第四章

与浪费时间的因素做斗争

没有什么比……没有什么能够比得上注意力分散更烦人，注意力分散真是太烦人了……

没有什么比被打扰更烦人，当然被无故打扰且不止一次，就更烦人了。此外，正如你可能已经注意到的那样，刚刚我就被打断了两次。世界上有很多形式的打扰。许多打扰背后都有人为因素，要么亲临你身旁，要么在电话里，要么在远处大喊大叫。打扰还涉及紧急情况、消防演习、计算机故障、到文具柜找文具、接收快递、吃午餐、喝咖啡以及所谓的休息；这些都会占用时间，而且通常都会超出合理的范围。

在前一章，我们提倡制订明确的、积极的计划，但这一点（已经谈到）无论听起来多么明智，无论你多么想制订计划、遵循计划，各种事情就像串通好了一样，总会冒出来让计划无法实施。我记得在哪里读过一份调查，该调查显示，经理不间断工作的平均时间不到15分钟。许多人都很认可这一结论。中途打断，还有其他侵扰，时时刻刻纠缠着我们，屡见不鲜。我们要么在种种侵扰的重压下觉得这些纷扰怎么也躲不过去，无计可施，无可奈何，然后举手投降，听天由命，要么就攻坚克难，继续前行。不要让“完美”成为“良好”的敌人，这句话的意思再明显不过了，因为无论如何，你总是会受到些许干扰。但你可以减少被干扰的次数；此外，你如果想有效管理时间，获得回报，就必须这样做。

如果你在一个密闭的房间里工作，既安全又不受外界影响，并且没有人与你交流，电话也从来没有响过，那么你无疑会完成更多的工作。但这个环境死气沉沉，毫无“生”机，在许多方面你会创造力贫乏，效率低下，因为工作中所做的事情都会从你周围的各种互动及刺激中汲取力量。无论如何，这种与世隔绝、没有“生”气的环境都不能成为一种选择。我们并不是要完全切断自己与外界的联系，或者避免合理的打断，因为其中一些打断可能具有积极意义。我们的目的是尽量减少真正浪费时间的事情，腾出时间来做一些更有时效性的事情，以便实现我们的目标。

最浪费时间的事情

好的，我们首先来看最浪费时间的事情，当然也是最容易造成拖延的三个重要因素之一：你自己。在这方面，我们需要与习惯及人性做斗争（我觉得我用词很准确），因为我们往往会一次又一次地陷入与习惯及人性的争斗，而每次都会浪费很多细碎的时间。

不要拖延觉得困难的事情

在这些事上浪费时间有两种形式。要么是前期拖延决策，要么是后期拖延执行，而这两种情况都会让时间流逝。举一个戏剧性的例子，想象一下，你管理一群人，其中一个人表现很差，这时你必须采取行动，只有三个选择：

·忍受这种状况（不推荐）；

·培养或说服该员工，使其工作更有效率；

·解雇这位表现不佳的员工（或将其调离）。

你可能需要检查该员工表现不佳的原因，而检查起来可能很困难，所以往后推迟，时间就会一点点过去。或者你认定要有所进展，这件事如果必须由你来做，就会被推迟，时间又会一分一秒地流逝。或者你认为这件事毫无希望，解雇该员工是唯一出路。但没有人真的喜欢去解雇哪个人。这件事很棘手，所以你就把这件事推后了，也许在努力想着有没有最好的方法（这里并没有轻松愉快的方法）。在整个过程中，人们总是想着“也许情况会有所好转”。这种想法非常司空见惯，你甚至会把这种想法等同于必须处理的许多困难任务。

把困难的事情放一段时间后再去处理，并不会让处理这件事变得更容易，这似乎是一个令人悲伤的事实。更糟糕的是，在许多情况下，如果把最初有点困难的事情推迟处理，那么处理这件事很快就会变得非常困难，并且在这一推迟过程中经常会出现更多问题。回想一下上述场景，如果对表现不佳的员工不予理睬，听之任之，表现不佳会造成什么样的后果？什么性质的后果？换句话说，事情还会受到哪些影响？例如，如果表现不佳的是一名销售人员，则这一后果可以在销售损失的收入上体现，但根据表现不佳的性质，其也可以在客户商誉损失中得以计量出来。从长远来看，损失的成本可能会更高。

所以，你不要拖延那些觉得困难的事情，不管是大事，还是小事。当然，你必须思考、斟酌、检查是否还有其他任何亟待采取的举动，在许多情况下都不要略过。一旦可以做出决定，或者可以采取行动，或者两者兼而有之，你就要立即去做，这样做自有其价值。你要注意在这方面的心理倾向；控制拖延心理可以节省大量时间，避免事态进一步恶化。

不要拖延你不喜欢的事情

觉得困难的事与的确不喜欢的事是有区别的。因为不喜欢而推迟任务及回避任务会产生的影响与前面提到的状况非常相似，我就不再举类似的例子了，但在这种情况下动机有所不同，尽管一样强烈。不喜欢做某件事，可能出于多种原因：这件事会牵涉到你不喜欢的其他事情（可能是一件需要去地区办事处处理的事情，这会占用一整天的时间，并且要去很远的地方），或者对于这件事你也没有那么不喜欢，只是它有点乏味、无聊，而这种情况更为常见。这或许就是行政部门经常拖欠偿还债务的主要原因。这件事很无聊，而且还有其他事情要做……你是知道这种感觉的。

在这方面，唯一真正能够帮助我们的是自律，要有意计划自己要做的事情，确保不会忽略这些事情，如此一来，就不会导致更严重的问题出现。一些标记系统可以突显列表上的内容，可以起到心理提示的作用。你试一试，看看是否可以发挥作用。

如果这一切看起来微不足道，并且你不相信这一方法会产生什么影响，那么你所进行的任何时间标记练习都可能会让你看到危险。同样，这看起来很简单，但正确的方法可以节省大量的时间。

小心你最喜欢的任务

这可能比拖延不喜欢或觉得困难的事情更浪费时间，而且往往是最难让我们接受的事情。但许多人在最喜欢做的事情上花费过多的时间，或许也做得最好。这一结果的产生非常自然，它有多种原因。重要的一点是，专注于任何喜欢的东西似乎都会产生最大的工作满足感。如果这种满足感仅仅来自所做的事情，并且事情本身很有必要，那么一点问题都没有，但其危险在于，在最喜欢的任务上你可能会过度设计，做得超乎必要，投入时间更多，有时甚至会制定出质量标准或卓越标准，而这些完全没有必要。

但你之所以这样做可能有更为“险恶”的理由。例如，可能是因为你：

·把一项任务当作借口来拖延或回避其他事情（可能是困难的事情），用看似合理的理由告诉自己：“我太忙了，无法去做那些事。”

·无法放心授权（我们又一次讨论这一话题），担心某个人无法胜任这一任务，所以你继续亲力亲为，继续过度投入精力。

·发现一件事情的工作条件太过诱人，比如这份工作不那么要紧，但可以让你去一座你未去过的城市，这对你来说很有吸引力，与紧要任务恰恰相反，没那么复杂。

·发现把这件事情做到极致可能会很有趣，比如花好几个小时去设计一些图形来展示数据，其实简单的东西也一样能达到图形所展现的效果。

·不知道如何处理其他事情，所以用熟悉的事情作为拖延行动或不适当授权的借口。

所有这一切，甚至更多类似的行为，都会引发问题。坦白地说，我们太容易这样做了，我们都有可能这样做，也可能在某种程度上会这样做，因此大家都必须时刻保持警惕。通常这种情况会持续下去，因为人们经常意识不到这种情况正在发生。答案是，在检查任务及常规工作计划时，你要真正地看清，并诚实地看待关于这种情况的案例。更好的做法是，寻找可能发生这种情况的例子，并确保这种情况不会再发生。在本书的所有要点中，我认为这是大多数人最能节省时间的几点。你不要对这种情况视而不见——人们大多时候会说“但我不这样做”，这说起来真的很容易。你检查一下这种状况，看看可以节省多少时间。此外，也许对于一些额外的事情，一旦做到适应了，就会成为明天最喜欢的任务，这谁知道呢。

自我产生的干扰会耗费时间，这足以令人惊讶，也是个人时间日志中经常出现的、让我们意想不到的事。人们很容易对这些状况视而不见，冒着继续出现的风险，但你要留意这些干扰，以免涉及其他人，这样做是合乎逻辑的。这些自我干扰并非无关紧要；请继续阅读。

为什么不舒服是件好事

每个人都有一些困难的事情要做，上一部分的第一点就提到这一点；事实上，这些事情可以变成第二点中你不喜欢的事情。还有另一个类别，从某种意义上说，这个类别结合了这两个因素，值得我们花一点时间讨论，然后再继续说下去。这甚至可能会突出一种简单的方法，可以提高绩效，而这一方法恰恰源自我们所谓的“不适区”。

在现代工作场所，压力很大是常态。企业文化、财务、人员配备、客户及市场需求、竞争压力以及支撑这一切的行政负担，所有这些都会导致压力，甚至还不止这些，有更多因素。我们的内心往往藏着一种不可抗拒的诱惑，想要寻找万全之计，想要寻找一种直接的方法，可以改善或保证业务成果，但实际上，这样的神奇公式往往都被伪装成努力工作。也就是说，有一种工作方法，如果你去关注、去解决，就可能会对许多关键活动产生积极影响。

要想利用这一点，首先需要对自己诚实。

以我为例：尽管我自认了解管理及商业实践的各个领域，也在这些领域有所实践，但我承认，对于有些任务，我的方法仍然会让我有力不从心之感。很难承认这一点——该死，我竟然还写了一本关于时间管理的书！但大家都知道我爱拖延。这种情况最常发生在哪里？稍一检查，就很容易发现：在我遇到不只是困难（我喜欢挑战），而是某种特殊的困难时，实际上，也就是不舒服时，我就会拖延。这种情况可能是有意的。例如，我需要注意有些方面的计算机技能，我知道我的技能有差距，我意识到这样很容易使我陷入困境，但因为有点不好应对，所以我一直拖延，没有采取行动，因此结果不是看到处理事情浪费时间，而是看着事情一拖再拖。每个人都可能遇到一些事情，会产生这样的想法，然后更可能会拖延，不去采取行动。

另外，在有些事情上，回避发生得更为微妙，我们总想找借口去解释这种拖延，拒不承认拖延有多严重，有时甚至根本就不去面对现实。因此，某些问题无法得到解决，而其直接结果就是业绩越发糟糕。所有这些都是因为一些稀里糊涂、半推半掩，甚至压抑的感觉，觉得采取行动将是一种不舒服或尴尬的经历。我们把书往前翻一两页，再看一看那个影响许多管理者的示例。

表现欠佳

想象一下：你有一名员工表现欠佳。所谓的表现欠佳可能在于很多方面，可能是没有达到销售目标，或者是其他什么小事，不过细节并不重要。但有一件事很明确——需要行动。它的回报相当可观，而且显而易见，还会有进一步的好处。处理好了，就会带来更大的销售额、更高的生产率，甚至更多益处，但这取决于具体的细节。然而，尽管有诸多好处，但貌似仍然有很多拖延的理由。我们认为（或者说希望）情况会有所好转。我们正等着去做其他事情：月底（还会有更多数据或证据）或即将到来的一场评估（我们知道这意味着我们再也无法推迟了）。我们最想抱怨的是还有其他事情要做。我们很忙，我们有更重要的优先事项（真的吗？），或者我们正在解决其他问题，比如消防问题，这种说辞就更无法让人信服了。

有一个事实可能会令人感到不安，这个事实就是我们不想去处理这个员工表现欠佳的问题。我们可能是不确定如何去做，可能是局面会很尴尬，更有可能是我们确实知道该怎么做，但也知道这样做会很尴尬，在某些情况下尤其如此，例如接受管理的人员可能是资深人士，或者很有经验。解决表现欠佳这一问题让我们深陷不适，使我们宁愿躲在一边，到别处去忙（我们告诉自己有更重要的事情），置身不适区之外，只有这样心里才会觉得安全。

这件事的实情很清楚，如果直接处理，通常都可以搞定。表现欠佳就是一个很好的例子。这件事重要，但并不复杂。考虑一下，基本上只有三种可行方案，你可以：

·忍受员工的糟糕表现，任由情况继续发展下去（肯定没有谁会支持或者推荐这种状况）。

·你可以下定决心，去解决这一问题，说服或者激励员工，让他提升业绩；或者，如果表现不佳是由缺乏某种技能或能力导致的，那么你就去训练或者培训员工，这样他们就可以把事情做得更好，不管做的是什么事。

·第二种方案失败之后，也许你就可以得出结论，这些员工无法提高业绩，那就解雇他们（或者安排他们到其他责任领域）。

第二种方案和第三种方案可能都会让情况变得很尴尬。告诉别人他们的表现不可接受，这件事确实会令人尴尬，并且大多数人都会觉得，这么做比解雇别人在感觉上更糟糕。因此，你就会一再推迟，拖延行动。

认清现实

这种情况需要正面解决。这种情况不是逻辑上有失误、缺乏信息或理解不到位，也不是有什么事误导我们，让我们偏离了必要的明智路线。这种情况关乎一个个人的决定：我们更想着怎么让个人远离不适，而不是去解决问题，继续拖延很可能会让问题变得更糟糕。

你先不要着急说“但我从来没有做过这样的决定”，请进一步思考一下。如果你的这种想法部分出于潜意识，那么很可能是因为我们把这件事抛到脑后，拒绝认真分析正在发生的事情，或者任由其他活动像烟幕一样遮蔽眼前的现实。现在，让我们建设性地思考一下，你工作中的哪些因素可能会与这种回避技巧相冲突？其他示例包括：

·在会上提出一个棘手的问题（它会被推迟解决，这样就免去了争议的风险）。

·推销时打陌生电话（我们中的很多人都应该多做一点，但这当然不是我们喜欢做的事）。

·构建人际关系网（听起来不错：我们都希望能在参加的会议上认识一些人，然后带名片回来，因为我们不太确定如何与人接触。更糟糕的是，我们拿到的不过是坐在我们旁边的那个人的名片，而不是哪个更佳人选的名片）。

·跟在屁股后面讨债（我们憎恨讨债，回避这件事，或者会半途而废，因此现金流会受到影响；然而，我们都应该认识到，只有资金存入银行，订单才能算作订单）。

·跟进（当某人、客户或同事说“我会考虑”时，我们要例行公事，给他们打电话，而他们会一次次告诉我们他们正在开会，然后这件事就会被拖得太久，因为我们也不太确定下次该说点什么而错过时机？）。

在某种程度上，这些事情都是例行公事。其他事情可能更个性化，与特定技能或特定活动有关。例如，逃避演讲（即使演讲会给我们带来促销机会），因为你觉得“这不是我的事”。其他的事情也一样，比如写报告。你也不想参加委员会，尽管你可能会在那里接触到有价值的人或事，因为委员会总在晚上开会，而“这对家庭不太公平”。

在这两个方面，你可能还会遇到其他许多事情（实话实说，就像我在本节开头所说的那样）。

找准时机

那么，我们可以从中得出什么结论？有一个机会非常值得关注。

你需要下定决心，去积极寻找不适状况。你需要将不适区视为一个有吸引力的去处。在不适区，你可以采取行动，对结果产生影响，并且通常可以快速、轻松地采取行动，产生影响，进而提高时间管理的效力。此外，当遇到困难时，你可能需要创造性解决方案，需要在采取行动之前进行建设性思考。事实上，你需要继续寻找解决方案。

说到底，也许大多数人都能认同这种感觉：这一行动拖延已久，现在终于采取了行动，无论多么令人不快，你都会发现，采取行动会让境况有所改善，最终你会说“我多希望我能早点采取行动”。

你如果将来发现自己又在拖延，试着稍作片刻停留，分析一下，那么可能会发现，行动随之而来。要想让这种方法成为一种习惯，需要采取系统的方法：

·找出需要采取行动而你却可能无法应对的领域。

·扪心自问为什么要放弃某件事，并准确核实一下，你之所以放弃，并不只是想要逃避（看起来）令人不适的事情。

·检查行动是否可行：你知道该怎么做吗？你具备做这件事的技能吗？

·填补信息或技能缺口，必要时，要花点时间去做这样的事（这些时间通常花得都很值得，例如你如果不检查就业立法情况，就解雇某人，那么可能会把本来是一件小事弄成大患）。

·将行动编排到“待办事项”列表之上，给予行动真正的优先权，确定好你必须获得什么（毕竟，你如果要选择挑战不适，就得给自己找点动力）。

·采取行动，做好记录：如果行动能够解决问题，那么你就可以创造机会，或者从中积累某种经验，以应用到下一次行动之中。

你要养成这个习惯——让挑战不适成为至理名言。这种方法不失为一剂良药，事情再也不会在沉默中一再拖延。尽管它需要下一点决心，但你肯定不缺决心。确实有一种技巧，只要克服人性中的不良因素，就可以使用一种简单可靠的方法来提高效率，取得更好的成果。正如一句传统谚语所言：如果想做一件事，你就会找一个方法；如果什么都不想做，你就会找一个借口。

处理个人干扰

离开了人，各个组织将一事无成。在某种程度上讲，这是一种遗憾，否则你肯定会有更多的时间。你无法让别人消失，但你可以尝试控制这些人，不让他们突然打断你的工作。首先，你可以考虑一下影响。想象一下，有人把头伸进你的办公室，用那句“万古流芳”的话问你：“可以打扰你一下吗？”你可能不知道是什么事，但有一点，一般来讲都可以绝对肯定：这件事肯定不只是打扰你一下而已！

打断的时间可长可短。你会发现半天的时间都随着一场临时会议匆匆而逝了。现在请继续想象，比方说，有个访客打断你，占用了你15分钟的时间。这种打扰会持续多久？不只15分钟，而是更久一点，因为他无论打断了你什么工作，你都得重新开始，重新开始就需要消耗一些时间，甚至可能需要更多的时间才能让你达到你之前的最佳工作状态。这种影响值得铭记在心，否则你就可能会低估中途打断所产生的影响。时间日志通常可以记录这种情况让你损失掉的大量时间，有时受到影响的时间多达总工作时间的25%。

当然，有些打扰本身有其意义所在。你想和他们进行讨论，但不是在那个时候。相反，有些打扰则完全就是浪费时间。那么，如何最小化打扰的影响？基本上，有五种应对方法：

1. 拒绝他。这非常简单。你只需回答“不行”，然后把那个人打发走。有时就是这么简单，事情可能没多么重要，没有你的帮助，他一样可以妥善处理，这样他下次就不会再来打断你。或许，此人会在其他时间再次与你联系。当然，如果这个人是你的老板而不是同事，那就更难应对，但你可以要求在工作关系中相互尊重对方的时间安排。然而，有时这条路根本走不通，不管是什么事，它就是很重要，应该优先考虑，比如突然造访的客户。

2. 推迟一下。你就说你现在无法暂停手头的工作，但可以另行安排一个时间进行讨论，或者提议在一个你个人方便的时间讨论，这样看起来你仍然想去帮助他，而且可以选择什么时候暂停手头的工作。更重要的是，这也是一种手段，可以让一些中途打断你的人觉得这件事情对你而言“无关紧要”。试一试这个方法，看一看会有多少人再也不会回来打扰你，结果可能会令你惊讶。

3. 尽量缩短干扰的时间。在这种情况下，你同意暂停手头的工作，但你也设定了时间限制——“我可以给你十分钟”。你如果这样说了，就要坚持你的时间限制原则。事实上，通过这种自律，你会因为对待时间的态度而赢得尊重，树立声望，这样一来，也会减少一些干扰。

4. 预防干扰。在这种情况下，你需要启动一个系统，该系统可以保证你在某些时刻不被打扰。你可以和秘书一起计划，一起处理这件事，为某一份工作预定好时间，并把这份工作当作一场重要的会议。但这也可以更为简单，我知道在有些情况下，即使是在开放式办公室，人们也会自觉遵守“请勿打扰”的原则。但有一个限制条件：不要过度启用这一系统。你如果一直没有空，那么最终还是会被打扰，或者想听到的事情会从你身边悄悄溜走，结果就是可能会出现问题。

5. 去别的地方。你的工作可能允许你选择工作地点。人们会找到各种各样的地方，有时甚至是很奇怪的地方，去休整一段时间，以获得片刻宁静，这使你可以在某些任务上大大提高效率。例如：

·上班之前，把这一天的头两个小时花在家里，去完成那份报告；

·从办公室出发，步行一两分钟到公共图书馆阅览室去；

·去附近的公园（大风天不要带报纸）；

·那些因公出差，有时必须住在酒店的人可以制订规划，带着工作，一直忙到退房时间，而不是早上第一件事就是离开酒店。

本书的某些工作是在新加坡的一家酒店里进行的（当时一个培训课程推迟了）。整个过程中唯一的打扰是上了一杯冷饮，但之所以能这样做，是因为我每次旅行都会在这样的场合做一些工作，我认为这是一个好习惯，尤其是在写这本关于时间管理的书的时候。以下是一些减少不速之客的建议。

减少不速之客的方法

有些人你想见，有些人你不想见，还有许多人见的话则完全是浪费时间。因此，除非这些人真的很有价值或者很重要（或是小道消息中的重要一环），否则请尝试使用以下方法来推迟和他们的会面：

·如果可以，尽可能地坚持提前预约。

·设定“请勿打扰”时间，并且公布一下。

·接受会面，但另外安排一个时间去见他们。

·记住，最好一开始就不去讨论，这比匆忙退出更容易（尤其是那些人一开始就问：“不知道您是否能帮上忙？”你可能帮上，但要去帮吗？或者，你有其他方法或时间去帮忙吗？）。

·向其他员工、接待员、总机接线员或秘书，甚至是周围的同事做好交代，这可以让你在繁忙或注意力集中时挡掉访客（但不会错过真正重要的人）。

·使用有效的沟通来减少疑问。

·决定好要开始做什么事，把它写下来（尽管备忘录记录不恰当也可能会浪费时间），并通知他人。

对于确实难缠的人：

·不要邀请他们坐下。

·设置时间限制。

·示意讨论结束（“还有一件事，我必须继续……”）。

·发起其他行动，让别人无法突然造访，这种行动包括去拜访他们。

最重要的是，要经常说“不行”，甚至“肯定不行”。你可以非常坚定，这算不得太粗鲁。

处理电话干扰

有时，你想别人立即就可以找到你。在其他情况下，你可能会让其他人替你关照一下，在第一时间接听来电，核实一下是谁来电。交代清楚以上信息，你就可以迅速确定哪些电话需要你停下工作去接听，哪些需要你回电话，哪些不必理会。

亲自接听电话，和面对那个探进办公室的小脑袋相比，有相当大的优势：打电话的人看不见你，很多人不会把接电话的人说的“在开会”“刚刚离开办公室”或类似的话当作善意的谎言。我甚至认识一个人，在电话这头播放听写机里传出来的噪声，想给对方留下真的正在开会的印象。就像应对当面打扰一样，你可以避免、推迟或最小化这些电话打扰。此外，你可能也希望针对特定类型的电话设计专门的响应。

例如，你一周接到多少销售人员的电话？这足以让大多数人分心。其中有些有用，有些是你以前业务上的并想保持联系的，而其他是你需要尽快摆脱掉的。大多数人都相当有礼貌，不喜欢对人无礼，但考虑一下：你如果每周只和三个电话销售人员通话，那么仅仅为了礼貌而听电话一分钟就相当于一年中有两个半小时在听这种电话。为了节省这段时间，你仍然不需要太粗鲁。你要马上找出他们在卖什么——你如果想的话，那么可以听听，否则只需要用简单一句话，就可以很快摆脱他们：“对不起，我对此没什么兴趣。不好意思，我现在太忙了，没时间再说了。再见。”然后放下电话。你如果认为和他们说几句话会有用，那么可以提议另找一个时间回电话。因为自身的经历，人们会理解电话可能会打扰你，而且往往会更了解你在某一特定时刻不一定欢迎来电。你可以利用这个事实来节省时间。

注意：电话、固定电话和手机现在都更为先进，有多种控件、标记来电或者自动转接来电等都很有用的功能。

减少电话打扰的措施

各种各样的电话都可能引起问题，有些只是因为打断了我们的工作，有些是因为你就是不想（或不应该）去处理，更重要的是因为有些电话持续时间过长，或者对方是个话痨。以下建议可能有助于阻挡一些电话，或帮助你找到进一步解决问题的方案：

·检查总机接线员分配来电的信息，必要时重新交代一下。

·如果有个人助理的话，向他简要交代一下。

·让同事帮忙接一下电话（你们可以轮换为彼此接电话）。

·设定明确的“请勿打扰”时间。

·使用语音邮件系统（但是要注意它的负面影响，例如向外部人员，特别是向客户所展示的形象）。

·尽可能向其他人说清楚什么时候给你打电话（“在下午两点到三点之间给我回电话，好不好？”“请在上午十点之前打电话，因为我上午稍晚的时候会很忙，无法脱身……”）。

·请记住，可以通过授权把电话直接转给其他人接听，因为电话讨论的事情恰好是他们将来要处理的。

·要意识到社交闲聊的本质——社交闲聊会浪费时间，要努力减少社交闲聊，以防失控（社交闲聊浪费太多时间；但是如果没有社交闲聊，世界就不会那么有趣）。

·设定一个时间限制（“好吧，现在就和我说吧，但能不能把时间控制在10分钟内，因为我很快就要有访客了。”人们宁愿你设定一个时间限制，也不愿中途被你打断，所以设定时间限制不一定算是粗鲁的行为）。

·通过使用“最后……”或“结束之前……”等来表示结束时间快到了，至少可以向来电者明确表示，你打算快点结束通话。

·如果这一切都无法奏效，那你就要无礼了；或者至少考虑一下，问题是不是就在于你太在意礼貌了（可以形成一种条件反射，电话铃一响就及时调整状态：不管我们的真实感觉如何，问及感觉时，要说“当然……”，而不要回答“很好”）。

处理此类人员干扰的各种事项都需要正常地与人交往的技能：要机智，要善用手段，但也需要适当的果断。这些技能需要组合得当，稳妥使用。如果别人认为你麻木不仁、刚愎自用，甚至有些粗鲁，这势必会破坏人际关系。但如果你真的“躺平”，任由别人“践踏”，那么别人把你当成受气包也就不足为奇了。下面再补充几条建议，可以帮你减少电话干扰。

想要寻求方法，就要有决心和毅力，这非常重要。有些人看起来就比其他人更擅长避免打扰，这是有目共睹的。如果真是这样的话，毫无疑问，他们一定是在这方面做了一些功课。打下什么底儿就是什么底儿。在这方面，做对事情可以获得很多好处，包括确保别人可以正确地看待你。

即便如此，还会有其他类型的打扰，这些打扰也要尽量避免。要（再一次）记住节省时间会产生积极影响，在结束本章之前，我再举几个例子。

节省接通电话的时间

我永远无法接受这一点。人们究竟浪费了多少时间来拨打、重拨及等待通话，令人难以置信的是，如今，大部分人在等候接通电话时都在听音乐、听提示音，这简直就让人精神错乱。真正与众不同的是现代电话。这是一种我非常喜欢的数字技术。它并没有复杂到让你感到厌烦，而且有一些特定的功能可以实时节省时间。例如：

·如果有能力存储所有常用号码，就可以节省拨号时间。你只需输入几个数字，剩下的就由电话自己来完成了。

·有些电话还会自动重拨（例如所拨号码第一次占线），有些电话可以一直自动拨号，直到接通为止。

·有外放扬声器，这样一来你如果必须等候（听音乐），就可以释放双手，继续工作。

这是另一个可能看起来微不足道的点，但可以对你的时间产生足够大的影响。每发现一个点，节省的时间就多一点。

消息要准确

毫无疑问，世界各地的办公室都一定会因为信息不准确或不完整而浪费大量时间。时间浪费在：

·琢磨究竟是什么事；

·重复说过的话；

·必须重述或重新表述的事情，因为沟通中出现了错误或者沟通失败。

你肯定会有不在办公室的时候，即使很短暂，或你不经常离开办公室，拥有一个良好的信息系统也会帮你节省时间，不仅可以防止可能出现的误解，还可能会有其他效果。

商用文具表格不一定恰好适用于你想要的信息。你需要一个专门为你设计的消息表单。这样一来，这个表单就可以作为办公室周围人员的一览表，帮你查看你想要记录下来的信息。这里的细微差别很重要。例如，部分完成事项及待办事项可以准确地告诉你对话的进展，并允许你无须重复，就可以继续跟进。

我认为这样的表格应该标明各个事项的重要性。毕竟，一条丢失了的信息可能会改变历史（或者至少会给公司或个人带来非常大的不便）。你必须确定什么样的表格更合适。也许A4大小的页面是最好的，这就意味着这个表格可以与其他纸张夹在一起，形成一个整洁的文件，并且更醒目。也许表格应该做在彩色纸上，以方便在其他办公室文书中被一眼认出。

所有这些都会有所帮助。关于应该处理什么、传递什么、以多快的速度去做、在什么情况下去做，也需要做明确的简报。例如，你要参加几天会议，你希望将所有内容都发送到会上，还是只发送某些内容？那关于人呢，你都告诉谁你的去向了，没告诉谁？诸如此类。

如果你把信息传回办公室，或者等到你回来再处理，那就浪费了每个人的时间。所以，做好决定，决定好你想知道什么，应该如何接收消息，以及应该在何时、何地及如何传递消息。这是一件小事，但也可以提高一点时间利用效率。

电子邮件

当然，如今电子邮件在任何办公室都必不可少。电子邮件如果处理不当，就会成为潜在雷区，浪费时间。这一点非常重要，我会在专门的章节中讨论电子邮件（见第五章）。

出差途中

无论出差在你的工作中意味着什么，无论你是在附近出差还是去远处出差，无论你是定期出差、偶尔出差还是经常出差，出差都需要时间。有些出差使得时间很轻易就被浪费掉了。现在，我们来看看省时出差的要点：首先，是否需要出差？有哪些替代方案？你可以考虑：

·让别人来找你。这是可行的——你可能只需要提出建议，甚至付账来提供一晚的酒店住宿也值得。这不会比你反过来去找他花费更多，还可以节省你的时间。

·派他人出差。是的，即使开会的地点非常吸引人，你也必须始终考虑授权他人，关于授权，我会在其他地方讨论。

·打个电话。有些事情确实就可以简单处理，不需要面对面，或者你可以先打个电话联系一下，把事情先办起来，稍后再去出差，这时项目基本比较确定，在上面花的时间就更值得。

注意：手机。正如大家所见，手机似乎变得越来越先进、精密，毫无疑问，有一天，你可以坐在世界另一端的餐厅里，用戴在手腕上的一个小工具当作电话，生成电子邮件，关闭客厅的窗帘，这只是时间问题。事实上，自最新一款手机发布以来，这使我们离所描述的情况已经近了一两步。

当然，对于保持联系而言，手机堪称无价之宝。但使用手机时仍需小心。在使用手机时，冗长的留言可能不利于良好的沟通，有时回电话会延迟，因为有些人不愿意用手机打电话，毕竟费用很高。现在，你在给别人打电话时，可能觉得他就在离你不远的地方，然后你看电话账单时才发现，事实上他在香港。也许小心一点还是有必要，但无论你在哪里，手机都可以进一步减少出差的可能。

·文字信息（任何形式——信件或电子邮件）。文字信息同样适用于电话，尽管这两种通信形式不同，文字信息产生的是书面记录。请记住：两者都不能像在会议上那样实现立即或准确理解。

·使用技术。对于有能力、负担得起的人而言，现代远程通信技术提供了越来越精密的可能性，包括电话及视频会议，你可以通过电子方式与一群人联系在一起，所有人都可以畅所欲言，甚至可以看到彼此。

所以，在打电话给旅行社预定出差行程之前，你可以先想一想。当然，有些事情确实只能面对面处理，有些差旅必不可少，但不全都是。也就是说，确实需要出差时，着眼于最大限度地提高时间利用效率的人还会考虑其他因素，而不仅仅是时间安排。你如果必须出差，请考虑一下组织工作：

·每次差旅都要计划好。考虑一下优先事项、时间安排，还有你不在公司时其他事情如何安排。

·考虑一下成本。不同的路线或出行方式（火车还是飞机，以及机票是什么等级的）不仅会影响成本，还会影响时间。有时为了节省时间，多花一点钱也是值得的。

·地点。在什么地方会面最好？比如，可以选择你和你要会面的人之间的地点。

·要带些什么。例如，坐飞机不托运行李可以节省时间，带上电脑可以提高工作效率（见下文）。

差旅安排好以后，接下来要考虑的是建设性地利用旅行时间。某些任务可以在旅途中完成。以下是可以在旅途中完成的一些事情：

·阅读。学习一下各种材料，很有用，而且在旅途中也很容易做到。即使是在很短的路程中，你也能搞定一份报告或其他文件。

·写作。写作需要更好的条件，但差旅途中也可以有多种方式进行写作（比方说，如果坐飞机，你不介意周围的人听到你的声音，可以口授，但最好是在不受干扰的汽车或出租车上写作）。

·在电脑上工作，包括文字处理。有了现代化的设备，你很快就会养成在旅途中处理这类工作的习惯，并投入工作，这样就可以忽略周围的环境。

·讨论。这一活动显然只适用于与同事一起出差的情况。如果要讨论，就可以安排一场议程完备的、时间适当的会议，没有什么是不可以的。

·使用手机。你可以使用手机做各种各样的事情（见上文）。

·思考。思考特别有用。你可能不需要文件，也不需要设备，只需要有思考的意图及计划。我在记事本上记下了一件“要思考的事情”，也就是一张长期问题的清单，特别是不需要文件的一些问题，以便你在合适的时候可以把这些问题翻出来想一想。

·看视频。本书上一版的列表并没有列出看视频这一项，但现在人们在火车和飞机上看视频是很常见的，比如在平板电脑上（显然，开车时不应该这样做）。除了看电影外，你如果想有效利用旅途时间，那么还有更多的选择，比如各种各样的培训套餐就是一种选择。

你可以将某些任务与特定旅程匹配起来，比如：在飞机上更容易打字，在火车和汽车上可能更适合做其他工作，酒店客房、机场休息室等都可以提供机会。即使在不太方便的环境里，也有能做的事情，这可能会让你感到惊讶，但着实值得考虑一下。事实上，不利的环境可能是一个绝佳的机会。如果你被大雾困在机场，你随身带上了合适的东西吗？

在外出时，不要每五分钟就联系一次办公室，就只为了说句“一切都好吗？”这很浪费时间，既浪费你自己的时间，也浪费其他人的时间。你一定要明确你必须了解的内容，不要忘记基本内容：

·留下你所有的详细联系方式。

·告知何时可以联系你，何时不能联系你。

·在旅程中，提出建议，对你的安排进行更改。

·提前告知他人你会带回来多少工作，这类任务有多么紧迫。

·准备应急预案。例如，把护照、信用卡等的复印件留在办公室，那么你在遇到任何困难时，都可以打个电话，轻松应对（但在离开之前也要检查你的保险）。

与其说是在这个领域节省时间，倒不如说是确保不会因为缺少这些细节而浪费时间。想一想在你不在的时候，有一些事情更方便在办公室做（就像大扫除之类的事情）。

随着这次反思，我们发现在越来越多的潜在领域都可以节省时间，这种反思本身就很有益处，但必须始终牢记为什么需要时间。我们需要时间去完成工作要求的任务，当然这种说法过于简单，因为在大多数工作中，有些事情比其他事情更重要。

要点总结

·这里再次强调了细节，以及一种策略如何引出另一种策略。

·永远不要在浪费时间时觉得“事已至此”因而无奈接受。

·依次解决每一个问题，寻求切实可行的解决方案，即便不能解决问题，也要尽量减少问题。