立时评估信件的重要性

根据信件的重要性，在脑子里或信件上立即给信件分级：优先信件、重要信件、可推迟信件。对于第一类必须马上予以答复的信件，读完就把你的答复或决定记录下来，然后交给助理。第二类信件也十分重要，需要立即进行答复，或者交给有能力答复的人员。第三类邮件可以推迟答复。想推迟就推迟吧。你可能会发现，搁置时间久了你直接扔了或归档就行，没必要进行答复。这些信件可以在你有多余的时间时再看。

信件有时候能自动归类。比如，采购订单属于第一类，而感谢信与大多数商品宣传单属于第三类。信息申请与大部分报告属于第二类，需要马上快速阅读完。看到信件时，要养成归类分级的习惯，马上处理，避免回头再次进行处理。

阅读信件时，确保总是使用手动法引导阅读。尽管信件很短，但阅读量很大时，节省的时间累计起来也不少。但无论何时都要注意数字，比如重要的日期、成本或其他重要的数字，这些数字往往指向信件中的重要内容。快速找出信件的标准组成部分、介绍性评论以及结束段，直接把它们分开。