2.5 OKR实现高效远程协同办公

2020年初，为抗击新型冠状病毒肺炎疫情，1月27日国务院办公厅发布《关于延长2020年春节假期的通知》，春节假期从1月30日延长至2月2日。上海、重庆、广东、江苏、浙江等多省市发布关于延迟企业复工的通知，宣布各类企业不早于2月9日（正月十六）24时前复工。许多互联网公司如阿里巴巴、腾讯、百度、今日头条、京东等也发布复工通知，2月3——7日在家办公，2月10日上班。

许多公众号纷纷开始关注“在家办公”，甚至给出了在家办公的行动指南。许多提供远程办公工具服务的企业也开始助力“在家办公”行动：

1月27日，飞书（字节跳动）宣布在2020年1月28日至5月1日期间，将向所有用户免费提供远程办公及视频会议服务；

1月28日，企业微信（腾讯）发布免费远程高效办公指南，紧急将视频会议人数提升到300人；

1月29日，钉钉（阿里巴巴）正式对1000万家企业组织发布了支持“在家办公”的全套免费解决方案；

……

面对“在家办公”这种新的方式，我们该如何应对呢？

远程办公

在家办公，顾名思义就是不需要到固定工作场所而在家进行工作。这好像违反了我们的常识：在家工作算上班吗？

在我们的观念中，“上班”是工作的标识。“上班”这个词就代表从生活场所（家）到工作场所（办公室）的转换，正是这个转换将生活与工作区分开来。在家工作，能分清工作和生活吗？

其实，“在家办公”并非一个新鲜的概念。我们回归概念，在家办公属于远程办公（remote work），是远程办公的一种形式。我们在实践中随时可以发现许多远程办公的场景：

宝洁，员工每周自选一天在家办公；

字节跳动，人才在哪里就在哪里设立办公室；

跨国企业，员工处在不同时区，工作时间不同；

企业中，销售人员、现场服务人员不需要进入办公室；

管理者大部分时间在外出差，但也在处理工作；

……

这些都是远程办公。在家办公只是远程办公的一种特定形式而已。

远程办公有以下两个典型的特点：

（1）团队成员不能随时随地进行面对面接触（对沟通协作的挑战）；

（2）管理者不能随时随地“看到”员工（对管理控制的挑战）。

除了在特殊情况下必须选择远程办公外，远程办公的出现还有其他原因吗？

（1）地产价格增高，房租成本快速增长。在家办公可以显著减少公司运营成本。

（2）交通压力大，通勤时间过长。上海员工平均通勤时间为54分钟。2017年，剑桥大学等机构调查显示，通勤在1小时以上的上班族抑郁概率高出平均水平33%，产生与工作相关压力的风险高12%，每晚睡眠时间不足7小时的可能性高46%。

（3）人才竞争压力。企业对人才的争夺，开放式人才的合作和多样化用工，要求企业满足人才的需求。

（4）可提升员工满意度。提供更灵活的工作时间，让员工实现工作与生活的平衡，很多员工宁愿放弃一部分薪水，而选择灵活的工作方式。

在疫情面前，远程办公好像是一种逼不得已的选择。但实际上，这是一种可选的方式，甚至是一种趋势。

为了缓解2020年奥运会期间的交通压力，日本政府于2019年在东京试行“在家远程办公”计划，日本约有60万人参与该计划，在家办公。

也有许多企业主动实施“远程办公”政策。根据调查机构Global Workplace Analytics的一项研究，自2005年以来，远程工作者增长了140%。远程办公在过去10年中增长了115%。在美国，有430万人至少有一半时间在家工作。

但是很多企业都会有一种担心：远程办公，会不会降低产出？

员工没有被“看见”，可能没有将时间投入工作中；管理者不能随时指导、纠正员工的行为。

其实我们要的不是工作时间，而是“精力的投入”和“产出的增加”。

携程网曾进行了9个月实验，研究“在办公室办公和在家办公的效率对比”。研究人员发现：在家工作的员工的工作效率提高12%，其中8.5%来自更长的工作时间（主要原因是更短的休息时间和更短的病假时间），3.5%来自每分钟更多的工作量。研究人员认为原因在于更安静的工作环境。

远程办公并不会必然导致产出降低，甚至可能会提高产出，原因在于：

（1）远程办公可能增加工作时间。由于工作时间灵活，员工可以自由安排工作的结束时间。当员工对工作任务全神贯注时，他们可能不会考虑办公场所、通勤的限制，自主决定结束时间。

（2）远程办公使精力聚焦。在办公室，我们的工作时间有太多可能被划分成一个个小块，我们随时会被电话、其他人的请求打断。但远程办公会使我们将时间用于处理一件工作，更加高效。

（3）远程办公提升自我管理能力。在没有管理者监督的情况下，工作产出的要求会让员工加强自我管理能力的修炼，让自己更关注产出及对组织的贡献。更重要的是，让员工思考自己的职业，了解自己的角色价值和能力兴趣，找到自己的定位，提升能力和敬业度。

随着个人计算机的发展，远程办公开始出现。随着技术的发展，智能手机、在线沟通协作工具、云与5G使远程办公的可能性提高。人才竞争的激励，人们对职业的认识和生活观念的变化，会使远程办公的必要性增加。

远程办公管理模式

虽然“远程办公”是趋势，但对我们来说不是简单改变一下工作形式就可以了，更重要的是要建立对应的远程办公管理模式。对于现在提出的“在家办公”也一样，需要配套相应的远程办公管理模式。

企业建立远程办公管理模式，需要关注四个关键要点。

心态准备

组织

现行的大多数管理工具、流程和方法都建立在“控制”的基础上，需要通过奖励和惩罚来引导员工的行为。这种方式，需要管理者能“看见”员工，远程办公管理就很难适应，怎么办？

我们要转变管理思维，相互信任：

管理者需要信任员工，相信员工能够对工作负责，能够进行自我管理，而不是想方设法逃避工作；

员工需要信任管理者，相信管理者能够客观、公平地评价自己，而不是对管理者投其所好，当面表现；

同事需要信任彼此，相信协作的要求能得到满足，彼此会相互帮助，而不是互相推诿、争斗。

这种信任，需要高管有开放心态，相信“信任”的力量。

在开始前，我们可以尝试进行一些自我对话：

● 过去，我（员工）是靠别人监督才会自主工作的吗？

● 过去，我（员工）离开公司一段时间后，工作产出明显下降了吗？

● 现在，对于那些优秀的部门或员工，我（管理者）监督指导得多吗？

管理者

管理者需要做好准备，看看自己是否做到：

● 能够开放地接受尝试，并能承担失败；

● 与员工建立了清晰的共同期望；

● 形成了畅通的团队沟通渠道；

● 及时给予员工认可和反馈；

● 依据产出/贡献而非态度来评估员工；

● 能够公正给予员工评价及激励。

员工

员工也要时刻对自己进行评估：

● 我靠谱吗？我能做到“凡事有交代，件件有着落，事事有回音”吗？

● 我能有效管理时间吗？

● 我能自主解决问题吗？

● 我能积极有效地与他人沟通吗？

资源保障

远程办公也需要配备相应的资源予以保障，主要包括以下几方面。

远程访问：提供远程访问的通道与权限，使员工能够访问公司数据库、专用系统软件。当下，可以通过远程服务器、云部署来实现。

即时沟通：提供在线聊天、在线文件交换、在线会议工具，保持沟通便捷。当下，企业微信、钉钉、飞书系统都可以实现。

共享文档：提供文档共享工具。当下，云盘、飞书、腾讯文档、石墨文档等很多工具都可以实现。

任务管理：提供目标与任务的管理、公开、跟踪等功能的工具。当下，明道云、Jira及其他OKR工具都可以实现。

但以上所有的前提，是员工应该拥有一台安全的笔记本电脑。

目标管理

传统办公，可以依靠任务和管理者移动管理来实现。但远程办公管理就很难依靠这个机制来处理，OKR可以很好地进行目标管理。OKR目标管理与远程办公管理背后的思维是一致的：信任员工，依靠员工的自我管理。

我们提出的OKR落地模型，可以很好地在远程管理中进行应用，以下OKR管理会议完全可以通过选择“在线方式”实现。比如，结合疫情的发展状况，我们推荐进行每周OKR管理会议，这样能更加敏捷地应对实时变化。

OKR在线共识会

如果没有制定OKR，可以先进行OKR在线共识会。员工根据团队和组织目标，制定自己的OKR，明确一定周期的关键事项与主要产出。然后，通过目标透明共享、团队会议，讨论OKR，实现OKR上下对齐、左右拉通。OKR在线共识会最关键的是，建立员工的目标感，让员工对目标负责。

在线OKR回顾会议

在远程办公管理中，OKR回顾会议非常有效，可以有效进行进度管理，让管理者放心，让员工聚焦在工作上。它实现了从时间管控过渡到产出管理。

我们提出的“洋葱会议法”可以简单调整如下：

在线日会：每日选择固定的时间，如早上9点，团队每个员工通过钉钉群/企业微信群/在线协作软件向大家介绍，自己昨天完成了什么工作，今天计划做什么工作，有什么困难或挑战。

在线周会：每周五，每个队员更新下周工作计划，以使计划/任务能更好地推动目标与关键结果的进展。在周会中，队员需要回顾本周工作完成状况和下周工作计划，而管理者可以进行反馈，包括过去一周对队员工作的认可或建设性反馈、任务优先级的调整建议、基于目标成功的讨论。当然，在会议上，也可以进行团队协作讨论和团队智慧共享。也可以对O或KR进行调整甚至修改，也可以重新调整优先级和资源，以更好地支撑团队和组织目标的实现。每周在线OKR回顾会议最关键的是建立员工的责任感，让员工靠谱。

在线OKR复盘会议

如果一个周期结束后，还需要实施远程办公，也可进行在线OKR复盘会议。员工对自己的OKR进行评价和复盘。通过会议，向团队汇报OKR完成情况，反思本阶段的亮点、不足，并在实践中学习。在线OKR复盘会议最关键的是，提升员工开放性，让员工不断成长。

在线会议注意事项

召开在线会议需要注意以下几点：

● 计划好时间安排，让所有参会人安排好时间（防止被打扰）。

● 要求准备好技术指引（网络、沟通工具、发言时注意事项）。

● 确定文档共享方式。

● 确定会议记录者。

以OKR目标管理为核心，建立远程办公管理的目标管理机制，是每家企业当下最紧急的任务。

赋能支持

员工转变工作方式，也需要组织建立起赋能体系，人力资源部门在远程办公管理中可发挥重要的作用，通过指引、活动、跟踪等方式，对员工赋能，帮助员工去应对变化带来的挑战。我们建议人力资源部门可以围绕以下主题，在本阶段组织在线培训或在企业公众号发布指南：

● 如何在家建立一个工作环境，实现工作仪式感？

● 如何不分心？如何避免被打扰？

● 如何分开工作与生活？

● 如何更好地离线管理工作？

● 如何与同事进行有效的在线沟通（邮件/电话/在线语音/留言等）？

● 如何与上级进行有效的在线互动（邮件/电话/在线语音/留言等）？

● 如何让客户保持信任？

● 如何保持身体健康？

● 如何使自己不孤独，保持心理健康？

当“在家办公”成为我们的必选项，企业要抓住这个时机，尝试建立远程办公管理模式。

对于企业来说，远程办公管理模式可以：

（1）作为企业管理体系的备份，以及危机应对方案。

（2）作为搭建虚拟团队、敏捷团队的基础。

（3）作为降低企业成本的一种可选方式。

（4）作为人才竞争与吸引人才的一种有力法宝。

（5）更重要的是，通过“远程管理”实践提升员工自我管理能力，推动从任务管理到产出管理，从任务思维到价值思维的转变。

在建立远程办公管理模式过程中，企业要关注以下两方面。

（1）产出的变化：选择可以明显衡量产出的工作，比如软件开发、在线销售等，确定关键指标，并跟踪这些指标，发现是否有变化。

（2）管理的变化：通过访谈或调查等方式，评估员工的自我管理、团队沟通、团队协作等要素，发现是否有改变。

我们不仅需要评估这些变化，还要深入分析变化的原因，调整和完善远程管理模式。

企业将面临新环境下的挑战，希望OKR管理模式可以帮助企业进行远程办公管理。