大原则

步骤（1）确定“幻灯片结构”

在为PPT设计大纲的时候，首先要确定的是幻灯片的结构。在第3章中，我们确定了“要传达的内容”，在这里，我们先把“要传达的内容”细分成若干要素，分配给每一页幻灯片。我推荐大家把“要传达的内容”分解成以下四要素。

（1）背景

（2）课题

（3）解决方案

（4）效果

在“背景”中，我们要交代提案产生的过程、现状及目标，借此让传达对象了解PPT的重要性。在“课题”中，分析实现目标的障碍及其原因，让对方明确我们应该解决什么问题。在“解决方案”中，说明解决问题的方法。在“效果”中，介绍实施解决方案后可以期待的成果，以及需要付出的成本、实施的计划等。

这四个要素使PPT的结构变得非常简单，但也正因为简单，才更便于传达对象理解，更有说服力。另外，关于以上四个要素，我们要确定每个要素需要用几页幻灯片进行说明，然后就可以大体设计出幻灯片的结构。下面我们就一起学习“确定‘幻灯片结构’”的方法。

原则021 “背景”提示PPT的重要性

交代制作PPT的“背景”" class="reference-link">交代制作PPT的“背景”

我们的客户、上司、同事和我们一样，每天都要处理很多工作，时间都非常宝贵。为了让他们抽出宝贵的时间，阅读我们制作的PPT，首先要让他们意识到这份PPT的重要性。在让别人看出这份PPT的重要性之前，我们自己首先要理解它的重要性。尤其是当传达对象的地位比我们高的时候，就更需在短时间内让他们意识到这份PPT的重要性。为此，把PPT的“背景”交代清楚尤为重要。在一份PPT当中，一定要为“背景”分配足够的幻灯片页面，以便把提案产生的过程交代清楚。

举例来说，我要制作一份提高销售额的提案PPT，那么作为“背景”，我必须把公司销售额下降的现状说清楚。如果不能把销售额下降的状况说清楚，对方就无法充分意识到这个提案的重要性。把这个“背景”解说得越紧迫，对方就越重视。

在“背景”中应说明现状、目标和差距" class="reference-link">在“背景”中应说明现状、目标和差距

显示PPT重要性的“背景”，包含以下三个要素：

（1）现状

（2）想实现的目标

（3）现状与想实现的目标之间的差距

下面对这三个要素分别进行详细讲解。

（1）现状

我们为什么要进行提案？肯定是因为公司内外的环境发生了变化，我们需要采取某种对策来应对变化。制作PPT的时候，首先要在“背景”中把现状交代清楚。现状，不仅仅是当前静态的状况，还指从过去发展到现在的一个变化过程。“过去5年间，公司的销售额不断下降”“其他公司同种类型的新产品不断上市，抢占了我们的市场份额”“最近顾客购买我公司商品的意愿有所下降”等，都是典型的内外变化。

（2）想实现的目标

试想一下，谁会提出一份没有任何目的的提案？所以，只要是提案，必然有它的目的、目标。从大方面看，目标可以分为两种：一种是可以用具体数字显示的目标，如销售额、利润额等，这种叫作“定量目标”；另一种是无法用具体数字显示的，比如企业文化、组织结构建设等，这种叫作“定性目标”。

（3）现状与想实现的目标之间的差距

在“背景”中提示了现状和目标之后，还要对现状与目标之间的差距加以说明。要让传达对象意识到，这份PPT所提出的方案就是用来填补这个差距的。接下来我举一个具体的案例，让我们在实际案例中学习“背景”的梳理方法。“（1）现状”是“过去5年间，公司的销售额不断下降，已经降到了1000亿日元”。“（2）想实现的目标”是“让销售额达到1100亿日元”。那么，“（3）现状与想实现的目标之间的差距”就是“100亿日元”。所以，必须使销售额再提高100亿日元。

把上述“背景”用文字总结起来，就应该是“本公司在过去5年间销售额不断下降，目前年销售额只有1000亿日元。鉴于现状，我把未来一年的销售额目标设定为1100亿日元。为此，本公司在未来一年中必须将销售额再提高100亿日元”。

在公司或部门会议中，很多情况下，不同出席者对于“目标”的具体定义存在较大差异。即使大家的目标能统一，现状和目标的差距在每个人心中也是不同的，这样一来，讨论就难以得出一致的结果。所以，我们必须在PPT的开头就明确提出目标。让所有人达成统一目标非常重要。

▼健身中心案例：“背景”的梳理

“我”为了扭转健身中心新增会员人数减少的颓势，准备向销售部部长提出一个促销方案。为此，在上一章中“我”分析了部长，又分析了部长对“我”的看法，确定了希望部长采取的行动，并构思了PPT想传达的内容。

在制作促销方案PPT的时候，“我”首先要让部长明白，要想增加新进会员人数，必须举行一些促销活动。于是，我必须在PPT的开头，即“背景”的部分，把“现状”“目标”及“差距”交代清楚。

（1）现状：新增会员人数减少

（2）目标：确保与头一年相当的新增会员人数

（3）差距：新增会员人数不够

首先，在“现状”中说明新增会员人数减少的事实。接下来在“目标”中指明招募会员的具体人数目标。最后在“差距”中讲清楚目标新增会员人数与现状的差距。这样一来，就可以让部长意识到问题的严重性，必须采取一些对策才行。

战略顾问的工作现场

我在从事战略顾问工作的时候，经常有同事问我：“你现在所做的工作到底为了什么？”确实，当我们埋头于琐碎的具体工作时，容易忘记最初的、根本的目的和目标。所以，我们在工作中埋头苦干的同时，还要经常反思，想一想最初的、根本的目的和目标是什么，正所谓“不忘初心，方得始终”。当我们在工作中遇到阻力的时候，一定要问问自己或同事：“最初，我们要实现什么？”保证会有新的发现。

原则022 “课题”提示问题点

在“课题”中阐明“问题到底在哪儿”" class="reference-link">在“课题”中阐明“问题到底在哪儿”

在“背景”“课题”“解决方案”和“效果”中，我们战略顾问最重视的就要数“课题”了。也许有朋友凭直觉会认为“解决方案”才是最重要的，但是在我们看来，如果不能准确定位“课题”的话，再高明的“解决方案”也无法解决根本问题。

在日常工作环境中，我们常说的“课题”，多指现在应该着手解决的问题，比如说“这个课题要在下次开会之前解决掉”。但是，我在这里所说的“课题”是指造成现状与目标之间产生差距的“问题点”。下面为您举例说明。

·销售额没有实现目标（背景）→销售员不足（课题）

·海外市场占有率比去年有所下降（背景）→产品质量下降（课题）

从“背景”中寻找“课题”的时候，要分两步走：（1）深入分析差距；（2）设定最优先解决的问题。

（1）深入分析差距

要想在“背景”中找出“课题”，首先要深入挖掘现状与目标之间的差距。深入分析现状与目标之间出现差距的原因，我们可能发现问题点不止一个。在这个过程中，重要的是反复问“Why？”。下面举个例子。

背景：现状是销售额没有达到目标→Why？

→课题（1）：因为市场上同类商品的价格下降了，所以本公司也下调了商品价格

→课题（2）：因为新商品上市时间推迟了，所以销售量不够

→课题（3）：因为其他公司的同类新商品上市了，所以本公司商品销售量下降

通过反复问为什么，在差距之中深入挖掘问题点，一定要做到不漏掉任何一个问题。这就是逻辑思维中的MECE（不遗漏、不重复）概念（请参考第85页专栏）。而且，不遗漏比不重复更为重要。

（2）设定最优先解决的问题

发现多个问题点之后，我们要做的是找出其中应该最优先处理的问题。在众多问题中，那个“最有可能得到解决”且“最重要、最紧迫”的问题，就是最该优先处理的问题。我会把所有问题放在下图的坐标系中，结果一眼就能看出哪个问题“最有可能得到解决”且“最重要、最紧迫”。

在前面的例子中，课题（1）商品价格下降，是根据市场行情做出的调整，公司自己难以控制，所以解决这个问题的可能性很低。另外，课题（3）其他公司发售了同类新商品，也是本公司无法控制的，而且现在才去想对策也来不及了，所以解决的可能性也很低。由此可见，现在采取措施还可以挽救且最重要、最紧迫的问题就是：

课题（2）新商品上市时间推迟，造成销售量不够。

所以，我们应该把课题（2）设定为应该最优先解决的问题。

▼健身中心案例：锁定“课题”

“我”在“背景”中已经阐明“新增会员人数与去年同月相比下降了5%”。“为什么”会出现这种情况，是需要深入分析的。首先“我”梳理了一下会员入会的一般流程：“（1）知道本健身中心的人”“（2）通过体验”“（3）正式入会”。在三个要素中，“我”分别找出一个问题点。

我们用“重要性、紧迫性”“解决的可能性”对上述课题进行评价。结果发现：

课题（2）参与体验的人数减少了。

它是最重要、最紧迫且最有可能解决的问题，因此把它锁定为“最优先解决的问题”。

原则023 用“解决方案”应对“课题”

针对“课题”，提出具体“解决方案”" class="reference-link">针对“课题”，提出具体“解决方案”

锁定好“背景”和“课题”之后，就该思考“解决方案”了。所谓“解决方案”，就是填补现状与目标之间的差距的方法。例如，针对“新商品上市时间推迟，造成销售量不够”这个问题，我们思考该如何解决它，解决的办法就是“解决方案”。在制订解决方案的时候，要注意以下三个要点：

（1）该方案是否能够正确解决问题？

（2）该方案是不是从多个方案中选择出来的？

（3）该方案是否具体可行？

（1）该方案是否能够正确解决问题？

解决方案，必须能够正确解决问题，如果不能解决问题，那要这个方案有什么用呢？举例来说，针对“新商品上市时间推迟，造成销售量不够”这个问题，我提出的解决方案是“增加销售人员，加强向顾客的宣传推广”。大家一眼就能看出来，这个方案完全搞错了方向，对解决问题没有帮助。只有“和商品开发部门进行协商，加快商品开发速度”，才能正确解决那个问题。

（2）该方案是不是从多个方案中选择出来的？

在PPT中提出解决方案的时候，一定要向传达对象展示多种解决方案。在其中选择一种预期效果最佳、实现可能性最大的方案作为定案，才更有说服力。如果在PPT中只提供了一种解决方案，PPT的读者难免会提出一系列疑问，如为什么要选择这种解决方案、这个方案真能奏效吗。所以，我们必须在提供多种解决方案的前提下，从中选出自己认为最佳的方案。

（3）该方案是否具体可行？

解决问题的方案，必须具体、可行，否则就是空话，根本没有进一步实施的可能性。举例来说，针对“新商品上市时间推迟，造成销售量不够”这个课题，假如我提出的解决方案是“商品开发部门应该倾尽全力开发新商品”，就显得太空洞了，因为别人看了这个方案，也不知从何下手，怎么做才算倾尽全力。正确的方法是阐明具体的实施方法，比如“增加新商品开发人员”“开拓新的商品开发合作伙伴”等。

▼健身中心案例：制订“解决方案”

“我”在提案PPT中，将“最优先解决的问题”锁定为“参与体验的人数减少了”。然后，“我”根据自身的经验，针对这个问题梳理出三个解决方案。

（1）在健身中心周边，向适合健身的年龄段的人分发免费体验宣传单。

（2）实施私人教练健身课免费体验活动。

（3）仅限会员的朋友可以参与免费体验活动。

经过分析和比较，“我”认为在三个方案中预期效果最好、实现可能性最大的方案是：

（2）实施私人教练健身课免费体验活动。

于是，我把方案（2）确定为最终的解决方案。这个方案首先可以正确解决问题，其次还是从多个方案中选出来的最佳方案，所以说服力非常强，而且十分具体。可以说方案（2）具备了优秀“解决方案”的各种必要条件。

原则024 “效果”显示“解决方案”的结果

“效果”需要定量显示" class="reference-link">“效果”需要定量显示

实施“解决方案”之后，会收到什么样的“效果”呢？这也是PPT中必须阐明的。在阐述预期效果的时候，不能只说成果，还要把成本说清楚。只有当“性价比”最佳时，才是最好的方案。所以，我们要把效果、必要的资源、行动计划这三点讲明白。

（1）效果，最好以数字的形式进行定量显示，但也有很多时候难以用数字显示，这种情况下，定性表述是一种方法。我先举一个定量显示的例子：“通过增加开发人员，可以将新商品开发周期缩短4个月，这样一来，预计年度销售额可以增加10亿日元。”再举一个定性描述效果的例子：“通过寻找新的商品开发合作伙伴，本公司可以将一部分开发流程外包出去，从而缩短开发周期。”

（2）必要的资源，需要阐明实施解决方案所需的人员、技术、工具、费用等。

（3）行动计划，就是实施解决方案的具体计划，要把不同时期的不同行动说清楚。

▼健身中心案例：预测“效果”

“我”把“实施私人教练健身课免费体验活动”作为最终“解决方案”。因为销售部部长不喜欢没有先例的方案，所以“我”在PPT中阐述该方案的预期“效果”时，在“行动计划”这一环节，建议分段实施该方案，一开始先在小范围内试验性实施。另外，因为部长对数字很敏感，所以“我”会用数字量化显示预期“效果”。

于是，“我”用Excel软件对“实施私人教练健身课免费体验活动”的预期效果进行了测算。得到的结果是：

通过阶段性实施该促销方案，平均每月新增会员人数将增加15人（新增会员增加30%）。

另外，实施该解决方案所需要的资源也要交代清楚。

综上所述，“背景”“课题”“解决方案”“效果”四要素可以总结如下：

背景：新增会员人数与去年同月相比下降了5%。

课题：参与体验的人数减少了。

解决方案：实施私人教练健身课免费体验活动。

效果：通过阶段性实施该促销方案，平均每月新增会员人数将增加15人（新增会员增加30%）。

原则025 根据背景、课题、解决方案、效果四要素设计幻灯片的结构

四要素的关系" class="reference-link">四要素的关系

我对“背景”“课题”“解决方案”“效果”这四个要素进行了整理，发现它们之间存在如下关系。“背景”中所显示的“现状与想实现的目标之间的差距”的原因，正是应该解决的“课题”。解决这个“课题”的方法便是“解决方案”。实施“解决方案”之后，自然会显示“效果”。而“效果”就是对之前的“现状”的影响。

举例来说，“背景”为“实际销售额（现状）与销售额目标之间存在一定差距”，在这个“背景”之下，“课题”是“销售人员数量不够”。为了解决这一问题，“解决方案”是“增加销售人员”。实施“解决方案”的“效果”是“达成销售额目标”。

聚焦点的不同，将影响幻灯片的结构" class="reference-link">聚焦点的不同，将影响幻灯片的结构

背景、课题、解决方案、效果这四要素，在PPT中可以分别用一页幻灯片进行演示，也可以根据聚焦点的不同，对某个或某几个要素用多页幻灯片进行演示。也就是说，聚焦点的不同，将影响整个幻灯片的结构。比较常见的情况是将聚焦点放在“课题”上，因为要对课题进行深入分析，并在罗列众多问题点的基础上找到应该“最优先解决的问题”，所以光“课题”就需要好几页幻灯片。另外，“解决方案”也需要先提出好几个方案，然后从中选择最佳的，因此很多情况下“解决方案”只用一页幻灯片演示是不够的。

背景、课题、解决方案、效果这四要素，说到底就是设计提案的四个流程。有的时候，会根据需要，只针对“课题”做一份PPT，也有的时候只需针对“解决方案”做一份PPT。换句话说，一份PPT不一定非要包含所有四个要素，这个要根据实际情况而定。

▼健身中心案例：确定幻灯片的结构

到了这个阶段，“我”开始设计幻灯片的结构。通过前期的准备工作，关于“背景”“课题”“解决方案”“效果”这四个要素，“我”决定分别传达以下内容：

背景：新增会员人数与去年同月相比下降了5%。

课题：参与体验的人数减少了。

解决方案：实施私人教练健身课免费体验活动。

效果：通过阶段性实施该促销方案，平均每月新增会员人数将增加15人（新增会员增加30%）。

这次，在向销售部部长提交方案PPT时，考虑到各要素的平衡，“我”决定每个要素用一页幻灯片演示。

在设计幻灯片结构时，要检查内容是否有遗漏、是否有重复（即MECE分析法，Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，通俗地讲就是不遗漏、不重复）。

“MECE结构”是指“要传达的内容”不遗漏、不重复，而且有理有据。前面一直在讲的“背景”“课题”“解决方案”“效果”四要素，就是MECE结构的一个典型例子。下面的例子，分别展示了MECE结构、有遗漏的情况、有重复的情况。

要传达的内容

因为广告投放不足，导致新商品销售情况不佳。需要加强促销。追加2亿日元投资，预计可以将销售额提高10%。

在MECE分析法中，不遗漏比不重复更加重要。如果有重复内容的话，无非是让内容变得复杂，思路比较混乱而已。但如果有内容遗漏的话，就是致命性的缺陷了。

我们要明白一点，所谓“重要信息”是站在传达对象的角度看起来“重要的信息”。PPT是一种交流的手段，所以必须考虑对方的想法，也就是换位思考。所以在收集信息的时候，并不是机械性地网罗所有信息，而是有选择地寻找那些对对方重要的信息。

原则026 开头有“摘要”，最后加“结论”

“标题”“摘要”“目录”“结论”" class="reference-link">“标题”“摘要”“目录”“结论”

在PPT中，有四个幻灯片页面是必不可少的，那就是“标题”“摘要”“目录”和“结论”。这四个要素，每一个都需要单独一页幻灯片。

（1）标题

在标题页，除了有整个PPT的大标题之外，还要注明版本、日期、作者等信息。大家都知道标题的重要性，因为标题写得不好，对方可能都不愿意打开看。

（2）摘要

摘要页面，主要是对PPT内容进行简洁的概括。看了这一页，读者就可以把握整个PPT的主要内容和中心思想。可是，在实际工作中，我经常遇到没有摘要的PPT，这一点大家一定要注意，不要遗忘了摘要。

（3）目录

目录大家很熟悉，看了目录，就能够从整体上把握PPT的脉络，以及各项内容的顺序。

（4）结论

在结论页，要对PPT进行总结，具体指出自己要采取的行动及希望对方采取的行动。在结论页，读者可以整体回顾PPT的内容，作者在帮助读者进一步理解PPT内容的基础上，还可以促成其采取行动。

标题、摘要、目录、结论的幻灯片页面的实际制作方法，我将在第6章为大家详细介绍。