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PPT说明、演示的技巧
PPT打印好，分发给读者之后，就要进入说明阶段了。对PPT进行说明时，最重要的是“在规定时间内”传达自己的主张和根据。我想很多朋友都不善于在规定时间内完成对PPT的说明，不过只要您按照我介绍的方法进行说明，就可以很好地控制时间。
在对PPT进行说明的时候，一定要向听众说清楚“现在我介绍的是哪一页幻灯片”。让听众知道自己正在听的讲解处于PPT的哪个部分，才更有助于听众的理解。一定要防止解说者自顾自地讲解，完全不考虑听众的节奏。
我们在对PPT进行讲解之后，听众回去还会自行阅读PPT。为此，我们进行口头讲解的时候，一定要有再现性，让听众在自己读PPT的时候还能想起我们当初的讲解。所以，我们在讲解的时候不要添加PPT中没有的内容。当然，为了引起读者的兴趣，可以在说明的时候讲一些题外话，但无须展开详细讲解，只要把听众的兴趣激发出来，就应该适可而止了。
另外，在讲解PPT的时候，还可以用到PowerPoint自带的一些功能，让说明更加流畅。在这一节中我都会教您。
下面我们就来看一下说明时的一些注意事项。
原则144 给说明内容排个“优先顺序”
按照幻灯片标题、幻灯片副标题的顺序进行说明" class="reference-link">按照幻灯片标题、幻灯片副标题的顺序进行说明
在对PPT进行说明的过程中，为了最高效地利用有限的时间，我们应该给讲解的内容排一个先后顺序。优先讲的内容应该是幻灯片标题和副标题。PPT中每一页幻灯片标题都是必讲的，另外，可以根据需要选择讲解幻灯片副标题。然后，还要根据每页幻灯片分到的时间，决定是否讲解为幻灯片副标题提供依据的内容。在说明PPT的时候，结论一般是放在最后讲。总而言之，我们要思考如何让读者更容易理解，由此安排讲解的顺序。
可能很多朋友不善于在规定的时间里把一份PPT讲解完整。在逐条编写那章中，我讲过小标题的重要性（请参考原则080）。制作小标题，除了更便于读者理解之外，也可以帮我们讲解PPT。根据小标题来调整说明的内容和分配的时间，就能更好地把握节奏。在制作PPT的时候，我们给正文总结出若干小标题，在讲解的时候，如果这一页幻灯片的内容很重要，就要讲解到正文部分。如果这一页的内容没那么重要，只需讲解到小标题层面就可以了，最多把需要强调的地方捎带解说一句就够了。有了小标题，在讲解的时候我们就能掌控时间。
下面举一个具体例子，假设讲解PPT的时间有限，幻灯片1只讲解到强调部分（4），主要讲东京奥运会在硬件设施方面的问题点。幻灯片2只讲了解决方案的方向性，所以只讲解到（3）的小标题层面即可。
原则145 强调当前页码，集中听众注意力
“现在我要讲的是第×页。”" class="reference-link">“现在我要讲的是第×页。”
一般情况下，我们在对PPT进行说明的时候，PPT的打印版应该事先已经发到听众手中了。我们每讲解一页的时候，都要提醒听众：“现在我要讲的是第×页。”通过这种方式集中听众的注意力，可以预防听众不知道讲到了哪里的情况的发生。但把资料发到听众手中，也会遇到一些问题，比如有的听众不听我们的讲解，自行阅读资料，这样一来，听众有可能错过重要的讲解内容。为了防止这种情况的发生，提醒听众当前讲解的页码就是一个不错的方法。具体方法如下：
“首先，请大家翻开第二页，这是今天我要讲解的内容摘要。”
“接下来请大家看第三页，这页幻灯片展示的是本公司过去5年间销售额的变化情况。”
“然后请翻开第四页，这里是本公司主要竞争对手过去5年间的销售额变化情况。”
我们提示了当前页码之后，听众一般都会翻到那一页，注意力跟上我们的节奏。另外，在介绍幻灯片的具体内容时，最好也指明具体位置，如“正数第二行”“右数第二列”等。听到我们的具体指示后，听众一般会把目光移向相应的位置，而且注意力相当集中。
▼健身中心案例：PPT的说明
下面是“我”为听众讲解一页幻灯片的顺序：（1）告诉大家页码；（2）说明幻灯片标题和副标题；（3）把“我”想让听众看的地方指出来。
（1）“请大家看第九页。”
（2）“在这里，我计算了实施各种促销方案的预计揽客人数。免费私人教练体验课无论在吸引的体验人数方面还是正式入会人数方面，预计都比分发免费体验宣传单多。”
（3）“请看表格中正数第二行‘免费私人教练体验课’中的左数第二列‘体验人数’。预计免费私人教练体验课能够吸引到的体验人数比另外两种促销方案都多。”
原则146 瞬间“放映幻灯片”的技巧
通过快捷键Shift+F5，瞬间放映幻灯片" class="reference-link">通过快捷键Shift+F5，瞬间放映幻灯片
前面介绍的说明技巧，更适用于会议等听众人数不多的情况。在大礼堂、阶梯教室等大场合面向众多听众进行讲解的时候，除了PPT内容要过硬之外，还有一点不容忽视，那就是讲解时的一举一动。这一小节，我不讲PPT本身，而是讲一讲说明PPT时的一些小细节。精通PowerPoint自带的一些快捷功能，在讲解的时候可以让我们显得更熟练、更可信。
在放映幻灯片的时候，很多人都会点击PPT页面右下角的“幻灯片放映”命令。用鼠标点击命令要花一点时间，虽然时间很短，但总要停顿一下，容易影响听众的注意力，打乱他们的思维节奏。但如果您会使用快捷键的话，就可以瞬间把幻灯片调到放映模式。
放映幻灯片的快捷键是F5。但是，不管当前位于PPT的哪一页，只要按下F5，就会从PPT的第一页开始放映。我在听讲座的时候，常会遇到这样的情况。讲师正在给我们讲解PPT中的某一页幻灯片（不是第一页），他想切换到放映模式，结果按下F5后，虽然进入了放映模式，却是从PPT第一页开始的。讲师不得不手忙脚乱地迅速翻页，翻到自己刚才讲的那一页。为了防止这种情况的发生，您可以按Shift+F5，这样不仅可以快速切换到放映模式，屏幕显示的还是您刚才讲的那一页。
原则147 用B或W键来唤醒听众的注意力
用B或W键来唤醒听众的注意力" class="reference-link">用B或W键来唤醒听众的注意力
在对PPT进行演示的过程中，有时需要让听众的视线暂时离开屏幕，把注意力都集中到演示者的身上来。这个时候，我们可以按B键。在幻灯片的放映模式中按下B键之后，幻灯片画面就消失了，屏幕变成一片漆黑（Black Out）。这时，听众的注意力就会从屏幕上移开，专注地听演示者讲话。再按一次B键，又会回到原来的画面。
但是，如果会场使用投影仪播放PPT，那么室内环境会比较暗，再通过B键让屏幕变黑，室内就会显得更暗。这种情况下，可以按W键，显示白画面（White Out）。再按一次W，又会返回原来的画面。
熟练使用这些快捷键，不仅可以在演示的时候更好地引导听众，还能让听众感觉演示者是一个PPT高手，从而产生更加信赖甚至佩服的感受。
原则148 瞬间“跳”到想演示的页面
“页码+Enter”可以实现精准跳页" class="reference-link">“页码+Enter”可以实现精准跳页
在演示幻灯片的时候，偶尔我们需要跳回到前面的某一页再次讲解其中的内容。常见的操作方式是先退出放映模式，在标准显示模式下找到那一页，然后再切换到放映模式。这种方法显得很笨拙。
其实，有快捷键可以瞬间实现精准跳页，就是“页码+Enter”。不过，这样操作的前提是手头必须有一份打印好的PPT，能够迅速查询到自己想跳到的页码。
另外，2016年以后的PowerPoint版本，还可以通过快捷键G让画面显示所有幻灯片的一览，然后在其中选择想要演示的页面。这种方法也不错。
原则149 隐藏桌面的图标
演示PPT的时候，暂时隐藏电脑桌面的图标" class="reference-link">演示PPT的时候，暂时隐藏电脑桌面的图标
我们在操作电脑演示PPT的时候，难免会让听众看到电脑桌面上的内容。如果桌面图标很乱的话，会给听众带来不好的印象，听众会想：“这个人不善于管理文件。”这就要求我们在平时养成整理电脑桌面的习惯。不过还有一个办法，就是在演示PPT的时候，暂时把桌面的图标隐藏起来。具体操作方法如下：
原则150 通过“超链接”，跳转到其他文件
在PPT中添加超链接，随时转到其他文件" class="reference-link">在PPT中添加超链接，随时转到其他文件
我们在演示PPT的过程中，有时需要打开Excel、Word或视频等其他类型的文件。很多人的做法是暂时把PPT最小化，然后再点开另外的文件。这样做就打乱了演示的节奏，并不是明智之举。
我们可以使用PowerPoint的超链接功能，在演示过程中快速切换到其他文件。事先在PPT中需要的地方添加一个Excel或视频文件的超链接图标，只要用鼠标点击这个图标，就可以直接打开相应的文件，而不用将PPT文件最小化。
在PPT文件中添加超链接的操作方法如下所示：
