大原则

“强调”是提高图表易读性的利器

图表展示的信息中，有重要的，也有没那么重要的。对于图表中的重要信息，如果我们能够想办法把它强调出来的话，那么读者即使不看这一页的幻灯片副标题，也能根据我们强调的地方，理解这一页的主要内容和中心思想。关于强调的方法，常见的是用红色的矩形或椭圆形将重点内容框起来，但我觉得从视觉审美角度来说，这种方式不太美观。接下来我就教您既美观又清楚的强调方法。

强调的具体方法有：背景色、箭头、文本框等。从大的方面来看，强调可以分为两种：“范围强调”和“主张强调”。两种强调又各有多种方法可用。特别是“主张强调”，可分为强调增减趋势、强调差、追加说明三种方法。关于强调的种类和方法，我为大家总结了一张表格，请看下表。

原则123 个别数据通过“颜色”或“箭头”加以强调

使用颜色或箭头对个别数据进行强调" class="reference-link">使用颜色或箭头对个别数据进行强调

在图表中，想对某一个数据进行强调的时候，例如对多家公司的销售额进行比较，并且想突出自家公司销售额，有两种强调的方法。一种是改变自家公司图表的颜色，另一种是使用箭头。不管哪种方法，都要使用重点色。

（1）改变图表颜色

为了强调图表中的某一个数据，有些朋友喜欢用椭圆形将强调的数据框起来，像下面左图的例子那样。但是，这种方式令整个图表很不美观，所以我不推荐使用这种方法。正确的方法是改变特定图表的颜色，加以突出。具体操作方法是选中特定的图表，然后在“格式”中选择“形状填充”，将其改为合适的颜色。

也有的朋友虽然懂得通过改变颜色来强调某一个数据，但他为了突出这个数据，将其他数据的图表都换成了灰色。这种方法表面看起来更加突出重点数据，但其实也使其他数据的存在感变得微弱，容易让读者误认为其他数据不重要。所以，我认为在强调某个数据的同时，没有必要弱化其他数据。

（2）使用箭头

用一个箭头指向想要强调的数据，也可以突出其重要性。插入箭头的方法前面已经讲过，通过“插入”“形状”，就可以插入箭头形状了。下面左图中的例子是错误的强调方式，相比之下，右边使用箭头的例子更好。

原则124 通过突出“背景色”来强调多个数据

想要强调多个数据，可以突出这些数据的背景色" class="reference-link">想要强调多个数据，可以突出这些数据的背景色

要想在图表中强调多个数据，建议给这些数据添加重点色的背景。只强调一个数据的时候，可以通过改变该数据的颜色或添加箭头加以突出，但要强调多个数据的话，就需要把这些数据统一起来进行强调。于是，我们可以在这些数据的背景中添加一个有颜色的形状，告诉读者这是一个整体，也是我们想强调的地方。

带有颜色的背景形状的具体制作方法如下：点击“插入”“形状”“矩形”，从中选择合适的形状，并将其插入合适的位置，将想要强调的多个数据覆盖；然后点击“格式”“形状填充”，选择较浅的重点色为其涂色；再次点击“格式”“形状轮廓”“无轮廓”；最后一步，点击“开始”“排列”“置于底层”。带有颜色的背景就制作好了。

原则125 用“箭头”强调增减的趋势

趋势，用箭头强调" class="reference-link">趋势，用箭头强调

我们用图表展示信息，有的时候并不需要强调个别数据，而是想强调数据整体增加或减少的趋势。遇到这种情况，用箭头强调最合适。

强调增加趋势，用向上箭头；强调减少趋势，用向下箭头。读者看到箭头，立刻能理解我们想表达的意思。在下面的例子中，左图用椭圆形将增长迅速的部分框了起来，虽然也能引起读者的注意，但外观上看不太美观。而且，用这种方法并不能强调出增加或减少的趋势。右侧图中，使用了箭头进行强调，效果一目了然。

箭头的具体制作方法是：先点击“插入”“形状”，选择合适的箭头形状，插入适当的位置；再选中插入的箭头，点击“格式”“形状填充”，将箭头涂上重点色；最后点击“格式”“形状轮廓”“无轮廓”，消除箭头的外边框。

原则126 数据差通过“辅助线”和“箭头”进行强调

辅助线和箭头，让数据之间的差更加醒目" class="reference-link">辅助线和箭头，让数据之间的差更加醒目

使用纵向柱形图或横向柱形图来展示数据的时候，读者一般能够看出各个数据之间的差。如果我们想进一步强调数据之间的差，就可以将辅助线和箭头组合起来。下面的例子是对三家电信运营商用户数量进行的项目比较。假设制作PPT的人想突出au公司与docomo公司的差距，那么，左侧的例子就不能突出这个差距，让读者无法领会作者的真正意图。而右侧的例子在两家公司的数据图表中加入了辅助线和箭头，读者就明白是什么意思了，原来作者想强调两家公司的差距。

插入辅助线的具体方法是：点击“插入”“形状”“线条”，用鼠标右键点击插入的线条，在弹出的对话框中选择“设置形状格式”，然后在“实线”“短划线类型”中选择某种虚线。箭头的插入方法是：点击“插入”“形状”，在“线条”中选择“双箭头直线”，然后再通过“设置形状格式”调整箭头的粗细。

原则127 强调意图用“文字”表达

强调意图需要插入文本框，然后输入文字" class="reference-link">强调意图需要插入文本框，然后输入文字

对于图表中的数据，我们可以通过改变颜色、添加箭头等方式进行强调，但如果想进一步说明强调的意图，就需要加入文字说明了。只用图表难以表明的内容，如背景信息、原因、对数据的解释等，就需要添加文字说明。下面举几个具体的例子：

（1）背景信息：近年来，两家公司的销售额趋于接近。

（2）原因：东日本发生大地震，所以销售额急剧下降。

（3）对数据的解释：销售额迅速提高，因此需要雇用更多的

员工。

在下面的例子中，销售额迅速恢复的原因，需要加入文字说明。销售额开始恢复性上升的时间点，恰好是新商品投入市场的时间点。

▼健身中心案例：图表的强调

“我”想用图表来展示健身中心会员渐少的倾向。“我”把与去年同月相比的数值，制成了一张折线图。不过，只用折线图的话，并不能让读者特别意识到下降的趋势，所以，“我”要对这个趋势加以强调。通过下面左右两个例子的对比，大家一定能看出哪种的效果更好。

接下来，“我”要用横向柱形图展示有关健身体验的问卷调查结果。顾客不愿来体验健身的主要原因中，有三个是健身中心无法改变的，但也有两个原因是健身中心可以通过努力加以改变的。“我”要重点突出后两个可以改变的因素，即“体验健身需要收费”和“不知道健身器械的正确使用方法”。

最后两个原因分别位于第四、第五位，如果不加以强调的话，读者可能根本不会注意到。所以，“我”要通过改变背景颜色的方法突出这两个数据，还要把项目名称一并强调。

最后，为了向读者阐释清楚“我”强调最后两个数据的意图，“我”又插入了文本框，用文字对意图进行了说明。只通过改变图表颜色、添加背景色进行强调，读者并不清楚为什么要强调这些数据，所以“我”添加了说明文字：“健身中心可以解决的问题。”这样一来，读者即使不看幻灯片副标题，在图表中就能看清楚作者的意图。