大原则

文字“清晰易读”是王道，不需要装饰

我曾经为企业举办PPT制作的专项培训班，帮企业培训员工制作PPT的技能。在培训中，我曾听学员说过：“我想，制作PPT一定很有趣，可以使用各种字体和颜色，肯定很漂亮！”他们喜欢制作PPT的心情非常值得肯定，但是，PPT说到底是一种交流、沟通的工具，不需要花里胡哨。对读者来说，越简洁易懂越好。

文字的格式，包括字体、字号、颜色等多种因素。我希望大家记住一点：在一份PPT中，如果连文字格式都无法做到统一，那PPT内容的可信度也就非常低了。因此，我们制作PPT的时候，一定要事先设定好文字的规则，然后按照规则去制作。

在设定文字规则的时候，我们头脑中时刻要有一个概念：我制作的PPT到底是给谁看的。基本上，PPT的文字应该以清晰易读为原则，不需要过多的装饰。

原则049 对于字体的选择

不同字体，给人不同的印象" class="reference-link">不同字体，给人不同的印象

PowerPoint的字库中有很多种字体，每种字体都有自己的特点，给读者的印象也不一样。我们应该了解几种常用字体的特点及其给人的印象，并在此基础上根据PPT的内容选择合适的字体。举例来说，“微软雅黑”和“黑体”比较正式，而“隶书”和“幼圆”看起来就比较圆润，相对轻松一些。（以上四种字体是译者根据中文常用字体改编的。原书中列举的是四种日文字体。——译者注）

·比较正式的字体

·相对轻松的字体

我对几种常用字体的特点和适合的PPT类型进行了简单总结，请看下表。

微软雅黑，算是一种万能字体" class="reference-link">微软雅黑，算是一种万能字体

在制作PPT的时候，我建议大家尽量选择微软雅黑。因为不管制作什么类型的PPT，也不管对象是谁，微软雅黑都可以算是一种万能字体，不会出大纰漏。虽然幼圆字体很可爱，看起来也很舒服，但如果我们面向的对象所处行业非常严谨，那幼圆字体会让我们显得有些幼稚。所以，不管在什么情况下，建议使用微软雅黑字体，这样比较安全。据我所知，也有不少朋友喜欢用宋体字，但我觉得宋体字更适合长篇文章，所以更适合用在Word中，而不是PPT中。

英语建议使用Arial字体" class="reference-link">英语建议使用Arial字体

另外，关于PPT中出现的英语，建议使用Arial字体。和中文的微软雅黑一样，英语的Arial字体是商务PPT中的万能字体。当一段文字中既有中文又有英语的时候，不要通用一种字体，而是分别使用不同的字体。

中文和英语字体的设置，方法如下。

原则050 文字颜色建议使用“深灰色”

深灰色文字看起来最舒服" class="reference-link">深灰色文字看起来最舒服

在商务文件中，字体颜色一般选择黑色。不过，如果是对外演示的PPT，想展现公司谦逊、柔和的一面，那我建议文字颜色选用深灰色。深灰色文字不仅能让读者感受到沉稳大气又谦逊柔和的氛围，还不会给读者的眼睛造成负担。

深灰色的文字，还特别适合针对消费者制作的商品、服务介绍的PPT。但是，像金融机构、公共团体等需要营造正式、严谨氛围的行业，制作PPT的时候最好选用黑色文字，深灰色并不合适。

原则051 选择合适的字号

用来分发的PPT，正文字号不小于14磅" class="reference-link">用来分发的PPT，正文字号不小于14磅

幻灯片中使用的字号，要根据不同的要素使用不同的字号。标题、副标题、正文的字号不应该一样大。我推荐的字号，如下所示：

·幻灯片标题：24磅

·幻灯片副标题：20磅

·小标题：18磅

·正文：14磅

以上字号，是会议上要分发到与会者手中的PPT适合使用的字号。与会者直接看PPT的打印件，或者用自己的电脑看PPT，所以字号要比演示PPT的字号稍微小一点。

用于演示的PPT，正文字号不小于20磅" class="reference-link">用于演示的PPT，正文字号不小于20磅

用于演示的PPT，是在会议室中用投影仪投影在幕布上，给众人演示时使用的PPT。因此，演示PPT的正文字号要大一点。当然，具体的字号还要根据会议室和幕布的大小来定。假设会议室比较大，又没给与会者分发PPT打印件，正文字号最小也要在20磅左右。我推荐的字号，如下所示：

·幻灯片标题：36磅

·幻灯片副标题：32磅

·小标题：28磅

·正文：20磅

小妙招

将分发用的PPT改成演示用的PPT时，需要把PPT中的所有字号都改变。这种情况下，我有小妙招可以让您瞬间改变所有文字的字号，而且，原本大小不同的文字，依然保持原来的大小比例。首先，使用快捷键组合“Ctrl+A”，选中PPT中所有内容，然后再用“Ctrl+]”对字号进行放大。使用这种方法改变字号，可以使原本大小不同的文字同时放大，保持原有比例。

原则052 “下划线”“矩形”是标注小标题的两种常用形式

图表中的小标题，要加“下划线”并“加粗”" class="reference-link">图表中的小标题，要加“下划线”并“加粗”

图表、图解中的标题，我们称为小标题，是比副标题低一级的标题。在下面图例中的幻灯片中，“对促销活动的投入”就是图表的小标题。为了让小标题区别于正文，使其更醒目，我们需要对其进行一定的装饰。但根据小标题的类型，进行装饰时也要遵守一定的规则。

比如图表中的小标题，就需要将文字加粗，再加上下划线。我们使用文本框输入小标题文字，然后将文本框的框线清除，再把文字加粗。将文字的位置调整为左右居中（Ctrl+E）、上下居中。再通过“插入”“形状”“直线”，在文本框下方插入直线。按住Shift键拖动鼠标，就可画出水平的直线。

逐条编写的小标题，要用矩形框起来" class="reference-link">逐条编写的小标题，要用矩形框起来

如果某一页幻灯片是以逐条编写的形式呈现内容的，为了突出小标题，我们一般用矩形把小标题框起来。具体方法是：点击“插入”“形状”“矩形”，然后用鼠标将其拖动到合适的位置，调整好大小；在矩形内直接输入小标题文字，然后把字体加粗，文字的位置也调整为左右居中、上下居中。

为了让小标题更加醒目，我们一般会在矩形中填充颜色。填充颜色的时候，要注意让边框颜色和内部填充颜色保持一致，或者干脆删除边框线。如果边框线和内部填充颜色不一致的话，从设计角度来看，就不美观了。