大原则

逐条编写，有自己的“制作方法”

在本章的最后，我要给大家介绍逐条编写在制作过程中的一些小方法、小窍门。在逐条编写的时候，每个条目前面的符号不要手动输入，要自动生成。否则的话，一个条目在换行之后，第二行的文字就会和第一行的符号对齐。另外，我还发现有的朋友在逐条编写的时候，条目开头的位置没有对齐，显得不够整齐。其实，PowerPoint为我们准备了很多方便又实用的指令，熟练掌握这些指令的使用方法，逐条编写将非常轻松。

在逐条编写的时候，我们还要学会发挥“小标题”的作用。给每个条目编写一个小标题，可以让读者一眼就看清各个条目的大致内容，从而极大地减轻了读者的阅读负担。

原则076 条目符号自动生成

文本框+“项目符号”指令" class="reference-link">文本框+“项目符号”指令

使用逐条编写的方式，先从插入文本框开始。插入文本框之后，点击“开始”菜单中的“项目符号”，文本框就变成了逐条编写模式。在逐条编写模式下，只要我们在文本框中输入文字，文字前面就会自动出现一个符号，没有必要手动输入了。

用Tab键进行分层" class="reference-link">用Tab键进行分层

接下来我教您快速为条目分层。通过鼠标点击“开始”“提高列表级别”可以制作下一层条目，但是我教您的是另一种便捷方法——使用Tab键。一开始，我们先不管分层，只把所有层级的条目都平行地输入进去。全部条目都输入完之后，我们把光标放在需要缩进的下层条目最前面，如果有多个条目的话，可拖动光标选中这几个条目。然后点击Tab键，即可实现下层条目向右缩进。反过来，选中条目，然后按Shift+Tab，就可以实现条目向左缩进，即上升一个层级。

所有条目都输入之后，如果想调整条目的顺序，可以先选中目标条目，然后按Alt+Shift+↓，就可以将目标条目向下移动；按Alt+Shift+↑，则向上移动。这些组合快捷键在Word软件中也通用，所以记住这些组合快捷键的用法，将给我们的工作带来极大的便利。

原则077 设定“项目符号”

使用自定义，设定个性化项目符号" class="reference-link">使用自定义，设定个性化项目符号

在为条目分层的时候，我们可以通过自定义，设定个性化的项目符号。通过项目符号和缩进区分条目的层级，能让读者对内容的分层一目了然。

（1）首先选中想要变更项目符号的条目；（2）点击“开始”；（3）点击“项目符号”旁的下拉菜单；（4）在下拉菜单中点击“项目符号和编号”

（5）点击“自定义”

在这个界面就可以选择自己想用的项目符号，但如果要使用我推荐的那套项目符号（请参见第248页）的话，需要进行如下设定。

（6）在“字符代码”中输入想要的符号的代码。第二层条目的符号如果使用“—”的话，需要输入“2014”。第三层条目的符号如果使用“○”的话，请输入“25E6”（因为第一层的项目符号“·”是默认的，所以在这里不需要进行设置）；（7）最后点击“确定”就设定完毕了

原则078 使用“标尺”调整条目的位置

使用“标尺”确定条目的位置" class="reference-link">使用“标尺”确定条目的位置

使用PowerPoint中的标尺功能，可以调整项目符号的位置、句首的位置等。另外，各个层级缩进多少距离，也可以通过“标尺”功能统一设定。

（3）点击已经输入条目的文本框，标尺上就会出现悬挂缩进符（两个相对的小三角形和下方的小矩形）。拖动小三角形，就可以调整项目符号、句首的位置

另外要说明一下，在这里设定的位置关系，不会带到新创建的文件中。但如果每次制作新PPT的时候都要重新设定位置关系的话，就太麻烦了。所以，我建议大家把逐条编写设定好的规则复制下来，以便新建文件的时候，直接粘贴过来使用。

再有，使用Tab键可以改变段落，但不能改变项目符号。所以，各段落的项目符号建议使用复制、粘贴来制作。

原则079 条目之间的行间距设定

文字块之间要留出适当的间距" class="reference-link">文字块之间要留出适当的间距

设置条目的间距也有一定的规则和技巧。通过调整行间距，可以将条目内容加以区分，分出明显的“文字块”。请看下面的案例，左图中，第一个文字块（第一层第一条目和第二层两个条目）与第二个文字块（第一层第二条目和第二层两个条目）之间的距离太近，不便于读者阅读理解。通过调整两个文字块的间距之后，得到右图效果，看起来是不是清晰多了？

在调整行间距的时候，有的朋友喜欢使用换行的方式（按回车键），但空一行的距离，又显得太远了一点。所以，我建议用其他方法调整到合适的行间距。

（1）选中想要调整行间距的文字；（2）点击“开始”；（3）点击“行距”；（4）点击“行距选项”

（5）将“段前”选项框中的数字设置成“6磅”或“12磅”；（6）点击“确定”就设置好了

（7）确认行间距是否设置成功

原则080 用“小标题”弥补逐条编写的弱点

小标题让条目看起来更简洁易懂" class="reference-link">小标题让条目看起来更简洁易懂

使用逐条编写的方式，每个条目已经是单句，与长文章相比更好读、好懂。但再短的句子也是句子，还是需要花时间阅读的。为了克服逐条编写的这个弱点，我们可以把每个条目概括成一个小标题，那样就可以真正做到一目了然了。

这里所说的小标题，就相当于每个条目的高度概括。条目有了小标题之后，读者就可以迅速理解各个条目的大致内容。看到小标题之后，读者如果觉得这个条目可以进一步阅读，自然会看后面的内容；如果读者判断这个条目没必要阅读，也就不会花时间看后面的内容了。这样一来，就大大减轻了读者阅读PPT的负担，使阅读更有针对性。

请看下面的案例，在左侧的幻灯片中，使用常规的逐条编写，说明了本期销售额降低的原因。而右侧的例子为每一个条目总结出了一个小标题，让读者一眼就看出销售额减少的原因。

在前面的案例中，每一个条目都是由“原因”和“数字”构成，我们把原因单独拿出来，作为条目的小标题。以第一个条目为例，“质量问题”是原因，“减少200亿日元”是数字，所以把“质量问题”作为小标题，“-200亿日元”作为内容。

用形状将小标题框起来" class="reference-link">用形状将小标题框起来

在制作小标题的时候，我们还需要插入形状。在这个案例中我们选择使用常规矩形，其他PPT可以根据内容需要使用圆角矩形。

（1）点击“插入”“形状”“矩形”

（2）插入适合小标题的矩形。然后用复制、粘贴功能，纵向粘贴多个矩形。再将这几个矩形对齐、平均分布

（3）为输入文字，我们插入文本框。点击“插入”“文本框”，选择“绘制横排文本框”

（4）拖动鼠标，在合适位置插入大小合适的文本框。然后用复制、粘贴功能，纵向粘贴多个文本框，并将文本框对齐、平均分布

接下来就在矩形和文本框中分别输入相应的内容。在矩形中输入文字的时候，不必再插入文本框，直接输入即可。矩形中还要填充颜色，以使其更加醒目。关于颜色的选择方法，请参考原则060。

▼健身中心案例：小标题与逐条编写

“我”在制作促销策划书的时候，想出了三个促销方案。“我”要把这三个方案放入“解决方案”幻灯片，并决定使用逐条编写的方式。一开始，“我”用常规的逐条编写方式，以单句的形式输入三个方案：“分发免费体验宣传单”“免费私人教练体验课”“会员的朋友可享受免费体验”。

通过逐条编写制作完成之后，“我”发现每个条目都是文字，读起来还是要花些时间，而从看到一堆文字开始，阅读意愿就明显下降了。这份PPT是写给部长看的，部长十分忙碌，没有太多时间仔细阅读，所以必须让PPT变得更加简洁易读。于是，“我”决定用小标题概括每一个条目。“我”把方案的名称当作小标题，放在矩形中，后面的内容是对方案名称的简要说明。这样一来，先用小标题吸引部长的目光，他觉得方案可行，自然就会看后面的详细介绍。