3.检查工作非常重要

接下来，就介绍检查方法吧。无论多么小心，计算都有可能会出错。错误是不可能完全避免的。但我们可以在这样的前提之下，学习一些有效的检查方式。

检查Excel计算有三个重点。

第一个重点是每计算一次就要检查一次。如果心态上一直拖延，觉得“做完一个段落再一起检查就好了”，最后通常会不了了之，而且也搞不清楚前一次检查到哪里了，所以请养成每计算一次就检查一次的习惯。

第二个重点是所有的单元格都要检查。因为在Excel的表格中，所有的数字都有关联，其中只要有任何一个地方出错，就会影响到最后的结果。如果因为太过轻视，认为“只要检查一半就差不多了吧”，结果没检查到的地方却有错误的话，就会导致误算。所以请一定要把所有的单元格都检查到。Excel的工作就是必须要这么仔细才行。

最后一个重点是花在检查上的时间。如果彻底遵守前面提到的两个重点，花在检查上的时间就会跟计算的时间相差无几。各位在操作Excel的时候，如果觉得“计算的检查工作怎么这么快就完成了？”，这代表检查得还不够彻底，必须特别注意。“计算的时间”=“检查计算的时间”，这一点请千万牢记在心里。

接下来，就让我们来了解一下计算的检查方法吧。

｜1｜F2键

检查数字的方法之一，就是按“F2”键。我想这个方法应该也有不少人知道，先点选有算式的单元格，再单击“F2”键，就可以知道计算的内容。若是手动输入的单元格，则不会显示算式，所以可以借此确认是否为手动输入。

图2-8是在“G4”的单元格单击“F2”键以后出现的页面。这样一按就可以看出，G4的数字是由G5×G7所得的结果。如此一来便能很清楚地知道，这道算式参照的是哪些单元格，对于算式的检查工作来说非常方便。

图2-8 用“F2”键检查算式

顺带一提，投资银行因为一年到头都在使用Excel，所以按“F2”的次数也特别多。如果一天需要按“F2”上百次，难免会有几次不小心压到隔壁的“F1”。按到“F1”的时候，页面会跳出图2-9中的说明窗格。如果动不动就跳出这个页面，一来会让人觉得很烦，二来每次都要关闭窗口也很麻烦。

因此，很多投资银行的菜鸟会做一件事，就是把“F1”键从键盘上拔下来，这样一来就算按偏了，也不会动不动就跳出说明窗格。如果觉得一直按到“F1”键跳出说明窗格很碍事的话，不妨试一试这个方法吧。

图2-9 不小心按到F1就会出现这个页面

｜2｜追踪功能

在检查计算的时候，比起单击“F2”我更常使用另一个功能，那就是“追踪”功能。接下来，就用图表来说明何谓追踪功能。

追踪可分为追踪前导参照和追踪从属参照两种。追踪前导参照是用箭头标示出某单元格的计算中参照了哪些单元格。比方说，当我们想知道图2-10中，第2年销货收入的计算（单元格“G4”）使用的是哪些单元格的数字时，参照的功能就能派上用场了。以这个例子来说，使用到的单元格就是销货数量“G5”和单价“G7”。

这个功能最方便的地方是，可以同时显示多个算式的前导参照。例如图2-10就同时显示了第一年的销货收入（单元格“F4”）、第2年的销货收入（单元格“G4”）和第3年的销货收入（单元格“H4”）这三个算式的前导参照。

图2-10 追踪功能

如图所示，当我们把这些计算公式相同的算式，用追踪前导参照的功能放在一起比较时，很容易就能找出产生误算的部分。例如在图2-11中，只要和第1年及第2年的费用前导参照互相比较，就可以看出第3年的费用（单元格“H8”）计算中遗漏了“租金”这个项目。

图2-11 追踪功能非常方便的理由

关于追踪的操作步骤，请参考图2-13和图2-14。

我经常有机会浏览其他人的Excel，大家都习惯使用“F2”键检查算式，所以算式本身通常没什么大问题。比起这个部分，参照的单元格反而更容易出错。因为用“复制粘贴”这个功能时，参照来源可能一不小心就跑掉了。一般在操作上很容易犯这种错误，所以务必格外当心。

由于单击“F2”键只能显示单一算式的内容，无法横向比较，因此即使参照来源跑掉了也不太容易发现。不过，如果在计算公式相同的算式旁标上追踪箭头，比较之下很容易就能发现错误的地方。这是追踪功能的一大优点，既能一目了然又方便操作。

另外，追踪功能也能帮助我们检查从属参照的单元格，这也是单击“F2”键没有的功能之一。

图2-12是一张用“单价×销货数量”计算销货收入的表格。当我们想确认“B4”的单价数字是否被包含在销货收入的算式中时，只要点选“B4”的单元格，再标上从属参照的追踪箭头即可。如此一来，我们就可以看出“B4”的数字被包含在每一道销货收入的算式中。

像这样标示追踪箭头，即可利用图像来检查算式，非常简单易懂。追踪是检查计算时频繁使用到的功能，因此也请牢记此功能的快捷键吧。把快捷键牢记起来，就可以省略掉按鼠标标示追踪箭头等一连串麻烦的程序了。

图2-12 使用追踪功能，计算过程一目了然

专栏　只要会使用追踪功能，就能独当一面

虽然很少有人知道这个追踪功能，但这真的是一个很重要的功能。在投资银行，刚入职的新进员工会在员工训练时学习追踪的功能。顺带一提，在严格的员工训练过程中，我发现有人趁着休息时间用追踪箭头作画取乐。这是很不容易的技术，各位不妨也试试看。

图2-13 追踪前导参照的方法

图2-14 追踪从属参照的方法

图2-15 移除追踪箭头的方法

顺带一提，我在Excel讲座的第一堂课，虽然会以格式和计算检查工作为重点，但我一定会在一开始就强调：“不必硬背快捷键。”理由是与其一个劲地死背快捷键，拼命加快计算速度，我宁可大家更重视基本的格式或计算的检查工作。因为就算计算速度再快，最后完成的Excel如果太难看或错误百出，也没有任何意义。

不过，追踪的快捷键是我在介绍时，唯一会强调“请务必牢记”的快捷键，因为它就是在计算检查时不可或缺的重要功能。

那么，追踪的快捷键是什么呢？追踪前导参照是“A l t”“M”“P”，追踪从属参照是“Alt”“M”“D”。移除箭头是“Alt”“M”“A”“A”。

图2-16 追踪功能相当方便，请务必牢记快捷键

请注意，“Alt”键必须单独使用才行。和“Ctrl”键的组合式快捷键不同，“Alt”键并非同时和其他键一起按。若以追踪为例，就是依序按下“Alt”“M”“P”。换句话说，就是在操作时必须连续按三次键盘的意思。

不同的键盘可能位置稍有差异，不过“Alt”键通常位于键盘的左下角。操作时，请先看一看手边的键盘，确认一下“Alt”键在哪个位置吧。

最后来介绍一下，当前导参照的单元格位于其他工作表上时，要采取什么样的方法确认呢？如图2-17所示，当前导参照的单元格位于其他工作表上时，箭头会以虚线表示。此时，在虚线处点两下，选择移动的目标，即可移动到前导参照的单元格进行确认。

图2-17 追踪不同工作表上的前导参照单元格

另外，如果在其他工作表上的前导参照只有一个，按“Ctrl”+“[”来移动到前导参照的单元格。

关于快捷键的部分，第三章还会有更详细的说明。

｜3｜数值的推移可以用“线”来检查

检查数字的时候，光用眼睛盯着数字看并不能发现错误。数字的推移一定要用“线”来检查才可以。

举例来说，假设团队成员完成了一份销售计划表，并请你帮他确认。

单看图2-18的数字，你看得出任何不对劲的地方吗？光是这样浏览过去，并不能看出什么端倪，如果用这种方式检查，可能一下就结束了，但如果用线来画出第1年到第5年的销售数量的推移，就会得出如图2-19中的图表。

从这张表格可以看出，从第1年到第2年，以及第3年到第5年，销售数量都呈现减少的趋势。但很奇怪的是，其中只有第3年比其他年度增长许多。此时，你可能会注意到：“为什么只有第3年向上增长呢？”于是便去和当初制表的同事确认。

图2-18 表中的数字哪里看起来不太对劲

图2-19 数字的推移在图表的帮助下一目了然

这张图就是所谓的折线图。像这样把数字画成线条来看，很容易就能注意到是否有异常的部分。只要依照图2-20的步骤，很快就能完成一张折线图，因此在检查数字的变化时，请养成画线来看的习惯，检查能力也能够大幅提升。

图2-20 折线图的绘制方法

另外，折线图除了可从“插入”功能区绘制，也可以使用快捷键。如图2-21所示，选取要绘制折线图的范围后，依序按下“Alt”“N”“N”“Enter”键。和前面的追踪功能一样，也是分成四次，一次按一个键。

图2-21 折线图是一种很方便的功能，要记下快捷键

绘制折线图的位置，只要不挡住原来的数字，可以和表格放在同一张工作表中。完成数字的检查后，请记得删除折线图。先点选折线图的区域，再单击“Delete”键即可删除。

｜4｜在Excel的工作上安排充分的时间

到目前为止，我们已经了解了如何设定可以让计算更简单易懂，也说明了计算的检查方法。最后，关于前述这两件事，我想再次强调一个重点，希望各位能够花费充分的时间在Excel的作业上。制作Excel时越心急越容易出错，这是毋庸置疑的事实。如果没有安排充裕的时间，计算时绝对会出现错误。

作业时间太过紧迫，不但会让计算变得杂乱无章，检查工作也会做得不够细致。如此一来，自然会增加误算的情况，也让人越来越讨厌Excel，觉得“Excel果然很难，真的不适合我”。如果想要克服对Excel的反感，一定要安排充裕的时间处理Excel的工作。按部就班地完成计算，仔细检查，制作出正确无误的Excel，这才是Excel作业的最佳快捷方式。

因此，重要的是要把图2-22左上角的部分“Excel的作业时间很少”，改成“确保充裕的Excel作业时间”。如此一来，不但能够花时间检查，也能够减少错误。久而久之，当我们开始对Excel有信心以后，也会更有动力，觉得：“好，再多花一点时间，把它做好吧！”在最初阶段花费充分时间，才能创造出良性循环。

图2-22 在Excel的作业上，多花点时间

如何安排时间才够充裕呢？我的建议是尽量安排一段完整的作业时间。倘若在Excel作业过程中，一会儿要讨论事情，一会儿又要跟客户开会的话，Excel的作业时间就会变得很零散，每次重新编辑文件时，都会忘记：“先前计算到哪里了？”或“这里的计算检查过了吗？”最后难免会出错。所以Excel的作业最好安排在一个不会被任何人打扰的环境里，集中精神一气呵成，这样比较不容易出错。

我在做Excel的计算，尤其是像收益计划这种大规模的Excel计算时，都会利用周末的时间专心完成。因为周末不需要开会，能够安排一段完整的时间。

说得更具体一点，我通常会睡到中午，获得充分的休息之后，在下午一点左右前往公司，然后在空无一人的办公室待到深夜，有时还待到隔天早上，只为了心无旁骛地完成Excel的作业。我一定会把文件全部完成，不会做到一半就不做了。因为做到一半就暂停的话，下次重启文件时很容易混淆。唯有集中精神进行作业，Excel才能顺利地完成，而且也才能够在没有压力的状态下完成工作。虽然过程很孤单，但一想到如果在平常那么忙碌的时间里进行作业，万一出错了又很麻烦，内心反而比较轻松。

至于后续到作业完成为止的阶段，也必须让自己有充分的时间。Excel的作业越到最后面越容易出错。常常是计算即将进入尾声，却在最后发现致命的错误。所以Excel的作业最好能够提早进行。若说最理想的状态，应该是“已经计算过一回的Excel，还有时间可以从头开始再计算一回”，这样是刚好的。在制作Excel的过程中，我经常会做到一半心想：“早知道一开始这样做就好了，真想重做一次。”这是提升Excel能力的大好机会。请各位多多把握这样的机会，力求达到心目中最理想的结果。从失败中获取经验，重新制作的Excel，质量肯定比以往高出许多。

假设现在要在一周之内完成收益计划的表格，那么最好能在四天之内就完成全部的作业，然后用剩余的三天时间仔细检查，并且在必要时加以修正。这样安排工作时间，应该就没问题了。我再强调一次，如果在最后急着赶工，很容易出现错误的。所以一定要妥善安排时间，尽量让工作提早完成。