5.其他加快处理速度的方法

除了“Ctrl”和“Alt”键之外，再介绍一些可以提升速度的方法吧。

在键盘的最上方，有一排从“F1”“F2”到“F12”的按键。这些按键各有其使用方式，不过我建议先记住“F2”和“F4”的功能。

第二章也曾提到，“F2”可用在检查算式的时候。点选单元格后，单击“F2”键，就可以显示单元格内的算式，颜色也会变得和前导参照单元格一样，这样便很容易确认算式的正确性。“F2”键可以让单元格变成可编辑的状态，所以不仅能够用来检查算式，想要变更算式或修正文字的时候，也都可以利用“F2”来进行变更或修正。

另一个按键“F4”，是重复相同操作时使用的键。请见图3-28。假设现在刚替“销货收入”行填上背景色，接下来打算在“费用”和“营业净利”行填上相同的颜色。此时，若先选择范围再选择背景色，实在是有点麻烦。

图3-27 让F2键和F4键也成为你作业上的利器

图3-28 适时运用F4键，即可轻松完成重复的作业

碰到这种情况时，就可以在设定完“销货收入”的背景色后，直接选取“费用”的范围，并按下“F4”键，即可填上相同的背景色。接下来，再选取“营业净利”的范围，然后再按下“F4”键，同样可以填上相同的背景色。由此可知，“F4”是重复作业中提高效率必不可缺的按键。

另外，“F4”键也有切换相对引用和绝对参照的功能。当单元格中显示光标时，按“F4”键会切换参照的类型，因此如果要使用“F4”键来重复相同的作业，请务必确认单元格中是否有显示光标。

｜1｜表格的缩放（[Ctrl]+鼠标滚轮）

Excel表格如果太大的话，阅读起来很不容易。于是为了浏览整张表格，有时会需要把页面缩小；为了方便修正计算内容，有时又需要把页面放大。缩放页面虽然也有快捷键，但比起键盘操作，用鼠标操作的速度更快。

大部分的鼠标都像图3-29一样，在左右键的中间有一个滚轮。缩放页面时，就可以使用“Ctrl”键来搭配这个滚轮。在按住“Ctrl”键的同时，把滚轮向前滚，即可放大页面；在按住“Ctrl”键的同时，把滚轮向后滚，即可缩小页面。

此外，后文中也会提到，在制作Excel表格时，建议使用尺寸较大的屏幕。因为尺寸大的屏幕，一眼就可以看见细部的计算，也可以省下缩放Excel的工夫，让作业的过程更轻松。

图3-29 鼠标滚轮非常方便

｜2｜硬件环境

我都在像图3-30的硬件环境中进行Excel作业。

虽然使用笔记本电脑的人也很多，但笔记本电脑需要外接各种配件，打造出像桌面计算机般的环境，才能够提升作业速度。我平常也是用笔记本电脑工作，不过我还外接了键盘、屏幕和鼠标等硬件。

图3-30 桌上作业时，用大屏幕配大键盘！

首先是键盘，笔记本电脑的键盘布局因制造商而异，甚至有些笔记本电脑的“Page Up”和“Page Down”等按键位置不太容易辨识。此外，由于按键本身也比较小，因此最好能够像桌面计算机一样，外接一组有数字键盘的键盘。

屏幕部分也选择了尺寸较大的外接屏幕，而且最近价格有越来越便宜的趋势，所以我认为不妨考虑添购。附带一提，投资银行内部都使用两台大屏幕。如果要把Excel表格贴在Power Point上的话，还会一台开着Excel，一台开着Power Point，再把表格复制粘贴。这样一来，就可以省去切换页面的时间，还可以检查Excel表格被复制粘贴后的状态。

把这些硬件全部接上笔记本电脑后，即可打造出跟桌面计算机相差无几的作业环境。外出时只要带上笔记本电脑，就不必担心没带文件，而且到达定点后也可以继续作业。

｜3｜与打印相关的快捷键

虽然第一章和第二章并未说明，但Excel的表格也常常需要打印出来，因此下面将介绍几组和打印有关的快捷键。

首先，打印的快捷键是“Ctrl”+“P”。在想要打印的工作表的页面上，同时按下“Ctrl”和“P”键，即可弹出打印的对话框。接着再按“Enter”键，即可开始打印。

有时也会碰到只需要打印特定范围，而不需要全部打印的情况。这个时候，可先选取欲打印的部分，再依序按“Alt”“P”“R”“S”。这样一来，就可以把打印区域限制在选取的部分，决定好范围后再执行打印功能，即可打印出特定的范围。

另外，想要更改设定的时候，例如把打印内容集中在同一页，或是把A4改成A3，此时只要按“Alt”“P”“S”“P”，就可以弹出版面设定的对话框了。

图3-31 打印的快捷键