6.在公司内部贯彻格式原则

到目前为止，我们已经说明了正确格式的标准和设定的方式，但光是制定一套格式原则还不够，如何贯彻格式原则才是最重要的。不过，这也是一道难题。

或许因为工作繁忙的关系，许多商务人士在制作Excel表格时无法完全兼顾到细节的格式设定，或是在碰到想不起格式原则的时候随便应付过去。然而，如果一直对格式采取如此草率的态度，好不容易才制定出来的格式，也会变成一副空壳，落得无人使用的下场。

为了避免这种结果，我强烈建议通过以下三个步骤，让格式原则在公司内部得以贯彻。

①明文规定格式原则。

②团队成员之间互相纠正格式的错误。

③定期检讨原则。

图1-40 在团队内部贯彻格式原则

第一项“明文规定”的意思，就是制作一本详细的原则手册。投资银行一定都有一本这样的原则手册。话虽如此，要从头开始制作自己公司专属的原则手册，是一件相当费功夫的事。因此在最初的阶段，不妨就套用本书所介绍的格式，然后，一定要贯彻这些原则。

最麻烦的问题是，有些人在使用Excel时，会因为“我就是喜欢这样的格式”，而无视团队的规定，任意选用自己偏好的格式。如果容许这种事情发生，团队整体的Excel能力就永远无法提升。所以一定要严格规范，不可以轻易放任例外情况发生。

想要让团队成员严格遵守原则有几个方法，首先是通过公司内部的培训课程，让员工知道有这些规定。尤其是Excel的作业多半交给资历较浅的员工处理，因此不妨多花点时间在新进员工的培训上。附带一提，在外商投资银行，东京分公司的新进员工通常会前往纽约或伦敦，接受三周左右的培训，而其中多数的时间都用来学习如何使用Excel制作财务仿真模型。

另外，活用外部讲师也是一种能够有效贯彻公司内部原则的方法。可能公司内部的文书管理负责人会一再强调：“这样的格式比较美观。”或许现场还是会有员工想：“每个小细节都要注意格式，真是麻烦！”为了消除这些想法，可由外部专家严厉表明：“身在团队当中，如果你的格式做得太难看，那你就是一名失职的团队成员！”这样一来效果反而会更好。

第二项的“团队成员之间互相纠正格式的错误”，指的是公司同人之间互相查看对方制作的表格，如果有格式错误的地方便互相纠正。同样是遵守规则，程度有可能因人而异。有做事兢兢业业的人，就会有没那么关注细节的人。同时，纠正他人的错误也是一件不容易的事。有时候即使发现了错误，也很容易因为“一点格式上的错误就算了吧”的心态，而不加以指正。

不过，要是一直这样放任不管，团队的格式很容易在不知不觉间变得杂乱无章。因此如果想要在团队内贯彻共通的格式原则，一定要养成把自己制作的表格让其他人严格检查的习惯。像这样彼此之间互相检查表格，如果有“这里跟原则不符”的情况出现，请毫不讳言地互相纠正吧。

当我们在检查别人格式错误时，自己也会产生不可以在制作表格时出错的心态。于是对自己也会更加严格，是一种一石二鸟的方法。

顺带一提，在投资银行工作时，我们会很仔细、很严格地查看格式上是否有错。例如在做简报30分钟前被上司发现格式有误，于是赶紧抽换掉错误的页面，类似的情况屡见不鲜。没时间抽换页面的话，就先把纸张打印出来，然后在搭出租车前往客户公司的路上，在车上把握时间更换，这种事情对我来说也是家常便饭了。当时的我曾经怀疑：“有必要这么吹毛求疵吗？”然而，一旦开始容许出现细微的格式错误，久而久之就会导致整体的格式都走样了，因此即使是非常细微的错误，也绝对不能容许。

团队全员都要有这样的观念：“格式的松懈，就是心态的松懈”，“格式的错误，是团队全体的责任”。

第三项是“定期检讨”，也就是定期确认或修正原则。在互相纠正错误的过程中，一定也会发现一些“那样做会不会更好”的可改善之处。因此要定期安排检讨会议，用来改善原本的原则。

具体的方法是指定一人为制定原则的负责人，这个人除了要制定原则，还要定期进行检讨工作。以大约每六个月一次的频率召集团队成员，并以这段时间内完成的Excel为参考依据，花时间讨论是否要维持原本的原则，或者是否有必要更改原则。众人达成结论后，负责人再依据讨论结果改定原则。能够定期检讨是最理想的，如果希望团队能持续贯彻格式原则，最好有人在团队内负起鞭策的责任。

或许各位会认为贯彻原则是一件很困难的事，但需要努力的时间其实并没有想象中那么漫长，通常只要半年左右就可以从规定变成常识，届时团队全员使用同样的格式，应该也不再是一件折磨人的事。久而久之，当习惯成自然以后，不但能够根据标准格式迅速完成表格，也能正确理解其他人制作的表格。

格式要能发挥成效，不能只用头脑去理解，还要彻底用身体去记忆。当团队开始落实共用的格式原则，务必要鞭策自己达到这样的境界。

专栏　把Excel表格粘贴在PowerPoint的投影片上

有的时候我们会把Excel的表格粘贴在PowerPoint的投影片上，以进行简报或当作附件数据。此时，如果单纯把Excel的表格复制后粘贴在投影片上，就会发生以下问题：

1.格式会跑掉

因为被套用上PowerPoint投影片的设计，所以可能导致原本在Excel中指定的字体或色彩跑掉。

2.可在投影片上编辑数字或文字

如果使用单纯的“复制粘贴”功能，当表格被粘贴在投影片上以后，还是可以在PowerPoint中编辑数字或文字。这一点虽然很方便，却有可能造成后续的问题。

举例说明，假设我们在做简报前临时更改了数字，由于时间紧迫，只好直接更改PowerPoint上的数字。当然，因为PowerPoint上记载的数字和Excel的计算结果不同，所以要是做简报几天后，上司或客户问“Excel的表格和投影片的表格数字为什么不一样”，那可就麻烦了。因为我们很有可能早就忘记自己更改了哪些地方，最后搞得大家手忙脚乱。

为了避免发生这样的问题，我们应该用图像的形式，把Excel的表格粘贴在投影片上。如此一来，投影片上只会呈现出Excel计算的表格，在PowerPoint上也不能直接编辑Excel表格，也就不会搞不清楚计算的根据。

图1-41 把Excel的表格粘贴在PowerPoint上的方法

练习题

到目前为止，我们已经了解何谓正确的Excel格式了。

当然，我很希望各位能将现在所使用的Excel表格，修改成更美观的格式，但这也不是马上就能上手的事。

因此，我决定在最后出一道练习题。

就让我们一起来把一张不太好看的Excel表格，修改成更美观的格式吧。

格式内容就如同我在前文说明的一样，各位在阅读的同时，顺便当成一种复习吧。

题目

下面的表格，是一家汽车销售厂商在未来三年内的业务人员计划。该厂商对业务人员的销售数量预期是每人每年十辆车，而每辆的销货收入是一百万日元，薪资支出是平均每人五百万日元。假设员工人数在第1年是三人，第2年增加为四人，第3年增加为五人的话，我们就能估算出未来三年能产生多少收益。

练习题·解答

我们先来看一下这张表格：

首先，必须把数字修改得更容易阅读。

（1）把整张表格的行高统一设定为18。

（2）把数字的字体统一设定为Arial。

（3）给数字加上千分撇。

接下来，由于这张表格里面的线条太多了，项目名称也没有整理过，所以下一个步骤就是把这些部分修改得更美观一点。

（4）表格不能从A1单元格开始。

（5）配合项目名称，向右缩排。

（6）框在线下粗、其余细；不使用直线。

这样看起来清楚多了吧！再来，由于括号中的单位影响阅读，数字的位数也没有对齐，所以针对这些部分进行修正。

（7）把单位统一放在同一栏。

（8）数字靠右对齐。

最后，修正数字和单元格的色彩。

（9）手动输入的数字改为蓝色。

（10）欲强调的单元格改为淡蓝色。

这样就大功告成了！到这里就能很明显地看出来，修正格式可以让表格给人多么不同的印象。

专栏　吊挂服、长袜、领撑

我在这一章不断强调要注重Excel的美观性，但投资银行的人注重的“美观性”可不仅限于Excel而已。就拿西装来说好了，我刚进入摩根士丹利的时候，上司曾经对我说：“注重你身上穿的西装！”他这话是什么意思呢？

①别穿吊挂服

一开始听到“吊挂服”的时候，我丈二和尚摸不着头脑，一查之下才知道，吊挂服似乎是成衣的意思。

换句话说，所谓的“别穿吊挂服”，就是要我“穿定制西装”的意思。

话虽如此，一穷二白的职场新鲜人，哪儿有什么钱去定制西装呢，所以我回绝了这道命令。

②袜子要穿长筒袜

为什么要穿长筒袜？因为如果穿一般的袜子，在椅子上坐下来的时候裤管就会变短，露出里面的腿毛，上司坚称这在客户面前是一种失礼的行为。原来如此。客户的确有可能觉得很碍眼……所以我就决定穿穿长筒袜看了。

可是长筒袜在夏天真的很热！原本就已经身在必须穿西装打领带的金融业界了，现在竟然还要再加一双长筒袜，真是太辛苦了！结果呢，我最后又回绝了这道命令。

③领撑

应该有很多人知道领撑是什么吧？就是一种放在衬衫领子内侧的配件。由于衬衫的领子很容易弯曲变形，因此可以把金属或塑料的领撑片塞进领子内侧，让衬衫领子保持挺立。上司指示说：“领子挺立了，西装看起来也会更利落！”说得有理，而且价格也没那么贵，所以我就立刻掏钱买了。

不幸的是，最后我还是没有养成使用领撑的习惯。为什么呢？因为投资银行的工作量实在太大了。在没时间运动又喜欢靠食物舒缓压力的情况下，我进入公司没多久就胖了一圈。人一胖，脖子周围就变得紧绷，然后金属制的领撑就会刺到我的脖子或锁骨，很痛。

由于种种原因，关于服装的部分，我一项都没遵从上司的指示。所以说在投资银行，不会使用Excel的人会被解雇，但西装穿不好的人并不会被解雇。

以上，就是有关外商投资银行所注重的“美观性”的故事。

看到领撑，就会回想起投资银行时代的事。