第二章

高效时间管理的第一步

在许多活动中，活动整体都会大于活动各个部分的总和。例如，火炬杂耍需要的不仅仅是双手的特定动作。一边杂耍，一边要避免把地毯烧出洞来，这就取决于整体协调、注意力集中，同时要保证每个动作完成得恰到好处。时间管理也有异曲同工之处。关于时间管理的个别方法、理念及技巧会助你取得一些进展，可以让工作方式更为高效，但只有在宽泛的领域进行时间管理，才可以一直高效管理时间，从而确保时间管理一直保持高效。除非采纳正确的态度，否则时间管理将永远不过是热衷于技术，并且三分钟热血，随后便会迅速淡漠，无疾而终。

因此，时间管理不只是指文书工作井井有条，办公桌面整洁有序，还包括整个工作模式，毕竟工作模式是所有行动的基础，是工作各个方面的接合点。正因如此，我们接下来将反思全部因素，而不是个别因素，这些因素需要应用于剩余工作的那一部分及其所涉及任务的范围。从逻辑上讲，你首先需要评估你现在的工作方式，并以此为基础来考虑行动及未来可能发生的变化。

工作组合

无论你个人从事什么工作，无论你是经理还是高管，无论你所在的组织是何种类型，无论你涉入哪个职能领域，毫无疑问，你都要做许多不同的事情，也许多到不能再多。这些事情性质各异，复杂程度也不一样，涉及的时间尺度也不尽相同。有1001件事摆在那里，从起草信函报告到规划整个组织搬迁，再到布置新办公室或推出新产品。更让人头疼的是，你可能同时有许多事情要做，许多优先事项互相重叠，还有可能相互矛盾。通常，工作给人的感觉就像上述所说的杂耍例子那样，你的“驾驭能力”——同时能做好多件事，是工作效率的一个重要参数。如果这超出了你的能力范围，那么就像杂耍艺人那样，危险的是可能不只掉落一根火炬，而是好几根。要想有效管理所有一切，就要对各种元素进行分类，这样做很有帮助。毫无疑问，有很多方法可以做到这一点，但只有四种方法似乎能让大局变得更有条理：

规划。规划是所有行动的先决条件。规划会涉及许多任务：研究、调查、分析、测试等。这一领域还可能涉及咨询磋商和最终的沟通规划，当然沟通是决策之关键所在。

实施。简单地说，实施就是去做，无论这些事情是无形的（对于无形的事情而言，关键是做出决策）还是有形的。具体任务可分为两类。

一是个别任务。这些任务互相独立、互不依附。这些任务可能是主要任务，也可能是次要任务。比如，一个写作任务可能只是两行长度的电子邮件，也可能是一份20页的报告。

二是流程任务。流程任务由一系列紧密联系的行动组成，要靠这些行动累积起来才能获取总体成果。办公室搬迁就会涉及这样的任务，这样的事情可能会摆在明面上，不需要描述出来。事实上，流程图可以提供一种很有益的工作方式，而且可以提高时间利用效率。这两类任务都非常需要与规划联系起来，无论是何种程度上的联系。

监控。检查非常有必要，可以确保事情以最佳方式推进，会带来预期的结果。检查可能很简单，例如报告要编辑一个草稿，或者用拼写检查器检查一下。监控有时可能会很复杂，比如像许多财务控制系统那样。

与人的沟通和相处。这一活动显然与其他三类活动重叠，但与人的沟通和相处在每个人的工作中都必不可少。很少有人（如果有的话）的工作会令其与他人隔绝，对大多数人而言，与人沟通和相处都是工作的重要组成部分，会占用大部分的时间，无论是向人交代事项、向人做报告、参加会议，还是以其他形式与人沟通和相处。

这四种方式都与目标及实现成果紧密联系。所有任务及所有行动都应着眼于总体目标，而且任务及行动本身往往意义不大。效果最终要通过成就来衡量。不要把时间管理单单看成把更多活动塞到可用的时间之中，尽管这种做法可能是时间管理的一部分。时间管理必须有助于确保实现目标。这听起来可能有点陈词滥调，但绝不要忘记，活动绝不可与成就混淆。头脑中有了这个大局，我们就可以具体关注一下当前的工作实践。

评估当前的工作实践

你可能认为自己了解自己是如何工作的。也许你觉得自己对这一切太了解了，在这一点上你毫不掩饰。但不要被误导，觉得仔细考虑自己的工作方式就是浪费时间。从传统意义上讲，要想改进任何事情，都需要认清它现在的状态。这样做可以提供一个衡量标准，用来判断我们取得多大的进步。此外，这种分析可以提供有价值的信息，说明在哪里可以进行最大的改进，使得改进更加成功。时间管理当然也是这样，而且更是如此，因为在时间管理这一领域往往会产生错觉。如果我说开会花了太多时间，你可能会非常赞同。但做不必要的文书工作浪不浪费时间？社交活动是不是太多了？你是不是万事一团乱麻？当被问起这些问题，我们可能就有防备之心了，这可以理解。毫无疑问，从根本上讲，你的效率还是蛮高的，但也并非没有提高的余地。事实上，如果真有可能提高的话，大多数人都会更加珍惜时间，有更多的时间来完成任务，承担更多的责任。对大多数人而言，事实就是如此。

除了浮皮潦草地做些表面上的改变，你还需要了解一下自己的工作实践和压力，以及当下的时间都花在了哪里。复杂的工作会涉及许多活动。

练习

下一节“时间去向何方”可以作为练习的基础。你可以循序渐进，看一看你当前的工作是如何一步步攒下的，也可以利用这些理念来做一个更特别的评估。不管怎么做，在继续考虑时间管理的细节时，你都要诚实记下来自己目前是如何应对一切的。

时间去向何方

你可以通过两种方式思考这一问题。一是估算，如果有必要，瞎猜一下也无妨。你可以在饼图上以百分比的形式进行估算，这非常容易（见图2-1）。左边的饼图简单地将被动时间（比如现场销售咨询的时间）与其他任务所需的“可规划时间”分开，被占用被动时间是无法避免的。右边的图表示如何衡量具体任务（根据你的工作类别，事无巨细地列出各种事情）。

图2-1 规划有限的“可规划时间”

二是使用时间日志（见表2-1）来了解更准确的情况——通过文字来记录你一天中做过的事情，至少持续一周，如果可以的话，时间再长些（做记录这种琐事只需几秒钟，但必须一丝不苟地完成）。

表2-1 个人时间绩效日志（例）

很少有人在做记录时不感到惊讶，而更令人惊讶的可能是，在某些领域花费的时间比想象的要多得多，或者某些事情花费的时间没你想象的那么多，但主要是前者。因此，人们通常会想到在有些领域明显需要反思。

在本次反思的第二阶段，你可以再次使用简单的饼图，列出你理想的时间分配比，这可能会很有用。这样一来，你的脑海中就会清晰地呈现出正在努力实现的目标。在继续读下去之前，你有必要建立这样一个大局。

所有这些都会给你一些目标，并在采取行动时逐步告诉你，该行动是否会产生积极影响。你如果在查看这些信息的同时查看所有其他的审查要点，那么可以更清楚地看到你是否能够采取行动来改进一些事情，以及这些要点是否涉及对你至关重要的方面。请记住这些，然后我们开始研究一个时间管理的基本原则，也许是最重要的原则。

做好规划并执行规划

当然，要想在时间管理上取得任何真正的进展，都需要制订一个规划。不过，这必须是书面规划，必须定期审查、定期更新；对大多数人而言，这就意味着每天都要检查一次。我重复一遍：书面规划，定期检查，定期更新。因此，这个规划有时被称为滚动式规划。你不仅要定期更新，还要提供任何特定时刻的工作负荷快照。因此，该规划应该准确、完整地显示你近期的工作计划，并列出明确的未来事项。展望未来，有一些事情会很明确，例如何时必须编制提交年度预算。其他方面则不那么明确，当然，很多事情根本无法预料到。简单来讲，这样的规划只是一个表单，列出了一系列待办事项。这个规划可能包括：

·日计划；

·周计划；

·定期（每周、每月或每年）要做的事项；

·下个月的计划（可能与规划表相互关联）。

这一规划的确切布局取决于工作的时间跨度。重要的是，这一规划对你有效，而且很明显。不同类型的活动都会显示出来，并且与日志及预约系统有着明确的联系。如何设计这样一个表单、如何使用这一表单来改进工作、提高效率，都很重要，但系统本身及定期审查该系统所带来的思考也很重要。这是建立时间管理纪律的基本因素，它提供大部分信息，而你必须依靠这些信息做出选择——选择你要做什么、要授权什么、要推迟什么或者要忽略什么、要用什么样的顺序来处理这些事情等。有了良好的时间管理并不意味着可以一劳永逸，再也不必做出诸如此类的决定，但却会让你更容易、更快地做出决定，能够做出真正有积极意义的决定，这样就能完成更多的事情，以最好的方式实现目标。

如果这么做听起来已然非常困难，那么请不要丧失信心。我认为更新及监测滚动式规划的过程本身并不会成为一项繁重的任务。受工作模式影响，滚动式规划每天都会有些许变化，但平均而言，这可能只需要几分钟就可以搞定。以实际情况为例，我觉得有好多急事等着被处理，我忙得不可开交，而我这方面的文书工作每天可能都需要五分钟，但重要的是，做好这样的安排就可以免去每天在没有条理的“杂耍”上花更多的时间。

处理无法驾驭的事情

最后一点至关重要。有些人，也许是大多数人，都认为自己每天都很被动。有些事情根本无法预测，至少个别情况无法预知，而且总有一部分可用时间因为这些事情而被消耗掉。这种活动并非无关紧要，事实可能恰恰相反。例如，一家商业公司的销售经理或营销经理可能会收到来自客户的各种询问，这些询问非常重要，必须及时处理，但是他如果要处理这些询问，当然就很难再安排时间做其他事情了。有时我们对此的反应是，由于存在诸多此类被动因素，我们无法进行规划，或者无法进行有效规划。然而，事实恰恰相反。如果你一天中确实会有这种随机活动，甚至一天中的大部分时间都要用于处理这种随机活动，那么规划就更重要了。因为这样一来，你可以用在其他工作事务上的时间自然会更少，所以你必须更仔细地规划时间，以便最大限度提高时间利用效率。

每个人都需要一个规划，以清楚地了解要做什么，因而从中获益。如果没有这种规划，那么设定规划可能会需要一些时间，但这些时间花得是值得的，而且之后的更新也不需要花很长时间。一旦有了规划，你就可以开发出一个适合自己的系统，这一系统能够随着时间的推移适应你的工作及职责变动。

什么样的系统

到目前为止，我忽略了一个问题，那就是这个规划过程需要做哪些文书工作。许多关于时间管理的著作都与特定的专有时间管理系统密切相关，包括记事本、文件、活页夹等。有些人甚至声称，实现时间有效管理的唯一途径在于使用他们的特定系统。如果这个系统适合你的话，那就很好，但我还是建议你在使用任何特定的系统之前要谨慎一点。

我不会推荐任何一种系统。事实上，我自己也并不使用任何品牌的系统。但这并不是说我不认可任何品牌的系统。我认识的一个非常井井有条的人就使用某一品牌的系统，并非常推崇该系统，但我也认识一些人，他们完全算不上做事井然有序，而他们的桌子上也到处放着他们选定系统的活页夹及卡片索引，所以说这些系统肯定算不得什么灵丹妙药。许多系统都具有局限性，也就是说，许多系统只能以特定的方式使用，可能并不适合你及你的思维与工作方式。因此，存在一个真正的危险，那就是如果你使用一个系统，而这个系统中的某些元素对你却不起任何作用，那么你可能就会对整个系统失去信心。有一个更好的方法是，或许应该先弄清楚你需要什么。你可以问一下自己：

·我需要什么样的记事本？

·我需要多大空间放笔记？

·分成多少部分才适合我的任务分组方式？

·什么需要永久归档？

然后，你仔细考虑好需要什么，并以这种方式工作一段时间（在这个过程中，你几乎肯定会根据事情的实际工作方式来做一些改变），然后就可以检查一下这些系统，看一看这些系统中是否有哪一个能让你做事情更正规。此外，因为这些系统可能会很昂贵，所以投资要做到物有所值，否则的话，许多人可能只需要一个记事本、一个笔记本或一个文件就可以把工作打理得有条不紊了。最后，我建议大家使用活页记事系统（我使用的是桌子大小的Filofax）。将一个整洁利落的系统与灵活性结合起来，以便准确地囊括你需要的内容，这是最重要的。毕竟，系统必须反映出你的规划，因为你想要打理的是你的时间。

注意：当然，这种系统也可以是电子系统，你可以把这类表格放在屏幕上，而不是放在纸上。我建议，在选择最适合你的东西时，你有必要进行诸如以上的思考。另外，还有两个因素也要考虑。第一，考虑一下你是否需要与组织中的其他人安排你的工作，实际上可能会有一个规定所有人都要使用的系统。第二，考虑备份——如果整个记事本和计划系统都弄丢了，那么当然它们对你的工作效率就不会有多大帮助了。无论使用什么系统，你一定要确保它的安全性。

现实表明，适合每个人的系统根本不存在。不管选择哪种特定的记事本布局，你都必须根据你的需求做出个人决定，其他必要的内容则会反映出你的工作方式。你必须自己做决定。我只能说，我所有的经验表明，要灵活一些，最好使用量身定制的系统，这可能是最佳之选。

制定明确的目标

任何计划的好坏都取决于其背后的目标。目标明确真的很重要，缺乏明确的目标会影响到一个人工作的方方面面，尤其是时间管理，有时我们甚至根本无法察觉这种影响。

SMART目标体系

提倡制定明确目标的格言无处不在。这些格言提供的建议都很合理。我们确实需要明确的目标，这些目标不可以是模糊的或笼统的希望。有一个缩写词，如今为人们所广泛引用，这个缩写词就是SMART[具体（specific）、可衡量（measurable）、可实现（achievable）、现实（realistic）、时效性（timed）]，阐明了确立目标所涉及的原则。举个例子，可以帮助我们明确这一点。我经常进行管理技能培训，培训时常讲到正式演讲所需的技能。顺便说一句，在正式演讲所需技能这方面存在任何弱点都会浪费时间，会让准备演讲所需的时间更长，甚至更痛苦。好的演讲技巧可以节省时间。但我好像跑题了。

我很容易将这个主题研讨会的目标定为确保参与者“做好演讲”而已，而这种表述不够清晰，所以不太实用。演讲技巧课程的目标应该是：

·具体。让参与者未来的演示方式及风格能够适应各自的受众，从而强化演讲者传达的信息。

·可衡量。换言之，我们如何得知目标是否已经实现？在这种情况下，答案说到底取决于未来演讲的结果。但我们也可以认为，培训师或小组，或双方，都可以根据演讲中遵守培训标准的状况，待活动结束时，在一定程度上判断目标是否已经实现。

·可实现。能够做到吗？在这种情况下，答案将取决于演讲前的现行标准。如果这些人缺乏经验，而且演讲水平很低，那么答案或许是不能。如果，正如我们依据进步楷模所设想的那样，这些演讲者足够资深、经验丰富、在演讲领域有一定的实践经验，那么目标应该是可以实现的，只要时间充足，计划得当。

·现实。说到最后一点时，如果时间不够的话，那么目标可能就不太现实。我们就可以认为，这些演讲者的技能可能会得到提高，但短时间内这不太现实。

·时效性。在培训方面，时效性会反映在课程的时间安排上。可能规划为一个月，因此在此时间之前无法实现目标。我们还要考虑持续时间跨度：一天、两天或者几天的计划能完成这个任务吗？

要想有效管理时间，需要做很多事情来解决冲突，决定优先顺序。如果没有明确的目标作为参考，那么这一切都无法实现。

我可不想在这里长篇大论地讨论目标设定的问题。我只想说，目标设定对公司的一切都很重要。公司在明确的目标下运作得最好，当个人清楚自己期望实现什么目标时，管理体系的运作效果最好。你要考虑一下你自己的立场。在这方面有没有什么不明确的地方？目标是否会给你的工作方式带来问题或者冲突？如果对第一个问题，你的回答为“是”，那么你可能会对第二个问题做出同样的回答。

注意：除非有明确的目标，将其当作整体工作描述的一部分，否则你永远不会成为一个好的时间管理者。如果你没有明确的目标，那么缺乏明确的目标就是你必须解决的问题。

在这一点上，我们可以评估一下摆在桌面上的一些关键问题。如果你对现在时间的去向有着清晰的概念，或者有（书面的）计划（与你的工作目标有着明确联系的计划），那么你就可以带着某些期望去工作，从而达到合理的效率。但许多因素都可以提高生产率。有些不仅是基本因素，还堪称典范，可以说明什么方式（最终习惯）会对你的工作实践产生重大、长期的影响。下面的例子对希望真正做到高效利用时间的经理来说都具有巨大的潜在价值。

未雨绸缪

我们可以把未雨绸缪稳妥地称为“如果”学派无效时间管理的反义词。人们经常会发现自己身陷危机，可要是我们能让时间倒退回去，就能易如反掌地解决危机。“要是我们早点这么做就好了……”，我们一边这么说，一边花上大把时间考虑如何梳理工作，这十分混乱。坦白地说，虽然意外会时常发生，但是危机管理太过普遍，而且往往根本没有必要。当然，如果不去应对危机，只能慌乱成一团的话，那么妥善应对危机就可以节省时间。以下文本会对应对危机做一点评论。

不要恐慌

无论危机因何而起，影响如何，你都必须遵守一个规则，那就是“永远不要把危机当作危机来对待”。恐慌就意味着缺少常规管理流程，而在这个时候同样需要所有常规管理流程，也许比平时更需要。要有一个系统的方法（要养成提及危机的习惯，尽管是在心理上养成这种习惯），把这个方法当作避免恐慌的第一步，这非常有用。不假思索地盲目行动很少能实现精确应对，挽救局势，而且随之就要采取第二阶段的行动，可能会造成更多损害，浪费更多时间。因此，你要遵守以下规则：

·保持冷静，不要恐慌。

·思考（花足够的时间思考清楚，更为重要）。

·考虑一下能够解决问题的全方位管理技能（这些技能可能包括一些简单的策略，例如授权某人某些直接的行动，就可以给你时间去解决更复杂的问题，还有更激进的解决方案，比如审查政策）。

·制订行动计划（如果涉及某种程度的复杂性，制订行动计划则尤为重要）。

·考虑一下正在进行的行动计划的控制因素（简要地创建一个机制来显示进展情况，从而让你知道危机何时解除）。

那么，要深思熟虑，然后再采取行动，这样就可以系统性地解决问题，至少可以最大限度地解决问题，毕竟我们无法让时间倒流。最后，你不仅要注意吸取教训（以免重蹈覆辙），还要注意整个事件可能带来的任何积极影响。

乐观思考。汉语中“危机”这个词由两个字组成：第一个字表示“非常危险”，第二个字则表示“机会”。无须多言。因此，你需要注意协调事物。危机可能会带来压力，大多数工作都会涉及如何在偶发的危机中幸存下来，尽管更为重要的是，要尽量避免在工作中遭遇危机。正如安东·契诃夫（Anton Chekhov）曾说过，“就算是白痴也可能知道如何应对危机，而让你筋疲力尽的是日复一日的日常生活”。

如果事情拖得太晚，或者考虑不周（这两种情况经常会同时发生），那么时间就会浪费在匆忙的尝试之中，尽管我们很想在短时间内解决问题。如此一来，任务往往会变得越发困难，也会受到当时常规责任的冲击。你如果能养成未雨绸缪的习惯（比如使用如上所述的系统，就可以帮助你提前思考），就更有可能知道什么时候真正需要开始做什么事。

有些人发现，在脑海中很难“浮现出”关于未来工作及任务的模式。有一个非常有用的辅助手段，那就是规划或者挂图。通过规划或者挂图，你可以创建一张图片，在上面标注各种活动，而这样的图表呈现出来的时间跨度比记事本的页面要清晰得多。图表可以做成各种形状、各种尺寸：有些标注当年的活动，实际上就像一个大记事本；其他的则是为具体的任务而制定的；还有一些是为你自己而设计的，可以用来补充细节。大尺寸的可以是各种各样的贴纸，用来突出显示重要的活动；其他的可以做成带有磁性的，可以一劳永逸，及时更新日程指引。

然而，无论怎样记录事情，你都要养成未雨绸缪的习惯，同时不能让其影响完成当天的工作量，这很关键。学会预测问题，了解如何发现机会，可以在短期内给你的工作方式带来真正的改变。

花点时间来节省时间

无论你想采取什么行动（有很多行动可以采取）让自己做事井井有条，这些行动往往都可以分为两类：一类简单实施就好，只需片刻；另一类是必须花点时间才能建立起来，也许需要一段时间才能养成的工作习惯。如果局限于前者，那么你永远无法最大限度地提高时间管理效率。因此，回到前面的一个例子，那就是“求人莫若求己”，短期内这个观点通常没有问题。对你来说，这样做更快，没错，但这只限于事情发生的那一刻。

这是需要成为某种本能反应的一个区域，这样说足以概括。每当你发现自己是在这个前提下采取行动的，你就应该停下来思考一下你正在做的事情是否正确。有没有一条更有效的长期路线？做的越多，节省的时间就越多，能做的就越多。这会产生一个良性循环。这个问题值得思考。要下定决心，不要陷入隐含的陷阱，这样就可以在未来节省大量的时间。从逻辑上讲，这种更为深思熟虑的方法会引出下一个主题。

花时间思考

在培训类电影《思考时间》（Time to Think）的结尾，本片的主角，一位已经开始将时间管理得更好的经理，坐在办公室里。一位同事走进外面的办公室，从秘书身边走过，去见这位经理。秘书拦住了这位同事，说经理很忙，建议他另行安排一个时间，稍后再来见经理。这位同事从秘书身边看过去，看见经理就坐在办公室里（就在玻璃门后面，一览无余），于是就说：“但他没忙什么啊……”秘书马上回答道：“他在思考。那你是想今天下午见他，还是……”这件小事告诉我们一个很有价值的道理。

一般来说，在组织里层级越高，就应该越多花时间去思考、规划、决策，而不是做其他事情。同样，在工作中，思考、计划和创意通常最为重要。

在什么时候最难保持不被打扰？多长时间才算是足够的时间呢？留出思考的时间很重要。毫无疑问，许多工作都需要一定的创造力，就像稍微改变一下方法或制度就能够带来一些更激进的发展一样，这对后者同样重要。我在培训方面的工作似乎表明，在压力很大的工作场所越来越难发挥创造力。给自己多留一些时间来进行创造性思考，无论是独自思考还是在团队中思考，这可能是有效时间管理发挥效力的最重要方法之一。回到你对时间的分析之中，你如果有时间日志（如果没有的话，你应该做一个），最好分析一下你的时间日志，看一看这些活动是如何显示的。这些活动得到了所需的时间，还是被其他压力及更紧迫的事情挤出了日程？我早些时候建议过，要用时间及任务明细作为指南，这可以将时间分配得更为理想、细致。要确保你的目标是创造足够的思考时间，可能最重要的是，要确保你为实现这一目标而采取的行动不会被不必要的危机所抵消。如果在这方面没有什么抓手来接近理想的话，那么所有目标都可能面临危险。

准备好说“不”

这在很大程度上是第一原则，但需要一些决心才能将这一原则贯彻到底，所以在阅读本书剩余部分时，你最好牢记这一点。每个人都必须承认，我们不可能凡事都亲力亲为。我们必须从字面意思来理解这句话，因为但凡某项工作有某种内在的创新或创造性本质，就可能意味着你要有几乎无限多的事情去做。许多人都可以陆续列出越来越多要做的事情，虽然不是所有事情都同等重要，但每件事情都在“待办事项”清单上占有一席之地。即使你的工作不是这样，你也必须承认，你不可能在想做什么的时候就去做什么。无论是在数量还是在优先级方面，你都必须对某些人说“不”。值得考虑的不是你遗漏了什么，而是你对谁说“不”。比如，你可能必须拒绝：

·同事。这可能会涉及各种各样的事项，而且如果有一个互助网络，每个人都在帮助其他人，那么无论如何，你都不想失去这个网络。如果你拒绝次数太多，最终就会损失时间，因为人们不再乐于帮助你。你如果不假思索地照单全收，就可能会被视为一个好拿捏的人，最终所做的事情远超你分内之职。因此，在这方面，努力平衡、抓住时机是关键。突然出现在眼前的事情，不一定要马上去做。

·下属。下属不可能来安排你做事，而当他们需要支持时，你也不要打乱你自己的节奏。

·老板。有些老板手头没有那么多事做，而有些老板会颐指气使，希望所有的工作都能立即完成，为这样的老板工作可能会破坏时间管理的最佳意图。你可能需要担负起使命，教育一下老板，去说服他，或与其磋商，以便减少不合理的负担。

查尔斯·哈登·司布真（Charles Haddon Spurgeon），英国基督教浸信会布道家，被称为“清教徒的承继人”（Heir of the Puritans），著有《清晨甘露》《静夜亮光》《都是恩典》等作品。——译者注

有了所有这些准备，你需要下定决心，在接受某个事项之前先做一番思考，并摆脱一些潜在的牵涉，即使这些事可能对你蛮有吸引力。但事情到这里并没有结束，因为最难拒绝的人可能就是你自己。你总是有很多理由对某些事情说“是”：不想冒犯别人，不管什么事你都可以去做，不考虑这件事对自己当前工作量的影响，等等。在这方面，我们都有弱点，必须警惕自己的这种倾向，因为这会让我们偏离优先事项。你要下定决心，在与他人相处时保持坚定立场。说“不”是一个节省时间的基本方法。查尔斯·哈登·司布真 说得很好：“要学会说‘不’。对你而言，学会说‘不’比会读拉丁文更有用。”

要不要做到（完美）

大多数人都很在意所从事的工作，都想把事情做好（你如果不属于这一类人，可能就不会读本书）。我跑题了，这有浪费你时间的危险！有些人则更进一步，这些人属于完美主义者。既然有可能把工作做到极致，我当然不会主张任何人在工作中偷奸耍滑。然而，事情总有两面，罗伯特·海姆勒（Robert Heimleur）的一句话很好地总结了这一点。海姆勒（也许是绝望地）说：“他们不是想做得多么好，他们只是想放到周三再做。”事实上，要想达到完美，就需要时间，然而不管怎样，并非总要做到绝对完美。做事可能需要仔细、彻底、全面，但可能不需要花时间把每个细枝末节都做到尽善尽美。对于那些天生的完美主义者来说，很难做到不追求完美，许多人都有追求完美这一特点，至少在某些事情上，但我们必须寻求平衡。一个关键的平衡就是质量（工作的完成标准）与成本及时间之间的平衡。这一平衡需要有意为之。

总是要去做一个权衡，而权衡并非总能轻而易举实现。通常，我们必须做出真正的妥协。成本通常是权衡的关键因素。在许多事情上，要获得你想要的最终质量往往并不困难，但前提是高额成本不在话下。在大多数工作中，考虑预算因素是第一要务。通过这些角度来思考事情，并实事求是地这样做是很有用的，这样你就可以考虑什么有必要，以及（或者并不是这样）是不是仅仅出于期望或理想。在这一过程中，有一个关键因素需要考虑：你的时间是一个重要的（有时是最大的）成本。

对有些人来说，时间很容易就消耗掉。像会计师或咨询师这样的人会按天或小时收费，所以他们对涉及的成本很敏感。在一个组织中，不仅要考虑把工资换算成小时的成本问题，还必须考虑到在公司工作的许多其他成本。这些因素会包括除工资之外的其他雇用成本（福利、养老金、国民保险供款等）、办公空间的租金以及随之而来的各种支持及设备[从秘书（如果有秘书的话）到电脑及信息技术支持等]。

值得做一下这种计算，最终的数字可能会让你感到惊讶。在考虑管理时间的方方面面时，比如是否要出差、举行会议或参加会议等，这个数字可以作为一个有用的基准。我重复一下，要千方百计确保所有必须完美的事情能通过某种方式做到完美。否则的话，你就一定要始终记住质量与成本及时间之间的平衡。如果在质量上要求没有那么苛刻，不去寻求在某些情况下不必要或不可取的标准，就肯定可以节省时间。

工作要靠巧劲，不要靠时间

提高工作效率的方法不在于工作时间的增加。这一说法从术语角度来看，似乎自相矛盾。你如果投入更多的时间，就会取得更多的成果吗？是的，当然，答案直截了当，会。然而，问题是，这么做也是有限度的。我们都一样，每天只有24个小时[除非在半人马座阿尔法星系（Alpha Centauri）中那些长着触角的生物去卖命为我们解决时间管理问题]。这一点亘古不变，我们用于投入工作的时间是有限的。

有趣的工作不允许有严格的朝九晚五的工作态度，这似乎是生活的规则之一。在某种程度上，可能也正是因为如此，这些工作才会那么有趣，所以我不主张严格的朝九晚五。但说来说去，有所付出，就有所收获，努力工作一定会带来成果。但对大多数人来说，恰恰是在这个方面，必须实现另一种平衡：工作与家庭、外部利益和家庭义务之间的平衡。如果你过分醉心于工作，那么其他事情——这些都很重要，就会受到影响。此外，如果造成损害，那么这种损害会比较隐蔽。你可能意识不到有什么困难，而意识到的时候却为时已晚，因为这些困难已经开始引发一些现实问题。

答案就是寻求平衡。事实上，你可能想在这一点上为自己制定一些规则，明确一下工作、差旅或花费在特定事情上的最长时间。此外，对于那些身为管理者的读者而言，请记住，你所管控的团队的工作能力比你个人的能力大得多，因此，从团队的角度看待事情总是很有意义，所以你不要总是选择让自己去做更多的事情。最后，工作时间过长可能会引起误解，让别人觉得你效率低下，这大概与你想表现出来的恰恰相反。比如，在某些情况下，要完成一个特定的项目，加长工作时间很有必要，但工作过久可能会导致标准下降，带来风险，因此更有智慧地工作应成为更吸引人的一种选择。这件事情值得深思（虽然不至于思索到深夜），以便确保你创建的工作模式可以通过这种方式达到完美的平衡。

注意：关于长时间工作的另外两个想法也很有价值。首先，一个组织的文化在这个领域可能会失控，人们觉得他们的工作时间必须长，别人才会觉得好。如此一来，这不仅会有降低生产力的风险，还可能会导致现实的混乱，因为长时间工作最终会对家庭生活（和动力）甚至健康产生负面影响。管理者应该密切关注这一点。其次，有人抱怨说，在通勤上花费的时间太长了（尽管这对于某些人而言，可能取决于能否在拥挤的车厢里找到座位），因为人们不仅可以利用现代技术检查、回复电子邮件，还可以完成更复杂的任务。虽然这可能是对“停滞”时间的有效利用，但做这些事情一样要求合理、平衡，管理者应关注工作时间的总体情况。

奖励自己

这个建议可以激励你更好地管理时间，确保自己在工作时持续思考。我已经说过，时间管理并非易事，需要尽心竭力，所以你需要激励自己，给自己一些真正的理由，让时间管理发挥作用。你需要的不只是完成文件栏里的所有工作。无论何种情况，即使是最有效率的人也可能永远做不到这一点，尽管在某些方面，你所取得的成就及取得成就的方式足以作为回报，但你需要的是与自己在管理时间方面的成功更具体地联系在一起的东西。

因此，为自己设定具体的时间管理目标，并将这些目标与这些目标对你的帮助联系起来，这很有意义。赋予自己一种个人满足感，这样你就会清楚地意识到，你只要在时间管理上取得想要的成功，就有可能做好其他事情。这样做的奖励可能看起来很小，而且是比较个人化的（这些奖励对他人来说没有太大意义）。举一个例子，可能就会说明问题。

以我在本书上所做的工作为例。我构思了一下，同意了这个项目，但这需要一些时间。这项工作分为几个阶段：研究计划书中的内容，建立篇章架构（确定每一部分的内容及顺序），实际撰写本书，最终编辑，然后将手稿发送给出版商。我发现了手提电脑的好处，我喜欢在旅行时做一些书面工作，而出国旅行往往需要相当长的时间，所以这部分时间——坐飞机的时间可以很好地加以利用，对于其他那些还有可能会浪费掉的时间，都可以很好地加以利用。研究及规划很难在旅途中完成，因为这需要太多的文件，需要太大的空间，所以如果我能够完成这项任务，并且在开始旅行时进入写作阶段，那么这个项目就可以随身携带，也易于管理。所以，通过这种方式，及时完成最初的工作，就可以方便我去旅行，这成为我的一个私人目标。作为回报，我就有了一个合适的任务，伴我旅行。这看起来似乎无足轻重，但关键是我觉得这样做很有意义，这才是最重要的。

如果你能以这种方式进行思考，并给自己一个奖励，最好是一堆奖励，那么你的注意力会一直集中，你会一直关注时间管理能为你带来什么益处。良好的时间管理的一个主要结果就是能够见缝插针地安排一些项目，否则这些项目就会被拖延、缩减甚至忽略。把这样一个特别的项目当作奖励，找出在其他领域完成这一项目的必要条件，这样你就更有可能获得你想要的结果。

保持良好的规划

到目前为止，反思的一切都将对你有所帮助，为提高时间管理效率奠定更好的基础。特别是，这将帮助你在工作的总体方法及具体活动领域采取正确的态度。就像我们规划好要去做事一样，光有态度还不够，因为要想好好利用态度所要求的原则及技术，我们还有一段路要走。在现实生活中，良好的规划有一种习惯倾向，就是在特定的时刻弃你而去，使你转而追求权宜之计或者让你陷入恐慌。想起来很容易，而做出更全面的规划则没那么容易。你想对更多的请求说“不”，但坚持这么做可能有些困难。然而，有些人发现，如果还没有适当地考量，可以先从一数到十，然后再决定是否接受那些不太受欢迎以及可以避免的请求，这个办法确实奏效。人们不会匆忙地回答“好的”，而是给出经过深思熟虑的回复，也许这个回复本身就会表露出不想参与的意思。当然，这种做法也绝非万无一失。然而，如果采纳这样的策略，通过某种方式避免接受请求，就会产生价值，这很有用。在其他领域，你也可以采纳类似的想法。如果你工作有条不紊，也安排得井然有序，那么这种做法的效果更佳。在下一章，我们将探讨如何在混乱的现实中建立某种秩序。

要点总结

·检查当前的做法，这样更容易进步。

·设定明确的目标，“规划好各种计划”，这是良好的时间管理的基础。

·成功在于细节。

·这是一个累积过程：在一件事上做一些改进，在另一件事上再做一些改进，而且原则会带来良好的习惯，好习惯会保证整个过程的效率的最大化。