大原则

将规则应用在PPT中

到此为止，我们已经制定了排版、文字、箭头、形状、配色的规则。接下来要做的，就是把这些规则应用到PPT中。

在下图的案例中，左侧是没应用规则的案例，右侧是应用规则的案例。我们可以看到，左侧的两页幻灯片中，字体、字号、形状的种类和大小、配色都不统一，而且，形状的排列也不规则，因此看上去就给人一种杂乱无章的印象。右侧的两页幻灯片则正好相反，字体、字号、形状、配色都有统一的规则，排列非常整齐，自然会给读者留下一个清晰、易读的好印象。总而言之，按照统一规则制作的PPT，才更容易吸引读者的眼球。

要想把制定好的各种规则通通应用于PPT中，我们还有两个方便的工具，那就是“规则表”和“默认形状设置功能”。下面我将为大家具体讲解这两个工具的使用方法。

原则064 预先制作“规则表”，可以大大提高工作效率

规则表有利于同事之间共享规则" class="reference-link">规则表有利于同事之间共享规则

虽然制定了规则，但烦恼依然存在，比如“制定规则，却没人遵守”“规则太多，总会漏掉几条”……其背后的原因是遵守规则确实有点麻烦，规则本身也容易被忘记。所以，我建议大家把制作PPT的所有规则总结在一张“规则表”上。制作规则表，有以下三个好处：

（1）便于查询、参考。

（2）可以用来复制形状。

（3）便于和同事共享规则。

特别是“（3）便于和同事共享规则”，在工作中是非常重要的。如果只通过口头传达规则，第一要花费大量的时间，第二还容易传达错误。如果把所有规则总结在一张规则表上，以文件的形式发给团队里的每一位同事，效率和准确率就会高很多。

制作好的规则表，在全公司或部门内分享，那么，团队同伴在合作制作PPT的时候，就不用担心格式不统一的问题了。而且，因为制作的所有PPT都有统一的格式，在借鉴以前的PPT时，也可以将部分内容直接拷贝过来，而无须修改格式。这无疑大大提高了工作效率，节省了制作PPT的时间。

规则表要可供复制" class="reference-link">规则表要可供复制

如下图所示，规则表要具备条目（请参见第8章）、字体、形状、箭头、颜色、标题等要素，而且要总结在一页幻灯片里。尤其是条目、字体、形状、箭头，要能直接复制使用。在制作一份PPT的时候，我们要把规则表也打开，保证随时调用。另外，形状填充的颜色会根据PPT的不同而变化，所以，在制作一份新PPT之前，要把规则表中相应的颜色换成新PPT所需的颜色。

原则065 使用“默认格式”自动设置格式

为文本框、形状、线条设置“默认格式”" class="reference-link">为文本框、形状、线条设置“默认格式”

制作好规则表之后，如果我们不遵守，那之前设定的规则就失去了意义。我们可以把规则表中的格式预先在PPT中设置为默认格式，在制作新PPT的时候，默认格式就可以直接使用了。默认格式主要有以下三种：

接下来，我将以形状为例为大家讲解默认格式的设置方法，文本框、线条的默认格式设置方法和形状相同，大家可以举一反三。

用鼠标右键点击形状，将其“设置为默认形状”" class="reference-link">用鼠标右键点击形状，将其“设置为默认形状”

在设置默认形状之前，先要按照之前制定的规则制作一个形状。这一形状的填充颜色、轮廓、阴影、边距，文字的颜色、字体、字号、装饰、位置等，都要按照规则来设置。

范例形状制作好之后，用鼠标右键单击这个范例形状，在弹出的对话框中选择“设置为默认形状”。这样一来，可以反映既定规则的默认形状就设置好了。最后还要验证一下，点击“插入”“形状”，选择合适的形状插入，看插入的新形状是不是符合预先设置好的默认形状。

另外，设定为默认形状的格式，适用于任何形状，所以不需要为矩形、三角形、圆形等分别设置默认格式。而且，默认形状的设置只对当前文件有效，关闭这个文件，再打开一个PPT文件的时候，之前设置的默认形状就无效了，需要重新设置。