“最高效的工作”之二

“趁现在”工作术

“趁现在！”这句话曾经在日本非常流行，不过已经是很久以前的事情了。这句话大约在10年前开始流行，我就把“活在现在”当作了自己的座右铭。

工作不要往后拖，“现在”能做的一定要“现在”就做。这就是“活在现在”，也正是“趁现在”工作术。

【“趁现在”工作术1】2分钟判断术

马上就能做完的工作，一定不要往后拖，趁热打铁现在就把它处理完。

“马上就能做完的工作”，是什么样的工作呢？肯定有人会问：“几分钟内能做完的工作算马上就能做完的工作吗？”

如果不能给“马上就能完成的工作”下一个准确定义的话，确实会使人感到迷惑。比如：“这个工作需要5分钟做完，那我是现在就把它做完，还是放到以后再做呢？”“迷惑”就像一个小偷，不知不觉就把我们的时间偷走了。

所以，我们必须首先确定“马上就能完成的工作”的判断标准。

“马上就能完成的工作”，直截了当地说，就是“2分钟以内可以完成的工作”。迪比特·阿兰的著作《零压力工作术——掌控工作与人生的52个法则》（二见书房）中就是这样写的。

“2分钟以内完成”有什么根据吗？为什么不是3分钟，不是1分30秒？其实，并没有什么根据。只是人为地把2分钟作为一个标准。

与“这个工作马上就能完成吗？”相比，“这个工作2分钟内能完成吗？”更容易帮我们瞬间判断这个工作是否能够马上完成。所以，人为规定一个时间限制，更加合理。

“2分钟之内就能完成的工作”，典型的例子就是回复电子邮件。假设有一封电子邮件需要我们回复，如果我们想“先不回复，等一会儿空闲的时候再回复”，那么，到时候还得重新打开电子邮箱，找到那封邮件，再看一遍……做这一系列动作，至少需要30秒到1分钟时间。

如果趁热打铁，现在就回复邮件的话，只需要1～2分钟就解决问题了。而延后再做，就得多花1分钟时间。看似1分钟时间不长，但积累多了也是一笔不可小视的时间财富。

所以，“2分钟之内可以完成的工作”一定不要往后拖延，马上就把它解决掉。

【“趁现在”工作术2】30秒决断术

迷惑，是非常浪费时间的一种思维活动。“现在不做决断”的话，那么以后还得花时间把整个事情从头考虑一遍。这不就是浪费时间嘛。

如果您是一名经营者或者管理者的话，您不做出决断，下面的人就不能采取任何行动。也就是说，做决断的时间越长，部下等待的时间就越长，也就相当于剥夺了部下的工作时间。或者说，给公司或团队的前进踩了一脚刹车。

很多人认为“重大的决断，应该多花些时间考虑”，其实这种想法是错误的。

有一种理论叫作“快棋理论”。研究人员曾经让知名棋手看一眼整个棋局，然后让他在30秒内决定下一步棋的走法。第二次，则让棋手考虑1个小时再做出决断。结果发现，棋手考虑60分钟之后做出的决断和30秒内做出的决断，有90%是一致的。

也就是说，“灵感闪现”或“直觉”的正确率是相当高的。说白点，就是经过深思熟虑后做出的决断和瞬间想到的方案基本上不会有太大变化。考虑30秒和考虑60分钟得到的结果是差不多的，那么考虑30秒就足够了。思考再长的时间，也不会得到更好的判断。

因此，日常工作中的决断，只需30秒思考就可以了。这是节约大量时间的窍门。

【“趁现在”工作术3】暂时无法决断的事情，就把它判断为“未决”，留给日后决断

虽说要在短时间内做出决断，但有些重要的决断，确实是30秒内无法做出的。有的时候，信息不足或对方没有明确回复，我们确实无法做出决断。

遇到这种情况的时候，我们可以把这件事判断为“未决事宜”，留给日后决断。比如，“现在无法做出决断，留到5月30日中午12点再做决断”。这也是一种决断，把决断保留到合适的时机再做。

这样一来，在真正做决断之前的这段时间里，我们就不用再翻来覆去地思考这件事情了。已经设定了做决断的时间，等到时候信息充足了，再一举做出决断便可。

如果不果断推迟决断时间，就会使人长时间迷惑：“这件事该怎么办呢？”这种念头会一直盘旋在大脑中。可是，以当前的情况确实无法做出决断，再怎么思考也是无用的，只能浪费时间。

而且，我们是无法控制自己的想法的，它们会随时浮现在脑海中。但如果我们把这件事判断为暂时无法决断，那么在最终决断时机来临之前，我们就不会做无用的思考，也不会感到迷惑。

担心的事情或未决的事情太多，并不断浮现在大脑中的话，我们大脑中的工作空间就会被大量占用，以至于无法集中注意力，导致工作效率低下。因此，只要把暂时无法决断的事情先放一下，把决断的时机保留到日后，就可以节约大脑的工作空间，提高专注力，也就相当于创造出专注的工作时间。

【“趁现在”工作术4】不是“到什么时间为止”而是“什么时间做”

当我们把当前无法做出决断的事推迟到日后再决断的时候，有一点非常重要，就是设定日后做决断的具体时间，比如“5月30日中午12点做决断”。

但很多人在推迟工作时间的时候，都会以“到××时间为止”的形式设定期限。因为没有设定什么时候开始做，所以往往到期限的时候，依然没有做完。

所以，类似“这项工作5月25日之前完成”的设定，在我看来是不合理的，可却是大多数人都在用的方法。

我一般会明确设定工作时间，比如“5月25日15点开始做，16点前完成”。而且，那段时间尽量不要做其他安排，一定要保证空出来，专项时间做专项工作。这样一来，我肯定能在5月25日完成任务。

“其间”我把它设想成一条线。在“趁现在”工作术中，“现在”是一个点。所以，当我往后推迟工作的时候，我会把未来的时限也看作“点”。我的工作计划，就是“其间”这条直线上，起点与终点之间的无数个点。

我会珍惜每一个点，把专注力聚焦在每一个点上，这样就能把工作任务各个击破。这也是“趁现在”工作术的基本出发点。

【“趁现在”工作术5】“立刻就预约”工作术

在商务交流会上，遇到聊得来的客户，或对方有意向和我们合作的话，对方常会说：“这个问题，下次我们约到一起好好聊一下。”但接下来一句话非常重要，如果对方说：“下次会面的时间，回头我再和您联络。”那就悬了。

一旦说出“回头再联络”，日后对方再次联络我们的概率就很低了。那么现在这10分钟、15分钟的交流，就成了美丽的肥皂泡，很快就破灭了。

即使对方真的和我们联络了，也要通过反复多次互发邮件、短信，花很长时间才能协调好彼此的时间，确定会面时间和场所。

在这种情况下，我建议当即和对方约定下次会面的时间。

如果您也真想和对方详谈的话，当对方发出邀请的时候，您应该马上问：“那我们哪天碰面呢？”然后拿出日程安排表，确认自己有空的时间，当场和对方敲定会面时间。这个过程可能只需要1分钟时间。

说“回头我再和您联络”的人，是不会把握“现在”的人。

这样说的人，可能对您并没有兴趣，只是出于社交礼仪说了一句客气话。当您马上问一句“那我们哪天碰面呢？”，如果对方犹豫不决，或者干脆回一句“我最近工作安排得比较满，等日后再说吧”，那就说明他并不是真的想和您再次会面。

如果对方真的对您感兴趣，或对您的工作感兴趣，不管他最近有多忙，也会安排出时间和您再次见面的。

“立刻就预约”工作术，可以瞬间弄清楚对方是否真的想要约您。从某种意义上来说，这种工作术是一种高级的心理技巧。

【“趁现在”工作术6】和善于“把握现在”的人一起工作

常说“之后再和您联络”的人，并不一定都是不好的人。他们也可能是非常谨慎的人，不想先做承诺，然后做不到。但是，我不会和这样的人一起工作。因为和他们一起工作，我的时间耗不起。

在我的眼中，这个世界上只有两类人：一类是善于把握现在的人，另一类是不善于把握现在的人。

日本高级健身房RIZAP（莱札谱）的口号是“只看结果”，但我的座右铭是“活在现在”。

善于把握现在的人，大多也是“趁现在”工作术的实践者。类似“做，还是不做？”“参加，还是不参加？”的问题，他们立刻就能做出决断，要做的话，马上就能定下时间。

和这样的人一起工作，我能感受到工作中的速度感，很带劲。善于“把握现在”的人，会在第一时间回复我的邮件或短信，他们的工作保证按时完成，而且质量相当高且细致。和这样的人合作，我们都会相互尊重对方的时间，工作起来很舒心。

所以，当您在选择合作伙伴的时候，应该把能否“把握现在”作为一个选择标准。

和这样的人合作，工作时间更短，质量更高。也就相当于创造出了更多的时间。

【“趁现在”工作术7】人生也要“把握现在”

除了在工作中把握现在，我还把它当作了一种生活方式。

怎么才算把握现在呢？简单地说，即“现在就做”“马上就做”“不往后拖延”，竭尽全力把现在的一分一秒过好。

一件事情如果不能马上做完，至少也要在今天之内做完。今日事今日毕，工作和娱乐都是如此。

今天的工作任务，我一定会在今天完成，这就是激励我每天努力工作的小目标。

娱乐也是如此，如果有好朋友约我今天晚上去唱卡拉OK，而我也很想去的话，白天的工作再多，我也会欣然接受，不会推辞说：“下次再约。”因为我会顺应本能生活。有了晚上的约会，白天我会更加专注、高效地工作，一定会在晚饭前把工作做完。晚上我就可以去放松了。像这样，不管工作还是娱乐，我都会全力以赴。假如您只剩1天的生命，您会选择怎么过？我依然会选择把握现在的生活方式，因为这种活法让我不后悔。

如果能把握现在，人生就没有遗憾。

如果有人问：“假如用时间机器把您送回到1年前，您会怎么过这1年的时间？”我敢果断地回答：“还选择过去1年的生活方式。”

我为什么会如此坚定地选择同样的生活方式，而不尝试其他的过法呢？因为过去的1年我已经做到了让自己100%满意！再重新活一次的话，选择其他活法，不会比我现在过得更好。因为过去的每一天我都尽了力，其他活法保证不会更精彩。

您也应该从今天做起，把握现在，改变人生！