40 制作TO DO 清单

Write a Todo List

这是我一天中最重要的工作，也是我早晨的第一项工作

每天早晨，当我坐到办公桌前的时候，第一项工作每天都是相同的。那便是“制作当天的TO DO清单”。

早上起床后的2~3小时，被称为“大脑的黄金时间”，是一天当中专注力最为集中的时间段。利用如此宝贵的时间制作TO DO清单，而且这还是第一项工作，可见，我把它摆在一天中“最重要的工作”的位置上。

为什么我每天早晨的第一项工作是制作TO DO清单呢？因为TO DO清单有四大好处。

【TO DO清单的四大好处】

1. 可以确认一天的工作流程

所谓TO DO清单，就是将当天应该处理的业务、工作、任务，按照重要性、紧迫性的顺序列出的一个清单。在写这份清单的过程中，我们就在大脑中把一天的大体工作流程想象了一遍。可以说，这也是一种想象训练，我称之为“成功想象”。

TO DO清单也是“一日工作的设计图”。大家都知道，没有设计图，就盖不出安全牢固的房子。可是，有很多人没有“工作的设计图”，却照样工作。结果会怎样？当然和没有图纸盖房子一样，要么忘记了重要的项目，要么东一榔头西一棒槌抓不住重点。总之，没有计划地工作，效率低不说，质量也很差。最后到下班还没做完，只得留下来加班。

早上花三分钟制作当天的TO DO清单，也就是在大脑中把一天的工作流程梳理一遍，科学合理地安排各项工作。这份清单，将成为工作效率的助推器。

1. 防止注意力被中途打断

没有TO DO清单就开始一天工作的人，当一项工作完成之后，他们要做的是什么？当然是要思考：“接下来我该做哪项工作了？”

思维上的这一停顿，让之前工作中集中起来的注意力瞬间归零了。而要想再次把注意力集中起来，则至少要花好几分钟。试想，每一项工作的间歇，都要浪费一段时间，一天下来，浪费还是相当大的。

您看过体育比赛中的4×400米接力赛跑吧？假设有两支实力相当的队伍参加比赛，一支队伍，选手每次交接棒的时候都不顺利，接力棒都会掉在地上，而另外一支队交接棒非常顺利，没有失误。那么，哪支队伍将获得胜利呢？答案不用我说，我想大家心里都清楚。可为什么很多人在每项工作之间进行交接的时候，都会“掉棒”呢？那是因为没有事先制作TO DO清单。

有了TO DO清单，当一项工作完成时，只需看一眼清单，马上就知道接下来该做什么了。注意力不会被分散，就能保持之前高效的工作态势，顺利地进入下一项工作。

1. 疏忽、失误的概率大大降低

如果工作原本就很烦琐，又没有制订计划、列出清单的话，很容易就会出现疏忽、失误。比如忘记参加会议、延误了文件的提交时间等。制作TO DO清单的时候，我们会把一天当中重要的工作、预定的事情统统罗列出来。看着这份清单工作，出现疏忽、失误的概率将会大大降低。

人太过相信自己的记忆力，正是犯错的根源所在。而写在纸上的TO DO清单，比我们的记忆要可靠得多。所以，按照清单工作，就没那么容易犯错了。

1. 扩充“工作记忆”的容量/提高工作效率

我们人类的大脑一次性可以处理的信息量（工作记忆，又叫短期记忆）是有限的。能够同时处理的任务，最多也就三项。如果太多的预约、想法占据了大脑，就会占用太多的工作记忆，大脑的运转就会被拖慢。就像电脑的内存不足时，运转也会变慢一样。

有的时候我们自己可能意识不到，当大脑处于“这个得做，那个也得做”的状态时，工作效率是极其低下的。而把各项要做的工作都写在TO DO清单上，就等于把工作记忆中存储的信息转移到了清单里，相当于清空了电脑的内存。于是，没有了牵挂，我们便可以一心不乱地专注于一项工作了，那样一来工作效率不就大幅提高了吗？

最近有些商务书籍对TO DO清单提出否定意见，说“制作TO DO清单没有用”。我敢肯定地说，说这话的作者，肯定没有掌握TO DO清单的正确使用方法。

比如，肯定有些朋友使用智能手机中的App制作TO DO清单。说实话我不推荐这种方法。为了将TO DO清单的效果发挥到最大，应该遵守以下三个原则。

【TO DO清单使用三原则】1. 写在纸上或打印在纸上

第一条原则，我坚决反对用智能手机的App制作TO DO清单。智能手机是一个充满诱惑的东西。一项工作告一段落，拿起手机看TO DO清单的时候，难免要顺便看一下微信的信息、读读新闻……结果，导致注意力瞬间被分散。

所以，TO DO清单应该用笔写在纸上，或者用Word打字，然后打印到纸上。

【TO DO清单使用三原则】2. 放在桌面上醒目的位置

将手写或打印的TO DO清单放在办公桌最醒目的位置上。当做完一项工作，只需抬头看一眼TO DO清单，便可直接转向下一项工作。中间没有停顿，专注力不会分散。

前面讲过，“防止注意力被中途打断”是TO DO清单最大的好处。可是，如果不能一眼就看到它，还得花时间去找它，人的注意力就会被分散。那么，制作TO DO清单还有什么意义呢？

【TO DO清单使用三原则】3. 每完成一项工作，就用斜线把它画掉每完成清单中的一项工作，就用斜线把它画掉。这可以给我们带来空前的成就感。成就感可以促进我们体内多巴胺的分泌，而多巴胺被称为“动力之源”。画掉的项目越多，我们的工作意欲会越强。当所有项目都被画掉之后，一天的工作就结束了！

下面给大家公开我使用的TO DO清单。大家可以到我的网站下载Word版或PDF版。网址如下：http://kabasawa.biz/b/output.html