大原则

PPT发送的技巧

在对PPT进行演示或说明之后，很多听众会要求我们将PPT的电子版发给他们。在给听众发送PPT之前，我们应该在文件的安全、容量、管理等多个方面进行仔细检查和修正。

举一个我自己犯错的例子，有一次，我对同事以前制作的PPT加以修改，做了一份新的PPT。可是，同事的署名我忘记修改了，结果就那样发给了客户。上司得知这件事之后，把我狠狠地批评了一通。

只是同事的名字忘记修改，还不算什么大事，如果是在其他客户发来的PPT的基础上制作新PPT，结果忘记修改署名的话，那可就摊上大事了。如果把这样的PPT发给新客户的话，我就有可能违反了和之前那位客户之间的保密协议。在我们战略顾问行业，保密协议是非常严格的，出现泄密过失，可能会给客户或自己公司带来不可挽回的损失。也许您所在的行业对保密义务的要求没这么严格，但从专业角度来说，出现署名错误的问题，还是会给自己的信誉带来极为恶劣的影响。

另外，发送给别人的PPT文件，容量不能过大，要事先进行文件压缩，以便对方接收和阅读。总而言之，我们一定要站在对方的角度考虑问题，为了方便对方，把每一个细节都做到位。

原则151 对图片进行“压缩”，可以压缩整个文件

学会使用图片压缩功能" class="reference-link">学会使用图片压缩功能

PPT中插入了大量图片的话，文件就会很大，不管发送还是接收，都需要较长时间。所以，我们在用电子邮件给对方发送PPT文件之前，一定要对PPT中的图片进行压缩。通过删除图片的剪裁区域、降低图片画质，可以大幅降低文件的体量。具体操作方法如下所示：

原则152 重要的文件要加“密码”

通过密码，保护文件的安全" class="reference-link">通过密码，保护文件的安全

在向客户发送重要的文件时，一定要给文件加密码，目的是保护文件的安全，以免泄露秘密。另外，文件和密码要分别发送，不要在一封邮件中既发文件又发密码。给PPT文件添加密码的具体操作如下：

原则153 确认PPT的“作者”

最后再确认一次“作者”" class="reference-link">最后再确认一次“作者”

PPT文件的属性中，一定要有作者。在保存文件的画面中，有“作者”一栏，输入作者的名字即可。要注意的是，如果把别人的PPT经过改编制作一份新PPT，就一定要修改作者名，保留着原作者的名字发给客户就麻烦了。在别人PPT的基础上制作新PPT，完成后一定要“另存为”，并在“作者”一栏中修改作者的名字。

原则154 在邮件正文中要对“附件”进行简要说明

用F2键，选择文件名称" class="reference-link">用F2键，选择文件名称

我经常收到正文只有一句话的电子邮件：“详情请见附件。”不知道您是否也收到过类似的邮件。收到这种邮件，您做何感想呢？反正我会感到很困扰。附件中到底是什么资料？说了些什么事？只有下载附件，打开之后才能知道。为了不给客户带来同样的困扰，我们不能只发一句话邮件，应该在邮件正文中对附件进行简要说明。如果附件中有多个文件，可以用逐条编写的形式简要介绍一下每个附件。

不过，要一个一个输入文件名称太麻烦了，我们可以选中目标文件，然后点击F2键，按Ctrl+C把文件名复制下来，最后粘贴到邮件正文中即可。