第七章

控制文书工作

让我们从积极的方面开始，不要让文书工作压倒你。尽管你可能无法完全消除文书工作，但你可以控制文书工作。你有必要控制文书工作，或者至少应该控制某些文书工作。在这方面，信息科技专家在很多年前就开始谈论“无纸化办公”，而我的办公桌上至今仍然堆着很多东西。信件、备忘录、电子邮件、报告、表格、提案等，这些东西会形成一个稳定的文件流，堆在办公桌上，横躺竖卧。你不是在阅读，就是在写作，不是在做此类文书工作，就是在处理涉及文书工作的事情。所有这一切都会占用工作日很大一部分时间。从时间管理的角度看，我们要做的工作是：

·消除文书工作；

·最大程度地压缩文书工作；

·高效处理必须做的文书工作。

在这方面，我们可以考虑一系列大大小小的想法，帮助自己控制文书工作。这里并没有穷尽各种方法，没有哪种反思能够穷尽所有方法，但列出想法是一种重要的方式，这可以帮助你思考如何处理文书工作。归根结底，因为我们桌子上的文件彼此各异，所以我们必须找到适合自己的方案去解决这个问题。这里我选取了一些原则，以便为解决问题提供合适的基础。想一想如何将每天的文书工作量降至最低，这是一个不错的开端。

制定目标来尽量减少文书工作

也许在这方面，你首先要问的一个问题十分简单，那就是：所有的文书工作真的都有必要做吗？我们马上把这件事弄清楚，大部分文书工作都有必要。本书已经举出了一个这样的例子，那就是你的工作或时间计划需要通过书面方式来制订。但有些文书工作是可以消除的，通常我们需要做的事情就是，不要着急行动，在写东西之前先停一下，问问自己这件事是否真的有必要。看看桌子上的东西，看看有多少是不必要的文书工作，想想有多少文书工作可以通过其他方式来完成。当然，有人把这么多文书工作都送到你的办公桌前，想必是出于好意。也许别人也会这样看待你所做的文书工作。

那么你该怎么办？书面交流的主要替代方式是电话。打个电话通常比书面交流快得多，而且并不是所有事情都需要书面记录，这就是减少文书工作最可靠的方法之一。

关于如今无处不在的电子邮件，这里也值得一提。与其说电子邮件给我们带来了紧迫感，倒不如说我们所感兴趣的东西（尽管它毫无疑问是很有用的）有着电子邮件的风格。似乎电子邮件已经发展出一种完全不那么正式的风格，不管是在拥有多间办公室的大公司内部，还是在外部组织之间，这种风格都完全可以被接受，而这种风格就是一种快速沟通形式。至关重要的是，电子邮件很简洁。简洁意味着节省时间，但也必须做到易于理解。我们要适时打印、归档电子邮件，让计算机中所列的邮件处于可以管理的范围。

另外两点也值得一提。为了减缓因造纸而对森林所产生的破坏，为了解决时间问题，我们要尽量考虑一下是否使用纸质文件。写信是一回事，但是纸质文件的流通助长了文书工作的激增，这是另一回事。不要不假思索就把组织中的一半人员都列出来，先想一想有谁确实需要这份文件。

你的文档可以进行标准化处理吗？有许多日常交流记录都可以储存在计算机中，可以是整封信或文件，也可以是单独的段落，还可以是组合内容。在这方面，技术确实可以帮助我们节省时间。但有一个警告非常重要：如果标准材料不合适，那么你绝对不要使用。例如，在销售领域，我看到许多信件及建议都声称“标准”，而这些信件及建议本应视为个人回应。此外，任何标准材料都应被仔细检查，以确保其文笔良好，否则可能会反复产生一些糟糕的甚至破坏性的东西。文书工作当然可以节省时间，但不应以降低质量为代价。

养成简洁习惯

如果你的书面交流不仅简短，还仔细、简洁、准确，当然也很清晰，这就不会那么浪费时间了（我不是想在这里写一篇论文来讨论如何让沟通更容易，但永远不要理所当然地认为沟通是易如反掌的一件事。情况通常恰恰相反，当人们通过反复询问去澄清事实的时候，这会浪费大量时间，误解就是造成浪费的因素之一）。我还是有必要在这里写上一小段（原文如下），因为我注意到许多人不愿意写简短的商业信函，这很奇怪。一个例子可以说明这一点：A在开会前写邮件给B，询问B的航班何时到达，以及是否需要去机场接他。通常，回复大致如下：

尊敬的A先生，

感谢您2009年7月24日的邮件，我将于7月30日（下星期四）到访您的办公室。很高兴地告诉您，我所有的旅行安排现在都已经完成，您可能还记得我在一次沟通中遇到了问题，但现在我已经掌握了完整的细节。

我将在上午10点乘915次航班到达。这应该不会影响我们的午餐会时间，不会造成任何时间问题。关于您主动提出到机场接我，如果您在这方面能够提供帮助，我会感激不尽……

诸如此类。如果这两个人彼此稍微多了解一点点，那么回复肯定是：

尊敬的A先生，

很高兴收到你的邮件。我将乘坐915航班于7月30日上午10点到达。如果你能在机场接我，那么这对我是个很大的帮助。我会留意你安排的司机。非常感谢，期待很快见到你……

我知道我更喜欢哪一封邮件：第二封。它的信息很清楚，我不必费力地读完任何无关的材料，这会节省我的时间，而且第二封邮件可能只有第一封邮件长度的1/3或1/4，书写及发送所需的时间更少。我认为第二封邮件依然非常礼貌，我希望更多人采用这种方式。你如果可以用三行文字来表达，就用三行。你现在考虑一下将三页备忘录减为一页，把报告由20页改为10页……节省时间。我说过了，只写一小段。无须多言，观点就能说清楚。

简洁这件事已经提过了，但这个词值得在这里再提一次。在很大程度上，电子邮件已取代过去冗长的备忘录，而在这些邮件中，简洁似乎已成为一种习惯。尽管如此，简洁仍然是一种节省时间的方法，但前提是不要牺牲清晰度。

尽量减少对文书的处理

首先，我们来练习一下。

练习

有一个有趣的实验，你可以尝试一下（不会花很长时间，反而最终可能会节省你的时间）。你先选择今天摆在桌子上的10个文档，包括信件、备忘录和文件，所有这些文档都需要你采取一些行动。你可以在这些文档的右上角用红点标记一下，然后就简简单单地像平时那样处理这些文档。之后，每次接触这些文档时，你都在右上角另加一个红点。随着时间的推移，你就可以计算出文档经手的次数。例如，今天收到一封信，并且：

·你读过了；

·你决定不立即处理，而是把这封信和打算下午花时间去做的工作放在一起处理；

·下午你开始工作，找出需要做的事情，但却被打断了；

·这封信又搁置了下来，和这一天中留下来的许多项目放在一起，第二天早上你要再把这封信捡起来，事情就这样继续下去。

在这个案例中，我们想象的只是一封简单的信件。在其他情形下，项目及流程会跨越数周甚至数月，你可以想象你要标注多少个红点。我们将这一操作称为“麻疹测试”（measles test），这可以帮助你确定处理事情的方式会如何影响处理这些事情所需的时间。有时，多次“标注红点”很有必要，但其他情况可能会让你大吃一惊，因为你想象不到有些事情要在办公桌上拿上来、拿下去多少次，才能最终解决。了解应该在哪里做出改变，这是改变的第一步。

通过上述方式所获得的信息会很有用处。有时人们很容易做出改进，例如使用提示文件（见第三章）可以减少一些“红点”。在其他情况下，提示文件可以引导你回顾一下处理某些任务的方法。不论是什么情况，我们都应该遵守这样的原则：在问题解决之前，尽量减少处理这些问题的次数。

你如果有一个清晰的计划及系统，可以对工作进行分类，就应该立即着手去处理这些事情，或者出于某种原因，你可能需要将工作暂时搁置，之后再去处理。如果你严格这样去做，那么多次处理文书工作所占用的时间就会减少。但我们还是现实一点吧。事实上，大多数工作并不是由数千个完全独立的任务组成的，如果真是这样的话，事情就可能会更容易。对于很多人来说，不同项目及领域之间有很多联系，但实际上，一些工作的某个要素可能涉及创造性地发现联系，这些联系可以通过所谓的协同作用（俗称“2+2=5”效应）转化为机会。这一切可能都需要我们对文书工作所反映的情况进行充分审查，以便抓住这一机会。因此，这条规则与其他规则一样，不能盲目应用。你需要对某些项目有足够的视野，才能有效操作，并且必须小心。你如果觉得某种方式不适合自己，就不要用这种方式去减少文书工作了。

我不想让我的建议成为读者的桎梏。然而，我在这里提倡的原则很合理。一般而言，注意一下事情会经手多少次，并尽量减少这个数字，对时间管理而言很有意义。

不要让文件及归档工作浪费时间

“这份文件你还会再用吗？还是先把它归档？”简而言之，这就是归档的问题。归档常常只是将文件从桌子上拿走的一个方法，虽然某些系统可以提示文件的去向，但这对于应该保存什么文件或文件该保存多长时间并没有真正的思考，这就是浪费时间。一家跨国巨头的调查显示，只有10%的存档文件会被再次用到，这一数据令人震惊。这还是一个以效率为荣的组织发布的数据，那普通人还有什么希望呢？

这意味着90%的文件材料原本就应该被销毁，而调查称“在适宜的环境中保存这些文件，还要有合适的温度”，这会产生巨大的成本。我们关注到，在这方面浪费的时间同样令人担忧。但有些东西确实需要归档，所以不能不分青红皂白就将其一起处理掉，因此你需要一个系统。

你可以通过各种方式，让其他人来设计系统，或帮助你设计系统，但为了实现一致性，应该始终由你来决定各种文件何去何从。是不是关于重组（reorganization）的文件都要用R来表示，或者用O表示组织（organization）或办公室（office）的文件，用E表示效率（efficiency）驱动方面的文件，用B表示老板（boss）中意的项目？工作中经常会发生一些严重的问题，比如努力查找文件一年的人都会知道这个问题：很少有人能永远记住种种细节。所以，你要做对系统。你很难做到一刀切，因为你可能需要账户文件、项目文件，还有其他十多种文件，甚至所有这些文件你都会用到。通常来说，你最好设置多个类别，每个类别都单独用A到Z来标注，而不是用一个庞大的系统去处理所有事情。在审查可能要存档的材料时，实际上你只有三种选择：

·不归档的，扔掉；

·归档，不考虑会存放多久；

·在文件中明确标注销毁日期（或至少标注审查日期）。

让我来提醒你一下，你要仔细考虑需要保存多少东西，然后思考一下控制归档的方法。你可以看一下你桌子上或桌子周围的文件，现在能扔掉多少？答案可能是，很少。但是想象一下，对于这些文件，未来六个月、一年、两年之内你需要多少？实际上答案是越来越少，而且随着未来的发展，答案一定会是越来越少。那么，为什么不多扔掉一些呢？

想一想其他东西都收在哪里。你如果需要登记一些东西，比如每三个月一次的定期财务总结，并且你知道在30秒内就可以从会计那里弄到财务总结，那么为什么还要保存那个文件呢？想一想存档的“以防万一”的东西。在你心里，你可能知道自己一点儿也不差，能够判断什么东西还有用，但你还是留下了太多文件。你要相信你的直觉，记住一句老话：“如果它看起来像一只鸭子，并且嘎嘎叫，那么它很可能就是一只鸭子。”如果你百分之九十九确信某些文件很快会变成垃圾，那么你的判断可能是正确的。毕竟，那是你的文件，你很了解，所以把这些文件扔掉。

快劳夹也称杠杆文件夹。——译者注

但是，如果你搞错了，扔掉的东西又需要用了，那么这不仅仅是浪费时间的问题了，你要考虑实施一些保障措施。有两个系统可以提供这种保障。首先，批量归档，不过这种归档不要过早完成。你可以按照从A到Z的顺序将所有内容放在批量归档的文件中，这非常简单，一个月（你自己选择时间）后再归档。但在归档之前，你要仔细查看，看看想保留什么。只需要一个月的时间，你就会发现自己竟然放弃了那么多文档，并对此颇为惊讶。其次，你可以使用“年表”文件。这个系统的工作原理是，把每封信和每个文件的副本按照从A到Z的顺序直接归档，就像一个大的快劳夹 。这个文件要保存一个固定的时间长度，可能是一年中的文件按季度保存，这样更易于管理。每当第四个季度的文件装满，今年第一个季度的文件就可以丢弃了，然后用当前的材料创建一个新的季度文件夹。这两种系统中的任何一种都适合你，或者两者都适合。有了这两个系统，你就可以毫不客气地扔掉一些文件，因为即使偶尔出了差错，你也可以在备份文件中找到想要的文件。

设置一个销毁系统，这会使许多系统受益良多。你可以通过设置日期（可能以年为单位）或者控制容量来实现，这非常简单。我有一个文件抽屉，按日期顺序保存文件，每次向抽屉里添加新内容时我都会扔出一些东西。抽屉总是刚好装满，这与抽屉里的东西看起来还有用的时间段非常吻合，这使我不会在文件上面浪费时间。

请注意：冒着离题的风险，我回过头来再说一说电子邮件。你可以根据时间来控制收件箱中的邮件，这种方法很有效。你可以在进行一些清理之后，保留去年或你认为合适（安全）的时段的材料，每个月都删除最早的月份的内容。我就是这样操作的，我都不记得上次出问题是什么时候了。

这些事情必须在适合办公室工作的基础上进行系统化。如果事情井然有序，并且你能找到想要的东西（如果没有太多东西可以查看，那本来就很容易），不必花时间不断使用系统来腾出空间装下越来越多的东西，那么这个系统会很好地运作。这样一来，是你在操控系统，而不是系统在操控你。归档的顺序也必须有助于节省时间。

注意：如果你的文件（即便是一部分）保存在计算机中，那么请考虑一下是否应该打印那些文件。另外，定期制作电子备份文件，单独存储。我知道你了解这一点，但你做到了吗？

保持文件整洁有序

我觉得我从不丢失东西（很少丢）。我很少丢东西，但在近两次罕有的丢失东西的情况下，我发现丢失的文件就被回形针夹在一批不同信件的后面。这也许是一件小事，但寻找文件，而且重新安排这些乱糟糟的文件，会浪费一些时间。要想保持文件整洁有序，使用回形针不是最佳方法。当心：回形针确实容易夹住其他物品，从而悄无声息地给你制造麻烦。

文件必须保持整洁。你不要把太多东西放在一起（这会变得难于管理），尤其要注意一些你在办公室使用，同时可能要带到办公室以外的地方使用的文件。你可以用订书机装订、打孔装订或者用带子装订一下，但不要使用回形针。任何类型的文件都可以尝试一下，有许多不同的装订风格都很适合你。我喜欢那种顶部和底部有一个小封盖，把东西全部包住，边角处带有弹性的带子的装订方式。需要并行处理的事情越多，就越需要保持当前的文件整洁有序。

如果你一次只拿出一份文件，然后处理它，直到用其他东西整齐地替换掉这份文件，问题就没那么严重。如果你要同时控制很多球，这就至关重要了。在这方面，时间管理有些像杂耍。如果空中有很多球，其中一个球掉了下来，就会有更多的球随之落下。如果事情杂乱无章，那么你需要控制的东西越多，这就会造成越大的干扰，就会越浪费时间。你要在物理层面控制文件。

将文件电子化，但要谨慎

计算机可以改变办公室的工作方式，使一切都快速高效地付诸行动，这就是我们这个时代的伟大神话。但就像其他伟大承诺一样（“你的支票已经寄出”），这一神话并不值得完全信赖。现在，我不反对计算机，而且有些事情除了使用计算机，人们甚至无法想象还有别的什么办法。然而在办公桌前，对于个别行政人员来说，肯定存在效率及时间利用率方面的问题。有一些例子能明显证明计算机的效力：

·可以在台式个人电脑上访问计算机上的数据库，大大减少对这些名称进行分类、分析或相关沟通所需的时间；

·图形程序能够将一组令人困惑的数据转换为图形，并在瞬间传达出关键点；

·桌面出版（DTP），意思是只需按一下按钮即可在内部制作文档，无须与三家独立的外部供应商联系；

·电子邮件系统可以方便你快速地与分支机构或海外联系人进行沟通，而且允许你查看这些人的文件；

·很多东西，比如绘制图表、分析数字、解释统计数据（还有玩井字棋）都有了计算机版本，相比之下，手写版本看起来太像古董了。

你可能会想到更多例子。有些系统可以使用，作为例行公事，许多系统都可以节省时间。然而，有些系统尽管非常智能，但并没有发挥应该发挥的作用。想一想在银行、保险公司或酒店，作为客户，你可能会对某些系统非常失望，想一想酒店账户。这些系统想必对酒店来说非常高效，但如果不进行某种程度上的精减，很多系统都很难理解，客户服务会因此受到影响。因此，计算机还有另一面：需要专业人员的帮助来建立许多系统（在某些情况下还需要专家来操作），虽然这会降低资金成本，但是也很容易被当作不作为的借口（如果每次旅行社的人都说“对不起，电脑坏了”，并给我一枚硬币，那么我现在都可以免费环游世界了；也许这就是旅行社越来越少的原因）。最重要的是，这些系统需要时间来建立，并且必须仔细平衡时间方程，以确定什么样的系统才最有意义。

有很多系统都可以帮人们大大节省时间。对于粗心大意的人来说，这也存在着一些陷阱，会让人付出高昂的时间代价。你要想尽各种办法，努力使用可用系统，一旦有新系统可用，你就试一试，但也要考虑替代品，然后你可能会得出结论：一些系统仍然可以很好地发挥效力。如果你只需要把电话号码记在袖珍笔记本上就可以很快地找到它，那么在没有找到更好的办法之前，为什么不这样做呢？

若非必要，不要复制信息

维护任何信息系统都需要花费时间。如果在几个不同的地方以相同或相似的形式记录信息，你花费的时间就会更长。这方面值得你检查一下，有一种方法可以快速检查，几分钟之内就可以完成。用信息在一个横轴上标出矩阵，如果将其放置在另一个信息轴上会产生一列勾选框，那么你保存这条信息的地方可能太多了。

不论是何种类型的信息，这种方法都可以很快显示出信息的重复程度，也可以显示出正在记录的信息数量。你如果接着想一想经常在哪里寻找信息，很可能就会发现，最初列出的地方只有少数被突出显示了。这反过来又对出现信息的其他地方提出了质疑。有多少保存信息的地方可以取消或者减少？调整一下，适当忽略，或者你如果想让自己的感觉更好一点，就集中精力去处理其他事情，让系统及信息随着时间的推移而激增，有时会远远超出目前真正有用的范围。顺带说一句，计算机信息系统是另一个需要关注的领域，在该系统中，记录额外信息的技术能力通常构成了记录这些信息的充分理由。重要的是利用这些资源。

若非必要，不要过多增加信息

有时，有些任务看起来很重要，然而之后发生了另一件事，表明那些任务根本不重要，或者可能不再那么重要了。有时会发生这种状况，那么时间就会因此而浪费，因为事情一旦发生，人们就不会再去思考之前那件事。我的一次经历可以说明这一点。我曾在一家公司做过一些工作，我问同事是否有某些信息（销售分析信息）。起初，答案是没有，然后销售部办公室的人说，他们实际上每个月都会向总经理办公室发送一份明细报表。总经理否认了，表示对此一无所知，但他的秘书无意中听到了，说她持有一份关于这个信息的档案。

我们检查了一下，发现果真有。这类资料每个月都会放在秘书的桌子上，然后她会把它们归档。回溯过去，我们发现大约两年前，总经理曾要过这份特别的分析总结报表，并且他们还编制了当月总结。总经理看过之后就把文件放在了秘书的文件盒里，秘书已经为此类文件建立了一个归档流程。销售部办公室在下个月再次制作了该月的分析总结报表，并将其发送给了总经理办公室，但秘书没有向总经理出示该文件，就直接将其归档了。两年来，这种情况每个月都在重复发生。销售部办公室的人每个月都要花数小时才能完成这项工作，生成数据，然而在总经理第一次看过之后，一切就都成了废纸。

一旦这样开始，这种情况就很容易继续下去。到底是谁的错？是销售部办公室的错？是总经理的错？还是秘书的错？又或者是三方都错了？他们可能会说，事已至此，也没什么好说的，但更重要的是，这样的事情当初能不能阻止？你应该制定一个规则，无论何时，有人要求你或需要你提供任何信息（向其他人提供副本），你都要记在日志上，提醒自己在未来某个时间（可能在6个月或12个月内）检查一下是否仍然需要这些信息。确定一下是否还需要继续发送：

·频率依然相同（季度及月度发都行吗）；

·所有列入名单的人员；

·包括尽可能多的细节（可以总结一下吗）。

只要能节省时间，任何改变都值得一试，你可能会发现有些事情根本没有必要再做了。很少有人会主动提出要求，告诉你不要再给他们提供某些信息了，但如果你问一问，他们很可能会承认自己不再需要了，没有那些信息他们也完全没有问题。请注意这类事情，否则在你的组织中，有些事很可能会不必要地重复出现。

不要写下来

我很同情一位会议代表，他告诉我，经理要求他准备一份20页的报告，但是又把这份报告退回来了，让他做一个口头总结。他对这份报告投入了极大的心血和关注，对口头总结却毫无准备，而且他的即兴展示也没有他所希望的那么流畅，报告中提到的问题都被遗漏了，并且报告也从未被读过（毫无疑问，报告会存档，而不是销毁）。他很自然地对这件事感到委屈，很有怨气。也许这是有原因的。

当然，管理层应该考虑其行动、决策及请求所造成的浪费时间这一后果。你要采取某种方法来避免某些工作，以免占用你的时间，但这一方法可能会给其他人带来大量额外工作。你如果是一名经理，那么有责任考虑如何利用好时间，要考虑整个团队。如果其他人都忙着做各种不必要的任务及文书工作，那么你只提高自己的工作效率并没有太大作用。你需要做工作，需要采取行动，需要充分考虑。在许多情况下，书面指示、指南或确认不是必要，而是至关重要。但在其他情形下，情况可能并非如此。很可能你原本并不被要求提交上述报告。当然，作为或不作为是基于有没有查看报告中记录的详细信息判断的，大概相关经理认为他已有足够的信息，可以做出合理的决策。这种事情时有发生。除非此类行动的策划者提前考虑好，并且仅在确实有必要时书面说明某件事的细节，否则可能就会浪费时间。同样，那些接受此类请求的人也不要害怕，可以问一问，核对一下此类操作是否真的有必要。你无论是发号施令者，还是接受指令的人（很可能两者兼而有之），都要考虑一下。当然，你还要考虑其他因素。如果下次总经理要求写报告时你说了“不”，因此被严厉批评，不要哭着来找我。但在许多情况下，你可以核对一下，也应该核对一下（哪怕是与总经理核对），结果就是减少了文书工作。

快一点写

“快一点写”听起来似乎与“节约用水，与朋友一起淋浴”属于同一类建议，你很可能会问自己应该做些什么——匆匆忙忙地写些垃圾？不，关键是写作质量。你可以想一想你最近要写的一份相当复杂的文件，也许是一份报告。你必须考虑一下说点什么以及怎么去说，而且要设计一下信息的结构及顺序。这一切可能都需要一些时间。编辑文件，保证表述合理，也需要时间。

有一种系统的方法：首先确定信息，其次仔细考虑如何表述信息，这样就可以分开处理两个任务，整个事情就不会那么复杂。这不仅会帮助你写得更好，还会让你写得更快。我就不在这里讨论这个问题的细节了[请参阅我的书《如何撰写报告和提案》，我在书中详细阐述了这个问题]。可以说，如果你必须定期写作，那么这个领域也值得研究一下。

废纸篓

——办公室中最节省时间的物件

最后，这一部分只有回归最简单的前提条件才能结束，那就是把那些东西扔掉，办公室文书工作的性质就是这样。如果办公桌及办公室时刻整洁，并且所需要的东西一直摆放整齐，方便拿取，每个东西都放在固定的位置，这就会有助于提高效率，节省时间。但如果这种良好的秩序被大量文书工作打乱（大部分文书都是为了“有备无患”），我们就无法提高效率，也无法节省时间。

桌子上乱七八糟地摆着各种东西，比如杂志、直邮物品、标有“流通阅读”和“供参考”的物品、与你无关的文件、会议纪要（你会希望这个会议从未开过）。大部分文件会导致你停顿太久，盒子里放着一堆又一堆额外的文件，公文包也被塞得鼓鼓囊囊的（例如回家要读的东西）。你要处理一下这些文件，赶早不赶晚。文书堆积如山，查阅起来十分困难，而你当机立断就可以把文书数量控制在较低水平，例如：

·如果一份传阅清单上有你，而你今天却不想看东西，那么你可以再次把你的名字写在尽可能靠近后方的位置，然后把文件传下去；在你不那么忙的时候，文件会回传给你。

·杂志至少要看一眼，也许可以撕下一两篇文章，再把其余的扔掉。

·仔细思考一下，那么多“可能有用”的东西事实上是否真的有用；要么归档，要么扔掉。

所有这些想法及行动都会有所帮助，但大多数人都很保守，不愿意扔东西。除非你异于常人，否则你的桌子上及桌子周围现在肯定有可以扔掉的东西。你可以看一看，一边看，一边扔掉一些东西。你可以把装满废纸篓作为一天结束时的一个目标。你可以想象一下，废纸篓内部有一个刻度盘，显示装了多少东西。你甚至可以用节省的时间，而不是体积来设定这个刻度盘的刻度。

要点总结

·文书工作（包括电子文书工作）可能会浪费大量时间，你要控制好文书工作。

·定期检查、整理收到的文书。

·仔细思考，再发起请求，以免浪费别人的时间。

·一开始就要思考清楚，确保一切都尽可能简洁明了。