第六章

要事优先

现在再来说一下绝对的基本原理可能有点为时已晚，但有一个事实，那就是个人时间管理的方法必须基于这个事实。这个事实非常简单，那就是，我们每个人每次只能做好一件事。但是从来没有人做得到。你不用和我狡辩。没错，当然可能会有一些事情重叠，但这根本不是一回事。就像一天只有24个小时一样，我们都被一个事实所困扰，那就是我们做了什么（不做什么，或者花更少的时间去做）最终会成为衡量成就的关键指标。

时间管理当然关系到通过某些方法来增加自己的有效时间，但时间管理同样意味着如何在这段有效时间内安排好工作，集中注意力做好该做的事情。因此，时间管理既关乎优先事项，也关乎其他事项。本章讨论关乎这一主题的一些问题，为你提供一些有用的方法。然而，从长远来看，高效时间管理者能够轻松、准确地确定自己的优先事项，这才是真正将高效时间管理者与其他人区分开来的一个因素。这件事并不是每个人都能百分之百地做对的，也许只有具备经验才能做到这一点，值得努力去学会做到这一点。

帕累托定律

在有效确定优先事项之前，你首先必须了解优先事项的重要性。毫无疑问，优先事项这个名字听起来就不言而喻，当然你可能会说：“有些事情显然比其他事情更重要”。但你很容易低估“优先事项”这一概念对你要做的事情会产生多大影响，实际上，也就是对你的内在效能产生多大影响。帕累托定律（Pareto's law）以意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）的名字命名，这一定律现在普遍称为二八法则。该定律将因果关系与一个比率联系起来，尽管在现实生活中并非绝对准确，但在许多商业活动中都可以发现大致为80：20的比率，有时甚至相当精确。例如，公司20%的客户可能产生80%的收入，20%的工业失误可能导致80%的产品质量不合格。

这一定律特别适用于我们要在这里审视的问题：20%的会议时间产生了大约80%的决策；桌上20%要阅读的项目资料会产生工作所需的80%的信息。

此外，最重要的是，20%的工作时间可能会占工作成功所需时间的80%左右。因此，在行事方式中反映这一点非常重要，这样就可以将注意力集中在能够产生巨大影响的关键问题上。

你可能无法准确确定哪些任务会产生此种效果。有些事情一目了然，有些事情可能需要仔细考量。你可以看一看工作说明，再看一看时间记录，仔细思考一下，然后再决定做什么最为有效。出于各种原因，优先事项可能并非总是那么显而易见。你可能会理所当然地认为一些关键事项就是优先事项。比如，一旦某些事项成为日常例行事务，你就会忘记这些事项有多么重要。当然，你不太可能在关键问题列表和时间日志上显示的花费时间最多的事情之间找到这样一种直接关联。

只需要简单反思一下，就可能促成工作模式的一些改变。明确的目标及明确的工作规范，加之明确哪些任务会产生什么结果，哪些是二八法则中的关键问题，这些是决定优先事项的唯一合理基础。有了这个基础，你就可以做好准备，高效工作，在关键问题上多花一点时间，相应地减少或杜绝次要事项。但奇怪的是，在某种程度上很难确定某些优先事项。我们如果想知道为什么，就要解决一个非常棘手的问题：明确“紧急”与“重要”有什么区别。紧急事件与重要事件在性质上不同，但两者都会产生压力，都需要安排“在其他事情之前”处理。我们在这里可以思考四个类别，这或许会有所帮助：

·紧急且重要；

·紧急但不重要；

·重要但不紧急；

·既不紧急也不重要（但仍必要）。

总的来说，关键在于首先要进行思考，深思熟虑后再做出决定，不要让某些特定的情况牵着你的鼻子去做某些事情，或努力去做某些事情。有些事项需要你快速行动，必须马上去做，或委派别人去做；有些事项可以等待，但你不要只是将它们放在一边，而是应该计划好或安排好，这样才能给这些事项留足时间，然后再适时完成。

这看起来有点困难，不过确实困难。但这种困难至少有一部分是出于心理因素。我们确实知道最需要采取行动的是什么事项，当然只是事后诸葛亮而已，但不知何故，环境和压力结合在一起，让某些事项具备了一些“不公平”的优势，而我们却任由这种状况影响我们的决策。这是一个关键领域，在这个领域，决心比技术更重要，而且不存在什么神奇的公式。你如果想在面对这些压力时保持条理清晰，那么必须深思熟虑，做出正确的判断，必须养成这种习惯。也就是说，还有一些其他方法可以将注意力及时间集中在优先事项上，我们接下来看一些例子。首先，我们可以采取什么样的有用方法来处理必须处理的各种零碎问题呢？

优先处理繁杂事务

让我来改写一下这个标题：偶尔把繁杂事务列为优先事项。没有什么堪称完美，当你制订计划，划分类别，把大部分时间花在优先事项上时，就会不可避免地出现一些繁杂的小事。如果事情恰好就是这样发生的，对许多人来说确实如此，那么如果忽视这种状况，假装什么都没有发生，则毫无益处可言。相反，我们需要认识到这种情况，需要做出决定，找到一个方法来应对这种状况。

最好的方法就是偶尔来一场闪电战，突击式处理这些零碎的事务。这并不是因为这一类事务中那些要做的个别事项至关重要，而是因为清理这类积压的工作就可以清除桌面及系统中的文件（请记住，你桌上80%的文件都不如其他文件重要）。因此，偶尔清理几分钟，然后仔细检查，看一看还有没有什么重要的零碎工作，如果需要的话，清理一个小时也无妨。把某个名字记在通讯录上，回复备忘录上的一些人的信息，给那些你想保持联系但最近没有资格被列为优先选项的联系人打个电话，填一下账户分析表等诸如此类的工作可能会被忽略，然后就会堆积起来，变成零碎的工作。

在理想情况下，你应该不会遗漏什么零碎事务。如果你的操作真能产生效力，那么这些事情就不会被遗漏。当然，这是不可能的事！你如果跟我一样现实，就会发现这个方法很有用。你要确保这种情况不会出现得太频繁，但一旦出现，你就可以发动“闪电战”清空桌面，重新掌控一切，这使你更能运筹帷幄，处理关键任务，还不会烦扰到别人，做完这一切，你会深感满足。

日程

——向后梳理

有些任务非常直截了当。这些任务基本上都只涉及一件事，重要的是决定何时完成它们。但许多任务都是由多个阶段组成的，包含不同事务，有些可能需要自己独立完成，有些则需要与他人共同完成。此外，有些阶段可能要在不同的地点进行，整个过程可能需要数天、数周甚至数月的时间。因此，如果所有优先任务都要按时完成，那么以正确的方式安排这些多阶段任务就显得非常重要。你承接了一个项目，一开始你认为完成这个项目是很直截了当的，毕竟这种情况时常发生。想一想这个例子：你要制作一些内部通讯录。假设完成这件事情分为四个阶段：

·确定内容；

·撰写通讯录；

·设计通讯录；

·打印通讯录。

你完成了第一阶段和第二阶段，但此时发现花费的时间比想象的要长一些。于是，你匆忙进入第三阶段，但忙到中途，你发现很明显整个工作无法按时完成。此时，或许你可以加快进度，但其他优先事项可能会受到影响，或者要想赶在最后期限之前完成任务，唯一方法可能就是借助额外的帮助，或者多花一些钱，或者两者兼而有之。你需要做的是从周期的终端开始着手安排：

·从最后期限开始着手。

·估计每个阶段所需的时间。

·确保总体可用时间符合总体任务需求。

·为意外事件留出足够的时间。事情不可能总是按计划进行。

·孤立地看待一下这件事，看一看这件事将如何融入当前其他项目及职责，或者会对当前其他项目及职责产生何种影响。

你可能需要调整各个阶段的工作方式，以适应正在进行的其他事项。例如，也许你可以把某个阶段的工作委派给别人，这样等他们做好之后，你就可以直接拿过来，接着去完成别的事情，直到工作最后完成。早期你可能有很多选择，但一旦完成了一部分，选择的数量就会减少，其他事情受到影响的可能性也会增加。这里所需要做的是，项目之前要有足够的规划时间，通过全盘思考来看清整体情况，而不用去推断整体情况，也不会因为认为“没问题”而把事情设想得过于简单。

认真对待截止日期

你一定听过有人喊：“如果我当初想要明天要，我就会明天跟你要了。”关于截止日期，有一个最大的问题，那就是截止日期具有紧迫性——昨天似乎有好多事情需要做（有时是因为某人计划不周全），一不小心，弄得你现在就好像要用一生的时间去追赶进度。正如红皇后告诉爱丽丝的那样：“在这里你会看到，要想待在同一个地方，你必须竭尽全力。而如果想去别的地方，你则必须加倍努力。”

因此，最后期限的设定必须现实，这给上一节所述的要点带来了负担。给自己留够时间，制订一些应急计划，这样你就可以妥善处理事情，并且仍然能够按时完成任务。这很好，还是真的很好吗？关于截止日期，还存在一个常见并发症：人们不能认真对待截止日期。从某些方面来讲，这可以理解，因为可能会有很多事情都悬而未决，都要在截止日期之前完成，你不仅要考虑结果，而且要考虑声誉。因此，如果某项工作必须在月底之前完成，那么为了“安全起见”，你最好要求在25日之前完成。但这种做法，以及这么做的人，在办公室里尽人皆知，大家对此都很了解，所以截止日期的接受者会做出决定，认为一周后完成也可以。如果这件事涉及几个人，那么随着事情的发展，就可能会产生更多或者更严重的误判。总体来说，错过最后期限的可能性会大大增加。这可能有点讽刺意味，一开始是为了确保在最后期限前完成，但最终却导致不太可能实现。

这个例子的寓意十分明确。在与你有关的任何小组中，尽量确保有关截止日期的情况明确公开，每个人都要这样做。如果某件事需要在本月10日之前完成，请把它讲出来。如果可能会出现某些意外情况，那么你也要说出来：“必须在本月10日之前交给客户，让我们在本月10日的前两天准备好，以便有时间进行最后一次检查，确保我们不会有损对客户的承诺。”这样一来，一方面，就更有可能遵守最后期限，部分原因是人们喜欢这种方法，更加肯定能尽量去履行承诺；另一方面，还能防止将其他事情置于风险之中，因为人们不需要再花时间去赶一个最后期限，而且它可能还不是原来确定的最后期限。我们不要再人为地将问题扩大化了，大多数办公室的压力都已经很大了。

虽然很多事情都必须在截止日期前完成（包括写本书），但有些事情的具体完成方式会影响完成该事项所需的时间。对于这些事情而言，审查一下方法，会有好处，可以节省时间；对于其他事情而言，这样的审查可能会让你采取一些这些事情根本就不需要采取的行动。这些行动可能比你想象的要多。然而，你首先考虑那些必须要做的事情，但是或许可以采取与现在不同的方式去做。

审查任务的方法论

还有一个有用的方法，可以确保你有足够的时间去完成优先任务，那就是检查这些任务及其他任务的具体执行情况。显然，做事的方式——方法论会影响做事所需的时间多少。因此，审查特定任务的工作方法很有意义，或许应该定期这样做。我并不是建议你停下所有其他工作，只花时间去检查事情是如何完成的，而是建议你给自己安排一个任务，每隔一段时间就回顾一下一系列事情，看一看是否有有价值的改进空间。

再次以我的写作为例。我的第一本书是我手写的，我的秘书在打字机上把它打出来，然后便开始了漫长的编辑及重新打字的过程。从那时起，我就开始自己输入材料，整个过程发生了变化，也简化了。我仍然需要决定写些什么（我可不希望出版商认为写点什么非常容易）。但整个过程所需的时间要少得多，尽管我还得学习打字，还打得不太完美，但总的来说，节省了时间，很值得，当然还有其他好处。例如，我可以在举办活动时输入、在旅途中输入，这样就可以节省更多时间。显然，有没有可能对任务进行更改要取决于任务的性质，但所有事情都有其价值所在，例如：

·把以前随机或者反反复复进行的任务系统化。

·更改实际操作的方法（如上面的案例所示）。

·与他人一起合作（例如，在工作中，我也会做一些文案工作，设计一些小册子，而且我一直都会与我的一位同事一起检查副本；有了另一个人，就可以更确定、更迅速地关注过程，比一个人坐在那里冥思苦想要好得多）。

·降低标准。一种方法可以做到完美，另一种方法更快，可能没那么完美，但会让你取得可以完全接受的结果，有时还可以省钱。

·分包。换言之，花点钱去找一个外部供应商，让他们做一些事情，比你做得更快，有时还会更省钱，做得更好。

同样，这样的方法还可以列举很多，你可能会想出适合你的特定工作，最适合你的行动路线。然而，有一个原则，那就是要检查一下，看一看是否有更好的方法去做某件事，这一原则十分有道理。这一原则需要积极审查，需要开放心态。只要可以促进这一进程，任何你能想到的方法都值得考虑。也许你选择了某些任务，并与同事交换了任务，这会给你带来新的思路，促使你对工作方法进行新的思考。你对方法论有所付出，方法论就会对你有所回报。不管这一切是怎么发生的，你都要让它那样发生，因为做任何事情永远都不会只有一种正确的方法，改进方法可以大大节省时间。

消除不必要的事务

一旦被问起，大多数人会否认，谁都不想承认他们会花时间去做不必要的事情；毕竟，这听起来十分荒谬。但这种事情确有发生。人们之所以会花时间去做不必要的事情，有各种原因。看一看下面几个例子：

·习惯。你总是按时参加月度会议，阅读定期分发的报告，检查某些信息，归档某些项目资料，并与某些人保持联系。此外，这些习惯很容易一直继续进行下去，无须思考，自动循环往复，从而就会占用不必要的时间。

·保障措施。做这些事情是出于自我保护。万一有些事情出了问题，万一有人问起原因，万一……怎么办？有时原因并不清楚，你只是觉得有些事做了比不做更安全。归档及记录就是这样的例子。

·规避。有些事情已经没有理由再继续做下去，但你还是继续去做，因为这样做可以表明你没有时间，而且有借口去逃避承担或尝试一些可能有风险的新事务。老实说，你真的从来没有推迟去做新事务吗？

·预期。你做事并不是因为这些事的真正价值，而是因为这些事在等着你去做，或者你觉得这些事在等着你去做。在团队中，你不想让他人失望，尽管忽略优先事项会让事情变得更令人失望。

·表象。你做事是因为这些事也许从政治的角度来看是“好事”，可以参与其中，而且每个组织内部都会搞一些政治。你在组织中的地位及人们对你的看法很重要，但一定不要过度参与，因为过度参与可能会导致自我挫败，并且别人会认为你没有更好的事情去做，只好在那里自我满足。

所有这些都可能发生，而且毫无疑问，每个都有合理的理由。你确实需要参加一些会议来证明你很投入，这是一个切实可行、优先的方案。但是……在这个领域你需要非常强硬。你正在做的事情中有没有什么可以停下来，而且不会显著影响结果的？一个诚实的评估表明，对大多数人来说，答案是“是的”。因此，如果你有一段时间没有检查，请立即检查一下，然后定期检查，确保不必要的任务不会再次偷偷出现。

这是怎么做到的呢？很简单（这是像我这样的顾问会花很多时间和客户一起做的一件事一样），你会问为什么？为什么要做一些事情？如果答案是因为这就是这件事的运作方式，这就是系统，或者最糟糕的是，这是这件事一直以来的操作方式，那你就再问一遍。如果你真的找不到更好的理由，那么这项任务很可能会被淘汰。你如果做不到这一点，也许可以少做一些，少做一些细致的动作，或者调整一下方法，节省时间，把注意力集中在优先事项上。这是另一个可以从时间日志开始着手的领域；重要的不是你在做什么，而是这件事花了多少时间。你如果能坚决果断地面对这种问题，开诚布公地给出答案，就可以通过这种方式来节省时间。

练习

前文提到的“为什么”这个问题可以带你立即开始练习，给你机会将所做的事情与本书的内容联系起来。你可以选择一个领域，然后考虑做某件事所涉及的方法，并且提问“为什么要这样做”。这样一来，你可能会找到一个不那么紧迫的原因，就可以继续去审查、更改、改进。

危险

——保持距离

至少对你来说，某种特定任务可能会被归类为不必要的任务，这一点十分合理。坍缩的恒星会形成黑洞，黑洞非常巨大，具有非常强大的吸引力，能把一切都吸进去，甚至连光线也无法从中逃逸出来，如此一来，老生常谈的“努力都付诸东流”也就显得不值一提了。在大多数办公室里，都有类似这种现象的公司事务，“工作黑洞”会吞噬你所能想到的所有时间，甚至更多。你要当心这类公司事务，当心这些“工作黑洞”，它们就像真正的黑洞一样，你如果靠得太近，就再也没有回头路可走，一旦参与其中，就意味着其他所有计划都必须暂停。什么样的工作可以被描述为“工作黑洞”呢？这些工作包括：

·涉及许多不同且复杂任务的项目；

·可能会有争议的项目；

·不可能完成的项目，无法让大家都开心的项目；

·可能会令人声名扫地的项目；

·占用过多时间的项目。

这些项目涵盖了一系列事务，从组织公司成立二十周年庆典，到将公司迁至新办公室。这样的事情必须做（你的工作描述中可能也有这样的事情，不过在这种情况下，是另一回事），但这些工作通常需要的是“志愿者”。这可能意味着总经理在公开场合建议过，“当然，这只是一个建议，但一定要记住这个建议是谁提出来的”，所以，拒绝这样的建议会显得非常危险。在这一时刻，其他人都会长舒一口气，决心不参与，哪怕只是需要提供一点点的支持，也不要参与。

但凡有一点点智慧，你就会知道办公室里的哪些任务具有这些特点。你如果重视自己完成其他任务的能力，那么应该做好计划，一旦到了危险的时候，就转身离开。不要怪我没有警告过你。

对优先事项充满信心

最好的时间管理者能够成功梳理事务，将时间及精力集中在优先事项上，而他们之所以会这样做，一个原因似乎是他们能够决定什么事项是优先事项，并且能够迅速而坚定地做出这样的决定。其他人则要花费宝贵的时间，不但要决定首先应该做什么，而且要反复审查，来复核这一决定。当然，情况会发生变化，可能需要进行一些持续审查，但正如俗话所说的那样，这就像有事没事就把植物挖出来，看一看它的根部，检查一下是否生长良好，这样做一定不会有什么好处。类似地，一些人似乎总想在决定好的事情上消除疑虑，这种做法可能只会浪费时间，而且在我看来，这也是产生压力的一个原因。

决策过程从审查及分析开始。记住，一次只能做好一件事，必须清楚清单上的关键要素是什么，哪些事项真的最重要，哪些事项构成真正的优先事项。在彻底思考这一切之后，你需要做出决定。此时，你就不要再怀疑这个决策是不是好决策了，没有理由再怀疑。

此外，无论如何，再多的进一步审查也不会改变这一事实，就是你一次只能做好一件事，无论这听起来多么不合逻辑，那一长串“待办事项”有时总会敦促我们去寻求改变。不管单子上第一件要做的事情后面还排着10件事情还是100件事情，总有一件事情要第一个去做。

所以，你要做出决定，坚持下去，继续完成任务。越快做到这一点，就能越快接着做单子上的后续事务。关于职场压力的文章有很多（虽然不是我写的），但压力是对环境所做出的反应，而不是环境本身。你应该可以说你：

·了解自己的优先事项；

·在合理、彻底思考所有事实的基础上，明智地做出了工作规划决策；

·明确目前没有什么方法可以让事情变得更容易；

·知道随着任务的推进，你将有效地完成任务，而且你要使用的方法十分合理。

然后，你就会对这个过程感到舒服、自在，就会拒绝任何压力倾向。一边担心可能会有更大优先事项，一边努力工作；知道还有其他各种事情在排着队等待关注，但还未及时梳理；对自己做事的方式尚有疑虑。这些做法必定会产生压力。要条理清晰，保持冷静，这样你就能更好地保持效率，提高效率。

要明确优先事项，这一做法不可以低估。要多多练习。看一看时间日志，分析一下你所做的事情，你可能会发现，你做过的很多事情都大可不必去做（永远不做或暂时不做），而这也不会造成任何问题。然后，你就可以创造性地寻找方法，研究如何利用节省下来的时间。

要点总结

·记住，要想成为一个高效的时间管理者，决定优先事项至关重要。

·你需要一种系统的、有效的方式来定期审查优先事项，决定什么是第一位的，什么是第二位的，以此类推。

·做事的方法要现实，这样才能交付任务。

·坚持优先事项原则，如果偏离了意图，就要采取行动。