5.其他的格式原则

｜1｜隐藏栏行

在Excel表格中，有些单元格是自己计算用的，不需要给其他人看，或者其他人看了以后反而会造成混淆。这种时候，就需要把那些栏或行隐藏起来。

想要隐藏部分表格时，使用的是“组成群组”功能。那么什么是组成群组呢？接下来就一步一步为各位说明。

首先，如图1-34所示，如果有想要隐藏的行就先选取行号，接下来点“资料”的功能区，单击“组成群组”。

图1-34 想要隐藏行时，可运用“组成群组”功能

如图1-35所示，组成群组以后，只要单击显示在行旁边的减号，组成群组的部分就会像下表一样收合起来，并显示出加号的按钮。在这张表格中，“员工人数”和“平均薪资支出”被隐藏起来了。如果想要取消隐藏的话，再单击加号的按钮即可。

顺带一提，隐藏单元格时，还有一种方法是使用“隐藏”功能，但我个人并不推荐这种方法。因为隐藏功能虽然和“组成群组”功能很像，却没有“加号”和“减号”的按钮。没有这个按钮的话，从表格上就看不出那里有隐藏的单元格，而第一次看到这张表格的人，也不会注意到有单元格被隐藏起来了。这其实会造成不小的压力，因此请务必使用组成群组功能，来代替隐藏功能。

图1-35 单击-（减号）即可隐藏

｜2｜不填入数字的单元格用“N/A”表示

有些时候，表格当中也会有不需要填入任何资料的单元格。如果一直空在那里不管的话，在制作表格的过程中，很容易分神去思考那些单元格究竟是“之后要计算出数字的单元格”，还是“不需要填入资料的单元格”。

为了消除这种不必要的压力，我会在不需要填入任何资料的单元格中填入“N/A”。“N/A”是“not applicable（不适用）”的缩写，代表此处不需要填入资料。如图1-36的下表所示，因为第一年没有增长率第一年的增长率那一栏就是“N/A”。

专栏　会用到的缩写还有“N/M”

除了N/A，另一种常用到的缩写就是“N/M”。这是“not meaningful（无意义）”的缩写，在此简单为各位说明一下。

举例而言，假设第1年的销货收入是100万元，第2年是150万元，那么增长率就是50%。可是假如第一年的销货收入是0元的话呢？在这种情况下，我们就无法计算增长率了（因为除数不能为0）。

此时，增长率的单元格就可以填入N/M。像这种“无法计算”“计算结果没有意义”的情况，都可以标记为N/M。这种标记方式，偶尔也会出现在美国上市公司的财务报表里。

图1-36 不填入数字的单元格用“N/A”表示

｜3｜删除没用的工作表

Excel表格必须在工作表中完成，依照正确的格式原则，每一份表格都应该根据表格内容设定名称。如果有空白的工作表，应该及时删除。

若不删除多余的工作表，其他人在看Excel时，说不定会特意点开，看看里面是否有其他数据。这样一来，不但浪费时间，也是造成阅读压力的原因之一。所以请把空白的工作表删除吧。

至于工作表的部分，第二章会有更详细的说明。

图1-37 设定工作表的原则也很重要

｜4｜统整格式的时机

即使制定了正确的格式原则，还是有可能会在实际操作的时候烦恼到底何时才是统整格式的最佳时机。如果等到资料全部输入完毕以后，再开始统整格式，有时反而会弄乱栏或行，把情况搞得更麻烦。但就算在输入数据前统整表格格式，由于此时表格还空无一物，不知道文字或数字的长度，也无法决定栏宽。我建议的做法是，一边输入数据或进行运算，一边调整格式设定。

为什么不建议使用其他的方法呢？以下就用图表来为各位说明。图1-38是先输入数据再统整格式的例子。如果按照这个方法，首先我们要做的是输入数据或进行运算，不必考虑格式的问题。不过，一张格式未经统整的表格，对制表的人来说其实也很难懂。在这样的状态下输入数据或进行运算，还有可能会弄错输入的位置，所以实在不能算是一个好的方法。

相对于此，图1-39的例子则是每输入一项数据，便进行相关的格式设定。例如，在一开始输入项目名称后，便调整与项目名称有关的格式，也就是行高和栏宽等。接下来，输入数字以后，便替数字加上千分撇和颜色。然后配合数字的位置，将每一栏的项目名称的文字靠右对齐。

像这样，每次输入数据或计算的时候，先设定好相关的格式，就能确保我们在操作时不会因为表格格式的问题，造成输入上的错误。

图1-38 统整格式的错误时机

图1-39 统整格式的正确时机