【书写】

邮件的写法

1．会工作的人，通常秒回邮件

“能做的工作”，一流人才立刻着手

“啊，他这么快又回我邮件了……真是一口气也不歇，秒回啊。我可不能输给他，也让他见识一下我那令人震惊的回复速度吧！看好了！！”

说起会工作的人发邮件的特点，首先浮现在我脑海中的，是他们回复邮件速度之快。

远的不说，本书的编辑负责人、东洋经济新报社的实力编辑中里有吾先生就是这样。只要一给他发邮件，他的回信就会像乒乓球似的瞬间飞到你的邮箱。

有时即使忙得无暇立刻处理，他也会迅速给你发来一封简信，表示“你的邮件已收到，谢谢。不过我现在因为××的原因，没办法仔细研究。我会在××日以前认真读完，并回复你”，为的是告诉你他什么时候能给出正式回复。

原因在于，如果对方的回信姗姗来迟，我们可能会暗自嘀咕“他是不是看不起我啊……”。如果对方压根就不回邮件，我们就会认为他“真是个不懂礼貌的家伙”。正是这一件件不起眼的小事，左右着我们对对方的感情和评价。

特别是发信人是上司或长辈时，他们往往很重视上下级关系（包括年龄上的长幼），面对年轻人或晚辈在邮件方面的这类无礼行为，很容易产生极大的厌恶之情。

在与人见面之后，请抢先对方一步，发邮件表示“今天很荣幸可以见到您”，这是基本常识。因为我们常说“致谢的保质期（最佳时机）很短”，所以最好在当天，最迟在第二天发送，这样简短的致谢邮件能发挥出极佳效果。

如果见面之后，先收到了对方的致谢邮件，那么我们只能在心里承认自己输掉了礼节，争取下一次及时发送“先行致谢邮件”。

邮件的回复速度，暴露了我们的整体工作能力？

也许有人觉得“不过是回信速度这点小事嘛”，然而窥一斑可见全豹，邮件回复速度快一点，就能够如实反映出，我们具有“能做的工作，立刻着手处理”的习惯。回复邮件慢的人，工作进展往往缓慢，常把工作拖到最终期限前，做任何事情都拖泥带水。

而注意力集中、拥有高度责任感的人，往往更值得委以重任。他们工作时常常顾及对方感受，总体来说回邮件的速度也很迅速。实际上，对方也会通过你的邮件，估测你在其他方面的工作能力。

因此，亲爱的读者朋友们，择日不如撞日，现在还不是专心阅读本书的时候，请立刻把本书放回书架最方便的位置，然后着手处理那些堆积在收件箱里等待回复的邮件吧。

收到他人的邮件时，请想象自己“正在参加世界乒乓球锦标赛”，然后像福原爱一样，大喊一声“飒！”，立刻回信吧！

能否秒回他人邮件，体现了一个人工作效率的高低，包括他是否具有不拖延现有工作的自制力，是否制定了任何事情都提前着手而不拖到最后的自我纪律，以及是否对发信人怀有敬意和关切等。

2．大幅削减邮件文字

追求简洁高效的交流

“武贵，写邮件，尤其是英语邮件，同样的内容，下次只用一半字数写，因为重复或不恰当的表达，相较其他语言，在英语中显得更刺眼。”

这是我刚开始工作时，多次被上司指摘的地方。

尤其是因为英语文章的构造本身要比日语文章明确得多，因此工作能力强的人会尽可能地删除不必要的、重复的表达。越是会工作的人，邮件内容越是简短明快，越能像上文中那样秒回对方。相反，耗费不必要的时间去长篇大论地回复别人的，多是二流人才。

不仅是邮件，其他资料也是如此，仅凭文笔简洁这一点，就很容易让人出人头地。如今回想起来，每次我给哈佛、牛津大学文学系毕业的美国上司、英国上司发送英语草案，他们总是会把我的原稿大刀阔斧地删减至一半甚至三分之一。这样一来，内容反而变得简洁而富含逻辑，处处渗透着写作者的深思熟虑。

还有一次，我为某友人写美国某著名MBA入学考试推荐信，就遇到了校方提出的“这个人能否通过简洁的文章与他人交流？”这个问题。这样一想，大多数外资跨国企业的大老板，都出人意料地并非出身经济学部，而是毕业于文学部或哲学部，看来也并非偶然。

“是否注重文章的简明精悍”大大左右着我们的工作能力。

因为，客户本来就忙碌不堪，需要浏览大量文件，根本没有时间仔细阅读我们的长篇大论。而且，邮件一旦篇幅过长，就会失去焦点，最想表达的重要部分也会被淡化。

换作我们去读别人的提案书，相信感觉也是一样的吧。

不少提案书足有100页之多，内容冗长，洋洋洒洒。但遗憾的是，这样的努力显然是没有回报的，因为对方根本就没有读下去的欲望。

相反，一些提案书虽然篇幅只有一页，但内容充实、重点突出，反而能有效提高阅读率和记忆点。

写作能力，反映工作能力

如今回想起来，以前工作过的各公司的经营高管中，越是厉害的人，写出的文章越是简洁明快，构造也极具逻辑性——既没有任何赘余，又不失要点，给人一种高效、精悍的感觉。

当我把我的假说——越是管理高层，写出的文章越简洁流畅——与所在业界的大人物讨论时，该人士也表示“一个人的写作能力，能够很大程度地反映他的工作能力”。

实际上，不论我们愿不愿意，我们发送的小小的一封邮件，就能反映出自己是否具备逻辑性思维能力和逻辑性说明能力、词汇表达能力，以及能否进行既不重复又不失要点的“有效沟通”。

那么，今后写邮件时，让我们努力将容量减半，大幅削减文章赘言吧。如果现在的文章满身“赘肉”、内容薄弱、松松垮垮，何不把它送进RIZAP（日本著名减肥健身馆）重新打造一番呢？

相信“塑形”后的文章一定自带六块腹肌、傲人锁骨，呈现出完美的S形曲线。如此一篇精悍而“健康”的文章，就可大大改变周围人对你工作IQ的评价。

笔记的记法

3．会工作的人，都是笔记狂魔

一流的工作“滴水不漏”

“这个人记起笔记来，气势真够强大的……”

年轻时就很会工作的人，记笔记的速度总是飞快。

一份无可挑剔的笔记，可以有效提高周围人对我们工作的放心度与信赖感。

为了满足客户需求，我们本来就有义务完全掌握客户所谈内容，这是基本工作。同样，为了赢得上司信任，我们也有必要毫无遗漏地记录下上司对自己的要求。

所谓会工作、值得信任的人，总是能够给予对方足够的安全感，让对方相信“把工作交给这个人，他一定能准确理解内容，并一一落实它们”。

传说中，企业经营者杰克·韦尔奇曾表示，经营管理的基本就在于信息的完全共享和言出必行。而信息共享和执行力的基础又取决于一个人记笔记的能力，取决于他能否让对方放心地认为“这个人一定不会听漏重点，因为他的笔记记得那么认真”。

因此，在和上司或客户交谈时，请一定认真地记笔记吧！通过这一态度向对方表明“您说的每一句话都很重要，为防止听漏，请允许我把它们记下来”。

当然，上述举动如果做得太过直白，就会让企图变得显而易见，给人留下耍小聪明的印象。但如果你能做到像日本银座俱乐部最红的女公关那样，通过谨慎而自然的举止表示“您刚才的话实在太有意思了，请允许我记下来”，相信效果一定会让你大吃一惊。

即使对方说的内容并不那么重要，你一边做笔记一边询问他的姿态，一定会让对方感觉“连我的随口一说，他都这么重视”，从而倍增对你的好感。

另外，不仅会工作的部下都认真记笔记，出色的上司更是如此。乍听起来也许很不可思议，但事实上，越是高层领导，越会在普通的会议或交谈中，迅速地记下自己的发现。这也是不知疲倦的学习习惯的体现，说明这个人“不愿意浪费任何学习机会”，“既然是自己花时间进行的交谈，那就要从中学到些什么，并内化成自己的东西”。

不记笔记的部下，最招上司厌恶

到了自己率领部下工作的年龄，我开始感到，没有比完全不记笔记的部下更讨厌的了。完全不记笔记，或做出一份马马虎虎、漏洞百出的笔记，不得不让人怀疑他的工作态度是否认真。

我们可不能小看了记笔记，该能力几乎是所有行业、所有职业所共同要求的，因此只要能认真、到位地做好这一工作的基本，就可以相当吃得开。做一份完美的笔记，并在团队中共享，这一看似单纯的工作能够做到完美的话，相信你在大部分公司都能得到一定的认可。

请大家一定谨记，一份笔记就能反映出一个人整体的工作态度，特别是是否具备“滴水不漏、高度集中的注意力”。

那么，今后在参加会议时，让我们以破竹之势记下会议的全部内容吧！相信即使是众议院全体会议的速记员，也会对你的神速感到震惊。

当然，如果笔记的内容还能做到下面一节中讲到的整齐有序的话，就是最理想不过的了。不过，在此之前请记住，毫无遗漏、“无懈可击”的笔记，将全面反映一个人的工作能力。

4．一流的笔记，通常为金字塔结构

逻辑性思维能力体现于一切细节

“这个人的笔记，明明记得飞快，内容居然是完美的金字塔结构啊……”

在任何企业都能迅速出人头地的一流人才，他们有一个共通点：做笔记时，并非单纯地乱写一气，而是通过井井有条的逻辑结构完成。

比如，顾问这一职业主要通过逻辑性说明来工作，因此他们中绝大多数都具备逻辑性梳理事物的习惯。其中尤其擅长逻辑性思维的顾问，整合信息之快着实惊人。

在我十分敬服的贝恩公司（Bain & Company）中有一位咨询顾问，他身处任何会议，都能以破竹之势快速记笔记。

“我刚刚在会议上讲了什么不得了的内容吗，让他如此拼命地记笔记？”我边暗自纳闷边瞟了一眼他的笔记内容。对于我毫无方向、颠来倒去的发言，只见他一边将其漂亮地结构化，一边利用完美的金字塔结构重新整合信息，然后落实在笔记中。

虽然我的讲话冗长而令人不明就里，但他依然可以边听边以矩阵形式整理。有时甚至连我自己都没搞明白究竟想说什么的内容，他都可以迅速把握实质，通过金字塔结构整理得层次分明，以便随时提取信息。

结构化的笔记，是高度逻辑性思维能力的象征

一流人才的笔记，只需将其誊抄为Word版，即可拥有一份通用版的会议记录。只要将这份金字塔结构的笔记交给部下，又可收获一份精彩的PPT演示文稿。

从结果来看，利用这样的笔记法，会议时间没有丝毫浪费，讲话要点及下一步计划在会议结束之际即可归纳完毕，一份完美的会议记录也得以完成。

无论从事何种工作，尤其是年轻人，很大一部分工作内容就是做笔记。如身处会议繁多的公司，甚至仅仅是记完笔记，整理成会议记录这一工作，就有可能耗尽一天时间。正因如此，提高每一篇笔记的逻辑性，以提升团队效率，显得尤为重要。

那么，今后做笔记时，让我们回想起3000多年前的古埃及法老图坦卡蒙吧。闭上眼睛，埃及艳后克娄巴特拉莞尔一笑。看看笔记本，最大的金字塔的主人胡夫也略现一丝微笑。“以汝之笔记，超越吾之金字塔，何如？”古埃及历代法老如是对你说。

让我们用心做出完美的金字塔结构式笔记吧！这样即使考古学者吉村作治前来发掘，也会打包票地说：“没错，确实是金字塔！”

5．【迷你专栏】做一名“白板王子”！

领导力的基本在于集思广益、融会贯通

一流的商务人士都非常擅长使用白板。

一场会议通常由各种各样的人员组成，大家都会发表不同的观点，但只要现场有一位白板达人，这些不同的声音就会被立即整理成重点突出的金字塔结构。换句话说，他就像一位聪明的管弦乐队的指挥，把与会者的头脑像电脑一样连接起来，让这些智囊相互协作、相辅相成。

这样，本来只是个人头脑风暴的产物，也可以迅速在整个团队中共享。不知不觉中，行动计划、负责人员以及完成期限等一套完整的会议成果就呈现在大家面前。

这位白板达人一边接收四面传来的杂乱无章的观点，一边利用金字塔结构或矩阵分析法，将它们有条不紊地整理到白板上。这样优雅得像“白马王子”一样的姿态，不由得让人想称他为“白板王子”。

这几乎是一条百分之百毋庸置疑的铁的规律——会工作的商务人士都非常擅长使用白板。他们可以将会议中不断涌现的发言，瞬间划分出必要和非必要。对于非必要意见，他们也会在顾及发言者面子的同时，默默地将其扔进头脑的垃圾箱。

白板达人还善于“将讨论可视化”。

麦肯锡公司、贝恩公司中的一流咨询顾问们，通常会一边推动会议进程，一边在白板上整理出各观点之间的关联性，以保证与会听众能够随时掌握讨论的进程以及方向。

同时，他们可以瞬间将抽象的概念可视化，让其他人明白发言者思考的是什么、想表达的是什么。

另一方面，白板到了不擅长逻辑性思考的人的手中，则迅速变成了一把“双刃剑”。

他们的板书往往过于散乱，内容之间毫无结构可言，课题、分析与对策都被混为一体，只会让参与讨论的人更加摸不着头脑。

在会议或小组讨论中，如果你有自信胜任推进会议、总结讨论的工作，那么请主动做一名为大家整理思绪的“白板王子”吧。

连接与会者的智慧，调动众人的见解，集思广益，融会贯通，正是知性领导者的基本能力。

资料的做法

6．高质量资料，一页纸即可归纳

首先请展示你的方案全貌

“我说过很多次了，首先给我看看你的整体‘思路’，好吗？”

这是大多数应届毕业生刚进入咨询行业时，很容易挨上司批评的地方。也就是说，做报告时，首先要向对方传达该方案的全貌。如果对方不认同该方案的“大致框架”，无论你补充多少细节，情势都不会好转，只会让到目前为止的努力都化为泡影。

曾辗转于各类跨国企业职场的我，发现咨询顾问出身的一流上司们都一致认为，资料的“整体结构”和“整体思路”非常重要。

提前搭建起方案大致框架的人，在展开细节之前，通常会退后一大步，先通过整理要点，向对方展示项目的全貌。相反，对方案的大框架乃至小框架都毫无准备的人，很容易横冲直撞地和对方深入交流细节部分。

一流的商务人士，几乎不会交出一份冗长而无意义的资料。

会工作的人做出的资料，结构清晰、内容简洁，通过寥寥几张关键性图表（又称“必杀式图表”），就可以巧妙地表达出核心概念，迅速向对方传达信息。

相反，不会工作的人，也许是因为对方案本身没有信心，一般会准备大量繁杂的资料，利用“拉里荷式图表”［“拉里荷”是游戏“勇者斗恶龙”（Dragon Quest）中催眠敌人的法术］来催眠所有与会人员。

假如让史蒂夫·乔布斯阅读你的资料

我十分敬重的一位上司曾经对我说过这样一句令我难忘的话。

“我认为，报告书只要一页就足够了。苹果公司的广告中，不也几乎没有任何详细说明吗？只利用公司标志加上两三个词简洁地表达主题。我们虽然是金融行业，但也完全可以做‘金融界的苹果公司’，用最简约的方式表达自己。”

工作能力强的人，无论发邮件还是做报告，都极尽简约、精悍，全力追求资料能够“突显整体概况和构造”。

他们制作的策划报告，不论篇幅多长，永远都可以在第一页让人看到整体框架，而这一页框架又进一步被概括为开头的三行文字。同样，这三行文字又被浓缩为一句话标题。

那么，你通宵达旦完成的长达100页的企划资料，是否空有篇幅、不见“骨架”呢？想象一下，史蒂夫·乔布斯就坐在你旁边，面对新陈代谢症候群晚期患者一般臃肿的资料，他会做何感想？让我们毫不吝啬地大幅削减文字，努力做出一页纸、一句话即可概括的资料吧！

乔布斯有一句名言是“保持饥饿，保持愚蠢”。如果一定要再加一句，我想应该是“保持简约”。

7．上帝存在于细节之中

为你的小失误感到羞愧并充满责任感

“资料的边缘都没对齐！好好考虑一下阅读者的心情！把边缘对齐，再用回形针别上！”

我20来岁时，曾就职于某外资金融机构。当我把前一晚熬到3点钟才做完的资料提交上去时，没想到居然被那位刚从MBA毕业的年轻副经理上司用上面的话痛骂了一顿。

突然被劈头盖脸地骂了一顿，当时我的内心难免涌起一股强烈的报复之情。然而冷静下来，尝试换位思考后，我不得不承认，这一项项细碎的工作，确实能反映出年轻员工对工作的基本态度和能力。

刚进公司的第一年，我大部分的工作就是制作资料。例如，使用上司规定的字体、颜色制作PPT，按照上司要求修改Excel表格中的字体，调整某个箭头的大小，等等。净是些看上去鸡毛蒜皮、无足轻重的小事。

在进入这么大型的外资金融机构以前，我还幻想着自己能成为头脑多么精明的投资顾问，负责多么重要的企业价值评估、收购工作。结果等待我的却是检查PPT的用色、图表形状是否合适这类“评估”业务。

某一天，提交资料后的我，目瞪口呆地看到上司居然拿出直尺，开始测量资料中企业标志的位置。然后，他非常生气地告诉我，标志错位了1毫米。我震惊极了，忍不住回嘴：“这种事情，谁会在意啊？”

结果，那位上司告诉我：“那么多竞争公司的方案，内容上其实基本都大同小异，所以我更不能允许这样的小失误被客户注意到。在内容相近的情况下，赢得竞争的关键就在于资料的美观程度。”原来，是否注重细节竟然能这么全面地反映出工作能力。

年轻时候的我，真是发自内心地讨厌这些朴实又无聊的基础性工作。因此当时的上司常常告诫我：“可别小看这类看似粗重的工作。无聊的工作认真做，不断积累也会产生质变。”

如今看看我的周围，确实只有那些早早就出人头地的人，才会连制作资料这样的基本工作，都认真细致地追求细节完美，发挥出他们的最佳水平。

从完美到一处粗心小错误，应该产生羞耻感

一流人才在制作资料方面，即使犯了小小的错误，也会为此感到强烈的羞愧。

而不会工作的人，即使资料出错，也总是大度地觉得“做成这样，不挺好的吗？”。哪怕是公司标志没放正，甚至放成了其他公司的标志，他们也会连连表示“挺好的”，简直像江户末期伴着“挺好的呀”歌谣，在街头狂欢的民众一样。

他们那“宽于律己”的态度着实令人吃惊——无论出现了怎样的失误，都能坦然地表示“不挺好的吗？”，大度原谅自己。

与之相反，一流人才在资料制作上付出的心思往往超出上司的期待，提交时间也大大早于规定时间。

他们审视每一项工作的角度更高，认为“自己做出来的资料，质量必须比其他人负责的部分出色得多才行”。

提交后，如果上司修改了哪怕一处标点符号、一个字体、一张图表，他们都会感到强烈的羞愧，默默责怪自己没能做到完美。

“上帝存在于细节之中”，这句耳熟能详的谚语告诉我们，只有注重细节完美的人，才能达到一流的高度。完美的资料与有一处粗心小错误的资料之间，相差的不是一点粗心大意，而是一道巨大鸿沟。

今后制作资料时，让我们心怀着对栖宿在细节之中的上帝——也许是佛祖、象头神，或是我们祖先——的敬畏之情，努力提交出包括细节都无可挑剔的完美成果吧！

8．【迷你专栏】对“麦肯锡丛书”信奉者的忠告

符合读者喜好的，才是好资料

关于如何制作资料，我们在书店里经常可以见到一些商务书，夸张地写着“麦肯锡这样做资料”之类的内容。这种打着麦肯锡的名号进行的营销竞争该适可而止了。

之所以这样说，并不是因为我“内心黑暗又骄傲自大，故意贬低比自己聪明的人”。其实看看身边的友人，我就十分清楚，麦肯锡的很多员工，包括前任员工都非常优秀。然而，不可否认的是，也有一部分人空打着“麦肯锡”的名号，实则名不副实。

其实，即使是麦肯锡出身的咨询顾问制作的PPT中，也存在不少含混不清、质量较低的内容。理所当然，麦肯锡咨询顾问队伍也良莠不齐。如果盲目地认为“麦肯锡就是一流的代名词，麦肯锡的一切都值得学习”，那就大错特错了。

同样出身于麦肯锡，有的人能够平步青云，很快成为公司合伙人，有的人却工作了不到一年就草草辞职。这些登上咨询行业顶峰的人，与在行业门口打了一圈酱油的人，对该行业的工作术、文化的理解自然大相径庭。

如果将这些人一视同仁地称为“麦肯锡人”，相信感到愤愤不平的不止我一个人。

本书介绍的资料制作方法，相信可以获得大多数咨询行业人士的认可，不过任何咨询公司都对资料制作有着各自的偏好。有的上司偏爱细致、复杂的图表，以达到自我满足。相反，也有上司走简洁路线，喜欢使用“一张图表＋一句话”的极简幻灯片表达主题。

其中也有人不论事先准备了多少充足的报告资料，做报告时却完全脱离它们，只是根据装入大脑的整体框架，一边观察对方的反应，一边随机应变地组织语言。相反，还有人并不在意报告的整体框架是否完美，而注重具体交谈中是否加入了一些有趣的话题。

由此可见，每个人都有各自不同的理解事物的方法、大脑回路的构造、交流方式上的偏好，因此适合自身的交流方式也各不相同。

只有掌握了“自我风格”与“听众喜好”，才能制作出“正合对方心意的资料”。

尽管书店里关于“如何做提案”“如何做资料”方面的指导用书层出不穷，但万变不离其宗，不论是不是麦肯锡流派，制作资料的核心要点是不变的。

那就是——相信“上帝存在于细节之中”，不断追求细节完美的同时，保持清晰明确的信息结构。另外，在迎合对方的偏好和需求的基础上，尽量将内容浓缩为简洁的一页。