4.懂得运用[Alt]键，就懂得运用Excel

接下来要介绍的是搭配“Alt”键使用的快捷键，不过在此先说明一下“Alt”键的使用方法。“Alt”键是比“Ctrl”键更频繁使用到的按键。如果各位能够熟习“Alt”键功能的话，相信一定能够大幅减少鼠标的操作。

首先，再次确认一下“Alt”键的位置吧。如图3-16所示，“Alt”键位于键盘的左下方。

搭配“Ctrl”使用的快捷键，通常都是同时按住“Ctrl”和其他按键，不过搭配“Alt”使用的快捷键，却很少需要同时按其他按键，而是像“Alt”“H”“H”这样依序完成操作。

图3-16“Alt”键位于键盘的左下方

｜1｜[Alt]键是功能区的快捷键

现在，请像图3-17一样，按按看“Alt”键吧。按下去之后会看到，在“常用”“插入”等索引标签处，出现了“H”“N”等英文字母。这些英文字母代表的是打开那些功能区所需按的按键。

举例来说，“常用”的索引标签处显示的是“H”，所以就按按看“H”键。按下去之后，就会像图3-18一样，打开“常用”的功能区，而且每个功能旁边都会显示出对应的按键。

接下来，如果想把单元格填上背景色彩的话，就单击“填满色彩”按钮旁显示的“H”键。

图3-17 试着按按看“Alt”键吧

图3-18 进入索引标签内的工作区

按下去之后，就会出现图3-19中的色彩选单，接着用箭头键选择想选的颜色后，再按“Enter”键。这样就完成背景色彩的设定了。比起用鼠标点“常用”，再选“填满色彩”的“▼”等操作，用“Alt”“H”“H”设定背景色彩显然快速多了。

图3-19 再进入下个步骤

只要像这样按下“Alt”键，页面上就会依序出现提示，告诉我们接下来该按哪个键，才能完成操作。这个功能就叫作“按键提示”，能够显示按键提示就是“Alt”键的方便之处。和“Ctrl”键不同的是，搭配“Alt”的快捷键记不住按键组合也没关系。因为只要先按“Alt”再按“H”，然后根据所显示的英文数字按下目的按键即可。在反复操作的过程中，自然而然会记住哪些功能该按哪个键，因此也不需要勉强记忆。

｜2｜与格式相关的[Alt]快捷键

在搭配“Alt”键使用的快捷键中，我希望各位至少把以下三组与格式有关的快捷键熟记起来。

分别是变更背景色彩的“Alt”“H”“H”，变更文字色彩的“Alt”“H”“F”“C”和变更字体的“Alt”“H”“F”“F”。其他虽然还有很多功能，但请至少把这三组快捷键记起来。

图3-20 活用Alt键美化表格的快捷键

｜3｜靠右对齐的快捷键（[Alt][H][A][R]）

第一章曾介绍文字靠左对齐、数字靠右对齐的原则，而单元格中的文字或数字配置，同样可以使用“Alt”键来完成。靠右对齐是“Alt”“H”“A”“R”，靠左对齐是“Alt”“H”“A”“L”。请用联想的方式记忆，靠右对齐就是“Right”的“R”，靠左对齐就是“Left”的“L”。

图3-21 靠右对齐的快捷键

｜4｜组成群组的快捷键（[Shift]+[Alt]+[→]）

想把不需要显示的单元格隐藏起来时，可以使用组成群组的功能，快捷键是先点选欲隐藏的行（栏）的行号（栏名），然后同时按住“Shift”和“Alt”，再按下箭头键的“→”。此处要注意的是必须同时按住“Alt”键。如欲取消群组时，则先点选群组化的行（栏）的行号（栏名），再按“Shift”+“Alt”+“←”。

同样的操作方式，也可以先点选单元格，再把行或栏组成群组或取消群组。如图3-22所示，当页面上跳出“组成群组”的对话框后，如果要组成群组的是行就按“R”，栏就按“C”，然后再按“Enter”键即可。

图3-22 隐藏行（栏）的“组成群组”快捷键

｜5｜追踪的快捷键

检查算式的前导参照或从属参照时，可以使用追踪的功能。追踪的操作方式已在第二章详细说明，不过因为这个功能很常用到，所以这里再复习一次吧。

追踪前导参照的快捷键是“Alt”“M”“P”，追踪从属参照是“Alt”“M”“D”，移除箭头是“Alt”“M”“A”“A”。这三组快捷键非常重要，请务必牢记在心。检查时，记得用快捷键迅速弹出这个功能，好提高计算的准确度。

图3-23 追踪的快捷键

｜6｜折线图的快捷键（[Alt][N][N]）

如同在第二章提到的，运用折线图来检查数字的推移，比较容易发现错误。而此处的折线图，也可以用快捷键来完成。

如图3-24所示，先把要观察数字推移的单元格选起来，接着依序按“Alt”“N”“N”键，最后再按“Enter”键。如此一来，即可用绘制出来的折线图，确认数字的变动。

图3-24 折线图的快捷键

｜7｜[复制格式]的快捷键（[Alt][H][V][S]）

说到最常使用的快捷键，我想应该就属“复制粘贴”的“Ctrl”+“C”和“Ctrl”+“V”了，不过复制粘贴其实也有很多种类型。复制的数据不仅可以直接粘贴，还可以选择粘贴的形式。这是使用相当频繁的功能。

假设现在刚设定完图3-25中“销货收入”行的背景色，接下来要让“费用”行也套用和“销货收入”相同的背景色。此时，如果把“销货收入”的范围复制起来，直接粘贴在“费用”的范围，就会连算式一起粘贴，导致整行的数字都被改掉。因此，如果只想把背景色等格式复制到“费用”行的话，就必须使用“复制格式”的功能。

不过要如何使用快捷键复制格式呢？首先，在“销货收入”行上点选完成背景色设定的单元格，然后按“Ctrl”+“C”键复制。接着选取“费用”行上欲粘贴格式的范围，依序按下“Alt”“H”“V”“S”键。如此一来，页面上就会跳出“选择性粘贴”的对话框。其中有一个选项是“格式（T）”，于是按下“T”键选择“格式”，然后按“Enter”。这样就可以只复制“销货收入”的格式到“费用”行上了。

用这种方式选择性粘贴的情况所在多有，有时是只复制算式而不复制格式，有时是只复制数字而不复制算式，通常碰到这种情况，只要依序按“Alt”“H”“V”“S”，弹出“选择性粘贴”的对话框，就可以选择要以什么形式粘贴。

此外，当然也可以不经由“选择性粘贴”的对话框，而是直接选择粘贴的方式。例如，只粘贴格式的话，就是“Alt”

图3-25 只复制格式的快捷键

“H”“V”“R”；只粘贴算式的话，就是“Alt”“H”“V”“F”。只要按到“Alt”“H”“V”的阶段，就会显示出与各种粘贴方式对应的按键，因此刚开始还不熟悉时，可以一边看着按键提示，一边确认粘贴的形式，再按下所需的功能即可。

专栏　Mac的Excel

本书是以Windows版的Excel为前提进行解说。Windows和Mac的Excel，最大的差别就是快捷键。

第一章　和第二章说明的格式或计算检查等内容，几乎可以全部适用于Mac。不过Mac的Excel快捷键却与Windows相差甚远，甚至有些功能还没有快捷键。考虑到这一点，若目的是使用Excel的话，我认为操作系统还是选择Windows比较好。附带一提，投资银行的人全都使用Windows。

｜8｜储存文件和关闭文件的快捷键

储存文件或关闭文件也可以利用快捷键来完成。

第二章曾提到，存档时一定要“另存新文件”，不过“另存新文件”的对话框，也可以用“Alt”“F”“A”键来打开。或者是按“F12”键也有同样的功能。请依据个人使用习惯，记住操作上较为顺手的方法吧。

储存文件的快捷键是“Ctrl”+“S”。虽然基本上建议以另存新文件为主，但如果是很简单的计算的话，用储存文件的方式覆盖旧文件也没关系。

关闭文件的快捷键有两种类型。关闭单一的Excel文件可使用“Ctrl”+“W”键。

如果同时开启多个Excel文件，想要一次关闭时，可按“Alt”“F”“X”。如此一来，即可关闭所有文件，并结束Excel的运作。

图3-26 储存文件和关闭文件的快捷键