大原则

逐条编写从“分解”开始

因为工作的关系，这么多年来我看过无数的PPT，结果，我深深地感到，大部分人都不善于使用逐条编写的方式来展现自己想要表达的内容。有的人完全不分条目，把长篇文章直接放在一页幻灯片里；有的人虽然分了条目，但条目与条目之间毫无层次感，等级关系也混乱不堪；还有的人，不该分条的地方却强制分了条目。总而言之，就是因为不懂逐条编写的规则，才会出现各种各样的错误。

虽然现实中很多朋友不太会逐条编写，但实际上，只要按照一定的规则、步骤来做，逐条编写并不难。对于不善于逐条编写的朋友，我建议你们不要听我一说，马上就开始逐条编写，还是先把常规文章写好。常规文章，是逐条编写的基础。

常规文章写好后，我们先把它分解。分解很简单，就是拆成单个句子，单句是构成文章的最小单位。然后再把每个单句的结尾形式进行统一。再给单句加上数字、修饰语等，让其表达的内容更加具体。

接下来，对分解的单句进行整合，最多不超过三个条目。如果条目超过三个，读者理解起来就没那么容易了。然后按照重要性由高到低排列这些条目。到此，逐条编写就完成了，就这么简单。

原则066 逐条编写从“分解”开始

先把内容写好，再将文章分解为单句" class="reference-link">先把内容写好，再将文章分解为单句

一上来就按照条目来写文章，对很多朋友来说可能比较难。说到底，逐条编写只是一种表现形式，一开始先不要拘泥于这种形式，而是着力把文章写好，把内容表达清楚。

所以，一开始我们先把想要表达的内容用常规文章的形式写出来。在这一阶段，我们倒没有必要强求自己写出理论性很强、思维非常缜密的文章，先把想要表达的内容及其根据写清楚就行了。

文章写好之后，把它分解成若干单句。方法也很简单，按照文章中的标点符号分解就可以。分解过程不必过度深入思考。

合并意思相近的单句" class="reference-link">合并意思相近的单句

将文章分解成单句之后，接下来要做的就是合并那些意思相近的单句。一开始写文章的时候，并没有要求大家深思熟虑，因此难免会出现相同或相似内容。这个时候，我们就要删除那些内容重复的单句，合并那些意思相近的单句。对于精简后的单句，每句前面加一个“·”。

接下来，要检查每个单句是否有主语，没有主语的加上主语。因为是从文章中分解出来的单句，有些单句可能没有主语，所以我们要给单句加上主语。在下面的例子中，“不了解健身器械的正确使用方法”，主语就不明确，因此我们要加上主语“潜在顾客”。主语明确后，还要检查主语和谓语是否对应。

上述分解、合并、加主语的操作，一开始也许您还不太适应，反复练习几次就习惯了。要想掌握逐条编写，这是必不可少的练习。

原则067 逐条编写中的每个条目只需“一句话”，并且“不超过40字”

每个条目只需“一句话”" class="reference-link">每个条目只需“一句话”

在逐条编写的时候，每个“·”后面的一个条目只需一句话，出现两个句号就算失败了。如果一个条目有两句话，就说明有两个独立的内容，会给读者造成混乱。遇到这种情况的时候，就给第二句单独列一个条目。总而言之，一个条目一句话。

在下面的例子中，第一个条目中有两句话：“对新进员工实施岗前业务培训”和“老员工对新员工进行一对一单独指导”。两句话放在一个条目里，读者要动脑筋理解、分析，便会觉得不方便。这种情况，我们应该分成两个条目来表达。

一句话不超过40字" class="reference-link">一句话不超过40字

一句话，我们尽量控制在40个字以内。逐条编写，要比常规文章更加言简意赅，这也是它的价值所在。如果一句话超过40字，那就和普通文章没什么区别了，会给读者造成阅读负担。读者感觉到负担，恐怕就不愿意再读下去了。PPT一定要做到“惜字如金”，所以，一句话最好不要超过40个字。

缩写句子有一个妙招，就是合并或删除详细信息。在下面的例子中，说明销售额下降的原因时写的是“生产线有异物混入，导致产品质量出现问题，不得不召回所有批发商、零售商的存货”，这样的表达方式就过于详细、具体了。删除其中过度详细的内容，就让整个句子简洁了很多，但读者一样能够读懂，一样能抓住要点。

但是大家要注意，对于摘要和结论幻灯片，因为它们的作用是对全部内容进行归纳和概括，所以，每个条目的字数可以超过40。

原则068 每句的关键词尽量统一

三个要点助您编写出简洁易懂的条目" class="reference-link">三个要点助您编写出简洁易懂的条目

要想编写出简洁易懂的条目，需要注意以下三个要点：

（1）统一主语

（2）统一关键词

（3）避免重复

下面我就逐一为您讲解这三个要点该如何用于实践。

（1）统一主语

使用逐条编写的形式表达内容的时候，每一个条目的主语尽量统一。每一条的主语都一样，表达的内容就更清晰，读者读起来也更轻松。如果万不得已，不同条目有不同主语，那至少不能省略主语，要把主语表达清楚。

（2）统一关键词

逐条编写的时候，每一个条目的关键词最好统一。大家可能都有体会，当并列的几个条目关键词一样时，读起来更容易理解和记忆。在下面左侧的例子中，三个条目的关键词就不统一，有“增加”“提高”，还有“+”，显得比较凌乱。如果我们都换成“增加”，看起来就舒服多了。

（3）避免重复

逐条编写内容的时候，如果条目之间出现重复词语，我建议大家在不影响读者理解的前提下，删减重复词语。这样可以避免重复，使句子变得更简练。在下面左侧的例子中，“销售额”一词反复出现。我建议只保留第一条中的“销售额”，后两条中的可以省略。省略之后，读者也不会产生误解。

原则069 用“数字”提高条目的说服力

“数字”体现具体性" class="reference-link">“数字”体现具体性

要想让逐条编写的方式更具说服力，一个有效的方法就是让每一个条目的内容都更具体。而使用真实、准确的数字，就可以突出内容的具体性和真实性。使用数字之后，会让内容显得更客观，而不是作者主观臆断的，自然可以提高内容的说服力。另外，如果您事先确实做了充分的调查，那得到的数字一定要积极地用在PPT中。

修饰语的使用方法" class="reference-link">修饰语的使用方法

（1）修饰语与被修饰语尽量放在一起。

（2）短修饰语靠近被修饰语，长修饰语远离被修饰语。

原则070 要控制在“三条”左右

逐条编写，五条太多" class="reference-link">逐条编写，五条太多

虽说分条目表达，思路更加清晰，更便于读者理解，但如果条目过多，反而会影响读者阅读的意愿，也不利于理解、记忆。所以，我建议大家把条目控制在三条左右。为什么是三条，而不是四条或五条？因为三条内容最便于读者理解、记忆。如果三条实在无法说明全部内容，最多可以“扩容”到四条，但四条是上限。

也有人说，逐条编写的条目数最好是一只手手指的数量——五条。但现实中，五条的话，读者一般很难一下子理解、吸收。下面我举个例子大家感受一下，在市场调查中有一种方法叫“4P”（请参考第124页），还有一种叫“五焦点”，即行业内现有的竞争对手的威胁、新进竞争对手的威胁、替代品的威胁、卖家的议价能力、买家的议价能力。相比之下，前者“4P”就好记一些，而后者“五焦点”，要把五个焦点全部记下来，还是要花点时间才行。

对意思相近的条目进行整合，减少条目数量" class="reference-link">对意思相近的条目进行整合，减少条目数量

遇到四五个条目的时候，我们可以在其中寻找意思相近的条目，通过整合，将条目数量控制在三条左右。在下面的例子中，营业部所采取的措施中，“对新进员工实施课堂业务培训”和“对新进员工进行业务实习培训”，其实都是对新进员工进行岗前培训，因此这两个条目完全可以总结为一个条目。

另外，“通过猎头公司从其他公司挖掘有经验的人才”和“从其他公司聘用经验丰富的老员工”，也都是聘用人才的意思，所以可以整合为一个条目——聘用经验丰富的人才。

这样一来，条目减少了，读者读起来没有负担，也更容易记忆。

原则071 条目的排序规则

条目排序有三个规则" class="reference-link">条目排序有三个规则

逐条编写，哪个条目放前面，哪个条目放后面呢？其实，条目的排序不是随意的，应该按照规则来。按照规则排列的条目，能给逐条编写的内容赋予更加明确的意义，更利于读者理解作者的意图。条目排序，一般要遵循以下三个规则：

（1）重要性。

（2）时间。

（3）种类。

（1）重要性

重要性，主要是指金额的多少、影响的大小、读者的关注点等。下面的例子主要说明的是销售额下降的原因，三个条目的顺序就是按照金额大小来排的。

（2）时间

时间顺序很好理解，就是按照时间的先后来排序。按时间排序，主要强调先后顺序，所以有的时候会用数字序号替代条目前面的“·”。下面的案例，主要说明的是本期削减成本的具体措施。按照时间顺序，把1月的措施放在最前面，然后是5月、8月的措施。

（3）种类

按种类排序，就是按照内容的不同来排序。按照种类对条目排序后，通常还会对同种类的条目按照重要性或时间顺序进行二次排序。下面的案例主要讲述的是营业部加强人才培养和引进的措施。“对新进员工实施岗前业务培训”和“老员工对新员工进行一对一指导”属于同一种类——培养人才，因此一起放在前面。而其中“对新进员工实施岗前业务培训”，从时间上说应该先于“老员工对新员工进行一对一指导”实施，所以放在第一位。“聘用经验丰富的人才”则属于引进人才的措施，不同于前两条内容，因此单独放在最后。