3.2 OKR：目标管理与时间管理的完美结合

潘正磊大学毕业之后就加入了微软公司，成为一名软件开发工程师。她所在的小组开发的产品成长很快，几个月的时间就生成了3个版本，而且每个版本都支持6种语言。总的来说共有18个组合，每个组合都需要有不同的策略。因此，潘正磊每天要和小组成员及其他部门的人打交道。

每当有人来问问题时，潘正磊都要停下手中正在做的事，去解决他们的问题。潘正磊每天忙得不可开交，她的工作时间不断地延长。虽然付出了很多努力，但是她却觉得并未真正学到知识。

潘正磊觉得很不开心，她找老板沟通自己的疑惑。在老板的指导下，潘正磊设置了一个“回答问题的时间”，只有在这个时间段里别人才能找她咨询或者寻求帮助。这使潘正磊能够有足够的时间来专心做自己想要做的事和需要做的事。

除此之外，潘正磊还设立了一个目标——让其他组自力更生。授人以鱼不如授人以渔，潘正磊的小组对其他组的组员进行了一段时间的训练，逐渐使其他组的人遇到一般问题都可以自己解决了。潘正磊也得以有足够的时间学习新的技术和管理经验，如今她已经成为微软公司总部产品部门的总经理。

潘正磊刚开始不懂时间管理，每天面对的都是忙不完的工作和不断地被打扰。但她在学会时间管理之后，处理一切事情都变得游刃有余。

在我们的日常工作中，总会有各种各样的事情干扰我们，影响我们的工作效率。比如缺乏合适的团队支持，未计划的事件多次打断我们的工作进度，紧急不重要的工作占据了部分时间，别人提交的工作成果不符合质量要求需要返工，上级的指令不够清晰或者不符合实际情况，有必须参加的会议，等等。

在工作中，我们需要学会管理自己的时间，管理自己的工作，做好目标管理与时间管理。OKR正是能将二者完美结合的有力工具。

分清工作的轻重缓急

要提高工作效率和执行力，首先要将时间管理与目标管理进行有机结合。

时间本身不以任何人的意志为转移，它对任何人都没有差别。但每个人利用时间的方式却并不相同。怎样使时间具有意义？关键在于如何选择和控制“事件”！

所有工作可以按照“四象限法则”进行分类，分别是重要又紧急的事情、重要但不紧急的事情、紧急但不重要的事情和不紧急也不重要的事情，如图3-1所示。

图3-1 按“四象限法则”对事件进行分类

洛威茨在《麦肯锡思维》一书中说：“从重要的事情开始完成，把间隙的时间和精力留给其他事情，这就是做事情应该有的次序。”我们要分清事物的轻重缓急。对于上述四类事情，我们需要坚持时间管理的4D原则，如图3-2所示。

图3-2 时间管理的4D原则

第一，对于那些紧急又重要的事情，例如应付难缠的顾客、处理客户投诉等，要“Do it now”，马上去做，优先做。

第二，对于重要但不紧急的事情，例如组织能力提升、人才培养、品牌拓展、员工能力提升等，要“Do it later”（稍后做），用OKR提前做好阶段性规划，将目标分解落实到每一天，这样才能防患于未然，减少那些救火的事情。

李彦宏2019年“提升百度的组织能力OKR”如表3-2所示。

表3-2 李彦宏2019年提升百度的组织能力OKR

① ESTAFF，高级管理团队。——编者注

② 此处建议加入具体方法：通过新绩效考核制度。

提升组织能力是非常重要的需要长期实施的事情，所以一定要做好每年的计划。如果你不做，那么你的时间会被紧急重要的救火事情占据，从而使你缺乏长期发展的能力。

我建议每一个组织、每一个团队、每一位员工，都认真思考：我的时间都去哪儿了？有没有放在长期重要的事情上？有没有提前规划好？

第三，紧急但不重要的事情在我们的日常工作中并不少见，这些事情往往给我们一种“这件事很重要”的感觉。但大多数时候，这些事情不过是在满足别人的期望与标准，我们要学会甄别。如果这些事只需要很少的时间就能完成，那么，我们可以尽快随手就做。如果这些紧急但不重要的事要花费较长时间，那么我们可以“Delegate”，授权别人去做，或者先着手做那些重要且紧急的事情，再去做这些紧急但不重要的事情。

第四，对于不紧急也不重要的事情，例如与业务不相干的电话、玩手机或者闲聊，“Don’t do it”，尽量不做。

制作完成关键结果的任务清单

为了使我们的工作更加有条理，我们可以为自己制作每周任务清单，如表3-3所示。任务清单是完成关键结果的行动步骤。

首先，在一张纸上把我们要做的事情都罗列出来，然后问自己，在这些工作任务中，哪一项是最重要的，要首先做哪一件事，接下来做哪一件事情，以此类推，按工作的重要性重新整理工作任务列表。

表3-3 每周任务清单

任务清单要涵盖三个部分，分别是任务分类、任务安排和任务总结。

任务分类，即任务的重要和紧急程度。任务安排，即根据任务分类将相应的工作任务分配到一定的时间段里，目的在于帮助自己明确每天的工作内容和时间分配。任务总结，即每天或者每周结束之时，根据自己工作的实际完成情况来填写：哪些工作完成了；哪些工作没有完成；还剩多少；怎样改进……这有利于我们检视自己的工作完成进度和完成效果。

完成任务清单其实就是为了完成OKR。制定任务清单便于加强每日的自我管理，能够帮助我们理清工作思路，保持做事的有序性，提升工作效率。

拒绝干扰

一般情况下，我们在工作上的干扰主要来自三个方面：上司、同事和下属。

来自上司的干扰往往最难控制。当领导不停地找我们时，我们需要让领导清楚地知道我们的OKR；积极主动地与领导提前沟通我们的OKR，让他知悉我们的工作进度，以减少干扰；我们要学会管理自己的上司，带着解决问题的方案与领导沟通，这样可以有效节省时间。

来自同事的干扰最难推却。我们可以像前文案例中的潘正磊那样，为自己设置一个“回答问题的时间”，集中回答他人的问题。要学会拒绝的艺术。

我们也往往容易忽视来自下属的干扰。我建议留出固定时间，供下属汇报工作或者提出问题，也可以安排其他空闲时间处理非紧急事件。

小贴士

设立拒绝打扰时间

在自己的工位上，做几个标志：忙碌中，勿打扰；会议中，暂时离开；欢迎骚扰，时间为×××；等等。

高效利用时间

这里给大家介绍四个高效利用时间的工具。

帕雷托原则

帕雷托原则，也可称为二八法则，由意大利经济学家帕雷托提出，意思是让20%的投入产生80%的效益。

我们在每天的工作中，总会有精力充沛的时候，也会有大脑疲劳不堪的时候。因此我们要把握一天中精力最充沛的时间去集中精力做重要的事情。在疲惫时，我们则可以停下重要的工作，去做一些琐碎的事情，比如处理邮件等。

“吃青蛙”定律

“吃青蛙”定律来自博恩·崔西的《吃掉那只青蛙》。“青蛙”是指最艰巨、最重要的任务。

“吃青蛙”定律要坚持三个原则：

（1）每天早上做最难的那件事，那么，一天之内就没有比这更糟糕的事情了；

（2）面对两件重要的事，要优先做更重要的那一件；

（3）对于重要的事，要立即行动，说做就做，否则考虑得再周全而不行动也无济于事。

百灵鸟型人的时间管理

（1）早上，能力高峰期，处理复杂而重要的事。

（2）午后会有一段能力低谷期，之后能力曲线才会回升，回升之后再做较重要的事情。

（3）入夜时分，能力曲线持续下降，这时候应该试着放手，做社交相关工作或例行工作。

瑞士奶酪技巧

将一项较大的任务看作一块表面全是洞的瑞士奶酪，像在奶酪上打洞一样，将任务分成若干份儿，利用零碎时间“见缝插针”地处理，不要消极等待大块完整时间。例如，要写一本书，将任务分解成几个部分，明确每一部分大概需要多长时间，然后利用零碎的时间每次完成一部分。

德国著名思想家歌德说：“只要合理使用，我们总会有充足的时间。”时间就像海绵里的水，挤挤总会有的。

小贴士

时间管理

1.拒绝拖延症

● 把工作写在纸上思考

● 开工前准备好所有材料

● 从小事做起

● 将任务分成若干环节，分别进行处理

● 抑制完美主义

● 保持快节奏

2.赢得时间锦囊

● 建立工作时段，集中处理重要任务或同类任务

● 设立拒绝打扰时间

● 重要的事情拥有优先权

● 尽可能做那些确实关键的工作

● 学会授权，对于烦琐的服务性工作可以借助他人之手

● 任务分解，由大到小，由复杂到简单

● 给每一项任务规定完成期限

● 重点任务，尽早完成

● 根据自己工作效率或者注意力的高低波动，规划做事顺序