大原则

形状是“简单显示”信息和意图的利器

在制作PPT的时候，“形状”是很常用的一个工具。但是，据我观察，大多数人不太理解形状的正确用法，经常随意使用形状，造成页面非常混乱。比如，同一份PPT中，有些页面的小标题用椭圆形框起来，而有些页面的小标题又用矩形框起来。形状的使用缺乏一贯性，就会给读者一种混乱的感觉，让人觉得作者的思路不清晰。

其实，每种形状都有自己特殊的性质和特征。在制作PPT的时候，如果使用形状没有规则，根据心情来随意使用的话，就会让自己想表达的意思和形状本身的性质产生偏差。这个偏差，就像一种“噪声”，会极大影响读者对PPT内容的理解，让读者在直观上对这份PPT产生一种微妙的厌恶感。

所以，在使用形状的时候，不能看心情，不能太随意。我们首先应该了解各种常用形状自身的性质和特征，在使用形状的时候，做到心中有数，比如，这里应该使用矩形，那里应该使用椭圆形……这样才能制作出前后一致、思路清晰、易于阅读的PPT。

原则055 具体内容用“矩形”，抽象内容用“椭圆形”

理解形状的性质和特征" class="reference-link">理解形状的性质和特征

在制作PPT的时候，使用最多的形状应该是矩形（以及正方形）。矩形适合用来表示“具体的内容、有实体的事物”，例如公司名称、会议名称、部门名称等。另一方面，同样常用的形状还有圆形、椭圆形，这两种形状适合用来表示“抽象的内容、概念性的事物”，例如愿景、问题、创意等。

除了上述两类形状之外，常用的形状还有五边形箭头、对话气泡等。五边形箭头，可以让人清晰地看出内容的“流向”。比如，日程表、步骤表就适合用五边形箭头。对话气泡适用于插入对话。

关于各种形状的具体使用方法、使用场景，我总结了一张表供大家参考。了解了各种形状的性质、特征，就能帮我们制作出更加清晰易懂的PPT。

出处：www.ppt119.com/lesson/autoshape/autoshape1.html

另外，在要强调某些内容的时候，有些朋友喜欢使用“爆炸形”，但从外观上看比较幼稚，我不建议大家使用。要强调的内容，加一个“星形”即可。

原则056 硬核资料要用“常规矩形”，温和资料要用“圆角矩形”

一份PPT中，常规矩形和圆角矩形不能混用" class="reference-link">一份PPT中，常规矩形和圆角矩形不能混用

同一种形状，也会根据细节的不同而表现出不同的性格。比如，常规矩形就给人“严肃、认真”的印象，而圆角矩形给人的印象就比较“柔和、缓和”。我们要在理解这些细节特征的基础上，有意识地配合PPT内容使用恰当的形状。

具有“严肃、认真”印象的常规矩形适用于制作“严肃、正式的资料”。比较“柔和、缓和”的圆角矩形则比较适合“休闲、时尚”的行业制作PPT。举例来说，政府部门、金融机构等必须一丝不苟的组织、企业在制作PPT的时候就应该使用常规矩形；而像时装、服务行业的企业，在制作PPT的时候就适合使用圆角矩形。值得注意的一点是，虽然都是矩形，但常规矩形和圆角矩形给人的印象差异很大，所以，在同一份PPT中，最好不要混用两种形状。

常规矩形中使用微软雅黑或黑体字体，圆角矩形中使用隶书字体" class="reference-link">常规矩形中使用微软雅黑或黑体字体，圆角矩形中使用隶书字体

我们了解了形状的性质之后，如果再配上合适的字体，就能让PPT更具统一的风格。常规矩形彰显严肃、正式，应该配同样正式的微软雅黑或黑体字。而圆角矩形比较轻松，最好选择隶书等比较圆润的字体。

现将形状和字体的搭配总结如下：

圆角的弧度必须保持一致" class="reference-link">圆角的弧度必须保持一致

在使用圆角矩形的时候，有一点我要提醒大家注意。在PPT中，当我们调整圆角矩形的大小时，其圆角的弧度也会发生变化。圆角矩形越大，圆角越圆润；圆角矩形越小，圆角越尖锐，看上去越接近直角。如果一份PPT中，我们要用到大小不同的圆角矩形，但圆角的弧度各不相同的话，就会显得杂乱无章。所以，我们一定要学会调整圆角的弧度，让不同大小的圆角矩形保持统一的圆角弧度。

用橘色“〇”来调整圆角的弧度" class="reference-link">用橘色“〇”来调整圆角的弧度

下面给大家介绍在PPT中调整圆角弧度的方法。首先，插入一个圆角矩形。这时您会发现，插入的圆角矩形的圆角处，有一个橘色的小“〇”。用鼠标拖动这个橘色小“〇”，就可以调整圆角弧度了。

让圆角更圆润

让圆角更尖锐

如果一页幻灯片中用到了多个大小不同的圆角矩形，要一一调整圆角的弧度就比较麻烦，而且要把弧度调整一致，需要一定时间的训练。如果在一页幻灯片中所用的圆角矩形都是一样大的，用复制、粘贴的方法会比较便捷，而且圆角弧度一致。

原则057 形状不要带“阴影”

形状要用平面的" class="reference-link">形状要用平面的

我看过很多PPT，很多朋友在PPT中用到形状的时候，喜欢给形状加一个阴影，让其看起来更具立体感。他们的目的可能是让形状更加醒目，以为这样可以让内容更加清晰。但实际上，立体化的形状，反而会让PPT显得混乱，影响内容的易读性。简单明了的PPT，不需要过度的修饰、装饰。所以，建议大家不要花时间将形状立体化。

说到设计，现在比较倾向于平面的、简洁的设计。具体到PPT中，一般是用平面的、没有轮廓线的、纯色填充的形状。这样简洁大方的设计和后面介绍的插图（请参见原则105）更加相称，能体现PPT整体风格的统一性。

对有阴影的形状，我们该如何消除阴影呢？方法很简单，选中形状后，用鼠标左键点击“格式”“形状效果”“阴影”“无阴影”即可。要想消除形状的其他效果的话，在“形状效果”中同样可以实现。

原则058 将形状的余白“最小化”

将形状的余白最小化，可以插入更多的文字" class="reference-link">将形状的余白最小化，可以插入更多的文字

在形状中插入文字的时候，如果文字太多，形状中放不下，您会怎么处理？大多数朋友会将文字的字号缩小，或者在形状中再插入文本框，然后在文本框中输入文字。可是，如果将形状中文字字号缩小的话，读者读起来就没那么方便了。而且，和同级别其他文字的字号不统一，PPT也会显得杂乱无章。另外，如果在形状中再重叠文本框的话，就会打乱形状的结构，也不便于读者阅读。

那遇到这种情况该怎么办呢？我建议大家调整形状里的余白，将余白缩小，这样就可以放下更多的文字了。在PowerPoint的默认设置中，形状中的余白是比较大的，余白处是无法插入文字的。因此，只要缩小余白的空间，就给文字腾出了空间。当然，也不能完全消除余白，用文字把形状填得太满，会影响美观和易读性。

在形状的格式设定中调整余白" class="reference-link">在形状的格式设定中调整余白

在PowerPoint中，默认的形状中左右余白都是0.25厘米，我一般会把左右余白量改为0.01厘米。具体方法是，用鼠标右键单击插入的形状，在弹出的对话框中选择“设置形状格式”“文本框”“左边距”“右边距”，就可以调整左右余白的量了。

（1）用鼠标右键单击插入的形状，在弹出的对话框中选择“设置形状格式”

（2）用鼠标左键单击“文本框”

（3）在“左边距”“右边距”中调整左右余白的量。我一般会设置为0.01厘米

前面讲的是插入的形状内部的余白，其实，对表格中的各个单元格，也可以通过缩小余白的量来输入更多的文字。表格内余白的设置方法和形状相似，用鼠标右键单击插入的表格，在弹出的对话框中选择“设置形状格式”“文本框”“左边距”“右边距”，就可以调整左右余白的量了。

原则059 形状的“横向”“纵向”都要对齐

利用辅助线，将形状“横向”“纵向”对齐" class="reference-link">利用辅助线，将形状“横向”“纵向”对齐

在一页幻灯片中配置多个形状的时候，一定要将形状的“横向”“纵向”都对齐。横向、纵向都对齐的形状，才能给人整齐、清晰的印象。

PowerPoint从2016版开始，在同一页面中移动一个形状时，为了便于和其他形状对齐，就会自动出现一条辅助线。利用这条辅助线，我们就可以轻松地将各个形状对齐。

将对齐功能添加到快速访问工具栏中" class="reference-link">将对齐功能添加到快速访问工具栏中

其实，PowerPoint为我们准备了快速对齐形状的命令。要想将多个形状纵向对齐排列的时候，可以按照如下步骤操作：（1）选中想要纵向排列的多个形状；（2）“开始”；（3）“排列”；（4）“对齐”；（5）“左对齐”“纵向分布”。横向对齐排列形状和纵向对齐排列的前四步都一样，只是第五步变为“顶端对齐”“横向分布”。“对齐”命令隐藏在比较深的菜单中，每次用起来都比较麻烦。为方便起见，我们可以用第28页介绍的方法将“左对齐”“顶端对齐”“横向分布”“纵向分布”添加到快速访问工具栏中。