6.增加使用Excel的机会

接下来要探讨的重点是，为了提升Excel的计算速度，我们如何增加Excel的作业量。

第二章也曾提到，由于Excel的作业很容易越做越复杂，因此尽量把作业都交给同一个人完成，会是比较有效率的做法。因为多人使用同一个Excel文件，很容易搞不清楚谁改了什么地方。所以为了增加使用Excel的机会，担任Excel的负责人是最有效的方式。我希望各位能够积极争取担任负责人的机会。

在专为大学生举办的Excel讲座中，我向来都会建议学生：“进入社会以后，请成为负责用Excel计算数字的人。”

许多大学生都期望“进入社会以后，想投入到新产品和新服务的企划工作中”，但刚从大学毕业的新人，即使提出新产品和新服务的企划案，也很难说服公司采纳。很有可能才刚说完“这项新产品和新服务能够取悦很多使用者”，就被经验丰富的上司以一句“年轻人懂什么”驳回。

图3-32 提升Excel作业速度的要诀

然而，数字这种东西却很公平，即使本身缺乏经验，但光是在企划中带入数字就能平添许多说服力。举例来说，若能提出“通过这项企划案，一年可以取得3，000万元的净利，最坏的情况也顶多亏损200万元而已”，应该就能替该企划案增加不少说服力吧。我认为越是缺乏经验的年轻人，越应该把握这种用数字替自己说话的机会。

增加使用Excel的机会还有一个方法，就是不要使用计算器。即使是很简单的计算，也请养成用Excel而非计算器的习惯，好借此精进使用Excel的技巧。

我会建议不要使用计算器，其实还有别的理由。一是因为计算器无法清楚显示计算的过程，万一中间算错了，也不容易发现。Excel因为可以看见计算过程，所以就算中间算错了也比较容易发现，同时也能在事后变更计算的条件。

相对于此，计算器的计算只有本人看得见。如果是Excel的话，只要把操作用的计算机连接到会议室的屏幕上，就能投影给团队全员看。而且尽量公开计算的过程，也比较容易针对数字进行讨论。

如果想要使用Excel，但工作上很少有机会的话，或许在公司内部举办Excel读书会也是一个不错的方法。我在举办企业训练课程时，大部分的时候都会安排两天的行程。第一天全部用来进行Excel研习，学习基本的知识和技术。然后隔一到两周后，再在第二天的训练课程上，让参加者各自决定目标企业，用Excel仿真该企业未来的销货收入、费用和净利，并在最后向团队成员发表结果。目标企业并无任何限制，可以是自己有兴趣的企业，也可以是自己所在的公司。

在过去举办的讲座中，我也曾以“世界杯的收益预测”为题目。毕竟有很多人对Excel十分排斥，所以设定有趣一点的题目，能够提高参加者的兴致。

很多人会对Excel心生排斥，都是因为不曾按部就班地完成一份Excel文件。因此，讲座的第一天都会安排Excel学习，并且让学员在印象最深刻的时候独自完成Excel。学员经由这样的过程，发现：“原来我也可以很好地完成Excel文件啊！”从而便可产生信心。

此外，Excel读书会也是一个很好的机会，可以观摩团队成员制作的Excel。看看其他人做的Excel，对自己非常有帮助。虽然每个人在做Excel时可能会有不同的习惯，但互相查看对方的Excel也是一个矫正坏习惯的机会。

举办完讲座或读书会后，我常听到像这样的评价：“团队的格式统一以后，看其他人做的Excel也不再那么有压力了。”或是：“Excel变得容易阅读后，因为看得懂哪些部分在计算什么，所以现在很快就能进入内容（分析结果等）的讨论。”

“在公司内部贯彻Excel基本原则很重要”，若团队全员能够达成这样的共识，自然而然会产生要坚守这项原则的意识。如此一来，团队整体的Excel水平便可大幅提升。

专栏　投资银行的工作量到底有多少？

本章的主题虽然是“增加使用Excel的机会”，不过我在这里要提一下投资银行的工作量。在某场专为大学生举办的Excel讲座上，曾经有参加者问我：“外商投资银行的工作量大概有多少呢？”由于繁忙的程度取决于是否有企业并购案等业务，因此不能一概而论，不过即使如此，我想应该还是可以归类为相当忙碌的行业。

以我为例，我当时每天都工作到深夜一点左右。在我的记忆中，如果每天都工作到凌晨三点的话，就会觉得：“最近还真忙”；反之，如果在深夜十二点左右离开办公室的话，就会感受到周围不断投射“那家伙最近很闲吗”的视线过来。

另外，我还记得刚进公司的第一年，除了元旦以外，我每天都到公司报到，连周末也不例外。除夕那天也工作到深夜（令人吃惊的是，除了我以外还有几个人也在办公室加班）。由于平常总是工作到深夜，因此根本没时间在家看电视。除夕那天深夜回到家，打开电视后，电视上正在播放搞笑节目，但我完全不认识那个搞笑艺人，所以我到了除夕才知道：“原来今年受欢迎的是这样的艺人啊。”这就是我在投资银行工作的第一年。

我听说在雷曼事件后，工作已经比以前轻松许多了，不过我想应该还是很忙吧。然后由于那份工作必须花很多时间在Excel的作业上，因此能够记住多少Excel快捷键来提升作业速度，将大幅影响睡眠时间，所以大家才都拼死拼活地想要记住快捷键。