第一章

时间是关键资源：机遇与困境

一个人无论做什么工作，只要是从事管理或者行政工作，就要利用很多资源。人、钱、物这三者都很重要。在任何一种特定工作中，某一种资源可能占据主导地位。但我们每个人都拥有一种共同的资源，这种资源就是时间。时间是一个严厉的工头。每个人偶尔会遇到一些问题，不仅需要把所有事情都做完，还必须在可用的时间范围内完成。对有些人来说，在某种程度上，这些问题永远存在；另外一些人会承认，有些时候，所有的事似乎串通好一样，就是不想让人按计划做好工作；还有一些人，生活永远是一团乱麻。

那么，谁需要思考时间管理问题？反思一下如何有效管理时间，每个人都能从中获益。在任何一个组织中，许多事实都具有独一无二的本质特征，这样一来，要想妥善管理时间就会变得十分困难。各个层级、各类人员、截止日期、文书工作、电子邮件、电脑故障、会议安排、压力、互动，里里外外，一大堆事情，举不胜举，这一切都会带来更多问题，让人焦头烂额。

本书旨在帮助所有在组织内担任行政或管理职务的人，教会他们如何处理时间管理问题，无论他们是居于商业职位或其他职位，还是负责完成任务或者监督成果。你如果属于这一类人，尽管你已经十分努力尝试用各种方式来管理工作，但阅读本书后依然会得到一些启示，因为它能帮助你取得更多成就。你如果认为自己要做的事情太多，或者没有太多的时间去做这些事，抑或是要去处理迫在眉睫的事，而这意味着永远无法完成所有重要的待办事项，或者你希望事情能够井然有序，却不知道如何做到这一点，那么本书就是为你而作的。如果你桌子上的纸乱七八糟地堆成小山，或者总是被人打扰，无法在截止日期之前完成工作，抑或对自己的生活感到绝望透顶，那么本书绝对值得一读。

对于时间管理这件事，我们别无选择。要想高效工作，每个人都必须考虑这一问题，无论是深思熟虑，还是随便想想。事实上，在一定程度上，几乎每个人都在进行时间管理。唯一的问题是这些人将时间管理得有多好，以及时间管理对他们的工作会产生何种影响。然而，时间管理并非易事，这一点或许你早已深谙。即使是那些专门负责时间管理的人，也不能百分之百地把时间管理好。可能你会认为，对一本专讲时间管理的书而言，这一开端令你有些许不祥之感，但其实更糟糕的事情还在后头。调查表明，大多数人都可以通过反思自己的习惯、关注时间管理的原则来提高工作效率，有时甚至可以实现显著提高。似乎有一个常见的问题，那就是人们最初很难做到有效管理时间，因此就会动摇，不再坚持，而这时旧习惯会随之卷土重来。我们很容易对真正的改变感到十分焦虑，继而放弃努力，顺其自然，随随便便就想蒙混过关。尽管这种想法会在某种程度上略有不同，但这种放任自流的诱惑往往非常强烈。

发挥时间管理的作用

但是，这是一个积极的“但是”，你可以有所改变，这种改变不仅会令你愉悦，还可以对工作及职业产生积极影响。毫无疑问，若能驾驭时间管理，你能得到各种各样的巨大收益。时间管理能够：

·影响你的效率、效能及生产力。单就这一点而言，你对时间管理持何种态度就会显得非常重要，因为时间管理会影响你的工作，时时刻刻，日复一日，一直如此。

·调节工作带来的压力。

·创造更高的积极关注度。时间管理的效果会影响组织内部其他人对你的看法。良好的时间管理是一个压倒一切的因素，可以让具有同等才华及能力的人朝着不同的方向发展，提供更大的可能性，让某些人在其职业生涯中取得更大的成就。

因此，尽管掌握自己的一套时间管理体系可能要花一些时间，但这非常重要。你一定要把时间管理与自我管理等同起来。时间管理需要自制力，而自制力要通过习惯来提升。换句话说，好的一面就是，你越努力，时间管理就越容易。良好的习惯能够确保你井井有条地规划及执行工作。此外，坏习惯很难被改变，许多人都意识到这一点。只要随意反思一下自己的工作方式，我们就很可能会发现，需要改变习惯。

时间管理的效力取决于两个关键因素：如何规划时间，以及如何实施工作细节。关于如何规划时间，我会在本书的前一部分进行评述，并借此创建一个重要的理论基础，而你就可以在此基础上构建时间管理体系，从而开展工作。第二个因素（如何实施工作细节）包括许多操作因素、实践、方法及技巧，所有这些要素即便单独拿出来，也能对你的工作方式产生积极影响。这些要素可能简单到略显荒唐，例如故意时不时看一眼手表会降低访客逗留时间过长的可能性，特别是一边看表，一边表现出适当的忧虑；有时或许要求更为复杂，例如完善的归档系统可以节省时间，确保快速准确查找文件。

其他要素可能就完全没有那么“光明正大”了，比如私底下用一个信号提示同事暂停会议，告诉他有什么事情需要尽快压缩会议时间或者你要马上离开。此外，累积效应也可以发挥作用。这就意味着，对于那些对你能产生效果的行业诀窍，你越多采用或越多适应，你的时间利用效率就越高。大多数人都可以在其整个职业生涯中继续引入更多行业诀窍，努力利用这一过程。因此，除非你是完人，善用时间，堪称典范，否则就反思一下，看一看自己工作的方式是否尽善尽美，这种反思通常大有裨益。事实上，在整个职业生涯中，经常关注这一点会有好处。此外，这也可以成为一种习惯。

个人方法

时间管理的效力会受诸多因素的影响，对于特定类型的工作或特定个人而言，发挥时间管理的效力的方式有所不同。在本书中或其他地方获取一些建议后，你可以把这些建议转为自己的工作习惯，这会很有益处。有些建议对你来说闻所未闻；有些建议你可能已经了解，但没有高效利用；其他一些建议只能构成一个基础，用来决定什么建议更适合你。这些建议需要个性化处理，你可以根据工作环境进行改造，不要着急拒绝，请务必考虑一下是否选择这些建议，这一点非常紧要。

注意：不要轻易拒绝手头上正在使用的一些方法，这些方法稍加修改可能就会十分有用。在这一领域，稍稍产生影响就可以帮助你提高整体生产力。当然，有些建议根本不适合你。这些建议不管做多少修改，都无法成为你工作方式的根基。那就由它去吧。你的目标应该是彻底考虑一下，然后利用一切可能的方法来提高工作效率。重要的是，在探索行动的可能性之后，你就可以选择、调整、试验所有与工作实际状况相符且有助于提高生产力的方法，以达到满意的程度。说来说去，重要的是你这个人，而不是原则。然而，请记住，任何能够对你有所帮助的事情都应加以考量，除非这件事情会产生负面影响，否则都应当成工作实践的一部分。良好的时间管理来自多做尝试，不遗余力。

提高生产率

时间可能具有相对性，但时间与其他任何资源一样宝贵。此外，时间也很容易被浪费掉。那么，为什么人们会千方百计地想着去妥善利用其他资源（例如金钱），而对时间就不顾及那么多了呢？从某些方面来讲，时间管理确实很困难，并且习惯的力量也很强大，这两点或许可以构成部分原因，但我认为还有另外一个原因。

一英里等于1.6093公里。——译者注

很久以前，彼得·库克（Peter Cook）曾出现在一部关于存在核战可能性的幽默短剧中。当时有人说，预警雷达可以提前四分钟发出警报，提醒有任何瞄准我方的敌方导弹。“四分钟之内你能做什么？”，一个人怀疑地问道。“有些人”，彼得·库克回答说，“可以用四分钟跑完一英里 ！”遗憾的是，虽然四分钟还不足以完成任务，逃离毁灭，但四分钟就是四分钟。时间管理的一个重要原则是，即使是很短的点滴时间，也可以轻而易举地累积到一个有价值的时间量。

让我们琢磨一下节省下来的四分钟，也许不用跑那一英里。我们很可能会觉得这四分钟不足挂齿。然而，如果提高定期执行一项小任务的效率，节省四分钟，那么每天都要完成那个小任务，一年下来节省的时间累计超过14个小时！这几乎是两个工作日，足以让大家停下来思考一下了。我们可以用多出来的两个工作日做点什么（额外的事）呢？不可否认，这节省出来的两个工作日很有用处，大多数人可能都已经在工作清单上攒下了十几个工作任务，如果真的有这两天的时间，那么目前清单上的这些工作任务可能就搞定了。这只是一种想象，想象一下，就算只是快点完成一件常规的小事，或者只是单纯地避免浪费时间，就能省出四分钟的时间，看一看可以产生什么效果。因此，大家之所以会忽视时间管理，另一个重要的原因是，一点一滴节省下来的少量时间看起来似乎并不重要。我们往往会想，在这里节省五分钟，在那里节省五分钟，又有什么用呢？因为这时候我们真正需要的是整整一小时没人打扰，甚或一天没人打扰。然而，显而易见的是，人们忽视了一个问题，那就是聚沙成塔、集腋成裘。

你如果认识到这一事实，并据此来规划时间及活动，就有可能腾出大量时间。此外，你通常可以用最低成本做到这一点。这种做法非常值得一提，因为许多潜在的效率改进都要付出成本。在许多组织机构中，如果想要新设备、增加预算或是额外的人手，就需要相当多的理由，最终可能会遭到拒绝。但时间由你支配。时间这一维度是可以真正改变绩效的领域，你只需付出一点点努力即可。

看准时机节省时间

在投入这一个人行动领域之前，我还需要说明另一点。你会发现，有些节省时间的方法，或者更好地利用时间的方法，确实需要投资，但这是一种时间投资。必须花点时间来节省时间，这样说似乎有些自相矛盾。同样，这也很容易成为障碍，阻碍我们采取行动。然而，原则很明确：如果要控制时间，就要有一个时间方程式来发挥作用，而且必须让它发挥作用。有很多方法可以确保时间得到最佳利用，有些方法只需片刻就可以奏效，而其他方法则需要更多时间来建立，或者让你养成习惯，用特定的方式去工作。

设想一个例子，这个例子和委派有关（我们稍后再讨论委派这一主题），也和大家常说的“求人莫若求己”有关。这种想法时常会浮现在脑海中，当然在短期内，这种想法可能并没有过错。确实，求人莫若求己。但要小心，因为这种想法可能只在事情发生的那一刻才是真实的。假设有人给你打电话询问某些信息，再想象一下，你必须找到那些信息，查看那些信息，写一个简短的解释说明，然后再将这些信息发送给那个人。这是一件小事，只需要三四分钟。

让我们进一步设想一下，要想躲开这一任务，你可以考虑让团队中的一名成员来做这件事。要把这件事情交给他或她，肯定需要花你们各自10～15分钟的时间。自己做确实更快。然而，事实并非如此。如果这项任务经常出现，情况当然就不会是这样了。比方说，如果这件事情一周内发生10次，那么你花时间向其他人交代一下怎么做，他或她只需在不到一周的时间内做完这件事，这时候交代这件事所用的时间就能产出回报了。从此以后，你每周都会省下大量的时间，事实上，在未来提出类似请求的任何情况下都会省下大量时间。这样做肯定是有失必有得。此处的时间方程式，即所用的时间与节省的时间之比，呈正相关。通常情况下都是这样的，无论是这个简单的例子，还是更复杂的问题，比如需要花上数小时或数天的时间重新组织系统或流程，最终都会节省成本，带来回报。

那么，为什么采取这种行动如此困难？为什么全世界总有人说自己做会更快？一些原因可能与其对委派的态度有关（稍后会细说）；除此之外，在很大程度上是习惯问题、考虑欠周全，或许还有那一刻的压力问题。我们经常会想，让手头上的活暂停几分钟来完成另一项任务，没有什么大不了，但不知何故，总觉得没时间向别人交代一下任务，让我们完全解脱出来，最终真的把时间节省下来。这一点值得我们琢磨一下。下定决心，不要陷入这个时间陷阱，这样就可以节省大量的时间。

只要有了正确的计划及动机，任何人都可以提高自己的时间利用率。即使你最近没有考虑过如何高效利用时间，也可以显著提高时间利用率。不过，不要搞错的是，这个过程并非就此止步。要想一生真正地有所作为，不是只反思一下时间管理，采纳一两条建议就能高枕无忧了。反思可以启动这一进程，但必须有正确的思维方式才能继续下去。登峰造极的时间管理者养成了良好的习惯，从而让时间管理这一过程大部分都水到渠成。此外，他们还会一直微调自己的时间管理方法。无论做什么，他们都会考虑到时间这一维度。时间成了各种工作方式的先决条件。他们通过不断努力、不断改进来改变工作方式，改变实现目标的方式。久而久之，这种微调也成了一种习惯。

完美时间

最后再讲一点。在时间管理这一领域，在很大程度上，那句老话“永远不要让‘完美’成为‘不错’的敌人”非常恰当。无论如何管理时间，你永远不会认为自己已经做得很完美了。没有什么能保证你永远不会再找不到东西，也就意味着随后有一些事情让你要花上比你想象的更长的时间，也不代表你永远不会受到打扰，尤其是在关键时刻遭受打扰。请记住墨菲定律：如果哪件事可能出错或者在不方便的时候冒出来，那么这就会发生。所以，管理好时间也不意味着你永远不会再自言自语地说：“要是能再多点时间……”事实上，在许多工作中都有创造性因素。你启动事项、创新思维、反思过往、改变现状，而这一切都是在一个动态的环境中完成的，在这个环境中，有时似乎没有什么东西能在整整五分钟内保持不变。在这种情况下，总是会有新的事情要去做，因此你永远无法把“待办事项”列表中的各个事项一做到底。所以，要操心的不是有太多事情要做，而是没有足够的时间去做这些事情。

尽管我们无法做到尽善尽美，但取得进步还是确定无疑的。每节省一点一滴的时间，每提高一分一毫的生产力，无论大小，都会让你的工作方式为工作效率做出贡献。工作的方方面面都会大有改变，比如工作方法、时间效率等。这就意味着你必须积极筹划手头的事情，积极管理工作方式，才能产生最佳的工作效果，真正做到高效。正是在这一过程中，运用时间管理原则，学会正确的态度，可以起到帮助的作用。做到这一点，切实做到这一点，对你自身及你的组织机构都大有裨益，有些益处的产生甚至可以说是指日可待。

注意：越来越多的企业文化开始积极地强调从工作时长的角度关注生产力。不管愿意与否，越来越多的人在工作上花的时间越来越多。然而，有大量证据表明，加班的工作时长并不能直接提升生产力，甚至压力及疲劳会降低工作效率。

个人很难挑战这种文化，但也不应盲从这种理念。有效时间管理的理念在某种“工作日”的定义中发挥效力，而“工作日”这一定义会因人而异。不加思考，只是盲目地增加工作时间，取得的成就仅此而已。我在这里想说的是，通过正确的工作方式来改变习惯、提高效率，会带来好处。如果做到了这一点，实现了目标，那么“还要投入更多时间”所带来的压力就会减少。如果你在管理他人，创造文化，那么这方面或许值得考量[如果你没有读过我的《如何激励员工》（How to Motivate People）一书，那么可能在这方面你也会做得一团糟，这本书也是由科根·佩奇（Kogan Page）出版有限公司出版的]。

要点总结

·培养正确的态度。

·认识到管理好时间有助于提高生产力。

·认识到良好的习惯可以发挥作用，并且更容易发挥作用。要下定决心培养正确的习惯（尽管最初也许会遇到点困难）。