会议从出差报告开始

    十多年来，埃里克都会在周一下午1点召开每周一次的全员会议。从许多方面看，这个会议和大家参加过的其他全员会议很像，会议有议程，到会的每个人都要签到，人们都会偷偷摸摸地查邮件、看短信……都是些很平常的东西。然而，埃里克做了一件打破常规的事情：所有人走进房间坐好以后，他首先会问大家周末做了什么，如果有人刚出差回来，他就会让这个人大概说说出差都做了些什么。拉里·佩奇和谢尔盖·布林也会参加这个会议，因此“周末做了什么”环节经常会包括风筝冲浪的逸事或者极限健身的近况。但也会有些普通的事情，比如乔纳森的女儿在足球方面的最新成就，或者工程部门负责人艾伦·尤斯塔斯（Alan Eustace）打高尔夫球的得分。[13]有时候，如果埃里克自己刚出差回来，他也会说说自己出差的概况，在屏幕上打开谷歌地图，标出他访问过的城市，然后一个城市一个城市地说他在当地访问的情况，还有他观察到的趣事。

    虽然这个会议乍看起来很即兴、很不正式，但它是比尔多年来形成并和埃里克一起改进过的沟通策略的一部分。这个沟通策略有两个目的。首先，它能让团队成员把彼此看作普通人，了解彼此工作以外与家人的互动，以及各自经历的有趣生活。其次，它能让大家在会议开始时以一种有趣的方式参与进来，而且这时大家的身份变成了谷歌员工和普通人，而不仅仅是特定职责领域里的专家和负责人。比尔和埃里克明白，有趣的工作环境和更好的工作表现之间有着直接联系，而关于家庭和趣事的交谈（学者可能把它们称为“社会情感交流”）是实现前者的一种简单方式。

    随后在讨论工作决策时，埃里克则希望所有人都参与进来，无论是否涉及自己负责的职能领域。这种简单的交流让人们分享了彼此的故事，大家看到了各自真实的人的一面，实际上也确保了大家能做出更好的决策，增进同事情谊。

    迪克·科斯托洛也是从比尔那里学到的出差报告分享这一招，他说：“一开始我觉得这太奇怪了，但当开始分享出差报告并看到它的效果时我才知道，它会带来切切实实的改变。会议的整个氛围都因此不一样了，大家能得到更多的共鸣和更好的心情。”迪克还讲了一个他参加自己带的一个首席执行官主持的全员会议的故事：会议一开始就在谈重点议题和问题，没有任何社交的闲谈。“那次确实让我觉得一上来就谈工作不太好。我也看不出来这个团队内部的合作和关系有多好。”

    玛丽莎·梅耶尔（Marissa Mayer）在担任雅虎首席执行官时，发展出了一种出差报告分享的变体。她主持的全员会议一上来不分享出差报告，而是会互道感谢。“我的同事们叫它家庭祈祷。每个人都必须为上周发生的某件事情感谢另一个团队。你不能感谢自己，也不能重复别人说过的话。事实证明，用这个方式来回顾过去的一周很不错。”

    比尔认为，沟通是公司成功的关键。他经常让我们确保公司里的其他人能理解我们所理解的东西。即使你已经清楚地传达了某个信息，也还是可能需要重复说几次才能让人真正明白。重复并不会破坏沟通的效果。事实上，来自南方卫理公会大学（Southern Methodist University）2002年的一项研究表明，知道与谁分享和交流、知道该分享和交流什么，是管理者工作的重要组成部分。如果做得恰当，这种“知识公共性”能让团队表现得更好，为此付出时间是值得的。[14]

    比尔让我们密切关注如何开好会议，“把一对一会议开好”和“把全员会议开好”是他最看重的两条管理原则。他认为，这些会议是高管管理公司最重要的工具，每一次会议都应该经过深思熟虑。

    全员会议应该被用来讨论最重要的问题和机会，而且它在这方面的价值比一对一会议更大。“要利用会议统一意见，讨论最该讨论的议题并做出决定。”大多数重要问题都涉及不同的部门，但更重要的是，在团队会议中提出这些问题能让人们了解其他团队正在做什么，大家一起来讨论这些问题有助于增进相互间的理解，凝聚不同部门的力量。这甚至适用于一些可以在一对一会议中解决的问题，因为它让所有人一起参与了共同应对挑战的过程。GO的创始人杰瑞·卡普兰（Jerry Kaplan）在他所著的《创业》（Startup）一书中回忆道，他曾想在与比尔的一对一会议中讨论GO与微软日益激烈的竞争。这个话题至关重要，需要就机密和可能引发争议的问题进行深入讨论，因此公司创始人和首席执行官之间的一对一会议似乎是最恰当的场合。但是比尔拒绝了，他想让整个团队一起来讨论和决定这个问题。[15]

    研究结果证实，团队会议是吸引人们参与的绝佳机会。2013年的一项研究认为，会议的相关性、让每个人都有发言权和把控好时间，是确保大家参与的关键因素。[16]但这三点并不总能同时达成，2015年的另一项研究指出，超过50%的受试者认为他们参加的会议没能有效利用时间。这项研究涵盖的是各类会议，而不只是全员会议，但它也说明，精心准备全员会议是一个重要的管理手段。[17]

    会议从出差报告开始
    为了在团队成员之间建立和增进融洽的关系，可以在团队会议开始的时候分享出差报告，或者其他跟个人有关的非工作话题。