57 发送电子邮件

Send an E-mail

早晨收发电子邮件的时间控制在5分钟以内

如今，电子邮件已经成为商务活动不可缺少的沟通工具。

但是，除了一小部分公司会在员工培训时教大家电子邮件的正确使用方法和写法，大部分人都没有专门学习过电子邮件的相关知识。很多人使用电子邮件的方法是明显错误的，或者至少是效率低下的。

掌握正确使用电子邮件的方法，每天至少可以帮我们节省30分钟以上的宝贵时间。下面我就详细为您介绍电子邮件的正确使用方法。

（1）早晨开始工作，第一件事不应该是收发邮件

很多朋友早晨上班的第一件事就是打开电脑收发电子邮件。但从科学时间管理术的角度来看，这是最浪费时间的一件事情。

一天当中，我们专注力最为集中的时间段就是早晨的两小时。在早晨这段黄金时间里，我们做了哪些工作，将决定这一天的整体工作成绩。

收发邮件，可以说是“最不需要专注力的工作”之一，在工作间隙的休息时间完全可以完成。如果一大早用30分钟来收发邮件，那将是非常可惜的损失。

不过，有些邮件是非常紧急的，所以我也不是说早晨就完全不许收发邮件。早晨，用于收发邮件的时间应该控制在5分钟之内。上班之后，前两小时应该集中于最重要的工作，在随后的小憩时间，花5分钟收发邮件就足够了。

（2）找一个时间统一收发邮件

根据我的观察，大部分人查看邮箱的次数太多了。有些朋友每隔30分钟甚至15分钟就检查一下自己的电子邮箱。而我会每隔三小时，检查一下邮箱，一天最多查看两三次。找一个时间集中收发邮件，既节省时间又不会打断自己的专注力。

除非您的主要工作就是收发邮件，或者知道今天会收到紧急邮件，否则一天之中绝对没有必要查看十次邮箱。

（3）收到邮件马上回复

有些朋友频繁地查看自己的邮箱，不让收件箱里有一封“未读邮件”，可他们回复邮件的速度却很慢，这是因为他们看了邮件也不马上回复，拖延到以后再回复。这样还不如压根就不看邮箱。

不马上回复邮件，而是“一会儿有时间再回”，到时，就不得不再重新打开邮件，时间就多花了不少。

我的原则是一封邮件不看第二回。打开一封未读邮件，看完立刻就回复。

（4）即使不能马上详细回复，也要立刻发一封确认邮件

如果我们收到一封邮件，要让对方等上24小时才收到我们的回复，那对方一定会认为我们的工作效率低下，甚至怀疑我们的工作态度。但有的时候，回复需要深思熟虑，查阅一些资料，或请示上级批准，不能马上给对方准确、详细的回复。

遇到这种情况的时候，至少应该立刻给对方发一封确认邮件，让对方知道我们已经收到邮件，并在认真考虑回复内容。比如“邮件已收到，保证三天之内给您具体回复”“请给我们一点考虑时间，明天中午之前一定给您答复”或“等我们负责人回来之后，我立刻请示他，然后给您准确答复”。这样，让对方做到心中有数，就不会“焦急”等待我们回复了。

电子邮件的最大缺点是发出去之后不知道对方读了没有。我们收到邮件之后，马上发一封确认邮件给对方，让对方知道我们已经看到了，对方也就放心了。

（5）珍惜对方的时间

很多人都觉得看邮件要花自己的时间，写邮件、发邮件也要花自己的时间，却很少考虑对方收发邮件也是要花时间的。也就是说，缺乏为对方考虑的意识。

拿我来说，我常会想：“对方急不急？”如果从邮件中看出对方很着急，我就会优先处理他的邮件。总之，就是要学会换位思考。当我给别人发了邮件，对方却迟迟不回复的时候，我也会很着急，而且有些工作也没法继续进行。所以，将心比心，我希望别人珍惜我的时间，我也会珍惜别人的时间。

只有时刻提醒自己“要珍惜别人的时间”，我们才可能和别人建立起相互尊重的关系。

（6）电子邮件和即时聊天工具搭配使用

工作上的联系方式除了电子邮件，还有即时聊天工具。

使用即时聊天工具，有很多好处。比如我发出的信息对方读没读、什么时间读的，我都可以得到反馈信息。但它的缺点是，在日本，使用即时聊天工具谈工作上的事情显得很不正式，正式的内容必须得通过电子邮件传送。

电子邮件和即时聊天工具，各有所长也各有所短，我们应该根据实际情况合理地搭配使用二者。正式的场合、内容就用电子邮件，不那么正式又比较着急的事情，可以使用即时聊天工具联系。总之，根据情况，随机应变，才能达到最佳的效果。

有太多人在收发邮件这项工作上浪费了数不清的时间。我希望这些朋友能够重视和学习电子邮件的正确使用方法，争取在最短的时间里，以最高的效率，和对方进行最有效的沟通。

顺便向大家透露一下，一天之中，我查看信箱、写回信、发邮件所花的时间，加在一起也不会超过10分钟。

电子邮件与即时聊天工具的优缺点