3.快捷键的活用

如图3-3所示，妥善地活用快捷键，也能有效提升作业的速度。如果一直使用鼠标的话，多多少少会耗费作业的时间。

图3-3 提升Excel作业速度的要诀

如图3-4所示，本单元将把快捷键分成三种类型加以说明。第一种是搭配“Ctrl”键的快捷键，第二种是搭配“Alt”键的快捷键，第三种则是不属于以上两种类型的其他快捷键。

图3-4 使用快捷键

搭配“Ctrl”键的快捷键之中，最具代表性的就是复制的“Ctrl”+“C”，以及粘贴的“Ctrl”+“V”。不过，由于搭配“Ctrl”键的快捷键很多，全部记起来太辛苦，不会用到的快捷键记起来也没用，因此本单元只介绍几组在任何作业中应该都能派上用场的快捷键。

至于搭配“Alt”的快捷键中，有许多是我希望各位能够知道，而且能够实际运用到的快捷键。若能彻底活用“Alt”键的功能，确实能够减少使用鼠标的次数。

最后，关于非“Ctrl”或“Alt”系列的键盘操作和鼠标操作，全部放在“其他”类型统一说明。由于其中也有用鼠标比用快捷键更迅速的操作方法，因此请务必牢记起来。

｜1｜本书的快捷键标示规则

在此先说明一下快捷键的标示规则。本书的快捷键标示方式，分成有“+”和没有“+”的两种（图3-5）。

图3-5 本书的标示规则

例如，以“Ctrl”+“C”当中包含“+”的情况来说，意思就是在按住“Ctrl”键的同时按下“C”键。

没有“+”的标示就会写成像“Alt”“H”“H”这样。意思是依序按下标示的键。以此例来说，就是按照“Alt”“H”“H”的顺序按三次按键。请注意，此处并非一边按住“Alt”键，一边按下“H”键的意思。

｜2｜设定格式的快捷键（[Ctrl]+[1]）

接下来，就从搭配“Ctrl”键使用的快捷键开始吧。第一组要介绍的是“Ctrl”+“1”。这组快捷键可以弹出“单元格格式”的对话框。

在第一章画表格框线的时候，也曾经使用过“单元格格式”的对话框，但当时是用右键单击的方式弹出“单元格格式”的对话框。如果每次都右键单击弹出“单元格格式”，确实有点浪费时间，所以这时就可以利用“Ctrl”+“1”键了。只要按下这组快捷键，就会立刻显示“单元格格式”的对话框。

显示“单元格格式”对话框后，下个步骤通常是点开“外框”等标签，这时就可以使用“Ctrl”+“Tab”的快捷键。只要单击这组快捷键，就会跳到右边的“对齐方式”。所以如果想要移动到“外框”标签的话，就在打开“单元格格式”的对话框以后，按三次“Ctrl”+“Tab”键。

不过接下来的操作，也就是画框线时选择线的类型和指定画线位置等动作，用鼠标操作会比用键盘操作来得简单。

此外，“Ctrl”+“Tab”键也可以使用在IE等浏览器的索引标签移动时。

图3-6 设定单元格格式的快捷键

｜3｜全选工作表的快捷键（[Ctrl]+[A]）

接下来介绍的是全选表格或全选工作表的快捷键。这组快捷键会因单元格的位置不同，而有不同的选择范围。

若工作表中已有表格，并在点选表中任一单元格的状态下按“Ctrl”+“A”键，即可全选整张表格。在绘制表格框线或复制表格的时候，这个方法相当方便。全选整张表格后，再按一次“Ctrl”+“A”键，即可全选整张工作表。

若工作表中没有表格，或点选的单元格位于表格之外，此时按“Ctrl”+“A”的话，则可全选整张工作表。

全选整张工作表的操作，经常使用在设定基本格式的时候。举例而言，当行高要设定为“18”的时候，若先将整张工作表的行高都设定为“18”，之后不管在同一张工作表中新增多少个表格，都不必再一一设定行高了。

除此之外，将半角英文数字的字体统一设定为“Arial”的操作，同样可用全选工作表的方式，如此一来也可省下许多时间。

前文提到过英文数字字体统一选用“Arial”，指定“Arial”字体的动作最好每隔一段时间就重复一次。因为即使一开始就把数字字体统一为“Arial”，也有可能在计算或输入文字的过程中变成中文字体。尤其是中文里夹杂英文数字的时候，特别容易发生这种状况。

图3-7 全选工作表的快捷键

请看图3-8，销货收入项下的“价格（平均1个）”的“1”就不是“Arial”字体。虽然乍看之下或许不会发现，但对于习惯用“Arial”字体的人来说，恐怕还是会在意这种细节上的差异。话虽如此，如果每次输入都要设定英文数字的字体，作业会变得相当繁杂。因此才会建议每隔一段时间就全选工作表，把英文数字字体统一设定成“Arial”。

图3-8 如果在中文字符串后输入数字

｜4｜移动到当前资料区边缘的快捷键（[Ctrl]+箭头键）

虽然第一章已经介绍过移动到当前数据区边缘的方法，不过由于这组快捷键常用，因此这里再次说明操作的顺序。

假设要从图3-9的“销货收入”单元格，移动到“租金”单元格。现在点选的是“销货收入”的单元格。在这里按“Ctrl”+“↓”键，即可一口气移动到“费用”的单元格。此时，只要依序按“↓”和“→”，即可移动到“薪资支出”。接下来再按一次“Ctrl”+“↓”键，就会跳到“租金”的单元格了。

在单元格间移动时，光靠键盘上的箭头键或鼠标的滚轮，并不能提高作业速度。妥善运用“Ctrl”和箭头键，才加快移动的速度。

图3-9 运用“Ctrl”+箭头键，提高在单元格间移动的速度！

｜5｜选定到数据底端的快捷键（[Ctrl]+[Shift]+箭头键）

和“Ctrl”+箭头键功能很类似的快捷键，还有“Ctrl”+“Shift”+箭头键。如图3-10所示，这组快捷键可以使用在选取连续的文字或数字时。

图3-10 选取栏或行的快捷键

举例而言，点选第1年销货收入的单元格“F4”，接着同时按“Ctrl”“Shift”和“→”键，即可一口气选取从“F4”到第3年销货收入单元格“H4”的范围。若是纵向的话，点选第3年销货收入的单元格“H4”，同时按“Ctrl”+“Shift”+“↓”键，即可选取从“H4”到第3年营业净利单元格“H13”的范围。

由于用拖曳选取范围的方式比较耗时，因此请务必牢记这组快捷键。

然而，使用“Ctrl”+“Shift”+箭头键，也有可能会遇到失败的情况，就是像图3-11那样，直接选取到整行或整栏的最尾端。

图中所示范，是想把第1年销货收入“F4”单元格的公式，直接复制到第2年、第3年的销货收入单元格里，却选择范围失败的例子。复制单元格“F4”后，原本想用“Ctrl”+“Shift”+“→”键选取想要粘贴公式的范围，却把该行一直到最右边的单元格都选了起来。

要避免这种情况，有一个解决办法，就是在表格最边缘的外侧，加上一栏“end”的字样（图3-12）。文字内容不一定要用“end”，总之只要在表格边缘的外侧输入文字即可。

在表格边缘的外侧输入“end”字样后，先复制第1年销货收入的单元格“F4”，再按“Ctrl”+“Shift”+“→”键，即可选

图3-11 不过，这组快捷键有个问题……

图3-12 在表格外输入“end”，问题就解决了！

取到“end”之前的范围。接下来再按“Shift”+“←”键，缩小选择的范围，即可选取从“G4”到“H4”的单元格，也就是第 2年和第3年的销货收入单元格。

计算完以后，别忘了删除“end”的字样。

｜6｜移动到其他工作表的快捷键（[Ctrl]+[Page Down]/[Page Up]）

在工作表之间移动，基本上还是用点选索引标签的方式，但当工作表数量太多时，这种方式也稍嫌麻烦了点。况且工作表的索引标签那么小，实在不是很好按对吧？这种情况下，就可以像图3-13一样，同时按“Ctrl”加“Page Down”或“Page Up”键。按“Ctrl”+“Page Down”键，可以移动到右边的工作表。按“Ctrl”+“Page Up”键，可以移动到左边的工作表。

图3-13 在工作表之间移动的快捷键

｜7｜插入栏或行的快捷键（[Ctrl]+[+]）

在制作表格的过程中，有时也会碰到需要插入栏或行的情况。此时，虽然可以在需要插入栏或行的栏名（行号）上右键单击，再选择“插入”功能，但还有另一种方法是像图3-14一样，同时按

图3-14 插入行（栏）的快捷键

“Ctrl”和“+”键，弹出“插入”的对话框。在“插入”的对话框中选择“整行”即可插入行，选择“整栏”即可插入栏。如要选择“整行”请按“R”键，要选择“整栏”请按“C”键。最后按下“确定”，即可插入行或栏。顺带一提，选择“整行”时的“R”是“Row”（行）的缩写，选择“整栏”时的“C”则是“Column”（栏）的缩写。

｜8｜移动到其他工作表前导参照的快捷键（[Ctrl]+[上引号]）

在计算检查的单元也说明过，参照其他工作表的数字时，必须严格确认前导参照的来源。此时，可以按“Ctr”+“上引号”键移动到前导参照的单元格，确认所参照的单元格是否正确。

以图3-15为例，点选第一年销售数量的单元格“D5”后，按“Ctrl”+“上引号”键，即可直接移动到前导参照“销售数量”工作表的单元格“F8”，这也可应用在后述的追踪快捷键上。

图3-15 移动到前导参照单元格的快捷键

专栏　必背的快捷键有多少？

在学习Excel的讲座上，经常有人会问：“快捷键大概要背多少组才够呢？”“有没有哪本书或哪个网站汇总了所有必背的快捷键呢？”遇到这种问题，我都会回答：“不需要像无头苍蝇般猛记快捷键，等到工作上有需要的时候，再去查询即可。”

Excel有各种使用方式，用Excel完成的工作也因人而异。而依据作业的内容不同，必须使用的快捷键也不同。比方说，在进行财务会计分析的时候，和分析大量数据的时候，两种分析的作业内容不同，必须使用的快捷键也不同。因此，并没有什么快捷键是“必背的快捷键”。操作时请配合各自的业务内容，筛选自己需要的快捷键。

本书介绍的快捷键，基本上通用于各种业务范围，所以不妨先把这些快捷键记起来吧。其余的快捷键，我认为等各位日后碰到“好像一直在重复同样的作业，或许该学一下快捷键”的情况时，再上网搜搜即可。因为工作上用不到的快捷键，即使背得再多也没有意义。

同理，函数也是一样。我们常常会看到一些书籍或报道，标题是“不可不知的Excel函数”，但每个人会使用到的函数皆因作业内容而异，所以等到需要用到的时候再学习即可。