大原则

表现形式影响图表的表现力

读到这里，我想读者朋友们已经学会正确选择图表类型的方法。接下来，我们学习调整图表的表现形式。有朋友以为，图表制作好了，把数据填进去就万事大吉了。但是，如果能够在图表的表现形式上下点功夫，就能大大提高图表的表现力，让读者更容易看懂。

调整图表的表现形式只有三个要点：“数据的整合”“数据的顺序”“复合图表”。用图表传达信息的时候，要尽量精简数据，把展示的重点放在主要数据上。另外，在一个图表中，数据的排列顺序往往是有一定含义的，因此我们要按照一定的规则合理安排数据的顺序。最后，把不同种类的数据用一张图表进行展示的时候，可以使用复合图表的形式。

按照以上三点调整图表的表现形式，保证您制作的图表清晰、明确，又易读、易懂。

原则119 图表要突出重要数据

突出重要数据，无关紧要的数据放到“其他”里" class="reference-link">突出重要数据，无关紧要的数据放到“其他”里

图表中的数据，一定要突出重点。突出重点有两种方法：（1）把无关紧要的数据总结到“其他”项目中；（2）重要数据要突出。“构成要素比较”的时候，重要性较低的数据，就可以总结到“其他”项目中。在下面的例子中，右图就把北美、欧洲、日本以外的市场数据总结到了“其他”项目中，结果清晰简洁多了。不过，用“其他”项目整合数据，也需要先设定一个标准。比如在下面的例子中，就把20亿日元以下的市场总结到了“其他”项目中。

在进行“项目比较”或“时间轴比较”的时候，应该突出重要数据。下面是项目比较的例子，有自家公司和A、B两家竞争对手。用图表展示的时候，要突出这三家公司，其他公司没必要展示出来。排除的标准用“注”的形式说明就可以。

在进行时间轴比较的时候，应该只展示重要年度。在下面的例子中，2008年以后销售额出现了急速增长趋势，这个趋势更为重要，因此省略了2007年以前的销售额，只展示2008年之后的销售额变化情况。

在进行时间轴比较的时候，一定不要漏掉中间的某个年度。在下面的例子中，左图漏掉了2011年、2013年的数据，让销售额增长看起来异常迅猛，就给读者造成了误导。

原则120 数据应该按照“大小”“重要性”“种类”来排列

图表中的数据首先应该按照大小顺序进行排列" class="reference-link">图表中的数据首先应该按照大小顺序进行排列

数据按顺序排列好，图表会更加清晰明了。在图表中排列的方法主要有三种。这三种方法有的时候单独使用，有的时候也可以根据需要组合起来使用。下面我就逐一讲解。

（1）按照数据大小排列

按照数据大小排列，是最常见的一种排列方式。通常按照由左至右、由上至下、由大到小的顺序排列。使用面积图的时候，则把较大的数据放在下面，较小的数据放在上面。

（2）按重要性排列

按重要性排列，把最重要的数据放在首要的位置上。如果您想把某个数据重点展示给读者，就把它安排在首要的位置上。这种情况下，优先考虑重要性，其次才考虑数据的大小。

（3）按种类排列

所谓按种类排列，就是把同类的数据总结到一起的排列方式。如果把不同种类的数据混在一起展示，肯定会给读者造成错误印象，比较起来也容易出现误差。请看下面的例子，B、E两家公司是经营某种特定商品的专业公司，A、C、D公司则是经营多种商品的综合公司。如果把A、B、C、D、E公司混在一起进行比较，实际上没有多大意义。如果要用图表把所有这些公司都展示的话，就应该先对它们进行分类，然后再进行比较。

原则121 多个图表之间，“数据的排列方式”要统一

以一个图表为标准，统一其他图表的排列方式" class="reference-link">以一个图表为标准，统一其他图表的排列方式

有的时候，我们需要在一页幻灯片中配置多个图表，并对同一种类的数据进行比较。这种情况下，我们应该统一各个图表的数据排列方式。举例来说，我们要比较日本、美国、欧洲三个市场中A、B、C三种商品的销售额情况，这个时候，就需要分别配置日本、美国、欧洲三个图表。这三个图表按照A、B、C三种商品的销售总额的大小进行排序。如果日本、美国、欧洲三个图表中，A、B、C三种商品的排列顺序不一致的话，看起来就很凌乱，而且也难以比较三种商品在不同市场中各自的销售额情况。请比较下面两个例子的差异，您肯定会觉得右图的例子更清晰。

这里应该注意的一点是，要统一多个图表中数据的排列顺序，首先要制作一个标准图表来做参照物。而这个标准图表中数据的排列顺序应该遵守三个大原则：“大小”“重要性”“种类”。也就是说，作为参照物的那个标准图表，其中的数据不能随意排列。

要改变数据的排列顺序，可以用鼠标右键点击图表，然后选择“编辑数据”。这时就会弹出一个Excel表格，可以在Excel表格中对数据进行编辑。如果数据较多的话，应该在制作之前预先在Excel表格中将数据的顺序调整好，然后再粘贴到PPT的图表中。

战略顾问的工作现场

在经营管理战略顾问行业，流行一句常用语：apple to apple。意思是说，同类的事物才能比较，不同类的事物不要进行比较。它还有一句反义语叫作“apple to orange”。如果我们问富士苹果和美国青苹果哪种好吃，吃过的人肯定会给出自己的回答。但如果问苹果和橘子哪个好吃，这就难回答了，因为苹果和橘子属于不同种类的水果，各有各的味道，不能简单地进行比较。我们在PPT中使用图表对数据进行比较的时候，也要避免“apple to orange”的情况发生。

原则122 两种数据用“复合图表”来表现

两种数据用两个轴来展示" class="reference-link">两种数据用两个轴来展示

想同时展示两种数据的时候，复合图表是个不错的选择。尤其是两种数据相差很大的时候，最好使用复合图表。请看下面的例子，我想同时展示销售额和利润的变化情况，与销售额相比，利润的数值是非常小的，因此如果只用一种类型的图表进行展示的话，利润的变化情况就很难看出来。于是，我选择使用复合图表，销售额用纵向柱形图，利润用折线图。这样一来，两种数据的变化情况都能清清楚楚地展现。

两种数据组合起来可以更好地传递信息" class="reference-link">两种数据组合起来可以更好地传递信息

两种数据的单位不同，也可以使用复合图表。在下面的例子中，一个数据是店铺数量的变化，一个数据是员工人数的变化，用复合图表将它们同时展示，可以更好地向读者传递信息。另外，想用两种数据来表达一种意思的时候，也可以使用复合图表。但是，如果两种数据之间没有关联性，就不适合使用复合图表。

注意图表类型的搭配和坐标轴的数值" class="reference-link">注意图表类型的搭配和坐标轴的数值

使用复合图表的时候，需要注意两点：（1）图表类型的搭配；（2）坐标轴的数值。

（1）纵向柱形图和折线图的组合比较常用

在复合图表中，纵向柱形图和折线图是最常用的组合。在同一张图表中，纵向柱形图使用左侧的坐标轴，折线图则使用右侧的坐标轴。具体制作方法是：（1）点击“插入”；（2）“图表”；（3）“组合图”；（4）折线图使用右侧坐标轴，所以在折线图的“次坐标轴”后面点“√”；（5）“确定”。

（2）调整两个坐标轴的数值，以防图表重叠

使用复合图表的时候，如果两个图表发生了重叠，就会影响读者的理解。遇到这种情况的时候，我们可以调整两个坐标轴的数字，避免重叠的发生。

在下面的例子中，店铺数量用纵向柱形图，员工人数用折线图，如果两个图表发生重叠的话，就会影响读者理解。于是，我们将显示店铺数量的左侧坐标轴的最大值由30调整为40，纵柱的高度就会降低，和折线图就不会重叠了。

改变坐标轴最大值的操作：（1）用鼠标右键点击次坐标轴；（2）选择“设置坐标轴格式”；（3）输入“最大值”。

▼健身中心案例：图表的表现方法

“我”以“您不愿来健身中心体验的理由是什么？”为题，进行了问卷调查。对于问卷调查的结果，“我”想用图表的形式展示在PPT中。很明显，对问卷调查的结果进行比较，属于项目比较，所以适合用横向柱形图。

比例不足10%的回答，属于少数人的意见，重要性不足，因此可以忽略不计，不显示在图表中。我们要把焦点集中到重要的数据上。