3.4 OKR助力在家办公的效率

3.4 OKR助力在家办公的效率

新型冠状病毒肺炎疫情期间，很多人开始在家办公。渐渐有人怀念早出晚归的日子，想念那人挤人的早上9点钟的地铁，这很大程度上，是期望更快摆脱“疫情封闭”状态和春天的到来，当然也有对“在家办公”的不适应。很多人发现，“在家办公”太难了，很容易分心，惰性、拖延使自己的产出不高。“自律带来更大的自由”，但做到自律好像真的比较难。

但是，真的没有有效的办法吗？

我们结合在家办公常见的困扰，给出保证效率的四步法。

第一步：营造环境

在工作环境上，与远程办公相比，正常工作有以下特点：

● 固定的工作时间（上下班时间、休息及午餐时间）；

● 必备办公空间及办公设备；

● 确定的餐饮安排（无论是由食堂还是外部供应，无须自己花时间准备）；

● 周边的工作氛围。

为了使在家办公高效，我们需要营造工作氛围和场域，使生活与工作区隔开来。营造环境，可以从以下几点做起。

计划好每日工作时间

在家办公，也需要与正常工作一样，安排好工作时间，明确未来一天什么时间是工作状态，什么时间是生活状态。同时，我们也可以将计划告知在家生活的其他人员，说明自己的安排，以保证不受打扰。

具体可以参考下表：

表3–5 在家办公的工作时间安排

我们可以将一天分为两个或者三个时段，但所有累计的工作时间应该达到标准要求（法律规定每周工作5天，每天工作8小时）。这个时间表可以是固定的，也可以变动。比如明天我需要去参加家长会或者陪伴父母进行健康检查，就可以灵活调整。这就是在家工作对大家的吸引力，可以灵活自由地安排时间。

但要记住：自由不是没有计划。自由不意味着随时开始，而是依据计划行事。只不过计划可以灵活调整。

选择一个专用的空间

不在办公室，并不意味着不需要一个专用的办公空间。这个办公空间，可以是书房，也可以是卧室的一角。如果白天只有你一个人在，你也可以选择客厅，但注意要关闭电视。在这个空间里，需要有高速稳定的无线网络，能够进行畅通的沟通协作。在这个空间里，应该准备专用办公桌椅。座椅最好符合人体工学，因为久坐非常容易引起脊柱损伤。

进入办公空间，开启电脑，就标志着“工作开始”，这让工作有一种仪式感！当然，关闭电脑，就意味着这段工作的结束。

准备好餐饮

在家的时候，我们每天都会碰到一个问题：“我们要做什么吃？”你的纠结，你的准备，肯定会花费一定的时间。

建议你提前一天做好准备。比如，提前一天准备好第二天的食材和菜谱，或者第一天晚上就准备好第二天的食物。当然，你也可以选择点外卖和外出就餐。这对不擅长烹饪和容易纠结的人非常重要。

第二步：明确目标

在家办公的关键就是要明确目标，确定工作的优先级。

建立阶段性的OKR

OKR是一种结构化的目标管理工具，通过回答why（为什么）、what（是什么）、how（怎么做）、how much/many（有多少）、when（什么时候）等一系列关键问题，将期望彻底清晰化。它通过回答why，让我们思考究竟什么工作是优先和有价值的，这赋予了我们工作的意义，从而为我们提供工作动力。同时，它解构了目标，明确我们的策略/行动及其产出，以及完成的时间，从而为具体的任务行动提供指南。

在家办公的时候，我们制定OKR要注意：

（1）周期可以更短，1个月或者两个月为一个周期，甚至一周，加快节奏，提升产出；

（2）要与上级及关联者沟通，达成一致。

制订周计划

根据OKR及其他的工作要求，制订周计划。周计划是一个任务清单，它应该明确：

● 具体的任务：要做什么？

● 任务的产出：如何判断完成了任务？

● 任务的完成时间：什么时候完成？

在制定任务清单的时候，要注意以下要点：

● 每个任务，完成的时间不超过1天。

● 每个任务，都应有完成标志。

● 任务的完成信息，能够共享和同步。

可视化任务

有了周计划，可以制作任务可视化看板，管理任务。一个可视化看板包含三要素：

● To Do：本周计划要完成的任务项。

● Doing：今天将要做的任务项。

● Done：本周已经完成的任务项。

一个任务，可以使用一张“便利贴”来记录和管理。

可视化任务，可以帮助我们大家自律，提醒自己在有限的时间内应该完成的任务；同时，完成一个任务，可以给我们一种小小的成就感。

让看板而不是老板来管理我们，学会自律。

第三步：深度工作

卡尔·纽波特（Cal Newport）2017年出版的一本书《深度工作》引起了广泛关注，尤其是在当下信息时代。

深度工作，是指在无干扰的状态下专注进行职业活动，使个人的认知能力达到极限。这种努力能够创造新价值，提升技能，而且难以复制。它是指长时间专注于一项困难的任务而不分心，让自己达到完全忘记周围发生的事情的状态，这种专注能让你做出最好的产出。

但是，我们经常会被社交媒体、新闻热点、信息等打扰分心，很难专注做一件事而不被打断。研究发现，分散注意力后需要23分钟才能重新集中注意力。当下，深度工作越来越少，所以更具有价值。

那么如何进入深度工作呢？

设定工作节奏

你很难保持一天都很专注，可以设定一天需要进入深度工作的时刻。在设定的时候，需要考虑：什么任务需要深度工作？

我们并不需要所有的工作都进入深度状态，这既没有必要，也非常耗费精力。人很难一直保持高度集中的状态。深度工作与浅层工作的区别见表3–6。

表3–6 深度工作与浅层工作的区别

至于一项任务是否属于深度工作，可以参考以下问题：

● 该任务是否需要集中注意力？

● 任务需要有专门的知识技能吗？

● 任务很难重复吗？

● 该任务会创造新的价值吗？

什么时间进行深度工作呢？

每次深度工作可以设定在45分钟到1.5小时之间。

我们可以在每个时段各选定一小段时间作为自己深度工作的时间。至于具体选什么时间，你可以问问自己：回顾过去，哪一个时间段，我的精力更容易集中？

消除工作干扰

深入工作的前提是保持不间断的专注，你需要创造一个无干扰的环境。这意味着要屏蔽无关的和破坏性的打扰——聊天信息、电子邮件、会议、电话、社交媒体及其他杂音。

由于这个原因，许多人强制执行严格的“隔离措施”：

● 将手机设置为“免打扰”模式；

● 将邮箱设置为自动回复消息；

● 将“深度工作”时间分享给同事。

选定深度工作的时间可参考表3–7。但是，非常需要注意的一点是，要与你的团队和上级达成一致：允许你不及时回复消息。

表3–7 选定深度工作时间举例

知道停止

根据注意力恢复理论，我们的注意力是有限的，只能在一段有限的时间内专注于一项任务，直到它变得让人筋疲力尽（通常一两个小时）。

所以，我们要知道结束时间。

在结束深度工作的时候，你需要放松一下。例如，看看微信、新闻，散散步，做个操，等等。既让自己小小庆祝一下，也放松一下大脑。

第四步：每周回顾

每周回顾是反思工具，让我们专门花时间反思过去一周进展顺利和失败的原因，并计划下一周的工作。这是检视目标，并确保自己每天所做的工作能够帮助自己实现目标的机会。

在回顾之前，我们需要对一些指标进行记录和评估，来关注我们的“工作效率”：

● 深度工作的时间

● 撰写代码的时间

● 完成的功能点

……

在回顾的时候，我们可以参考以下问题清单：

● 我本周总体感觉如何？

● 是什么让我在本周达到目标？

● 有什么事情阻止我本周实现目标？

● 我本周采取了哪些行动来推动我实现长期目标？

● 下周我该如何改善？

● 下周我该怎么办，以使我实现长期目标？

每周回顾可以让你更加专注于什么可以帮助你完成目标，什么会引起你的注意力，从而节省时间，提升效率。

营造环境、明确目标、深度工作和每周回顾，这是使在家工作更高效的四步法。

但是，至关重要的是：寻找初心。

初心，是指自己感兴趣的事，能发挥自己优势的事，可以实现自己价值的事。