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移除书签第13章 2号解锁秘诀：批量处理
作为现代社会的一员，你无法彻底避免多任务并行。有时候，多任务并行甚至是你工作中很重要的一部分。但是，如果你详细分析所有的干扰就会发现，大部分干扰与工作无关。最糟糕的是不断检查邮箱和短信，哦，还有它们更糟糕的“表亲”——社交媒体和热点推送。
其实，合理安排任务的基本原则非常简单：尽一切可能减少切换次数。从本质上说，这意味着你为单任务和多任务都留出了足够的空间，这样你可以游刃有余地安排工作，不会让多任务并行挤占乃至淹没单任务的时间。
当然，这并不意味着你一辈子所有事情都要按计划完成。事实恰好相反。你更好地掌控了重要的事情，就有更多空间留给缘分和不期而遇，你可以尽情学习、发现、享受乐趣。
如果你觉得“尽可能减少切换次数”这一句话就足以让你做出改变，那么你可以忽略艾森豪威尔原理（Eisenhower principle）和帕累托法则（Pareto rule）的部分，直接跳到批量处理的部分。
不过根据我的经验，对很多人来说，这个理念虽然简单，实施起来却非常困难，因为他们的优先级不够明确。如果你知道什么是真正重要的事情，这时候再来决定取舍，那就容易多了。
艾森豪威尔原理
面对很多任务时，最好的处理方法是不要把它放进待办事项表，而是直接查看日程表，给它安排一个时间。如果没时间，那就直接拒绝，或者设定限制条件。但是，在查看日程表之前，你还需要问一问自己：“就算我有时间，我真的应该做这件事吗？”要快速做出决断，你可以采用艾森豪威尔原理——重要的事情通常不紧急，紧急的事情通常不重要。
我们可以建立一个简单的矩阵：
①紧急而重要：要获得优秀的表现，它们应该占用20%左右的时间。
例如：危机、有截止时间的项目、来自重要客户的抱怨……
②重要但不紧急：要获得优秀的表现，它们应该占用70%左右的时间。
例如：重要会议或项目的陈述、计划、建立重要的关系、战略发展、构想的建立与实施……
③紧急但不重要：要获得优秀的表现，它们占用的时间不应超过10%。
例如：和团队共进午餐、大部分会议、干扰、电话……
④既不重要又不紧急：要获得优秀的表现，它们占用的时间不应超过1%。
例如：浪费时间的社交媒体和网上冲浪、50%～80%的电子邮件、清理桌面……
花5秒钟评估待办事项表（如果你有的话）上的每一个任务和行程表上的每一个会议。利用这个矩阵，你还能迅速删掉大量垃圾信息。最开始的时候，你的评估时间可能略多于5秒钟，不过一段时间以后这会变成本能，速度也会变快。
接下来要决定在什么时间做什么事情。有意识地根据重要程度筛选所有干扰，结果你会少做很多不重要的事情，工作效率也会大幅提高。
①紧急而重要的任务应该马上完成。
②最影响智力表现的是重要但不紧急的任务。对于这部分任务，你应该立即在日程表上给它划定不受打扰的时间。这些任务如果不能妥善安排，它们会变成紧急而重要的任务，那么你的工作质量就会大幅降低。
③如果某个任务不重要但是很紧急，请直接拒绝、转给别人或是在做完重要的事情以后再来处理。挑选接手人的时候请注意，这个任务对他来说应该是一个重要的挑战。
④永远不要接受不紧急也不重要的任务。直接抛弃就好，别为它费心，也不要以为休息的时候顺便做一下就好……还有一些与工作无关的风险因素可能浪费大量时间，例如社交媒体和邮件最终消耗的时间总是远超你的计划，因为它们太容易上瘾。所以，如果你无法将此类活动控制在10分钟以内，那么在完成所有工作之前，千万别去碰它们。
请牢记在心：你从工作中得到的愉悦感越少（愉悦感很重要），你就会越渴望好玩的东西（但它不重要）。因此，请先实践下面我介绍的帕累托法则，这样你才能知道，哪些活动会带来最多的愉悦感，而且还能提升智力表现。
要让艾森豪威尔原理发挥最佳效果，你必须清楚以下两点：
•你的优先级是什么，不光是工作，甚至包括整个人生？
•什么活动能为你带来最大的价值、最多的快乐？
我在培训中发现，有太多人对自己生命中幸福的基石和优先级一无所知。你或许想知道，这两个问题跟合理安排任务有什么关系。合理安排任务意味着做出正确的选择，不光是生死攸关的那些重大选择，还有每一天都会遇到的小选择。你应该清楚什么是生命中最重要的事情，然后以它为准绳，去衡量每一个选择。如果你不知道自己真正想要的是什么，那么就不可能实现真正的高效。这一点非常重要，所以在培训课上，我要求所有学员做的第一件事，就是思考自己生命的优先级。
明白生命的优先级，有助于你：
•在工作、家庭和自我之间达到更好的平衡。
•在必须做出重大决策时，你的失落感和压力会变小，同时降低选择错误的风险。
•避免你匆匆抓住某个机会，却没有深入考量后果。
•减轻你的工作负担，对于那些不符合优先级的要求，你可以轻松说不。
优先级决定前进的方向，带来最多愉悦感的东西为你提供动力。二者互相结合、互相促进，带来最好的结果。不过有时候它们也会冲突，这没什么问题。比如说，你可以单纯地追求乐趣，也可以为了达到优先的目标而辛苦工作。虽然工作本身可能毫不愉快，但为了实现目标，你依然可以坚持一段时间，只是很难长期维持。
若要深入讨论这个主题，我们将严重偏离本书目标。不过，我很乐意和大家分享我发明的一个工具，它能够帮助你找出自己的优先级，发现最能让你获得快乐的事情。你可以在www.brainchains.org上下载这个“家庭作业”——“幸福基石”。要想发挥最好的效果，你应该和搭档/配偶共同完成。把这套问卷复印几份，然后大家分别填写，不得互相商量。然后找一个周末，订一间舒服的酒店，远离孩子、邮件和电话，比较你们的答案并加以讨论，商量出共同的优先级。
在一次培训中，一位来自航空业的经理人说：“没有目标就不会迷茫，这就是我的人生观。”他发展出了一套及时行乐的人生观，乐于抓住每一个机会。我觉得我们都需要一点这样的精神，保持灵活，对生命充满兴趣和激情。但是，在面临工作中的重大决策时，这位经理人又非常看重这件事对私人生活的影响，例如是否会改变他与妻子、孩子、家人和朋友的关系，及时行乐的人生观不适用于这些事情，所以，当一个美好的晋升机会出现时，他拒绝了，因为那会破坏他的快乐。他和妻子一起做了“幸福基石”问卷，结果发现，要满足夫妻共同的优先级、获得幸福和快乐，就不应该接受晋升。虽然对其他人来说，这可能是个梦寐以求的良机。
帕累托法则
一旦你知道了自己生命中的优先级，那么“帕累托法则”将帮助你找到能够带来更大价值的活动。按照这条法则，20%的活动创造80%的效益。20/80法则非常有名，不过在运用的时候不要太死板。它的本质是告诉你：要提高效率，你得找出那些高价值的活动来。
因此，在工作中，请务必定时反省，或者每天晚上抽出5分钟来反省，这样会更有效率。
如果太多的任务让你不堪重负，那么你需要过滤一下，花几秒钟时间来判断，这个任务是否属于高价值的20%。如果答案是肯定的，那么请集中注意力，腾出时间来优先处理；如果答案是否定的，那就别管它了，除非它让你非常愉快。
比如说，随时刷新社交媒体，这是一个极端低效、容易上瘾的行为，浪费大量时间，而且永远不可能属于那20%。但是，如果它真的为你带来很多乐趣，请接着往下读，并用帕累托法则来考虑这类趣味活动。电子邮件也一样，80%的邮件价值很低。对大多数人来说，80%的邮件根本毫无价值！所以请想办法尽量消灭这些邮件（如需建议，请阅读本章“如何打败邮件怪兽”的内容）。
（1）递进帕累托法则
如果你想成为表现优秀的人才，那么你必须学会“帕累托思考法”的诀窍，尝试勇敢的递进帕累托法则（帕累托的平方），甚至是无情的三阶帕累托法则（帕累托的三次方）。或者说，你至少得进一步看清你工作的核心内容。
现在，你已经知道了帕累托法则：20%的活动产生80%的价值。再往前走一步，那就是4%的活动（20%的20%）产生64%的价值（80%的80%）。这需要你跳出桎梏，灵活思考。根据多年的培训经验，我知道经过这样的思考以后，每一位管理者，甚至每一位高管，都会大吃一惊。
那么，对真正的勇者来说，还有帕累托法则的三次方。其他有兴趣的人也可以一起思考：既然4%的活动带来64%的产出，那么1%的努力就会带来50%的回报。听起来似乎很荒谬，但顺着这条思路追根溯源，你会发现看待工作的全新角度。这并不意味着从现在开始，你就只做这1%，而是说当你不得不做出选择的时候，你有限的资源、时间和脑能量必须优先保证这产出最大的1%、4%或者20%。
对完美主义者来说，帕累托思考方式非常重要。完美主义者经常花80%的时间去完善最后的20%。对大部分人以及大部分任务来说，100%的完美毫无必要。当然，如果你是程序员，那么你得找出软件里的最后一个漏洞；如果你是脑外科医生，你也得保证100%的精确。然而我敢说，你有90%以上的概率不是这些职业的一员。
（2）快乐的帕累托法则
运用帕累托法则看清工作事务之后，我建议你用同样的思路来考虑那些为你带来快乐的事情。高效的工作和职业的成功并非生命的全部，没错，要达成目标，你必须弄清自己的优先级。但是与此同时，你做的事情还应该让自己愉快。如果奋斗的过程毫无乐趣，那么努力有何意义？我说的乐趣不是指好玩，而是真正的愉悦、快乐和充实的幸福。
尽最大努力去做一件事，带来的结果常常会让你快乐，同样会带来快乐的还有磨炼专业技术、尽到父母和朋友的职责……换句话说，很多时候快乐来自你为别人做的重要、有意义的事情，而不是为了你自己。工作中20%的活动会带给你80%的快乐，同理4%的活动带来64%的快乐，1%带来50%的快乐，不妨好好想想，这都是哪些事情？想明白以后，在这些事情上，请不要妥协。
最后，你工作和生活的乐趣是什么？追求肤浅、短暂的快乐并没有错，尽管长期来看，它可能毫无意义。所以，请花一点时间，思考哪些事情对你来说最有乐趣，最能增添情趣？一旦想清楚了这件事，你同样可以留出时间来专门找乐子。
但是，请注意，你必须时刻记住，为乐趣留出专门的时间，这可能是冒险之举，如果你不曾体验过太多的快乐和愉悦，那么风险更大。乐趣持续的时间很短，不像真正的快乐和幸福那样，令人满足很长时间。所以或许片刻之后你就需要“另一剂”乐趣。此外，很多有趣的活动成瘾性很强。这意味着，慢慢地你会需要更大的剂量才能获得同样的快感。如果你觉得在线很有乐趣，那么情况更加严重。你不得不严格控制自己的在线时间，否则的话，它将浪费你的大量脑能量，甚至让你上瘾，挤走其他愉快、重要的事情。
学习了帕累托法则以后，很多人能够轻松地将它运用到工作中，但有趣的是，当培训课程继续进行，我要求他们以同样的方式考虑生活中其他事情的时候，他们却变得不知所措。我为一百多位专业人士、管理者和高管提供过一对一的培训，还在欧洲工商管理学院的大课上传授过同样的内容，听课人数大约有200人左右。我向他们提出一个“简单”的问题：你这辈子希望达成的目标是什么？很多人都回答不出来。为了帮助他们，我发明了前文所说的工具。
一旦找到了自己的优先级和目标，你就可以设定下一个阶段、下个月、下周和下一天的小目标。如前所述，最理想的办法是每晚提前思考第二天的重要事务，并为它留出时间。在周日的晚上，你可以全盘考虑整周的要事。
当然，在以后的日子里，你不必时时刻刻有意识地想着艾森豪威尔原理和帕累托法则！最开始的时候，你当然需要有意识地练习。但是，经过一段时间的训练以后，你学会了合理安排任务，这两套法则会逐渐融入你的思考方式，成为下意识的原则。从此以后，只有在环境发生变化，或者你觉得自己的任务安排不再合理，整体效率不断降低（可能是因为过度在线、多任务并行、压力过大或者缺乏睡眠）的情况下，你才需要再次有意识地运用它们。
批量处理
我们有必要引入系统化的批量处理，要大幅提高智力生产力，这是最重要的方法，尤其是在非常规性的工作中。在很多情况下，批量处理的效率远高于整天零敲碎打，读过第一部分以后，你应该已经完全明白背后的原因。其中最重要的原因是大脑的工作机制，尤其是背景切换会带来大量损失，无论是时间，还是效率，抑或记忆、专注度、创意等等。
如果任务非常复杂，或者所属领域截然不同（例如分别属于工作和家庭），那么不受打扰地工作能够大幅提高效率，最多可达4倍。30分钟的专注工作比10个不断切换的3分钟强10倍。
别忘了：每一次切换、每一次干扰都将损害你的产出，哪怕这些切换和干扰看似微不足道。
（1）一次完成一个任务，或者相对完整的一部分，拒绝所有干扰
重要的任务需要思考脑发挥最佳表现，例如写一份重要的备忘录、制定计划、考虑解决方案或重要的选择、准备重要会议、研读文件、阅读书籍、做报告、完成重要的谈话……在这种情况下，最有效的办法是立即投入全副精力去做，（尽可能地）拒绝一切干扰。
如果任务所需的时间的确很长，无法一次性完成，请把它分成相对完整的几个部分，每个部分至少应该留出45分钟不受打扰的时间来完成，比如说，如果是写一份报告，你可以完成其中的一章，或者几个小节。通过这种方式，你不必在临时记忆里储存太多的东西。完成一部分以后，不要立即去处理电子邮件，那会浪费你存在临时记忆里的知识。正好相反，你应该休息片刻（见下一个解锁秘诀），让大脑完成整理工作，把这些信息存入长期记忆。思考脑需要这样的休息才能消化吸收刚刚完成的工作。然后，你再着手进行下一个部分，如此反复……
（2）把密切相关的任务划分到同一批次
第二点是，把同一主题的任务划到一个批次里，留出专门的时间来一并处理。
任务的相关性越小，切换的代价就越高，消耗的脑能量也越多，带来的压力也就越大，所以你忘记的东西就越多，犯错的概率也越大……处理邮件，就是典型的多个不相关小任务频繁切换，而且非常常见。
工作事务和生活事务应该彻底分开，因为它们属于完全不同的领域。如果把二者混为一谈，频繁来回切换，你会忘掉更多东西，犯下更多错误。
（3）把不相关的任务、邮件和琐事丢到一个批次里
第三点是，对于那些彼此之间毫无关系的小任务，例如多封电子邮件，请把它划分为一个大的批次，用30～45分钟来完成。在这段时间里，你的大脑、电脑和桌面全部处于邮件模式。完成这项工作以后，请休息片刻，吃点儿（健康的）零食或者午休一会儿（你应该把最琐碎的东西放到午饭前做）！正如我在决策力那一章里讲过的，几位研究者发现，决策和选择都有累积效应：处理邮件需要做出大量小决策（比如说要不要删掉），消耗的脑能量其实比一个重要决策还多。此外，在这半个小时里，你的大脑一直处于被动模式，所以你需要休息一下，重新集中精力，才能完成接下来的任务、会议、对话或其他工作。
琐事也应该批量处理。每个人都需要处理一些大大小小的琐事，尽管我们并不喜欢。首先，请想一想这件事是否真的非你不可，最理想的当然是交给喜欢这些事的人去做，没准别人会觉得这些事儿很新鲜，或者有挑战。你或许可以和同事交换一部分琐事，他不想做的事情也许你会喜欢。如果这些办法都不行，我们常常会拖延下去，因为一般来说，琐事都不急。但是，想起长长的琐事列表，你会感到很不愉快。更糟糕的是，我们会一直拖下去，直到它变成紧急事务，阻碍手头的重要工作。因此，你应该把“屁事”整合成“一大堆屁事”，这个说法来自我的一位高管学员。比如说，每周在日程表里留出一个小时来处理琐事。你可以叫它“屁事会议”，以免被其他事情挤占时间。
这样做有几个好处。首先，面对无法推脱的琐事，你不必再感到压力倍增、汗流浃背、忧心不已，你可以直接把它丢进“屁事盒子”里，这会让你感觉好很多。其次，你不必再为它担心，因为你知道自己能搞定。第三，屁事会议开始以后，你通常会采用一种“大扫除”的态度，这将大大提高你的效率。批量打扫一大堆垃圾，这可比一点点零碎打扫省事多了。结果，这些一再拖延的烦人小事不再阻碍你的重要工作。最后一点也很重要：一次性清理大量垃圾，这同样能带给你完成某事的满足感。如果你一点一点地做，那就永远无法得到这种感觉。当然，这些道理同样适用于电子邮件。
（4）准备好在家里处理的批次
经过一整天的辛勤工作，你可能还需要把一部分活儿带回家里干。尽管在打破大脑的四道锁链以后，你获得了大量“额外的”时间，但这可能依然不足以完成所有任务。在这种情况下，你需要建立一个在家批次，留出专门的时间，在家里处理工作。回家以后仍保持随时在线，这将摧毁你的家庭生活，同时为孩子树立糟糕的榜样。如果你的孩子已经进入青春期，你应该反复阅读“青少年过度在线束缚大脑”的相关章节，并认真思考你能通过什么方式帮助他们避开低效陷阱。所以，你应该建立在家批次，而不是永远心不在焉，这就是你为孩子树立的榜样。和家人商议以后，请彻底离线专心工作，然后再全心全意地与他们共享天伦之乐。如果你在家时也保持随时在线，那么正如我们在第二部分有关电子邮件的章节里描述的那样，你差劲的平衡能力不光会树立坏的榜样，还无异于告诉大家，你的家人不如手机重要。这种感觉很糟糕，所以，这是最差的一种低头族（形容那些总是心不在焉、低头看手机的人）。不知不觉中，全家人都会沉迷于虚拟世界，忽视现实里的家庭，包括你在内。请记住，牵涉到儿童发育与亲子关系的时候，“邮差不会第二次按铃”。
（5）在日程表上标注批量处理时间
划出专门的时间来完成批量处理，这非常重要，所以请把它标注在你的日程表上。考虑到大部分公司的个人工作日程表是公开的，别人随时可能破坏你安排好的批量处理时间，所以请把这段时间标注为某个会议，并将它列为每周一次的例会。我的很多学员将它命名为MWM会议（和我自己的会议）。一位优秀的经理称它为QTM会议（与自己共度高质量时间），另一位则称之为TT会议（思考时间），当然我还说过，甚至有人说它是SB会议（屁事会议）。
很多前来培训的专业人士（甚至包括高管）总是抱怨说，公司的环境和文化不允许他们削减多任务并行。我礼貌地说，这完全就是胡扯。有的多任务并行的确不可避免，是工作必要的组成部分。但是，大量的多任务并行毫无必要，无一例外，非常低效。只要你学会批量处理，发挥创意和勇气，严格要求自己，专心致志，那么问题不难解决。
一位跨国公司的秘书长试图遵从我的建议，不再一起床就急着检查邮件，而是用这段宝贵的时间思考真正重要的事情。不过CEO和CFO的邮件是个例外，所以他把这些邮件标红了。结果发现，在寻找这些红色邮件的时候，他无法阻止自己去看其他邮件……最后，他在邮箱程序里设置了一个特殊规则，留在收件箱里的只有CEO和CFO的邮件，其他的则统统归档到2号收件箱里。这样当他打开收件箱的时候，看到的只有那两位大人物的邮件。然后依据艾森豪威尔原理进行快速判断，是立即处理还是留到后面批量处理。自那以后，批量处理电子邮件的计划就顺利进行下去了。
（6）每次批量处理结束后，好好休息一下
定期休息对智力生产力至关重要，我真诚地希望，本书的内容能够真正说服你，促使你系统性地在工作日安排常规性的休息。
在各个任务之间安排休息时间，放松大脑，我们的存储脑才有机会整理上一个任务的记忆，同时准备迎接下一个任务。要恢复脑能量，这样的休息也很有必要。除此之外，如果任务非常复杂或者非常困难，休息也不可或缺，尤其是在客观事务与人文事务之间切换的时候。两个会议之间应该有休息时间，而且请勿利用这段时间来处理邮件。所以，不要把会议安排得过于紧凑，同时请把这一原则告诉你的经理、会议的主持人、其他参与者或团队成员。
与此相似，定期休息还能给健康带来很大的好处，效果最好的是在休息时间动起来。显而易见，休息并不是浪费时间，而是必要的投资，它能让你的脑力劳动变得更多、更好、更健康。
如果你不习惯安排休息时间，那么或许你需要一些小窍门。其中之一是把休息时间直接纳入计划和日程表，设定一个闹钟或提醒。如果会议非常紧凑，请设定一个提醒，以便于及时离开会场，在下一次会议开始之前休息片刻。
另一个有效的办法是找一个伙伴，一个愿意和你共同完成计划的人。你们可以互相监督，确保对方获得休息。
我还发现了另一个奇怪但是有用的办法：找吸烟者做伴。烟瘾会迫使吸烟者定期休息片刻，这或许是尼古丁成瘾带来的唯一好处。如果你不吸烟（但愿如此），你可以跟一位吸烟者说好，让他每次想抽烟的时候约上你，你可以一起出去透透气，但请不要一起吸烟。
当然，伙伴的日程有时候和你的日程不太同步，但不规律的休息总比完全不休息要好。
合理安排每个人的任务
合理安排任务需要放到多人合作的层面上才能取得最佳效果。首先，你可以号召团队的每一位成员加入讨论，比如说，团队例会就是不错的时机。大家一起头脑风暴，找出最有创意的解决方案。也可以在批量处理任务的时候请同事帮你接电话。
一位高管在参加工作坊以后，与他的三位女助理分享了我们的故事。那三位女士又向整个办公室传达了信息，然后她们采取了进一步的行动。她们经常被琐事打扰，这严重影响了她们的工作质量，无论是撰写备忘录与报告，还是计划某个事件、寻找某些信息，除此以外，还对压力平衡造成了负面影响。因此，她们内部决定，无论在什么时间，都应该腾出一个人来，让她不受打扰地自由处理那些更重要、更复杂的工作——或者享受片刻的休息时间。与此同时，另外两个人负责接听所有电话，定期替她查看邮箱，以免耽误真正的急事。一开始，董事会成员深感惊讶，因为“他们自己的”助理居然不再随时待命，但他们学会了欣赏和尊重这种新的工作方式，不光是因为三位助理的工作质量和速度有所提高，也是因为办公室的气氛变得更轻松适意，关于压力的抱怨也减少了。
从根源上消除多任务并行
如果你想用更少的人达到更高的产出，多任务并行绝不是好的方案。如果你指望大家在几分钟内回复邮件，而不是24小时内，那么你就是在强迫他们随时切换任务，陷入低效怪圈。
如果你减少人员数量，分配更多任务，那么他们就会试图以多任务并行来解决多个优先问题，那么到头来你需要更多的人才能完成工作，或者把这些人折磨得身心俱疲。请记住：被迫的多任务并行甚至比主动的更没效率，虽然主动的多任务已经够糟糕了。因此，管理者在规划工作、流程和项目时应该尽量避免多任务并行，不光是在办公室里，也包括生产一线。
因此，你应该告知、教育雇员多任务并行的害处，并随时留意可能造成多任务并行的意外情况。很多公司通过六西格玛、质量圈、精益生产之类的方法论来提升产出、安全和利润。既然多任务并行如此有害，何不利用公司已经在执行的某个方法论来削减这种情况？
顺便说一句，请记住，很多方法论试图用更少的人完成更多的工作，譬如那些以“精益”为名的项目。但这些方法可能增加多任务并行，因为管理者没有意识到这么做有多大的害处。
如果你承担着哪怕非常轻微的安全责任，请不要等到出了事才注意到生产一线的多任务并行有多危险。很多叉车司机和货车司机必须在触摸屏上操作配送单，而且对危险一无所知。如果时间紧迫，他们就会在驾驶时操作。我们可以在卡车上加装设备，一旦车辆启动，就自动锁死所有可能分心的软硬件电子设备。
如果工人在车间里一边走路一边使用电话或对讲机，那他面临的危险无异于在繁忙的街道上打电话的行人。应该禁止在生产一线使用手机，或者只准在办公室、休息区使用电话，要么就建立专门的电话区域。
记住我介绍的研究，寻找一下在你的公司内部，哪些电子产品会轻易干扰一线工人，甚至深植在系统内部。我想到了很多例子，比如说，如果某个维修工正在更换一个沉重的备件，这时候对讲机响了，他试图回话，于是备件险些从手里滑了出去；或者电话一响，惊得某位操作工狠狠撞上箱子，伤了下巴；又或者某人漏掉了流程中的一个步骤，因为当时他听到对讲机的呼唤，于是赶去帮助另一位同事。你或许还会想到，在巴塞罗那的那场火车事故中，司机的疏忽葬送了好几十条生命，当时他正好接到了上级的电话。
有时候管理者会错误地安排任务，迫使员工多任务并行，或者在任务之间不断跳转。多任务并行只适合少数几种常规性工作，除此以外，这种做法都只能降低产出。所以在设置生产线的时候，你应该牢牢记住，在关键环节，你应该杜绝多任务并行。就算是在常规环节，如果有异常情况出现，也应该立即中止多任务并行。如果可能危及安全，那么更应该注重这一点。
巴可电子公司用“蝴蝶”来解决这类问题，也就是安排一部分操作员轮流完成不紧急、不危险的维护工作，如果有同事遇到意外情况，可以立即呼唤他们去处理。这样原来的操作员就不必同时处理两件事情，只需要继续原来的任务，让“蝴蝶”去搞定意外就行。
这里有一个很好的例子，凯撒基金会医院的护士们发现了一个简单廉价的办法，可以在配发药物的时候避免多任务并行及其他干扰。别想着“我又不在医院工作”，请继续读下去。这个绝佳的执行案例启发了我的学员中众多的COO、SHE经理和工厂管理者。想象一下，错误减少一半，速度提升15%，这对你和你的事业意味着什么！
凯撒医院每个月要配发22000副药物，他们知道配药时多任务并行不是个好主意，而且大约1/3的药物错投都出现在配药环节，于是他们发明了一个反多任务的流程，结果非常圆满。他们的方法分为几个方面，但最重要的是建立无干扰的配药流程，其中的关键元素包括：
•有效的标识：配药的护士必须系上非常显眼的荧光腰带，同时用红色胶带和红漆在药橱前划出一个“神圣区域”。只要护士系着荧光腰带或是站在神圣区域里，任何人都不能打扰她。
•这个行之有效的策略来自航空业：在航空公司里，飞行员进行起飞前检查的时候有个“神圣区域”，一旦进入这里，任何人都不能打扰他。
•简短的协议：建立标准的配药协议清单，有助于提高注意力、减少分心。
•授权：护士有权主动发声，批评不应有的干扰。
•强势的领导和严格的管理原则。
严格执行单任务的结果：干扰降低50%，配药错误减少47%，速度提升15%！难怪荷兰的很多医院纷纷开始效仿这套方法。
既然这些护士做到了，你也能做到！请发挥创意，找到你自己的“腰带”、“红区”和“神圣区域”。
如何打败邮件怪兽
请记住，我不是邮件管理专家，也不是时间管理专家。我在本章中提及的策略和方法都是在讲座和工作坊上与学员共同讨论得出的结果，讲座和工作坊的主题包括压力管理、变化管理和大脑锁链。很多想法已经得到了学员的尝试。他们做出改变的理由各不相同，有人是因为职业倦怠，也有人是希望提升领导力。在讨论自我管理和管理他人的时候，我们常常发现，邮件已经成为阻碍我们提高效率的元凶，哪怕是那些非常成功、非常资深的人也不能幸免。
（1）最好的武器：批量处理
正如我在第二部分中描述的，邮件的一大缺陷在于，它是为单向的信息传递而设计的，而非双向的交流。问题在于，尽管如此，仍有人试图把邮件当成交流工具，所以他们总是在两分钟内回复，而且期待别人也这么做。在一家大公司里，70%的邮件甚至能在6秒内得到回复！这不光是低效，简直就是疯狂。这意味着在70%的情况下，人们会打断手头的一切（重要）工作，这将彻底摧毁他们的智力生产力。
在那不太美好的旧时光里，因特网还不像今天这样无孔不入，家庭成员仍对随时在线非常反感，所以很多专业人士旅行或度假回来以后，会发现邮箱里堆积了几百封邮件。他们会在电脑前面坐下来，花两三个小时把它们全部处理干净。如果能够进一步划分批次，花的时间还更少。
如果你在工作日总是在线时间过长、随时切换任务，那么要以这种方式处理大量邮件，你至少要多花四倍的时间，尤其是在手机上处理的话。你有这么多零碎时间可供浪费吗？通过这个例子，我们可以清楚地看到批量处理的优势。
理想情况下，你不光要批量处理邮件，还要限制花在邮件上的时间。这该如何实现？第一步也是最重要的一步：限制自己检查邮件的次数，比如说每天四次。然后把这些时间标注在日程表上，这样别人就没法在这个时间段替你安排会议了。如果你能够严格遵守限制，那么每天五次也可以，我们不用规定得太死。请通过实践找到自己的解决方案，然后把你定的次数和每次处理的时间都坚决执行下去。有趣的是，随时检查邮件改成每天检查四次以后，很多人会发现，每天检查两三次也行，而且似乎更有效率。
为了严格执行时间限制，请设定闹钟。闹钟一响，立即关闭邮件程序。“如果我没处理完呢？”那就没处理完好了。首先，你会发现天并没有塌下来。更重要的是，它会迫使你运用本章介绍的方法和窍门，变得更有效率。
想要批量处理电子邮件和其他智力工作，唯一的办法是心狠一点。不要担心过于极端。如果某件事真的很重要，那么它有90%的概率并不紧急；如果它真的很急，别人会给你打电话。如果你无论如何就是很担心，或者你们公司的邮件文化就是非常残酷，那么你或许需要伪装一下自己处理邮件的时间，给它安一个会议的名头。还有一个办法或许也有帮助：留下“不在办公室”的自动回复，告诉大家你现在没法收邮件，不过如果真是急事要事，大家可以打你的手机。或者更好的办法是，买个便宜的备机，专门用于这种情况。
戒毒者常常使用“突然戒断法”，即立刻完全戒掉坏习惯。这种方法见效最快，而且可能效果最好，如果你能熬过最开始那段最焦虑的日子。但是，如果你真的不能冷酷地限制自己的在线时间，那么可以一步一步来，看看自己能走多远。最开始，你可以不带手机去卫生间或茶水间；然后是吃午饭的时候只带紧急电话。如果连这都做不到，那么你真的上瘾了。请寻求专业人士的帮助，这不光能提高你的智力表现，也将挽救你的生活。
一旦你习惯了离线5分钟到半小时，同时并不感到焦虑，那么你可以逐步增加离线时间。有必要的话，脚步可以放慢一点。就算一周只增加两分钟，你也会逐渐达成半小时在线、半小时离线的目标。而一旦走到了这里，智力生产力的巨大提升就能激励你继续前进，把在线时间缩减为一周几次。
在安排好的邮件时间里，你的全身心都会调整到邮件模式。给自己配备能力范围内最专业的电脑和屏幕，那么你处理邮件和其他电子文档的效率都会大幅提高。大脑调到邮件模式后，你会发现30分钟一眨眼就过去了，快得像飞一样。如果能批量处理邮件，总体来说你将节省25%～50%的时间，回复质量也要好得多，而且压力更小、愚蠢的错误更少。最重要的是，其他重要工作的数量和质量也能得到保障。如果公司不给你买漂亮的大屏幕，你可以自己买一个。这样的投资非常划算。
通信公司和智能手机厂商试图说服你在手机上完成这些工作。这简直就是胡扯（我已经很礼貌了）。即使是把桌面电脑换成平板（它的大小只有键盘的一半），你的效率也会大幅降低，而且工作起来更加吃力，也更容易疲惫。手机和平板只能满足不时之需，不能作为常规工具。
（2）进一步细分邮件批次
如果你的收件箱里有很多邮件亟待清理，请不要企图利用“碎片”时间一点一点地完成，那样做的代价相当高昂。此外，邮件一般默认按时间顺序排列。如果你从最近的开始看，那么或许会漏掉旧邮件里的信息；而要是你从最老的开始看，那么信里提及的问题或许早就解决了。如果你能进一步划分邮件的批次，将它们稍微整理一下，那么省下来的时间会让你大吃一惊。在微软的Outlook软件中，请点击列表顶部的按钮，选择按主题排列、按发件人排列或者其他你觉得最合理、最高效的方式排列。
要快速处理邮件，你通常只需要排序两次。比如说，你按照发件人排列邮件，然后快速扫描有没有哪位重要人物发来的邮件，如果有，那就优先处理，然后再看别的。接下来，把邮件按主题排列。快速扫描，只回复那些真正重要的主题（记住艾森豪威尔原理）。
完成以上两步以后，再来处理其他所有邮件，请继续采用细分小批次的方法。通过预览快速判断某封邮件属于哪一批，然后你常常可以一次性回复、存档或删除10封邮件。
有人喜欢把邮件整理到不同的文件夹里，或者给它们贴上标签。我自己就习惯这么做。后来我发现，这其实是浪费时间，优秀的桌面搜索工具足以解决问题。可就算是最新的微软Office程序，它自带的搜索工具也相当普通，所以我一直在用X1的桌面搜索工具（偶尔改用哥白尼桌面搜索），同时把所有有用的邮件放在一个文件夹里。对于那些没法立即回复或删除的邮件，我会在归档之前贴个小旗。我的邮件程序一打开，默认页面就是这些有旗子的邮件。
警告：批量处理邮件时，请勿点击邮件中的任何链接，尤其是在戒断阶段，因为网络的诱惑太大，你可能忍不住开始浏览网页，那么就再次陷入了任务跳转的怪圈。
（3）不要用邮件开启新的一天
将处理邮件列为早晨的第一件事，这无异于给大脑套上锁链。请给自己立下规矩：不要用电子邮件开启新的一天，如果你有重要的脑力劳动要做，或者需要进行严肃的思考、参加重要的会议，那就更不应该先看邮件。
完全不应该考虑把查看邮件列为早晨的第一件事。光是这个想法就足以毁掉你好几个小时的专注力，让大脑进入原始的应激模式。此外，处理邮件时你需要做很多小决策，而且常常互不相关，正如我在第二部分中解释过的，这会削弱乃至耗尽你的意志力和决策力，于是决策权会落到原始的反射脑手中。你必须先完成最重要、最困难的脑力劳动，然后才能处理邮件。
对思考脑来说，最理想的方法是在前一天晚上提前确定第二天有哪些重要工作要做，并把它写下来。通过这种方法，了不起的存储脑会在一整夜里集中精神，漂亮地完成整理档案的工作，调动记忆，重新建立连接。如果你真想发挥大脑的全部潜能，那么请把最需要创意、最困难的智力工作列为早起的第一件事，别看电子邮件。用邮件开启新的一天足以摧毁存储脑在夜里做的大量工作。
（4）赶走所有诱惑
美人鱼的歌声美丽而动人心弦，没有哪个水手能抵抗，所以他们的船总是撞毁在悬崖边。因此，希腊英雄奥德修斯用蜡把手下人的耳朵都堵了起来，然后让他们把自己绑在桅杆上。于是，他们成了唯一一船听到海妖歌声仍活下来的人。如果不想被“海妖”诱惑，撞上电子邮件的悬崖，让生产力搁浅，那么你必须像奥德修斯一样富有创意、冷酷无情。
赶走所有诱惑你查看收件箱的“海妖”，以免生产力在电子邮件的悬崖下搁浅。
①关掉收件箱的所有提醒，无论是图标还是声音。
第一条建议只需花费几分钟即可实施，而且将为你节省无数时间和专注度。正如我在第二部分中所说，图标和声音提醒本身就足以带来专注度的损失。所以，请关闭所有设备的邮件提醒，包括手机、桌面电脑和平板，只留下紧急备机的提醒，如果你有备机的话。如果现在你还没有关掉提醒，请停止阅读，立刻去做。否则的话，无论你怎么找借口，事实都明白无误：你已经上瘾。要是连这一点你都无法做到，其他建议也全是空中楼阁，你或许需要专业的帮助。
这些提醒是催眠的海妖，诱惑你一路前往收件箱的悬崖，将你的智力生产力撞得粉碎。
②别把收件箱当成待办事项表。
如果你的收件箱里装满了待办事项，那么你无疑给自己创造了无数海妖，它们将诱惑你前往其他邮件的悬崖，让你的智力生产力搁浅。
首先，正如我在多任务并行的章节中所说，请不要答应你无法按时完成的事情，因为这会导致一系列多任务并行；不要把重要的事放进待办事项表，也不要把邮件留在收件箱里作为提示。恰恰相反，你应该把要做的事立即列入日程表。如果某件事的重要程度不足以列入日程表，那你为什么要去做？如果任务本身就是回复邮件，那么你可以放到批量处理的时间去完成。
如果你真的需要待办事项表，请给它换个地方，随便哪里都好，只要别让你靠近收件箱就行。此外，永远不要把待办事项放进邮件程序的任务管理模块（除非你能保证，查看待办事项表的时候绝不会跑去收邮件），因为这样做无异于创造了另一个海妖，它会诱惑你，让你的智力生产力一头撞上邮件的悬崖。
③别让任何可能浪费时间的东西进入你的收件箱。
如果收到定期发来的无关邮件，请立即设定规则，下次收到这个来源的邮件就直接删除；如果对于某些特定的发送者，你不敢直接删除的话，请把它放进专门的“内部垃圾邮件”文件夹，或者存档文件夹，这样一来，如果真有必要，你还可以通过搜索程序找到它（99%的情况下，你永远不会用到它）。在微软的Office程序下，你只需要右击邮件，再点两次就能设置好。
禁用所有的自动推送，包括社交媒体、新闻网站、博客等，如果你觉得不看这些东西就活不下去，那么你真的上瘾了，或者你有太多时间可供浪费。如果你觉得看这些东西无关紧要，只是应该选择正确的时间和地点，那么请制定规则，自动将这些推送归入单独的“消磨时间”文件夹，而且只在一天的工作结束以后才看。如果你真的没有其他消遣，比如说去健身房，或者跟配偶、孩子和（现实中的！）朋友找点乐子。
如果下定决心以后，你还是偶尔会去看这些文件夹，请设定多重文件夹，让自己至少需要点击五次才能打开它，并且给这些文件夹起一些警告性的名字。
顺便说一句，你或许不会相信，但那些富有创意、智力生产力旺盛的人们发现，有时候，在经历了一段痛苦的戒断期以后，你不但会变得更有效率，而且在抛弃大部分浪费时间的东西以后，你反而能活得更好。
④别让收件箱占据办公软件和邮件程序的默认页面。
首先，重新设置你的邮件程序，把默认页改成日程表或待办事项表（如果有的话）而不是收件箱，并让它留在你的屏幕上。尽管这会让你离悬崖更近一步，但你还可以把默认页改成“后续事项”。你可以有条不紊地给暂时无法处理的文件标上小旗，那么到了批量处理时间，你打开邮件程序时，一眼就会看到这些最紧急或者最重要的邮件。
在微软Outlook程序中，该如何设置？首先，请点击“工具”（Office2003和2007）或“文件”（2010）标签，点击“选项/（其他）/高级选项”，然后在“在此文件夹中启动”一行中点击浏览按钮。出现“选择文件夹”页面后，请挑选你希望看到的默认页。如果你想把默认页改成“后续事项”，请点击“搜索文件夹”。依序确认三次，设置完毕。你甚至可以设置一个空白的收件箱，这样当你需要搜索某封邮件或者写一封紧急邮件的时候，就不必经受诱惑和考验。
要达到这个目的，请设置规则，将所有收到的邮件立即转移到自定义的“收件箱批次”。这样一来，你的收件箱永远都是空的。再往前走一步，如果你依然会在自己设置的“批量处理”时间之外打开“收件箱批次”文件夹，那么你可以把它藏在层层叠叠的文件夹里面，并起一些警告性的文件夹名字，比如说“你确定吗”、“仅供批量时间使用”。尽可能地增加自己找到邮件的难度，同时给文件夹起一些特别惊悚的名字，以阻止自己在规定时间之外打开收件箱。
⑤用蜡堵上耳朵，把自己绑在桅杆上。
祝你好运。
（5）24小时是个健康的回复时间
没有哪封邮件一定得在24小时内回复。如果真的有人通过邮件跟你沟通这么紧急的事情，那么发件人是个蠢货。他当然应该知道，如果事情真有这么紧要，那就应该直接打电话，就这么简单。
如果你没有勇气停止随时检查邮件，请写一段漂亮的自动回复，告诉大家，为了提高生产力，你每天只会处理三次邮件，如果事情紧急，请直接打电话。如果你实在不喜欢这样做，那就买个备机，我之前说过。如果你觉得需要解释自己这么做的原因，请引用本书内容！
作为管理者，如果你在整个公司范围内提倡24小时内回复邮件，那么所有脑力劳动者的产出都会大幅提高；如果你是高管，那就更应该这么做！如果你定下规矩，所有邮件在24小时内回复即可，那么大家每天只需要批量处理两次就可以了。这条简单的规矩将带来巨大的好处，再也没有比这收益更大的投资。
如果在某个话题上来回发的邮件超过三封，事情还没有说完，或者你觉得这事儿没法在三封邮件以内搞定，那就打电话或直接面谈，要么就安排一次电话会议。
（6）不要每封邮件都回
不是每封邮件都需要回复，真的。有时候你应该想想：“如果是在没有电子邮件的时代，我会拿起纸和笔写一封信吗？”如果答案是否定的，那么这事儿同样不值得写一封邮件。如前所述，我在研究中发现，内部垃圾邮件的比例高达50%～90%。
很多专业人士正在以这种方式处理转发的邮件。他们制定规则，自动将所有转发的邮件归入专门的“转发”文件夹，等到有时间的时候再看，也就是说，基本上从来不看。如果你觉得这种方法过于极端，你可以通过设置豁免某几个特殊发件人的转发邮件。另一个不那么激烈的办法是发现一个处理一个：每一次收到无关的转发邮件，就把它归入专门文件夹，至少这样一来，来自这个发件人或者这个主题的邮件就不会再打扰你的收件箱了。不过，最好的办法是撰写一份非常礼貌的自动回复，不要设置任何例外。是否采用这种方法，具体取决于你的层级、公司的文化和你的魄力。
如果你不喜欢这样做，你也可以设置规则，过滤所有转发邮件，同时自动向对方发送一封礼貌的邮件，表示你有自己的工作要做，没有时间阅读收到的数百封转发邮件，如果他们觉得这封邮件真的很重要，需要你亲自阅读的话，请重新单独发送一次。范例如下：“亲爱的来信者，数以百计的转发邮件淹没了真正重要、需要我处理的邮件，令我实在不堪重负。因此，如果你刚才发送的邮件中有需要我处理的紧要事务，请直接单独发送给我，或者拨打我的私人紧急号码1234567。”
但是，如果你总是觉得自己的意见相当重要、不可或缺，或者觉得不回所有邮件就会出大事，那么你永远无法实施我在此提供的建议。在这种情况下，请直接寻求心理治疗师的帮助。
（7）若有疑虑，请删除
处理邮件有个重要的诀窍：如果你怀疑某封邮件完全没用，哪怕是最轻微的怀疑，也请立即将它删除。要是你不敢的话，就将它存档。不要浪费时间去整理它们，99%的此类邮件根本不值得花时间整理。只需要点击一下或者轻轻一扫，就能把它丢进存档文件夹。在极端罕见的情况下，后来你可能需要这封邮件，不过有了X1或者哥白尼之类优秀的桌面搜索工具，只需1秒钟你就能找到它。
每删除一封邮件都要花费你1秒钟时间，既然如此，不如花5秒钟设置规则，将这位发件人或者这个主题的邮件存档或直接删除，这样它就再也不会出现在你的收件箱里。
不要忘了，对于电子邮件这件事，“邮差”总是会按第二次铃：要是你误删/归档了一封重要邮件，发件人会问你的。要是他没问，那说明这封邮件在最开始就不该占用你的时间。
（8）坚持自己的原则
告诉所有人，有急事就打电话，不要发邮件。把这句话放进你的邮件签名栏，你可以这样写：“我需要集中精力完成X项目。因此，我无法经常检查邮件。”有人是这么写的：“我希望全心服务每一位客户，无论是内部的还是外部的，因此我将限制自己检查邮件的次数。”如果你有紧急联系电话，你还能让生活更轻松一点，请在签名栏上添加：“如果您有紧急的问题，请拨打我的私人号码1234567，或直接发送短信。”有的则简单直接：“为了提高效率，我每天只检查三次邮件。若有紧要问题，请拨打紧急电话1234567。”
需要处理重要工作或困难任务的时候，你可以在语音邮箱里留下相同的信息，然后关闭常用的那个电话。
最近我给一些听过讲座的客户发了邮件，然后收到了一份有趣的自动回复：
亲爱的（未来的）朋友或客户：
多谢你的来信。
我已经决定尽量减少自己在电脑和智能手机上花费的时间。
这并不意味着我在对你说不。
正好相反，这意味着我珍视那些更有价值的东西：
专注（同样适用于我的工作和客户）、保持联系（与现实中的人）和美好。
为了达到更好的交流效果：
①有急事？请给我打电话。我将即刻应答，或者等到会议或驾驶结束后立即回电（我同样珍视生命）。
②有重要的事？请发短信给我。
谢谢你的配合！
奥斯卡
