第三章

组织有序（并保持下去）

有条有理与时间管理相辅相成。组织有序可以创造适当的时间环境。组织不善会在不知不觉间变得越来越严重；如果每件事所花费的时间都比应该花费的时间多一点，日积月累，就会降低效率，但这是不可避免的。即使是小错误或小遗漏，如果在一些活动中反复出现，也会产生重大影响，降低效率。而最糟糕的是，缺乏条理会导致真正的问题出现，甚至会让人身心俱疲。组织不善的人：

·无法轻松找到文档及信息；

·记事本一团乱麻，甚至有些事要反复预订；

·往往要在各种任务之间“闪转腾挪”，努力去冲刺许多最后期限，而它们之间相互冲突，使你要连滚带爬地完成任务；

·参加会议会迟到，而且准备不足；

·放任文书工作激增，不管是电子形式的文书工作还是其他形式的；

·没有明确的优先事项；

·工作一团混乱；

·沟通不畅，记录不充分。

因此，他们最终只是重复付出精力，浪费时间，错过最后期限。即使他们显然已经投入了所需的时间和精力，交付依然不充分，结果仍旧不圆满。更糟糕的是，在某些方面，其他人都会把这种糟糕的表现看在眼里，从而受到影响。与这样一个人有工作上的接触的同事会深感不便，这就会攒下一个不可靠的名声，不仅会影响工作，还会影响个人晋升、前景等。

我敢肯定，这一切都不是在说你（毫无希望、杂乱无章的人肯定不会拿起这样一本书）。但我们中的大多数人都会在这幅画面中看到自己的一小部分。我们不需要多少想象力也可以看出，即使只具备上面提及的几条也会产生糟糕的影响；也许，在某些情况下，记忆比想象更能证实这一观点。

要重视杂乱无章这一缺点，固然没有错，但如何能够做到组织有序，并保持下去呢？上一章中提到的关键是制订计划。因此，我们将回到这一点上，不仅要考虑制订计划，还要考虑实施计划。除此之外，还有许多不同的因素可以对组织状态产生积极影响：接下来我们来看一看这些因素的一个“不让人感到难为情的组合”。有些想法看似很简单，但却可以产生重大影响。其他想法则更为基础。所有这些想法可能都需要做一些思考，以便见缝插针，把这些想法融入现有的工作方法，而且许多想法轻而易举就变成习惯了，这样我们就不必再浪费时间思考如何实现这些想法了。首先，让我们回到计划。

制订计划

制订计划不只是做一张记录“待办事项”的列表。我们必须以正确的方式记录任务，这使得重新查看列表的方式可以遵循某种模式，十分有效。其中一种模式就是所谓的LEAD模式，其含义有：

·列出（list）活动。这一任务必须全面完成，尽管是以注释的形式完成，因为你不希望列表变得无法管理。

·尽可能地准确估算（estimate）每个项目需要多长时间。

·为意外事件留出（allow）时间，因为总有些事情要花费更长的时间，比你估计的最佳时间还要长；也要为日常任务留出时间，就是为那些日复一日都要规律地去做的事情留出时间。

·决定（decide）优先事项。这一步是时间管理的关键，也是时间管理最重要的方面之一，对任何人而言都是如此。

我们要浏览计划，大概每天做一次全面回顾。（当在办公室时，我喜欢在每天结束时这样去做，根据当天发生的事情进行更新，然后在第二天早上收到邮件或电子邮件时进行快速回顾。但重要的是要找到适合你自己的浏览计划的时间。）

我们应将这个过程当作一个例行程序。还需要采取什么其他行动将取决于你的日常工作模式。我们可以即时考虑一下一天中可能会突然出现的问题，随时将它添加到列表之中，也可以把它放在一边，在下次回顾时纳入计划。我发现黄色便笺纸无处不在，而且很有用（比如3M的便利贴）。在这些东西出现之前，我们都是怎么做的呢？这些便笺纸可以用来做一个简短的笔记，附加到计划表中，稍后再以永久的形式合并。

这种回顾及记录周期是时间管理的核心。专有系统以特定的方式进行事务列举，将事务分组，并按主题排列；如果这样做可以提供帮助，就很好，但许多人发现他们自己的系统虽然简单，但却可以发挥非常好的作用。将一张纸划分成若干区域或使用不同种颜色，或同时采用这两种方法，差不多可以做成一张完整的列表，使其内容更容易被理解。你如果将项目都明晰地列了出来，并且认真地审查了表单，就会掌握最新情况，当然也就不会忘记任何事情。

职场或居家工作模式

在编写本版时，新冠肺炎疫情一直肆虐，而且发展到了一定程度。在新版发布后，我们将如何应对新冠肺炎疫情，这个问题的答案尚不清楚，但我认为可以肯定的是，越来越多的人会继续留在家里工作，或者分解工作，一些居家完成，一些上公司去做。

对于自由职业者来说，居家办公（WFH——居家办公这种工作方式已经有了自己的缩写）堪称常态；而对于其他人来说，他们还需要一段时间来适应。在居家办公时，受到打扰的情况通常比较少见，尽管可能有些新情况会让人分心。例如，有位同事很烦人，平时打扰都是面对面的，而现在则换成了发送电子邮件，还无休无止。但其他打扰可能来自家庭，比如有一只小狗需要遛一遛。

如果待完成的任务可行的话（并非所有工作都可以这样做），总的来说，在生产率方面通常会有净收益，但还需要做一些组织工作来使生产力发挥最佳效力。这些组织工作包括：

·关于何时工作、工作多长时间，要培养一些习惯（或者制定一些规则）。这可能需要与组织原则相联系并且适应环境。例如，你可以分几个阶段工作，以弥补必要的工作时间，给居家完成个人任务留足必要的休息时间。

·配备一个合适的工作区，这样就可以拥有所需的一切（最好是将其辟为专用区域）；配置的设备一定要运行顺畅，比如快速运行的宽带连接。

·与办公室及同事建立沟通、报告及联络程序，以方便他们高效工作。如果大多是通过诸如Zoom这类平台去沟通的话，请记住，交流中的非正式部分——肢体语言、面部表情等，都很可能传达得不太清楚。

此外，你如果需要远程工作一段时间，就可能有必要改变一些事情的工作方式[“混合工作”（hybrid working）似乎就是用来描述工作组合的一个术语]。比如，如果你负责管理他人，一旦你缺席，可能就会影响大家的工作积极性，所以你在远程工作的时候可能需要以其他方式来强化管理效果。如果因为许多人都部分居家工作而产生诸多复杂性，那么可能需要额外的组织工作。在线工具在这方面可以提供帮助。当然，这些工具也会发生变化，但在我写本书的时候，这些工具（包括Slack和Trello之类的应用）可以用来协调团队计划、沟通及监控。

当然，居家工作有很多潜在的个人优势（例如减少出行、节省成本等），但也可能会有困难（例如两个人同时居家工作而导致的空间不足，许多家庭问题，等等）。强度也可能会更大，打扰则更少（这也是居家办公更高效的原因之一）。我们可能有必要提醒自己定期休息，尤其是长时间在屏幕上工作时。另外两个因素也很重要。

首先，有一个主要因素，就是创造力，所有相关人员都应该考虑这一因素。大多数组织都需要源源不断的灵感及创新，以便保持良好的运营状况，以有效应对市场及环境变化；从很大程度上讲，创造力来自人们的定期互动。毫无疑问，一些创造力的迸发非常正式，但通常却是人们在工作场所混在一起，随意聊天时激发出来的。如果人们所在的办公区域及互动频率发生变化，那么组织可能需有意做一下调整，以确保不会失去创造力。

其次，我们可以考虑建立一个网络。同样，这对从创新到推广及业务开发等一系列活动都很重要。居家工作或混合工作可能会扰乱活动流程，如果你不考虑重组或替换，那么产生的实际结果可能会是负面的。

现在，我正在家里修改本书。我居家做自由职业者已经很多年了，我认为这是我做过的最好的决定之一，而且效果不错，因为我已经为此做好了准备。有一个风险就是，企业工作场所内部及工作场所的各种工作要素逐渐降低了效率和生产力，人们几乎无法觉察到这一点，但创造力会随之受到影响。然而，许多人认为这很适合他们，差异只要能够得到承认和尊重，就可以很好地为组织及个人服务。

最后一点：你如果居家工作，发现居家工作会带来一些困难，那么请记住，比起在一个周围都是人的环境工作所产生的困难，这些困难可能就没那么突出。不要把事情堆积起来，这最终会成为一个大问题，你要学会发问。你可以询问一下经理，与同事商量一下，理清一下。你如果是一位经理，请用心倾听，做好记录，提供帮助。

批量处理任务

尽管许多人认为工作场所可以提供更好的条件，但现代工作场所比过去灵活得多，传统的朝九晚五模式现在都可以通过各种各样的方式安排开来。这里有一个因素值得一提：居家工作。对于自由职业者而言，居家工作可能是一种常态，但不同组织的许多人现在都部分公司办公、部分居家工作，形式各异。在这种情况下，员工通常会更少分心，尽管可能会出现新的因素使其分散注意力。例如，以前经常当面打扰你的恼人同事现在会无休止地发送电子邮件给你，但其他分散因素更可能和家庭有关，比如小狗需要遛一遛。

总的来说，生产力通常会有净增长，但企业可能还需要一些组织工作，才能达到最佳工作效果，这些组织工作可能会包括：

·关于何时工作、工作多长时间，要培养一些习惯（或制定规则）。

·配备一个合适的工作区，这样你就能拥有你所需要的一切（最好是把它变成一个专用工作区）。你要确保配备的设备都运行良好，例如快速运行的宽带。

·与办公室及同事建立沟通、报告和联络程序，以方便所有工作高效进行。

因为有时需要远程工作，所以你可能也要改变一些事情的工作方式。例如，如果你管理他人，一旦无法到达现场，那么你的管理积极性可能会受到影响。如果由于许多人都要部分居家工作而产生复杂性，那么可能需要额外的组织工作。当然，在线工具可以提供帮助，尽管这类工具总会发生变化。在我写这篇文章时，这类工具（包括Slack和Trello之类的应用）可以协调团队计划、沟通及监控。

很多工作上的麻烦（大多数工作都有吧？）是因为待办事项列表本身就很容易变得无法管理，除非任务可以分批处理。良好的时间管理的首要原则就是将任务分批处理。再次强调，专有系统都有自己的一套方法，但唯一的衡量标准就是哪个系统最适合你。我更相信，确定类别的数量比精确配置系统更重要。设置三个或四个类别比较理想，因为这种做法易于管理。至于怎么命名这些类别，并不重要：

·优先事项；

·重要事项；

·立即行动；

·获取更多资讯；

·阅读。

这里列举的只是一些选项（有人把事项分成A、B、C三类就可以管理得很好）。你可能还需要存档，可能还要考虑其他行动类别，比如打电话、文案工作、讨论（或许可以分为电子邮件或报告等类别），以及与专属你的业务及你在业务中扮演的角色有关的类似类别，比如提案、报价及产品、部门或系统的名称。这些工作必然属于文书工作一类。在这一阶段，要确定适合你的类别数量及标题，并确保这与你整理办公桌的方式没有冲突，这两点非常重要。你如果愿意的话，就可以在可控范围内将这类工作与你桌面上的文件盒或文件本身的一些区别的标记进行物理链接（顺便提一句，要注意办公室范围内的彩色编码系统，有相当一部分人是色盲）。就这一点，可以一起进行评论的就是事项，这非常符合逻辑，最常见的事项就是预约，日常使用记事本就可以自动将此类事件统一处理掉。

注意：另一类需要关注的事项也适合这种模式，我们需要高效地创建另一批需要定期（每日、每周、每月等）完成的事项。这些事项涵盖的事情可能迥然各异，比如备份计算机文件（及扫描病毒威胁）及归档常规信息（比如销售额或费用）。你需要设置明确的提醒，以确保不会遗忘或耽搁这些事情。

高效利用记事本

你必须有个条理清晰的记事本系统。许多正式系统可以将传统的记事本与复杂的“待办事项”列表结合在一起。在活页夹的开口处放一张每天完整规划的图片，显示预约及待办事项，这非常方便，效果显然不错，而活页系统就提供了这种便利。

如果不知道主记事本该包含哪些事项，就会给许多办公室造成困惑。办公桌上的记事本通常存放在办公室里，另一本放在高管的口袋里，有时会有更多的副本，例如贴在墙上或者放在计算机系统里的计划。需要明确的是，在适当的情况下，记事本需要在执行人员和秘书之间定期更新，他们必须沟通清楚，并了解谁在做什么。小事也会影响效率。记事本应该：

·展示完整的细节，要足够清楚。如果一个条目上写着“R B午餐”，那么它包含的信息量就很小——午餐在哪里吃，什么时间，你外出时别人能否联系到你，午餐会持续多久，尤其是在三周后你还会记得R B指的是谁吗？更糟糕的是，我知道有一个案例，在一个人的记事本里写着“牛津”，两天都是。这个人不在家，大概是住在一家酒店里，只告诉了家人通过办公室联系他。他的一个孩子发生了车祸，两天后他才收到消息。此后，他的记事本成了一个典型范例，用来强调记事本中的信息要清晰。

·表明事项的预留时间（这有助于决定是否可以安插点别的什么事务）。

·用铅笔填写，方便修改，不会造成难以辨认的情况。

记事本中的计划元素非常有用。当然，如果没有计划元素，我就无法开展工作。一个人如果开展工作需要对一个特定时期有一个概览，需要了解事项之间的关系，就会发现计划元素的价值是无限的。也许预约记事本及时间管理系统之间最重要、最有价值的区别就是后者用于安排所有（或大部分）的工作时间，而不只是预约项目。这里还有两个补充事项：一定要留出一点时间来处理特定项目，以及留出思考的时间，这样就不会遇到经常发生的状况——只能在预约及会议的夹缝时间里进行规划及创造性工作。你如果做到了这一点——为工作中的意外及任何被动事项留出一些空间，并使其与滚动计划的概念联系在一起，就会变得更有条理，能更好地判断事情的进展情况，以及是否可以在截止日期前完成任务。

还有最后两点。记事本是一种非常重要的工具，一定要谨慎使用，注意细节。因此，记事本也是一个保存其他关键信息、电话号码及手头需要的数据的好地方，前提是不要在记事本上记太多东西，它如果被弄得过于厚重，就不好管理。

有些人通常会选择使用台式电脑、平板电脑及其他电子设备，事实上，越来越多的组织都在被要求使用这样的系统，每个人都使用同样的系统。在后一种情况下，你的任务不是去选择，而是确保你完全熟悉选定的系统，能够有效使用这一系统。通常，这些系统的使用效果都很好。你只需点击网络系统上的一个按钮，就可以与六位同事（有些在不同的城市）举行会议，这很可能会节省时间。但对许多人来说，个人记事本或计划简单方便，只要有一支铅笔就可以启动，所以个人记事本或计划一直都能帮助他们高效地工作。当然，不管使用何种方式来记录所涉及的信息，组织记事本及管理记事本的思维方式都是一样的。

精心安排会面

与人会面、与人交易会占据许多高管大量的时间。确切地说，安排这些事项会对你的效率产生真正的影响。你需要留出足够的时间，毕竟一场会面与另一场会面撞上总是会引发问题。你一定要安排好一段时间，换句话说，你既要安排好结束时间，也要安排好开始时间。当然，你不可能做到100%精确，但这样安排会很有帮助。你还要考虑一下：

·打扰的可能性（在办公室电脑总机开放之前提前开会，可能会花更少的时间，因为打扰更少）。

·位置（会因地理位置的不同而产生影响）。会议室可能比办公室更合适，特别是你要在会面开始之前把你正在处理的东西放置一边。

·时间安排。你要合理安排时间，不要让会面一直持续到午饭时间，甚至是晚宴时间。

·时间安排。现在的会议时间安排会不会让你无法再安排其他会面，比如某场会面如果安排在上午过半的时刻，可能就没有足够时间在这场会面之前、这场会面之后与午餐之前的一段时间安排另一场会面。

你要特别注意涉及多人的聚会。你一定要考虑周到，但不要总是先考虑别人是否方便，然后才考虑自己是否方便。如果这样做，最后痛苦的是你自己。你始终要把预约情况清楚地记录在记事本上。

在考虑什么时候安排会面时，我们不妨稍微跑偏一下，考虑一下日程安排的最基本层面：日程安排会受个人生物钟的影响。这里要说明一点，也是非常正式的一点，而且是很有益的一点。我喜欢早起，所以我安排时也会尽量考虑到这一点。在这方面，你要顺应你的天性，当然这个领域也是远远无法达到完美的诸多领域之一，但并不能因为无法达到完美就忽视这一点。把事情尽可能地做好，你就会更有效率，浪费的时间就更少。

清理办公桌面

有些人永远都不会让家具抛光剂脱销。他们桌子上的纸张堆积如山，木质的办公桌面从未见过天日。如果有人问及此事，那么这些人总是回答：“但××在哪儿我都知道啊。”他们这么说也是认真的，而且其中一些人确实能做到。但是，这是一个很大的问题，而且这种混乱很少会与良好的时间管理相伴而生。整洁自有它的价值。整洁利落会给你带来回报，也会给你的组织带来益处。我再稍微跑题一点，但这是值得的。如果你受雇于一个大型组织，对这个组织而言你并非不可或缺。抱歉，但事实如此。此外，维持在岗的连续性是你义不容辞的责任，包括思考如果你不在场会发生什么情况，不管出于什么原因。比如，有人请病假，而短期缺勤会造成严重的干扰。其他人需要花点时间才能弄清楚你正在处理的事情，因为这种困难，事情可能会被打乱，甚至耽搁。从你的角度来看，也许更糟糕的是，其他人一直在你的系统中翻来找去，而到你回来时，自己却什么也找不到。

所以，你一定要下定决心保持桌面整洁。保持桌面整洁就意味着可以拥有一个标注清晰、一目了然的系统，该系统会比标注了“输入”和“输出”的文件塑料盒更具体，其他人对此也更好理解。说了这么多，我认识到，许多人都需要把事物摆在他们眼前，要知道不入眼就等于不入心，就可能会遗忘。你可以通过记事本及计划系统来实现桌面整洁，记事本和计划可以相互链接，帮助你识别仍然需要处理的事务的位置，无论是在文件中还是在其他什么地方。坦率地讲，我也是这样：有些事务我要看得见，摸得着，要摆在手边，放在眼前，否则我心里就不太踏实，觉得事务不放在手边就不自在。对于这种状态，我有一个解决方案，就是使用一个塑料盒来放置包含当前项目的文件（如果有必要，就用一个比塑料盒更大的工具）。我把塑料盒放在桌子的一边，最上面的一项是关于那些文件的列表，因为这些文件会不断更新，这有助于我快速检查自己是否掌握了最新信息。这个列表放在一个透明的塑料文件夹里，列表上也记录了项目的状态，我觉得这样做很有用处。因此，我认为兼顾这两种观点在现实中是可行的：关键的东西放在手边，并且要保持桌面干净。对于大多数普通人来说，想保持事物整洁有序，相当于要打一场跌宕起伏、旷日持久的仗，但值得持续关注。

最后一点：很多人桌子上都有成堆“要读的东西”，杂志和报告都有。减少文书工作的一种方法是使用概要服务——把这些信息归结为最基本的信息，这可以帮助你及时更新。总结仍然可以采用纸张，也可以通过在线的方式去做。

不要“挑樱桃”

你需要对时间管理方法进行系统化处理。这里讨论的一些技术需要转化成习惯，始终坚持。有些人很擅长这样做，他们会制订计划，列出优先事项，他们的记事本及时间系统都不错，并且对自己的决定和工作实践非常谨慎，关注这些决定及工作实践对时间利用效率的影响。但他们随后犯了一个重大错误，所有这些努力都付诸东流——他们开始“挑樱桃”。也就是说，他们一直在挑选工作，可能是出于之前我们提到过的某一个原因，比如他们更喜欢某些工作。无论是什么原因，他们都是在不断重新思考自己的优先事项，并且做出决定，有些别的事情必须先去做。他们这样做会花费大量的时间，最后结果是计划永远无法确定，而且大部分时间也没有花在行动上。当然，时间计划并非一成不变。时间计划确实需要定期微调，但你不能把这个当成借口，不坚持履行计划。如果计划能够定期审查，并且做出的决定都很合理，那么你就可以坚持下去，并通过这样做在列出的工作清单上取得更大的进步。你对计划要有信心，不要被任何事情所左右，这样计划才会执行得更好。

互联网

互联网提供的信息来源几乎可以说是有无数个，你可以快速访问，一旦熟练运用互联网，你就可以轻松访问这些信息。举一个非常简单的例子，以前你可能需要向某家公司要它的年度报告，从而获得这家公司的背景信息，而现在你可以查阅该公司的网站，逐字逐句地查看该公司的报告，深入挖掘更具体的最新信息。你不用离开自己的工作岗位，就可以通过付出最低成本来完成这项任务。

然而，要小心，上网是注意力分散的一个主要来源。一件事很容易牵出另一件事，你会想着再看一两分钟，“没准就可以碰到更好或者更具体的东西”，然后就会再看一分钟，再看两分钟，这种想法很有诱惑力。请注意，在这方面可能需要一些真正的约束——对你自己提出约束，也可能是对你管理的其他人提出约束。

请注意：这一危险早在序言中就提到过，这里再重复一次，但我不会因为再次说一次而道歉。我想用一个最近创造出来的新词来进一步强调这个问题：摸鱼（cyberloafing）。有些人上网（和社交媒体）所做的事情与工作毫不相干，浪费了大量时间，而且其中一些做法尤其欠妥，最终使得“摸鱼”成为被炒鱿鱼的一大原因。你一定不要在网上闲逛，浪费时间；还要抵制一些社交压力，比如通过电子邮件传段子等。

这一段没有太大的变化。新版唯一改写的是这个领域的打扰范围。我只想补充一句：一定要警惕，要小心，要真的努力，养成好习惯。

突出关键事实

在必须阅读、归档、保存或转交的大量文书中，有一些内容非常突出。当拿到一个特定的文档时，你可能会想到某个关键词、某个标题或者某个章节，而找到这些关键词、标题或者章节就可以直接引导你找到关键事实，无须梳理所有细节。但你要能够快速找到提示元素。

用荧光笔就可以在纸上做突显的标记，非常容易。荧光笔不过是一个小物件，但在书桌的抽屉里放一支荧光笔，或者多放几支，这可以节省大笔时间。荧光笔很有用，文档中任何章节、标题或单词只要用荧光笔稍加标注，就会非常醒目；在浏览一堆文件时，你不可能错过有标记的那一页。荧光笔标记会引领你找到重要信息，而我就是一个离不开荧光笔的人。就像3M公司推广的黄色便利贴一样，荧光笔现在已经成为我办公生活的一部分，我甚至无法想象没有荧光笔将会怎样。如果出于某种原因，你的书桌抽屉里没有荧光笔，那么赶快买几支，试试看。我猜你很快就会上瘾，成为荧光笔的常客。荧光笔花不了几个钱，但每天都可以帮我们节省一些时间。同样，也有多种方法可以在屏幕上突出显示或标记文档，和在纸上使用荧光笔做标记非常相似。

强调质量

质量一直很重要，未来也会是这样。目前，随着质量管理[通常被称为全面质量管理（TQM）]被提升为一个主要问题，质量管理引起了特别重视。这并非坏事，因为强调公司绩效的重要性，无论从哪个方面来讲都是好事。

现在，让我们从局部的角度来看一看这个问题。想一想你的办公室，你所在的部门。它们做得好吗？现在你可能会回答“当然”，但你是怎么真正了解情况的呢？试问一下：是否有足够的绩效指标？你所有活动都明确了要达到特定的水平吗？还有很多此类问题，不在此一一列举。

例如，在客户服务方面，银行可能会规定，一个队列中排队的客户不应超过三位，接待每位客户时都要问候客户，应在交易结束且客户离开时，熟悉客户的名字。这些规定也许算不得什么大事，但正是这些小事加在一起，就达到了银行想要提供的客户服务的标准。设计这些标准，不只是为了规定应该做什么，而是为了让标准更明确地在实践中得以达到。如果你认为这家银行是一个很糟糕的例子，那么我同意！

你可能已经注意到了（是从你自己的时间日志中吗？）有时要花不少时间来整理出现问题的事项。这并不是说出了多么大的问题，只是与理想有很小的差距。再想一想银行的例子。如果客户等待的时间稍微有点长，那么有些人可能会开始说三道四，这时候柜员就会去道歉，也许会解释一下，然后交易继续进行，通常不会出现进一步的问题。但如果不出问题的话，客户就不需要多等一段时间，而且每天银行都要接待数百人，所以这一点很重要，尤其是对于要等待更长时间的其他客户而言。

这只是一个简单的例子，但类似的事情也适用于你的办公室。如果你和团队把事情都做对，并且知道需要什么必要条件才能把事情做好，那么花费的时间就会更少。首先是因为可以有效执行任务，其次是因为低效率所造成的中断更少，所以浪费的时间更少。

质量是时间管理的诤友。你应该考虑一下你所参与的工作标准，并在必要时明确它的适用范围。此外，如果组织内有人采取行动，以支持全面质量管理，那么这种做法值得支持。你还需要投入设置成本及时间，但这个综合体很可能会发挥效力。这些举措可以节省时间。“把事情做对，所需的时间就会更少”，是一个很好的通用原则，可以应用于许多工作领域。质量可以节省时间。

行动还是投入

很少有人因为无所事事而没有管理好时间。当然，大多数对时间管理感兴趣的人都很忙碌，但他们无法把每件事都做完，或者说无法把每一件事都及时、彻底地做完。时间投入最容易被忽视；你现在需要投入一点时间来确保未来能够有所改进，或取得某个成果，也就是做一些规划及分析等活动，以确保在某个领域取得进展。

在计划中对你的时间安排进行分类，有助于达到平衡（我已经提到过，应该在记事本及“待办事项”列表上安排任务，而有些人还用这种方式开发出代码来区分不同类型的任务）。因此，该计划可以显示时间是用于人员（约会、会议等）的还是任务（以及它们是以行动为导向，还是投入）的。该计划也会涉及意外情况。应对意外情况的安排应一目了然，翻一翻活页本就可以看到，以方便在必要时进行微调。说到底，时间规划应该是为工作方式提供指南及辅助，而不应成为束手束脚的限制甚至桎梏。

你如果非常了解在工作中需要付出多少行动时间和投资时间，就能更好地保持所需的平衡，利用时间管理技术来创建你想要的工作模式。时间管理是用来帮助自己的工具，而且应视为一种个人工具，而不是为了提高效率所必须采用的标准方法。

与秘书或个人助理合作

对于大多数高管而言，大多数工作场所已经不再配备专属秘书或个人助理。然而，如果你确实有专属秘书或个人助理，或者可以偶尔使用共享的专属秘书或个人助理，就足以说明你应该确定：

·选择一个优秀的专属秘书或个人助理。

·找到适合你们俩的工作方式。

·定期清晰沟通，以便了解彼此的动向。

·有效充分授权（这与第八章中讨论的人员管理问题相互关联）。

使用“文档存放”系统

“文档存放”可能已经同样列为文书工作，但“文档存放”系统是一个非常有用的设备，值得在此介绍一下。我从“文档存放”系统能够解决什么问题开始解释，这也许是最好的。你可能在同一时间有很多事情要处理，从物理意义上讲，这些事情可能就只在一张纸上，也可能是一批通信文件。其中许多事情不需要采取行动，或无法立即采取行动，可就是这些事情常常把待办事项盒塞得满满的。最终结果就是，你要花好多时间，要么在文件堆里翻来翻去，去找你需要的东西，要么检查文件堆中的东西，看一看能及时采取什么措施。一些材料具有特殊性质，这就会使这个问题更加严重。比如，只有在月底发布某些月度绩效数据时，才能对某一项目采取行动，那么继续检查就可能既耗时又无用，因为无论如何都无法采取行动。此外，在弄懂这些数据之前，持续检查几乎不会有什么效果。

你如果遭遇这种情况，就需要一个地方来存放这些东西，这个地方要安全，而且可以保证你在适当时立即采取行动。你需要一个称为“提示文件”的文件（有时也称为“向前移动文件”或者“向上移动文件”，虽然听起来不那么优雅）。这就意味着你有一个项目，同时要决定什么时候可以开展这个项目。这个项目可能要在特定的时间（当月度数据公布时）进行，也可能不是（只需要六周或稍长一段时间，等下一财政年度开始）。然后，你只需给它标记上你希望下次查看的日期，并按日期顺序将其与其他类似项目一起归档，然后把它放到一边，不再浪费时间去想它。你也没必要去想，只要定期检查文件，并检查标有当天日期的内容，然后采取行动即可。在这一刻，你可以采取行动，或者偶尔给它另安排一个日期，然后继续向前推进。

这里有两个限制条件：第一，可能需要限制一下项目的总数（或按字母顺序列出），因为会冒出一些偶发事项，这就意味着你需要比预想的更早一些采取行动，需要从文件中检索出该项目，并在最初设置的日期之前采取行动；第二，或许你会想把它链接到记事本上（特别是如果你没有个人助理的话）。这是一个非常简单的常识性想法，我认识的每个使用这个方法的人都对此表示非常赞同。你如果尚未使用此系统，只需很少的时间就可进行设置。为什么不试一试呢？

利用一览表

你一周要停顿多少次，来思考如何准确地完成一些日常任务？或者在某些细节上做得不对或不全面？即使你只有几项要完成的任务，一览表也会帮你节省时间，它不仅仅可以防止因思考而引起停顿，更重要的是，可以消除重做某事的必要性。我们来思考一下这个例子。许多公司在收到销售询价时都会填写一张表格。填写这样的表格不仅可以创建记录内容，作为未来行动的提示，还可以作为一览表，提醒你去：

·核对询问者的职位及姓名；

·询问对方是如何听说该公司或产品的；

·参考某个账号；

·核对自己是否获得了任何其他信息，比如信用详情，以及当下所需的尽可能多的项目信息。

许多这样的例行任务并不总能提前预测到。与客户的对话可能会通过各种方式进行，很容易让人忘记那些可能是可选的问题，或者至少是不太重要的问题。因此，一览表会提供帮助。一览表可以是一个表格（比如客户查询表格），它会在填写过程中用作一览表，也可以是参考点，字面上的意思就是注释，标明应该做什么。有一些一览表可能是你想为自己及所在部门创建的，其他的则是公司的“长期指示”，后者尽管经常被归类为“另一份备忘录”，但保留下来，可能很有价值。许多一览表只存在于电脑屏幕上。

你可能想在心里记下，尤其是关注那些能够在自己专业领域之外为你提供帮助的事情。例如，你如果在数字方面比较迟钝，就不要扔掉关于报销程序的一览表。这张一览表可能恰好会帮你记录下你花了多少钱，这样你就可以利用这张表去报销，或者至少可以避免因为忽视会计的系统而惹恼会计，可以为你节省一些时间。

记住：这种文档显然不仅有助于记录信息，还可以让列出的项目作为提示，提醒你采取必要的行动。你可以针对标准项目大量购买此类表格，也可以在内部设计，只为你想做的事情定制表格。

将技巧瞄准特定结果领域

毋庸置疑，本章中提到的所有技巧都可以为你提供帮助，让你更有时间利用效率，效果也可以更有针对性。你在时间管理方面所做的一切都是为了提高效率、效力及生产力，即让你可以做得更多、做得更好，从而达到工作要求。此外，在实现这些目标的过程中你还可以获得一些优势，这些优势本身就很有用。牢记这些原则可以帮助你采用一些使工作条理清晰，整个工作开展得更为容易的必要的方法。这些优势包括：

·计划清晰，了解必须完成的工作的概况，这是成功完成清单上的任务的第一步。有了这种明确性，你的准备工作就会更充分，这会直接反映在工作成果上。

·了解待办事项与总体目标之间的明确联系，这是保持处在正轨上的一条良策。

·条理更清晰（比如不浪费时间去找东西）。

·把脑力用来处理真正需要记住的东西（系统会帮你解决其中一些问题，不需要你把所有东西都记在脑子里）。

·更好地识别基本要素，专注于基本要素。

·在不相关的事情上浪费的精力更少。

·做出更好的决策，知道应该如何去做事（还有在总体业务决策方面更优秀）。

·更好地协调任务（并行处理某些事情可以节省时间）。

·处理或消除分心及干扰的能力更强。

·在时间问题上，培养更加自律的习惯，这样一来，就越来越容易保持行动的一致性。

·应对能力更强，可以应对工作中的任何意外情况及紧急因素。

以上这些优势中的任何一个对你都很有益处，但对你而言，有些优势可能比其他优势更有用，至少在特定的时刻或阶段更有用。寻找你想要的特殊优势可能很有用，例如在无关紧要的事情上浪费更少精力，或者更具体地说，少参加会议。或许你可能希望通过采用某些方法来精确地产生你想要的结果。这并不是说，上面列出的所有要素都不可以对生产率产生很好的影响。这些要素都可以，而且会产生更多个人优势。你会取得更多的成就，并从取得的成就中获得更大的满足感。此外，你还可能获得更多时间来开发自己的工作及方法，激励自己及员工，所有这一切都有可能进一步改善各方面的各种事情，还可以消除一些让人感觉工作“艰苦困难”（hard work）[与“勤奋工作”（working hard）有所不同]的东西。根据我的经验，后者（勤奋工作）几乎总是成功的先决条件。你不希望各种任务总是出现在脑海里，逼得你想把困难钉在墙上吧，其实稍稍梳理一下就可以确保任务顺利进行。

这一优势列表既为本节提供了适当的总结，也为下文提供了初步的介绍。如果你牢记这些优势及其他优势，那么这些优势就能帮助你明确目标，实现具体的改变。

中场休息

另一件事：时间管理是关于生产力和效率的。所以说，时间管理就是……

抱歉，我刚才必须休息一会儿。我去喝了一杯茶（说实话，又喝了一杯茶；这杯茶也不错）。喝杯茶可能需要三四分钟，但我认为喝杯茶不会拖延时间，不会影响我就这个话题发表评论。事实上，在很大程度上，用什么方式评论就是在这三四分钟的时间里决定的。在高强度工作一段时间后，大多数人都会发现自己注意力不够集中；当然，我在写作时也会这样。偶尔休息和追求生产力并不矛盾，实际上还有助于提高效率。休息完返回书桌时，头脑会更清醒；舒展一下四肢，就会让人感到精神焕发、生气勃勃，能够以崭新的状态继续手头的工作。

这对于看似棘手的任务来说尤其如此。有时，你会坐在那里，困惑不解，不知道事情该怎么办，一切似乎毫无进展。休息之后，你重新开始，一切突然变得清晰起来，或者至少更清晰了，结果就是节省时间。有时休息可能非常简单，比如站起来伸伸懒腰，或者泡一杯茶（对我来说，如果不规律性地喝茶，工作就无法顺利进行）。或者，你可以干点耗时更长的事情，从中受益，比如去吃午饭，尽管你原本计划一个小时后再去吃，或者去散散步。有一次，我曾经和一个人共用一间办公室，他就会这样做——办公室就在公园对面，他有一条专门的遛弯路线，需要10分钟左右的时间，这段时间对他思考很有用，不仅对解决手头的工作有好处，或许还对其他事情也有所帮助。他通过这段时间的思考可以获得某种突破，所以这段时间并没有被浪费，仍有其利用价值。或者，你可能只需暂时切换一下任务，转换一下思路，而不是停止工作。

无论如何，当注意力不够集中时，休息往往比努力工作更有效率。同样，要有意识地利用休息时间，如果不走极端的话，这种模式可以成为一种习惯，非常有益。

也许有些事情值得考虑。请记住道格·克林（Doug Kling）的话：“学会停下来休息一下……否则什么有价值的事都做不成。”你可以花上几分钟时间，验证一下这个想法。我呢？我打算先吃一口饭，然后再考虑写一点；从长远来看，这样做效率更高。

要点总结

·通过阅读本章，明确时间管理的成功在于细节；别错过任何一个技巧，有很多技巧都可以使用。

·投入一些时间以节省更多时间，这一原则至关重要，也很有益处。

·做出改进，让这种改进激励你取得更多的改进。