“幻灯片副标题”设置为“2级”。最后，还要把Word中文字的字体设置成与PPT中一致的字体，然后保存文档。

（2）用PowerPoint打开Word文件

Word文档保存之后，打开PowerPoint，依次点击“开始”“新建幻灯片”“幻灯片（从大纲）”，选择之前保存的Word文件，然后点击“插入”，您就会看到“幻灯片标题”和“幻灯片副标题”插入幻灯片了。接下来用鼠标右键单击幻灯片页面，在弹出的对话框中选择“版式”，然后选择其中的“内容幻灯片”，该页面就变成了“内容幻灯片”的版式。对于PPT的大标题页，也可以用同样的方法变成“标题幻灯片”的版式。

此时，我们点击“视图”，选择“大纲视图”，就会显示下图中的画面，可以检查“幻灯片标题”和“幻灯片副标题”是否已经正确插入。

战略顾问的工作现场

在制作PPT的时候，使用“大纲视图”功能，可以对之前编辑的框架进行再次确认。有一次，我和公司的一位董事一同去客户公司商谈业务。结果他在出租车中，才打开要给客户演示的PPT审阅。要知道，这份PPT是助理给他制作的，之前他都没看过。他在去客户公司的路上才开始看，我心里有点担心，怕他无法熟悉PPT内容，没法很好地跟客户沟通。但我发现他在看PPT的时候，打开了“大纲视图”，把PPT的整体框架一览无余，所有标题和副标题都显示在大纲中。结果，他很快就熟悉了PPT，在和客户商谈的过程中也能侃侃而谈。由此可见，PowerPoint的“大纲视图”功能，对我们了解整个PPT的框架非常有帮助。