6.2　以“系统思考+专业主义”应对不确定性

所谓“专业主义”，指的是在不同领域内，充分尊重和相信基本规律，依靠理性和专业迅速建立起一些关键规则，让许多事有序、高效地运转，最终解决问题、创造价值的精神。

当然，在特定问题和领域面前要想显得专业，拥有系统思考能力是一个基本前提。

2020年2月，因为新冠疫情的冲击，差不多200人规模的三节课开启了长达两个多月的在线远程办公。此前，这200个人从来没有过只通过在线会议、文档、邮件协作办公的经历。

但当两个月过去后，我们却发现，公司的内部管理协作效率不但没有降低，反而有40%左右的提升。

这一切，是在我们进行了充分的全员沟通、提前建立了完善的协作机制和跨部门间的目标管理机制，甚至还在远程办公期间优化了大量团队管理和协作流程带来的成果。

所有这些，多少带有一些“系统思考+专业主义”的气息。

下面，我想为你展示一下我们做了什么。

在疫情刚刚发生时，很多企业和组织还在观望，心存侥幸心理，寄希望于疫情很快过去，因此在处理一些公司的战略调整、是否迅速进入远程办公等事宜方面显得有些犹豫。

很多员工，也因为疫情带来的各种不确定性而充满焦虑，有人想冲到一线为防控疫情贡献一些力量，也有人不断在公司群里讨论疫情带来的各种可能和冲击。

我们在第一时间商议过后就迅速做出了决策——不要心存侥幸，立即按照疫情可能持续到四五月份的最坏打算来安排一切工作，把全体员工的健康安全放在第一位，立即开启全员远程办公，直到疫情真正稳定后才恢复现场办公，同时也要让大家调整好心态，以应对前所未有的挑战。

做出这些决策后，我们在第一时间给全体员工发了一封邮件，快速完成在思想意识层面的统一。

这封邮件的部分内容我摘录如下——

相信很多人都能感受到，我们正经历着一场不大不小的危机，并因此处于一个弥漫着一些危险的不确定时期中，并且，这个时期会持续多久，会如何演变，也还充满未知。

对此，我有几点建议和思考想要分享给大家，也希望借此在全员层面对于春节假期后我们将面临的挑战和应有的心态建立起一些共识。

第一，从冠状病毒蔓延到科比的意外（2020年1月，我们还经历了一代篮球巨星科比突然离世的意外），在令人感到悲痛、不安和处境艰难的同时，也揭示了这个世界的本质——充满不确定性。而想要成为一个强者，你就必须学会与“不确定性”共舞，在不确定的世界中不断应对变化，找寻和创造属于自己的“确定性”。

第二，如果身处一场充满不确定性的危机中，生存必然是第一法则，此刻你最好思考最坏的情况，做好充足的心理和物质准备，不要心存侥幸。

“不会发生在我身上吧”“那个谁应该会支持到我们吧”“他们应该不会这样吧”……这些想法最好统统扔掉。

对于个人而言，减少移动，避免去一切人多的场合，万一需要出现在公共场合，必须戴口罩，并在有条件的情况下做好一切必要的家庭物资储备。

对公司和组织而言，则要回笼一切可以回笼的现金，减少一切非必要的支出。这些举措可以保证在你最差的情况下，仍可维持生存。

另外，当我们思考公司的发展规划时，也必须基于“疫情的发展和影响可能会持续到整个一季度结束，甚至到四五月份”的最坏情况。

第三，对抗不确定性依赖的是理性的专业主义——这句话很戳中我，我也把它分享给大家。

本次疫情中，既有个别地方政府和少数个体的反应迟缓、指挥不当，也有类似上海这样的城市在政府指挥下，媒体、医疗机构、企业、民众良好协作，非常有序地进行疫情防控的典范。

同理，当你想帮助他人，一腔热血地冲上前线其实效用并不大。如果你仅仅只是凭借着一腔热情，没有预见性地采购各种物资，也许你采购的物资反而会大量错配，造成浪费和效率下降。

在不确定性带来的危机面前，无论身为组织还是个体，我们都应当保持“理性的专业主义”予以应对——我们要努力让自己成为一个具备“专业主义”精神的人，也要让“专业主义”的光芒绽放到更多地方。

对个人而言，最简单、最触手可及的“理性的专业主义”，莫过于在当下不确定的疫情环境中，为家庭制作一份“资源储备消耗计划”。对组织而言，我们也将迅速行动起来，重点基于此后几周会大量进行远程协同的状态，做好一切准备。

第四，也要相信，每一次危机，既会摧垮很多人，也同时孕育着一些机会，让另一些人脱颖而出，变得更加强大——当然，前提是你已经做好了准备。

17年前的“非典”时期，众多公司遭遇重击，但刘强东从中关村的店面柜台被逼到电商之路上，淘宝也在那一阶段取得了飞跃性的发展；2020年的春节，《囧妈》无奈从春节撤档，而张一鸣和字节跳动迅速行动，把《囧妈》搬到线上，开创了一线电影网络首映的先河，这都是极佳的事例。

我们要相信，强悍者的强悍，往往在于他人都在瑟瑟发抖、不知所措的时候，他们理性而敏锐地思考和捕捉各种转瞬即逝的机会，一旦抓住，就会毫不犹豫地冲上前去迅速占有它。

如今的疫情，伴随着春节期间各地停学、禁止举办线下公共活动的通告发布。对于整个教育培训行业，尤其是大量依赖线下业务的公司冲击是极大的，但我们同样看到很多家优秀公司，在春节之前对于疫情的走势和可能带来的影响跟我们一样一无所知，但当疫情带来更大影响之后，它们在第一时间就采取各种行动，不仅为疫区提供了一系列线上课程服务，还把更多线下的业务全面往线上转移，并取得了一系列成果。这样强悍的反应速度，更值得我们学习。

我们通过这封邮件迅速向大家传递了信息——要以最坏的打算来思考面临的挑战，以“专业主义”从容应对个人、家庭、工作层面遇到的各种问题，并迅速落实一系列工作、人事方面的安排和计划。

在发完这封邮件后，我们又重点锁定了几个问题——

» 如何解决好远程办公期间的团队目标管理，确保各部门目标清晰、进展可控，同时又不会导致管理者的沟通负担增加。

» 如何保证远程办公期间跨部门沟通效率不低于线下时期。

» 如何减少远程办公期间的无效会议。

» 如何确保远程办公期间团队简单、高效而充满信任的沟通。

继而，我们迅速围绕上述问题采取了一系列远程办公内部团队管理和协作的规则。

2020年2月下旬，在远程办公持续了半个月之后，我们写下一篇复盘总结，其中对我们在远程办公期间采取了哪些管理和协作规则进行了特别详细的描述，相信对你在团队管理方面能带来一些启发，也对如何以“专业主义”应对远程办公带来的不确定性形成更加具体的认知和理解。

关于团队远程办公与协作的总结及经验分享[2]

对于几乎所有的中小企业来说，我们正处于一个重要的非常时期。

2月3日，跟大部分公司一样，拥有200多名成员的三节课在线上开工了，开启了我们的“远程协作办公”之旅。

此前不止一位大佬说起过——

这一轮疫情，也许将会催生和磨砺出一群优秀的团队。待到疫情带来的影响逐渐散去，那些优秀的团队将会脱颖而出，而那些平庸的团队，将会逐渐掉队，甚至还没等到疫情影响散去，他们就已经倒下。

在带着200多人的团队全员在家远程办公了半个月后，我们对于上面这句话有了更加深刻的理解。

因为，我们发现，作为一家200多人团队的创业公司，我们的内部管理与协作效率不仅没有降低，反而还有40%左右的提升。

并且，因为远程协作的倒逼，整个团队中层管理者的管理能力、定目标拿结果的能力也得到了显著提升！

有几个可以分享的数据——

» 过去2周以来，我们的核心业务指标较原定计划至少提升了2倍。

» 根据面向全员的内部调查，在200多位员工中，有超过74%的人都觉得过去2周内，无效会议显著减少，感受较为积极。

» 2周以来，周目标达成率在90%以上的部门，超过了90%；而之前线下办公时期，能持续做到周目标达成率在90%以上的部门，只接近60%。

而同一时期同行业内，无数公司受限于远程协作的各种约束，面临着沟通成本上升、团队士气低下、很多计划被打乱、常规管理机制完全失效等一系列问题，一筹莫展。

那么，我们是如何做到的？

答案是：一定，一定要学会用好文档。

下面我围绕几个远程协作过程中特别重要的问题，摘取其中一些有价值的经验，与大家分享。

1.提升远程协作状态下的信息同步效率

相信很多人都有过这样的经历：在公司内负责一个跨部门协作项目，要在多个部门间进行信息确认和同步，通过大量密集、频繁的会议进行沟通协调，确保各团队形成共识，然后才能顺利推进项目。

然而，在远程协作状态下，很多同事无法像在办公室里那样，随时都能看到、找到，很难再密集、频繁地通过会议沟通协调。

而线上开会，也不像办公室里那样，大家可以随时在黑板上写写画画、交流想法，从而在沟通与信息同步方面变得低效。

对此，我们的应对方式是：减少开会，增加文档的应用。

我们要求，对于所有的复杂项目或议题，但凡需要周知与同步的人超过3人，必须形成文档，且优先通过文档进行信息同步，而不是会议。

只有文档看过后还存在争议或者不清楚的信息，我们再开会。

你可能会说：但是我们过去从来没有使用文档的习惯啊。如果文档写得不好怎么办？

对此，我们的经验和建议是——

» 要学会用好各种模板。比如在三节课，我们有关于一个项目立项的模板、对一个复杂议题进行思考和讨论的模板、对一个岗位进行工作复盘的模板等。这些常见模板可以保证大部分团队成员很快在文档使用方面上手，提升协同效率。

» 作为团队负责人，只要做好表率，比如自己先做一个完整清晰的文档同步给大家，让大家感受到通过文档进行信息同步的好处。大家只要尝到甜头，使用文档的动机就会迅速提升。

如果“不会做”的障碍与“没有动机做”的障碍都解决了，剩下的，作为管理者只需要提要求并做好赏罚就好。

2.不让低效会议太多成为降低团队效能的杀手

就我们所知，部分公司在远程办公期间经常遇到的一大问题就是：参与的低效会议太多，团队战斗力和沟通效率严重受到影响。

更痛苦的是，这些会议当中，需要你参与讨论并知晓的，也就5～10分钟的内容，你却要在其中驻留一个多小时。这种情况，其实在线下办公时就大量存在。

而远程办公无疑加剧了这一问题：很多问题没法像以前那样快速走到工位上沟通，于是得一个个沟通确认时间，谁没来还得电话催一通，结束后还面临有些议题大家记不得了的情况……

对此，我们通过一个小办法在极大程度上解决了这一问题——

我们要求全体成员，但凡是那种只要2～3句话，5分钟内就能说清楚的话题，全部通过文档进行异步讨论，而不是召集会议同步讨论。

比如下面这两个例子，我们只需要把文档、待办事项和要交流讨论的话题列清楚，然后@（提醒）相关同事，把文档链接发给对方，等他们有空时再回复我们就可以了（如图6-1和图6-2）。

图6-1

图6-2

根据不精确的统计，这个小小的行动帮助我们减少了40%的会议数量，并让几乎所有人很积极开心。

3.中高层管理者如何在少开会的情况下保证业务顺利运转

有相当一部分企业中高层管理者特别习惯通过大量面对面沟通进行管理，在远程办公期间感觉缺少管理抓手，不知道一线业务情况如何，比较缺乏安全感。

他们不断发起很多沟通和会议，了解情况，推动业务。

事实上，这样做不仅让管理者变得低效，对一线员工来说也未必是好事——因为老板三天两头就要发起沟通，一线会变得特别谨慎，但凡老板没有确认和沟通过的事情，很难得到有效推进。

在三节课，经过一小段时间的摸索后，我们总结出来一套行之有效的“远程协作业务管理三板斧”。它能够做到：让一个CEO或一个部门的负责人，一周只需要2～3次核心会议，就能做好整个团队的目标管理，并确保业务进展顺利。从而让中高层管理者把时间聚焦在重要的思考和决策上。

首先，“三板斧”的基本指导思想，是“敏捷+迭代”思维——我们要求自己和团队保持一个很敏捷的工作节奏，以周为单位制定计划和阶段性目标，并以周为单位对一些行动计划进行调整和迭代。在这样的指导思想下，我们的“三板斧”是——

（1）每周一上午，作为管理者，你要给出你所负责的业务单元的周目标，并要求下级团队提交他们的周目标，他们的周目标，应与你的整体周目标直接相关，没有偏移。（通过文档同步，少部分时候需要开会）

（2）每周三或周四，请下级团队的所有成员进行周中工作回顾，汇报核心工作的进展和风险。（通过文档同步，少量问题单独会议沟通与讨论）

（3）每周五和周六，举行团队的周工作总结会议，确认一周以来的进展，并就一些核心问题进行讨论。借由讨论，也提出下周需要重点关注的问题，进而迭代出下周一些工作方向和计划。

举个例子，假如我是“学习中心”大团队的负责人。我会在每周一上午，上传一个“本周工作计划”的文档（如图6-3），提出当周的重要工作，并@相关负责人，请他们也上传自己的计划（如图6-4）。

我无须开会，只需要看文档来确认他们的计划哪些地方跟我的预期有偏差或是不清晰，如果有，单独提问就好。

图6-3

图6-4

每周三，进行周中工作回顾，回顾同样通过一个模板来进行，而我只要重点关注其中有风险的部分，如图6-5。

最后就是周五或周六召集部门总结会。如果你是一个管理者，能够自己践行并要求团队成员通过以上方法进行目标制定及管理，你可以在每周只开2～3个会议的情况下保证团队目标清晰，业务进展一切顺利，风险可控，且不会出现很大的信息偏差。

图6-5

4.如何确保团队的工作状态和战斗力

远程办公期间，一个员工的工作状态受如下几方面因素的影响——

» 员工的工作目标及要求是否清晰。

» 是否被卷入大量无效会议。

» 是否能够得到其他同事及上级的频繁互动与反馈（远程办公期间这一点尤其重要），如果遇到困难或问题，是否有一个反馈的出口。

» 日常工作中是否有管理机制，帮助一线员工快速进入并保持工作状态。

在三节课，我们的配套管理机制如下——

» 远程办公期间，早9点半到晚7点，企业微信等消息必须30分钟内回复，工作时间不允许穿睡衣等。

» 各部门制定周计划并落实到具体人。

» 每天上午10点各部门开早会，所有成员被分配或认领当日具体工作任务。

» 每天晚上12点前，所有人写工作日报。

» 为了丰富大家的业余生活，每周会组织一些文化建设活动，比如猜灯谜拿红包、线上平板支撑PK大赛、周末座谈会（聊点人生的意义啥的），等等。

通过这些并不复杂的机制，我们团队内绝大多数人的工作状态是积极正向的，管理者无须投入过多精力进行监督。

5.各种文档模板

三节课有非常丰富的各种文档模板——

» 工作日报（如图6-6）

» 不同部门的新人手册

» 跨部门协作流程

» 整个公司的OKR-KPI

» 项目管理、会议记录、每日工作计划、每周工作计划……

图6-6

正是这些丰富的文档模板和许多管理机制，让我们远程办公2周以来，内部协作效率不仅没有降低，反而有40%左右的提升。[3]

在突如其来的不确定性面前，一个人或一个组织若能凭借“理性的专业主义”，快速形成了一系列较为明确的计划，借此对抗变化和挑战，并收获成功，将会是一件多么有力量的事。